Iii unidad
EL PROCESO DE ORGANIZAR en una
empresa agropecuaria.
Objetivos:
•
Definir con sus propias palabras el termino de
organización como una de las funciones de la administración.
•
Describir los elementos de la estructura orgánica de una
empresa agropecuaria.
•
Analizar la estructura administrativa de una empresa
agropecuaria y describir brevemente el grado en que los
objetivos influyen en organización de la misma.
•
Elaborar una carta tecnológica con los insumos
presentados en la unidad.
•
Demostrar responsabilidad, honestidad y creatividad en la
elaboración de la carta tecnológica
•
Respetar y concensuar los diferentes aportes que sus
compañeros formulan en la aplicación de la carta tecnológica.
EL INGENIO DE LA HORMIGA
ORGANIZAR
PLANEACION
DIAGNÓSTICO
EVALUACIÓN
SISTEMA DE
CAMBIO- “MEJORA”
ORGANIZACION
ordenar los
factores y
recursos de
Producción
PLAN DE
ACCIÓN
Instaurar procedimientos, métodos y sistemas para su funcionamiento
Organizar
• Como entidad:
Grupo de personas
integradas en una
relación formal para
alcanzar las metas
propias
• Como proceso:
La estructura de la
organización
debe
reflejar en primer
lugar, la autoridad de
que
disponen
los
administradores
y
demás jefes de la
empresa.
Acciones administrativas a tener en cuenta al
momento de organizar:
Diseñar la estructura de la empresa como un sistema
interrelacionado (objetivos, políticas, especificación del puesto,
amplitud de mando, delegación de autoridad)
b) Estrategia y la tecnología que se usará, medio ambiente de la
empresa..
C) Tomar en cuenta los elementos del administración de recursos
humanos: reclutamiento, selección capacitación, asignación de
funciones, y la promoción
a)
Una óptima selección de los trabajadores
contribuye al éxito de la empresa.
Se refiere a la creación de una estructura, la cual
determine las jerarquías necesarias y agrupación
de actividades, con el fin de simplificar las mismas
y sus funciones dentro del grupo social
El objetivo fundamental
Lograr la eficiencia y en el directivo la eficacia, para lo
cual la función organizativa representa el papel principal,
designando y diseñando adecuadamente los procesos de
acción que puedan conducir a tales metas.
Creación de una estructura, la cual
determine
las
jerarquías
necesarias y agrupación de
actividades, con el fin de
simplificar las mismas y sus
funciones dentro del grupo social
Es obvio que aún personas
capaces que deseen cooperar
entre sí, trabajarán mucho mas
efectivamente si todos conocen el
papel que deben cumplir y la
forma en que sus funciones se
relacionan unas con otras
Modelo del proceso de organizar
•
PLANEACION
Visión, estrategias, planes,
objetivos, metas y las
políticas
Dirección
Control
ORGANIZACION
Identificación y
clasificación de
actividades
Integración de los
recursos humanos
idóneos
Agrupación
actividades
homogéneas
creación
puestos
trabajo.
de
y
de
de
Integración de
los recursos
humanos.
Delegación
de autoridad
y
responsabili
dad.
Establecimiento
de mecanismos
de coordinación
de relaciones.
Principios de la organización.
Definición de objetivos: Establecer cuales son las líneas de
acción a priorizar (Maximización de ingresos o vamos a
producir para el autoconsumo, generar empleo,)
Planes y políticas: Cuál es el plan de acción a ejecutar en la
empresa u finca.
Especificación del trabajo: es necesario subdividir las
tareas, definiendo grado de responsabilidad, funciones a
ejecutar.
Departamentalización: es el nivel de responsabilidad entre
un mismo nivel en lo que respecta a responsabilidad y
autoridad.
Amplitud de mando: clases de trabajo que se agrupan en
una sola actividad u área.
Delegación de autoridad: cuánta autoridad deben de dar a
los jefes intermedios para que realicen su trabajo, es el
derecho a tomar decisiones sin requerir aprobación del
instancias superiores.
Estructura de organización debe estar diseñada de
manera que sea perfectamente clara para todos,
•Quien debe realizar determinada tarea y
•Quien es responsable por determinados resultados;
Se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión
en la asignación de responsabilidades y se logra un
sistema de comunicación y de toma de decisiones que
refleja y promueve los objetivos de la empresa.
La estructura organizativa define las responsabilidades y
relaciones entre los distintos departamentos o divisiones de
la empresa.
No hay un modelo ideal de organización, ya que las distintas
situaciones que se pueden presentar sugieren estructuras
diversas y, además, no existen dos organizaciones
exactamente iguales
Reglas a tomar en cuenta:
•Costo de organizar.
• a organización de la empresa debe ser una imagen de los
L
objetivos y funciones de la entidad.
• ada puesto de trabajo y cada unidad organizativa deben ser
C
proyectados de forma clara y según manual de funciones y
procedimiento (interrelaciones y niveles de decisión).
• a organización debe proyectarse dentro de ciertos márgenes de
L
flexibilidad o tolerancia (ajustarse a un número posible de
variables entre estas:
a) Tamaño de la organización, grado de interacción entre los
miembros, personalidad, congruencias de netas, nivel de toma de
decisiones (OFRECEN UNMEDIO DE ANALISIS DE LA SITUACION
ORGANIZACIONAL)
Elementos de la organización los
cuales, una vez comprendidos y
asimilados coadyuvaran en una mejor
administración
División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario
seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la
primera;
Jerarquización: Dispone de las funciones del grupo social
por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización: divide y agrupa todas las
funciones y actividades, en unidades específicas, con
base en su similitud.
Coordinación.
Se refiere a la sincronización de los recursos y los
esfuerzos de un grupo social, con el propósito de
lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el
desarrollo de los objetivos.
PROBLEMAS CON LOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN
COSTOS: a medida que aumentan los niveles aumentan los
costos, ya que se requiere de más esfuerzo y dinero debido a la
necesidad de gerentes adicionales, de empleados que les ayuden,
de coordinar las actividades departamentales y de instalaciones.
OBSTACULOS
A
LAS
COMUNICACIONES:
los
niveles
departamentales complican las comunicaciones, una empresa
con muchos niveles se encuentra mayores dificultades para
comunicar sus objetivos, sus planes y sus políticas hacia los
fines que persigue la empresa.
ESCOLLO PARA LA PLANIFICACION Y EL CONTROL: numerosos
departamentos y niveles complican la planeación y el control ya
que un plan que se deba definirse y completarse en nivel
superior pierde claridad y coordinación.
Una de las herramientas más importantes al definir la
estructura orgánica de la empresa es el "organigrama",
pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica
de confección del mismo puede hacer que se pierda de
vista los fines básicos de su diseño
Los organigramas:
1) Establecen
la
comprensión de los problemas de
comunicación;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las
relaciones y complejidades estructurales
3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a
terceros
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es la representación gráfica de la
estructura orgánica de una empresa o de una de sus
áreas o unidades administrativas, en la que se muestran
las relaciones que guardan entre sí los órganos que la
componen.
¿Cuál es el objetivo de los organigramas?
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en
forma gráfica y objetiva la composición de una
organización.
¿Cuál es la utilidad de los organigramas?
o Brindan una imagen formal de la organización.
o Son una fuente de consulta oficial.
o Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus
relaciones de jerarquía.
o Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis
organizacional.
Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?
1) Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e
interrelaciones deben
establecerse
con
exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo más simple posible, para
representar la(s) estructura(s) en forma clara y
comprensible.
3) Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar
el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición
para facilitar su interpretación
4) Presentación: su acceso depende en gran medida de su
formato y estructura, por lo que deben prepararse
complementando tanto criterios técnicos como de servicio,
en función de su objeto
.5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse
actualizados. Es recomendable que en el margen inferior
derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
preparación, así como la fecha de autorización.
GERENCIA
PRODUCCION MERCADEO
FINANZAS
PERSONAL
Se puede notar en este organigrama que el nivel
jerárquico superior lo conforma la Gerencia General, y
ésta tiene cuatro subordinados, a saber: Producción,
Mercadeo, Finanzas y Personal.
Cuáles son los objetivos de los manuales?
• Presentar una visión de conjunto de la organización.
· Precisar las funciones asignadas a cada unidad
administrativa.
· Establecer claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
· Coadyuvar a la correcta atención de las labores
asignadas al personal
· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización
del trabajo
Funcionar como medio de relación y coordinación con
otras organizaciones
· Servir como vehículo de información a los proveedores
de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes..
¿Cómo se clasifican los manuales?
· De organización: dónde se especifican las diversas
unidades orgánicas que componen la empresa.
· De procedimientos: acá se establecen los principales
procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por
ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago
de sueldos, etc.
· De políticas: se determinan las políticas que guiarán el
accionar de la empresa.
· De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos
empleados, en este manual se detallan los antecedentes de
la empresa, misión, visión, valores, etc.
Los Manuales Administrativos.
Los manuales administrativos son documentos que sirven
como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
Cultura Organizacional
Puede definirse cultura como el patrón de
comportamiento general, creencias compartidas y
valores comunes de los miembros de una comunidad.
Demuestra en todas las áreas de desarrollo de los seres
humanos, puede ser definida como los patrones de
comportamiento, creencias, que se encuentran dentro de una
empresa.
La cultura organizacional, en primer lugar, es dada por los
gerentes de nivel superior de la empresa. Son sus creencias y
formas de percibir las situaciones las que se vuelven como
normas. Un elemento de suma importancia inmerso en la
cultura organizacional es el término valor, el cual se convierte
en una creencia permanente, o de muchos años, que se sirve
de guía a los trabajadores, tratando de alcanzar los objetivos
de la empresa.
Debemos comprender que la cultura es algo muy estable
en las empresa, y no se modifica fácilmente, puede
llevar varios años, puesto que conlleva a cambiar
valores, símbolos, conductas, etc
No debe confundirse la cultura organizacional con el
clima organizacional, el cuál consiste en crear un
ambiente de trabajo propicio en las relaciones
interpersonales entre funcionarios y empleados.
Es el medio interno de una empresa y su atmósfera
psicológica particular, la cual está íntimamente
relacionada a la moral y a la satisfacción de las
necesidades humanas de sus miembros.
El clima puede ser positivo o negativo, cálido o frío,
favorable o desfavorable, tenso o flexible, etc.
A continuación se presenta una matriz comparativa entre
una empresa sin cultura organizacional definida y otra con
cultura establecida y clara
Empresa sin
cultura definida
PLANIFICACION Objetivos
establecidos
de
forma dictatorial.
Decisiones
de
forma centralizada
ORGANIZACIÓN
Autoridad
centralizada
Selección
del
recurso humano
se lleva a cabo por
amiguismo
Con cultura
definida
Participación
de
todos
los
empleados
Toma
de
decisiones
descentralizada
Delegación
de
autoridad
y
responsabilidad
Se realiza en base
a
criterios
de
desempeño
A continuación se presenta una matriz comparativa entre
una empresa sin cultura organizacional definida y otra con
cultura establecida y clara
DIRECCION
CONTROL
Empresa sin
cultura definida
Con cultura
definida
Liderazgo
autocrático
Comunicación de
arriba hacia abajo,
sin
retroalimentación
Estrecho
seguimientos
Liderazgo
democrático
Comunicación
descendente,
ascendente y
cruzada
Se ejecuta el auto
control de los
funcionarios.
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Modelo del proceso de organizar