Centro de Documentación y Gestión del Conocimiento
La Gestión Documental en las Empresas
Una aproximación práctica
Beatriz Abascal
[email protected]
David Seguí
[email protected]
Valencia, 4 de mayo de 2006
©2006 Deloitte
Centro de Documentación y Gestión del Conocimiento
Son los archivos, sin disputa, las dependencias más
importantes de una oficina, pues mucho influye en la
buena marcha de éstas, así como en el más pronto
despacho de los expedientes, el buen orden y
precisión que se observen en la guarda y cuidado de
los documentos confiados a la custodia de aquellos.
MHARTIN Y GUIX, E.
Vademecum del oficinista, p. 48
Madrid, 1902
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La Gestión Documental en las Empresas. Una aproximación práctica
OBJETIVOS
• Breve acercamiento a los conceptos clave.
• Contextualizar la Gestión Documental.
• Hacer reflexionar a los participantes sobre:
 La importancia de implantar un SGD.
 Las ventajas y repercusiones para la empresa.
• Conocer la metodología de implementación.
• Compartir parte de nuestra experiencia.
• Resolver dudas o inquietudes.
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La Gestión Documental en las Empresas. Una aproximación práctica
CONTENIDOS
Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones
El tratamiento documental
Clasificación. Descripción. Conservación. Recuperación
Porqué un SGDA Integrado
Razones. Ventajas
La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestión del Conocimiento
Bibliografía
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La Gestión Documental en las Empresas. Una aproximación práctica
CONTENIDOS
Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones
El tratamiento documental
Clasificación. Descripción. Conservación. Recuperación
Porqué un SGDA Integrado
Razones. Ventajas
La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestión del Conocimiento
Bibliografía
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Los documentos entorno a la empresa I
BRAINSTORMING (Tormenta de ideas)
Cuadros de Clasificación. Base de datos. Gestión
Documental. Expediente. Información. Documentalista.
Conocimiento. Poder. Archivo. Documento. OCR. Dato.
Flujo de Trabajo. Papeles. Digitalización. Ventaja.
Memoria. Búsqueda. Conservación. Orden. Ahorro.
Fichero. Directorio. Análisis. Optimización. Archivero.
Workflow. Compartir. Recurso. Intranet. Experiencia.
Actualización. Bibliotecario. Inventario. Recuperación.
Descripción. Eficacia. Mapa de procesos. Cambio.
Competitividad. Automatizar. Economía. Descriptor.
Conservación.
Cultura
Organizacional.
Tesauro.
Knowledge Management. Pertinencia. Rapidez. Valor.
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Los documentos entorno a la empresa II
DEFINICIONES
Dato:
Elemento significativo de información contenido en un
documento.
Información:
Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten
ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia
determinada.
Conocimiento:
Inteligencia. Saber por el ejercicio de las facultades
intelectuales la naturaleza, las cualidades y las relaciones de
las cosas.
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Los documentos entorno a la empresa III
DEFINICIONES II
Documento:
Cualquier objeto material que nos aporta información. Tanto en
formato físico como electrónico.
Expediente:
Conjunto de documentos agrupados por su relación con la
tramitación de un asunto.
Archivo:
Conjunto de documentos que produce y recibe un individuo, una
empresa o un organismo público en el ejercicio de sus actividades.
Local o edificio donde se organizan, conservan y consultan los
documentos.
Gestores de la documentación:
Bibliotecarios, Archiveros, Documentalistas.
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Los documentos entorno a la empresa IV
DEFINICIONES III
Gestión Electrónica de Documentos:
Tratamiento (archivo y recuperación) de toda la información de
gestión, tanto la que procede de archivos físicos en soporte papel,
como la creada en ficheros informáticos.
Bases de Datos:
Colección estructurada de datos vinculados por un denominador
común y registrados, normalmente, en la memoria de un
ordenador. Pueden mantenerse al día, actualizarse, modificarse o
realizar otras operaciones.
Gestión Documental:
Conjunto de tareas y actividades encaminadas a describir, clasificar,
ordenar y, en definitiva, disponer los documentos con la finalidad
de poder recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible.
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Los documentos entorno a la empresa V
CONTEXTO
Gestión del Conocimiento - KM
Gestión de la Información
Gestión de Contenidos
Documentación
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Los documentos entorno a la empresa VI
REFLEXIONES
• ¿¿Qué versión era la definitiva??
• Yo por si acaso me lo guardo en mi C:\
• No. Yo dentro de mi desorden, sé donde están mis cosas.
• Un día me pongo a tirar papeles y se acaban los
problemas.
• ¿De qué versión sacaste esos datos?
• Tengo una suerte! Están todos los documentos menos el
que busco...
• Un día abriré la puerta del armario y me caerán todos los
papeles encima...
• Estos originales los tiene Paco. Creo.
• Madre mía! Eso es del año pasado!
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Los documentos entorno a la empresa VII
Cuando la situación se convierte en insostenible,
empezamos a pensar en contratar a alguien para que
dé orden a este caos...
Dos casos cercanos a la realidad...
1. Acumulamos la documentación en una sala. Sin
ningún criterio de clasificación, ni evidentemente,
de descripción.
2. Cada despacho o dependencia de nuestra oficina
acumula gran cantidad de documentación, lo que
imposibilita la precisa localización.
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Los documentos entorno a la empresa VIII
Caso 1:
Caso 2:
• Preocupación a corto plazo.
No se piensa en invertir.
• Se suele recurrir a servicios
externos (Outsourcing)
• Los profesionales no ven
todo el proceso de gestión.
• Se centran en su trabajo y
en sus papeles.
¿Cómo actuar más correctamente?
Se debería trasladar al Archivo la responsabilidad para
administrar un sistema integral de la documentación con la
finalidad de proteger los derechos de la empresa, abaratar
costes incrementando la eficacia y la eficiencia en la gestión
administrativa.
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La Gestión Documental en las Empresas. Una aproximación práctica
CONTENIDOS
Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones
El tratamiento documental
Clasificación. Descripción. Conservación. Recuperación
Porqué un SGDA Integrado
Razones. Ventajas
La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestión del Conocimiento
Bibliografía
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El tratamiento documental I
LA CLASIFICACIÓN
Es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de
las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o
funcional de un fondo.
Orgánica: las series documentales
organigrama de la institución.
•
se
estructuran
según
el
Funcional: Estructuramos el fondo de acuerdo con las funciones y
actividades que se llevan a cabo en la institución.
Análogamente, el cuadro de clasificación, es el instrumento de
consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta
los datos esenciales de su estructura.
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El tratamiento documental II
LA DESCRIPCIÓN
Conjunto de datos que describen e identifican a un documento.
Debe permitir, como objetivo prioritario, garantizar la accesibilidad
a la información de la manera más rápida y eficiente posible.
Valores de la descripción:
Se debe tender a la normalización para evitar ruido en la
recuperación. Se hace uso de descriptores y tesauros.
El tiempo que invertimos en describir, lo ganamos a la hora de la
recuperación.
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El tratamiento documental III
LA CONSERVACIÓN/RECUPERACIÓN
Las empresas, sociedades u organizaciones privadas, no tienen la
obligación de custodiar la documentación hasta el fin de sus días.
No tenemos el porqué transferir la documentación a un archivo histórico
para que pase a ser patrimonio histórico documental.
Pero conviene elaborar calendarios de conservación o de destrucción,
mediante los cuales podremos liberarnos del espacio vital con la
documentación que ha dejado de tener un valor legal, administrativo o
probatorio. Premisa inicial: Hay que aprender a tirar.
Otra opción es hacer uso de los nuevos soportes, con los cuales también
se consigue la finalidad anterior.
Otra premisa elemental será disponer la documentación de manera
ordenada, siguiendo los criterios lógicos para su rápida
recuperación y plena disposición.
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La Gestión Documental en las Empresas. Una aproximación práctica
CONTENIDOS
Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones
El tratamiento documental
Clasificación. Descripción. Conservación. Recuperación
Porqué un SGDA Integrado
Razones. Ventajas
La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestión del Conocimiento
Bibliografía
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Un SGD Integrado I
RAZONES I
1. Memoria corporativa.
La documentación como referencia histórica.
2. Soporte para la toma de decisiones.
Es necesaria una información fiable.
3. Respaldo para las acciones legales.
Es obligatorio documentar las acciones de la empresa.
4. Reducción de costes.
Evitaremos documentos innecesarios y duplicidad en nuestro
trabajo.
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Un SGD Integrado II
RAZONES II
5. Eficiencia organizativa.
Documentos ilocalizables son muy caros y el tiempo es dinero.
6. Necesidad de controlar la documentación.
Cuando realmente es necesaria, la requerimos urgentemente.
7. Excelente imagen para el cliente.
Le solicitaremos una sóla vez la documentación pertinente.
8. Requisito indispensable en el siglo XXI.
Sociedad de la Información y del Conocimiento.
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Un SGD Integrado III
INTEGRACIÓN DEL SGD EN LA EMPRESA
Diseño
conceptual
Informática
Cultura
corporativa
• No se puede considerar un sistema aislado de la organización.
• Determinar los elementos a compartir con el resto de sistemas de
información. No se trata de compartir todo. Hay que diseñar
sistemas seguros con niveles de confidencialidad y registros que
eviten fugas de información.
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Un SGD Integrado IV
CONSIDERACIONES PREVIAS
BARRERAS
•
•
•
•
Requiere esfuerzo: se dispone de poco tiempo.
Es un coste financiero importante: Equipo humano y tecnológico.
Implica cambios organizativos y culturales.
Resistencia al cambio. Escepticismo.
ACCIONES
•
•
•
•
Definición previa: Dónde estamos y qué queremos.
Equipo multidisciplinar que se involucre.
Equipo con capacidad de decisión y apoyo al más alto nivel.
Atención/Formación constante al personal.
“En definitiva se aconseja no sólo tratar el problema puntual, sino
que cabría poner en consideración la posibilidad de continuar y de
llegar al fondo del problema para erradicarlo definitivamente”
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Un SGD Integrado V
CONSIDERACIONES PREVIAS
REQUISITOS
• Sistema sencillo y orientado a la mejora constante.
• Adaptado a nuestra organización, nuestros clientes y nuestra gente
• Apoyo en una tecnología que resuelva el problema y no al revés. La
tecnología es importante pero un SGD no es un proyecto
informático. La informática como vehículo
• Un SGD debe ser una herramienta viva adaptada continuamente al
modelo de negocio.
• Si no se actualiza el proyecto, caerá en desuso para terminar
siendo un fracaso.
• Si se externaliza parte del proyecto, debemos involucrarnos y no
dejarlo todo en manos de terceros. Nosotros conocemos nuestro
negocio.
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Un SGD Integrado VI
FASES DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SGD
I.
Estudio preliminar
•
•
•
II.
Contexto de la empresa.
Fortalezas y debilidades en la gestión de documentos.
Involucración de usuarios finales y apoyo de la dirección.
Análisis de actividades
•
•
•
Desarrollar un modelo conceptual de actividades.
Configurar el mapa de procesos.
Establecer un cuadro de clasificación.
III. Descripción y Conservación
•
Normalización y recuperación
IV. Diseño e implantación de un proyecto piloto
•
V.
Efectuar las acciones correctoras necesarias.
Implantación del sistema a toda la organización.
•
Monitorización y mejora continua.
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Un SGD Integrado VII
VENTAJAS DE TENER UN SGD
• El conocimiento reside en la organización y en los empleados. La
clave está en saber compartirlo:
• Internamente y con canales de comunicación entre sedes.
• Con clientes, proveedores y terceros.
• Unificación/Optimización de procesos/procedimientos de trabajo.
• Gestión eficaz de recursos.
• Aumento de la eficacia y eficiencia.
• Mayor rentabilidad.
• Tiempo para otras actividades: promoción, acciones comerciales…
• Excelente imagen externa.
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La Gestión Documental en las Empresas. Una aproximación práctica
CONTENIDOS
Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones
El tratamiento documental
Clasificación. Descripción. Conservación. Recuperación
Porqué un SGDA Integrado
Razones. Ventajas
La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestión del Conocimiento
Bibliografía
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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios I
Ejemplo de Clasificación Funcional
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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios II
Ejemplo de ficha de un Expediente
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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios III
Ejemplo de la relación de contenido de un expediente
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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios IV
Ejemplo de Búsqueda global
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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios V
Ejemplo de Gestión del Conocimiento
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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios VI
HACIA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
CONOCIMIENTO EXTERNO
Legislación
Muy cambiante
Jurisprudencia
Aplicación por tribunales
Doctrina
Interpretación de expertos
Parlamento
Futura regulación
Marco económico
Tendencias del mercado
Competidores
Qué hace nuestro entorno
GRAN VARIEDAD DE FUENTES DE INFORMACIÓN DISPERSAS Y
NECESIDAD DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE
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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios VII
HACIA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
CONOCIMIENTO INTERNO
Individual de abogados y fiscalistas
Técnico
Habilidades
Experiencia
Colectivo del Despacho
Técnico (Opiniones de firma)
Clientes
Procesos y Procedimientos
Cultura
DIFICULTAD EN LA LOCALIZACIÓN, CAPTURA Y
DIFUSIÓN
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La Gestión Documental en las Empresas. Una aproximación práctica
CONTENIDOS
Los documentos entorno a la empresa
Definiciones. Contexto. Reflexiones
El tratamiento documental
Clasificación. Descripción. Conservación. Recuperación
Porqué un SGDA Integrado
Razones. Ventajas
La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores Tributarios
Hacia la Gestión del Conocimiento
Bibliografía
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Bibliografía I
BIBLIOGRAFÍA
SIMINIANI. Intranets, Empresa y Gestión Documental. McGRAW-HILL
PARRERA PASCUAL. Técnicas
FUNDACIÓN CONFEMETAL
de
Archivo
y
Documentación
en
la
Empresa.
ALBERCH FUGUERAS. Los Archivos entre la Memoria Histórica y la Sociedad del
Conocimiento. UOC
SANCHIS MORENO. Los Archivos de Oficina: Una Síntesis para su Gestión. TIRANT LO
BLANCH
CRUZ MUNDET. ¡Archívese! Los Documentos del Poder y El Poder de los Documentos.
ALIANZA
DUPLÁ DEL MORAL. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. MARCIAL PONS
CORDÓN ARROYO. Empresas Documentales de Gestión de Archivos. TREA
AMARILLA IGLESIAS. Sistemas de Gestión Documental en las empresas. Material
Curso COBDC.
CRUZ MUNDET. Manual de Archivística. FGSR
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Bibliografía II
BIBLIOGRAFÍA II
ANDREU. Com abordar la gestió dels documents administratius a les empreses: una
reflexió desde l’experiència. ITEM 26.
FLORENSA ORTIGA. El Sistema de Gestió Documental: Una responsabilitat compartida
LLIGALL 22.
HARDCASTLE. Quines son les necessitats del mon empresarial en el camp de la gestió
de documents? LLIGALL 9.
RODRÍGUEZ, W. H. Transición hacia un sistema de Gestión Documental. LLIGALL 23.
PERPINYÀ I MORERA. El Sistema documental de l’empresa: El punt de vista de l’Arxiu
i el Centre de Documentació. V Jornades Catalenes de Documentació.
ALONSO. La norma ISO 15489: una metodologia per a la implantació d’un programa
de gestió documental a les empreses. IX Jornades Catalanes de Documentació.
Especificación MOREQ http://www.cult.gva.es/DAIT/Archivos/images-reino/moreq.pdf
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