PROYECTORES: P.P. de
Capacitación GRATIS
[email protected]
Gentileza de: The Organization Development Institute
International, Latin America
Presidente: Eric Gaynor Butterfield (RODP)
www.theodinstitute.org
Desarrollo Organizacional
(C) The O.D.Institute
1
TALLER PRÁCTICO
Redacción
BIENVENIDA: SUSANA LIGUORI
FECHA: marzo / abril de 2004
(C) The O.D.Institute
2
PRIMERA PARTE
INTRODUCCIÓN
(C) The O.D.Institute
3
OBJETIVOS DE UNA
PRESENTACIÓN
• LOGRAR RESULTADOS PARA USTED
Y SU EMPRESA QUE PERMITAN:
– AHORRAR DINERO
– “HACER” DINERO
– AYUDARLO A LOGRAR SUS METAS Y
OBJETIVOS
(C) The O.D.Institute
4
ESTE TALLER PONE
ÉNFASIS EN:
• CÓMO ESCRIBIR CON MAYOR
EFECTIVIDAD
– CARTAS
– INFORMES
EL CONTENIDO ES TODO SUYO !!!
NOSOTROS LO AYUDAREMOS CON LA FORMA
(C) The O.D.Institute
5
PRESENTACIÓN Y LOS
HECHOS
• La CARTA procura que “ocurran” hechos
• El INFORME se refiere a hechos que han
ocurrido
carta
hecho
(C) The O.D.Institute
informe
6
(C) The O.D.Institute
7
PRIMERO, LO PRIMERO
• ¿DEBIERA O DEBERÍA?
• SEAMOS “CONCORDANTES”
(C) The O.D.Institute
10
EJERCICIOS (1)
• Si yo ..(haber).. nacido en Venezuela,
..(ser).. ciudadano venezolano
• Yo ..(comer).. arepas si ..(haber)..
nacido en Venezuela
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11
EJERCICIOS (2)
• Los abuelos ..(vivir).. en un geriátrico,
si no ..(tener).. empleada en su casa
• Si no ..(ser).. por la gramática, escribir
..(ser).. mucho más sencillo
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12
EJERCICIOS (3)
• Si yo ..(haber).. estudiado medicina,
..(haber)..elegido pediatría
• Yo ..(atender).. niños si ..(ser).. médico
pediatra
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13
EJERCICIOS (4)
• Mis peces ..(vivir ).. en un acuario, si
no ..(estar).. en la bañera de casa
• Si no ..(ser).. por el colesterol, yo
..(poder).. comer dulce de leche y
crema
(C) The O.D.Institute
14
EJERCICIOS (5)
• Si Lucas ..(jugar).. al fútbol, ..(ser).. el
mejor del mundo
• La Argentina ..(mejorar).. el “riesgo
país”, si ..(aumentar).. su actividad
económica
(C) The O.D.Institute
15
EJERCICIOS (6)
• Toda su familia ..(estar).. En Punta del
Este, si no ..(tener).. la casa en
Córdoba
• Si no ..(ser).. por la dieta, yo creo que
..(comer).. toda la torta de cumpleaños
(C) The O.D.Institute
16
EJERCICIOS (7)
• Si Sweety ..(ser).. gato en lugar de
perro, ..(comer).. sardinas y no huesos
• La Empresa ..(invertir).. más en cursos
de capacitación, si los resultados ..(ser
buenos)..
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17
EJERCICIOS (8)
• Mara ..(ir).. al colegio, si no ..(ser)..
por la profesora de matemáticas
• Si no ..(ser).. por la necesidad, creo que
..(trabajar).. menos horas por día
(C) The O.D.Institute
18
EJERCICIOS (9)
• Sabrina y Mariano (pedir) a Carolina
que (despertar) a las siete de la
mañana
• Los diarios (traer) la noticia que Juan
(haber adelantado) a todos los
compañeros
(C) The O.D.Institute
19
EJERCICIOS (10)
• Carolina (pedir) a Sabrina y Mariano
que (despetar) a las siete de la mañana
• Sus compañeros de oficina (haber
adelantado) a Juan la noticia que
(traer) los diarios
(C) The O.D.Institute
20
EJERCICIOS (11)
• Todo el equipo (pedir) a sus
superiores que (capacitar) en técnicas
de venta
• Los libros (tratar) la teoría que Mind
(haber adelantado) a todos sus
alumnos
(C) The O.D.Institute
21
EJERCICIOS (12)
• Los superiores (pedir) a todo el equipo
que (capacitar) en técnicas de venta
• Sus alumnos (haber adelantado) a
Mind la teoría que (tratar) los libros
(C) The O.D.Institute
22
EJERCICIOS (13)
• Los empleados de Tucumán (pedir) a
Casa Central que el Director (apoyar)
mediante técnicas de atención al
público, porque (recibir) algunas
quejas
(C) The O.D.Institute
23
EJERCICIOS (14)
• El Director (anunciar) a los empleados
de Tucumán que (querer apoyar)
mediante técnicas de atención al
público que (haber solicitado) en
diferentes oportunidades
(C) The O.D.Institute
24
EJERCICIOS (15)
• Los marineros (ordenar) al pasajero
del barco y a su esposa que (devolver)
la toalla que (llevar) en la maleta,
antes de bajar a tierra
(C) The O.D.Institute
25
EJERCICIOS (16)
• El pasajero del barco y su esposa
(devolver) al Capitán la toalla que los
marineros (descubrir) en la maleta
(C) The O.D.Institute
26
QUÉ ESCRIBIMOS (1)
• AFIRMACIONES. Los hechos anteceden
a las palabras. Pueden ser verdaderas o
falsas. Requieren una prueba o testimonio.
Ejemplo: “no hemos recibido el documento
que usted nos enviara”
(C) The O.D.Institute
27
QUÉ ESCRIBIMOS (2)
• DECLARACIONES. Las palabras
anteceden a los hechos. Sólo pueden
hacerlas quienes poseen autoridad
reconocida para ello.
Ejemplo: “Debe usted enviarnos el
documento hoy mismo”
(C) The O.D.Institute
28
QUÉ ESCRIBIMOS (3)
• JUICIOS. Son opiniones personales. No
se discuten pues no son ni verdaderos ni
falsos.
Ejemplo: “el documento que usted nos
enviara es demasiado extenso”
(C) The O.D.Institute
29
QUÉ ESCRIBIMOS (4)
• PEDIDOS, OFERTAS y PROMESAS.
Todo pedido u oferta, sumado a una
aceptación, se transforma en un
compromiso.
Ejemplo: “a partir de marzo, usted ganará
una beca total si visita nuestro Portal
durante el fin de semana”
(C) The O.D.Institute
30
CATEGORÍAS (1)
• DESCRIPCIÓN (cosas, personas, etc.)
– OBJETIVA
• Las cosas tal cual son
• Sin opiniones ni calificativos
– SUBJETIVA
• Con juicios personales
(C) The O.D.Institute
31
CATEGORÍAS (2)
• NARRACIÓN (hechos, acontecimientos,
etc.)
– OBJETIVA
• Los hechos tal cual ocurrieron
• Sin opiniones ni calificativos
– SUBJETIVA
• Con juicios personales
(C) The O.D.Institute
32
EJERCICIO (1)
•
DESCRIBA
A. OBJETIVAMENTE
B. SUBJETIVAMENTE
1. El calzado que usa ahora en su pie derecho
2. Algún cuadro que esté viendo ahora
3. La persona que trabaja más cerca de usted
(C) The O.D.Institute
33
EJERCICIO (2)
•
NARRE
A. OBJETIVAMENTE
B. SUBJETIVAMENTE
1. La manera que utilizó para calzarse el pie
derecho
2. Una circunstancia sugerida por el cuadro que ha
descripto anteriormente
3. Cómo conoció a la persona que describió
anteriormente
(C) The O.D.Institute
34
SEGUNDA PARTE
LAS CARTAS
EFECTIVAS
(C) The O.D.Institute
35
LA CARTA COMERCIAL
DEBE SER:
• CLARA
• REDONDA
• VENDEDORA
– NO ES SÓLO UNA CUESTIÓN
LITERARIA
– SE TRATA DE PENSAR EN EL CLIENTE Y
EN SU GRAN ESCASEZ DE TIEMPO
(C) The O.D.Institute
36
ES FUNDAMENTAL:
• ¡SI!
– ESCRIBA SÓLO PARA COMUNICAR. SU
PRIMERA MISIÓN AL ESCRIBIR ES
COMUNICAR ALGO A ALGUIEN
• ¡NO!
– NO TRATE DE IMPRESIONAR CON SU
ESCRITURA. HÁGASELO FÁCIL AL LECTOR
Escriba para comunicar, no para impresionar
Además, ¡COMUNICAR no es lo mismo que
INFORMAR!
(C) The O.D.Institute
37
UNA FÓRMULA EN
CUATRO PUNTOS
1.
2.
3.
4.
BREVEDAD
SIMPLICIDAD
INTENSIDAD
SINCERIDAD
(C) The O.D.Institute
38
UNA FÓRMULA EN
CUATRO PUNTOS
1. BREVEDAD
 DIGA SÓLO LO QUE DEBA DECIR
 USE SÓLO LAS PALABRAS
NECESARIAS PARA DECIRLO
 USE SIEMPRE:
 PALABRAS CORTAS
 ORACIONES CORTAS
 PÁRRAFOS CORTOS
(C) The O.D.Institute
39
UNA FÓRMULA EN
CUATRO PUNTOS
2. SIMPLICIDAD
 SIMPLE NO ES LO OPUESTO DE SERIO,
SINO DE COMPLICADO
 JUNTE LAS PARTES DE LA ORACIÓN
QUE DEBAN ESTAR JUNTAS
 CONECTE LAS FRASES DE TAL MODO
QUE FACILITEN SU LECTURA
 HAGA LO POSIBLE PARA QUE EL
LECTOR NO SE SIENTA PERDIDO
(C) The O.D.Institute
40
UNA FÓRMULA EN
CUATRO PUNTOS
3. INTENSIDAD
 USE PALABRAS CONCRETAS, QUE
REPRESENTEN COSAS QUE EL
LECTOR PUEDA VER, OLER, TOCAR,
OLER Y SABOREAR
 USE VERBOS EN VOZ ACTIVA
 ENFATICE LA IDEA PRINCIPAL DE SU
CARTA
(C) The O.D.Institute
41
UNA FÓRMULA EN
CUATRO PUNTOS
4. SINCERIDAD




USE UN TONO COLOQUIAL
SEA HUMANO Y NATURAL
EVITE LOS FORMATOS ANTIGUOS
ADMITA SUS ERRORES Y NO TRATE
DE CUBRIRLOS MEDIANTE PALABRAS
EXTRAVAGANTES
(C) The O.D.Institute
42
INDICE DE DIFICULTAD
1. Cuente la cantidad de oraciones en su
carta
2. Cuente la cantidad de palabras de tres o
más sílabas
I.D. =
TOTAL DE PALABRAS DE TRES O MÁS SÍLABAS
CANTIDAD TOTAL DE ORACIONES DE LA CARTA
EL I.D. DEBE SER MENOR QUE 3
(C) The O.D.Institute
43
MUY BIEN...
Ahora, hagamos una pausa
hasta la próxima clase
(C) The O.D.Institute
44
REFUERZO COGNITIVO
Recordemos los puntos más
importantes de la clase de ayer
(C) The O.D.Institute
45
¡PELIGRO! CUIDADO
CON EL E-MAIL
• El correo electrónico y la Internet no deben
bastardear el lenguaje
• No escribir cartas o informes como si fuesen
sesiones de chat
• Si bien cambia el soporte, no debe cambiar el
estilo del redactor
• TENGA EN CUENTA: Cartas electrónicas
SINTÉTICAS y CONTUNDENTES
(C) The O.D.Institute
46
LAS PARTES DE UNA
CARTA EFECTIVA (OCA)
• INTRODUCCIÓN
– EL PÁRRAFO INICIAL ADELANTA EL
OBJETIVO DE LA CARTA
• DESARROLLO
– LOS PÁRRAFOS SIGUIENTES
DESCRIBEN LAS CIRCUNSTANCIAS
– ADEMÁS, DEFINEN EL PROPÓSITO O LA
ACCIÓN
• PEDIDOS, AUTORIZACIONES,
APROBACIONES, RECHAZOS, ETC.
(C) The O.D.Institute
47
DOS CAUSAS DE
CONFUSIÓN
• FALLAS EN EL CAMINO “OCA”
– INCLUIR MÁS DE:
• UNA SOLA IDEA EN UNA ORACIÓN
• UN SOLO PENSAMIENTO CENTRAL EN UN
PÁRRAFO
• UN SOLO ASUNTO EN UNA CARTA
(C) The O.D.Institute
48
EL “TOQUE”
PERSONAL
• RECUERDE QUE OTRA PERSONA
LEERÁ SU CARTA
• UTILICE EMPATÍA PARA ELEGIR LAS
PALABRAS Y ORACIONES MÁS
CORRECTAS
• ESCRIBIR PARA EL LECTOR Y NO
PARA UNO MISMO
(C) The O.D.Institute
49

ENTENDER AL
LECTOR
EMPATÍA SIGNIFICA PONERSE EN
LUGAR DEL LECTOR
CONOCERLO Y AVERIGUAR:

1.
2.
3.
SU NIVEL EDUCACIONAL Y ENTRENAMIENTO
SUS CONOCIMIENTOS Y MOTIVACIONES
SUS ACTITUDES Y OPINIONES
ESCRIBIMOS ALGO PARA QUE ALGUIEN
CAMBIE UNA ACTITUD O UN PUNTO DE
VISTA, O PARA INFLUENCIARLO Y
DIRIGIRLO HACIA EL NUESTRO
(C) The O.D.Institute
50
MANUAL DE ESTILO
CORPORATIVO (1)
• ESTABLECE NORMAS
• DEBEN SER RESPETADAS POR
TODOS LOS QUE ESCRIBEN
• PERMITE DELEGAR
• PRIORIZA EL EQUILIBRIO ENTRE:
– CORRECCIÓN DEL LENGUAJE
– EFICACIA DE LA PRESENTACIÓN
(C) The O.D.Institute
51
MANUAL DE ESTILO
CORPORATIVO (2)
• DEBE INCLUIR
– ESTILO COMUNICACIONAL
• LA FÓRMULA DE LOS CUATRO PUNTOS
• NORMAS IDIOMÁTICAS
• NORMAS DE PROTOCOLO
– IDENTIDAD VISUAL
• TIPOGRAFÍA Y COLORES
• LOGOS Y SÍMBOLOS
• FORMATOS DE PRESENTACIÓN
(C) The O.D.Institute
52
¿UN ESTILO PROPIO
O CORPORATIVO?
• NO HABRÁ UNA SEGUNDA
OPORTUNIDAD PARA CAUSAR UNA
PRIMERA BUENA IMPRESIÓN
• ELIJA SU PROPIO ESTILO RESPETANDO EL
MANUAL DE ESTILO CORPORATIVO
• TIPOGRAFÍA, COLORES, MÁRGENES,
SANGRÍAS, JUSTIFICACIONES,
CENTRADOS, FECHAS, FIRMAS, ETC.
(C) The O.D.Institute
53
EJERCICIO
REDACTE UNA CARTA DIRIGIDA A SU SUPERIOR
INMEDIATO, CON EL PROPÓSITO DE
SOLICITARLE UN BENEFICIO QUE USTED
CONSIDERE NECESARIO
Por ejemplo:
• Horario de entrada
• Horario de salida
• Un curso de capacitación
• Etc.
(C) The O.D.Institute
54
AHORA, RESPONDA
Usted ha recibido una carta de un
subordinado. Debe responderla de tres
maneras diferentes:
1. Contestar sin responder
2. Responder afirmativamente
3. Responder negativamente
(C) The O.D.Institute
55
AUTO EVALUACIÓN
DE SUS CARTAS
• ¿SUS CARTAS RESPETAN LA IMAGEN
CORPORATIVA DE LA EMPRESA?
• SI LAS VIERAN OTRAS PERSONAS DE SU
ORGANIZACIÓN, ¿LE AYUDARÍAN LAS
CARTAS EN EL DESARROLLO DE SU
CARRERA?
• INDEPENDIENTEMENTE DEL TEXTO, ¿SON
SUS CARTAS AMIGABLES Y CORTESES?
• ¿CUMPLIRÁN EL OBJETIVO QUE USTED SE
PROPUSO QUE CUMPLAN?
(C) The O.D.Institute
56
CHECKLIST PARA
CARTAS EFECTIVAS (1)
• CON RELACIÓN AL DESTINATARIO
A quién le estoy escribiendo? Está él mejor o peor
informado que yo? Cuál es el problema? Qué acción
quiere él?
Tengo sus datos personales completos? Trabaja en
Central o en la Sucursal?
Revisé los archivos de cartas recientes con esa persona
o su Empresa?
Revisé su situación o la de su empresa con relación al
crédito y cobranzas?
Qué más necesito y cómo obtenerlo?
(C) The O.D.Institute
57
CHECKLIST PARA
CARTAS EFECTIVAS (2)
• CON RELACIÓN AL REMITENTE
Bajo qué autoridad estoy escribiendo? Soy la persona
indicada para escribir? Debo usar el “yo” o el
impersonal “nosotros”?
Deberé mostrarla a los abogados antes de enviarla?
A quién o quiénes debo mandar copia?
Tengo todos los datos para mandar esta carta?
Hice un borrador previo para revisar?
Mostré el borrador a un superior para autorizarla?
Puede mi carta tener un costo para la Empresa?
(C) The O.D.Institute
58
CHECKLIST PARA
CARTAS EFECTIVAS (3)
• CON RELACIÓN AL REMITENTE (cont.)
Mi carta es clara y comprensible?
Elegí el tono –humor, seriedad, afecto, calidez,
frialdad - más adecuado?
Refleja la imagen corporativa de mi Organización?
Hay algo que pueda ser mal interpretado y usado en
mi contra?
Es demasiado breve o cortante?
Es demasiado extensa o cansadora?
Tiene redundancias, superlativos o demasiados
adjetivos?
(C) The O.D.Institute
59
CHECKLIST PARA
CARTAS EFECTIVAS (4)
• CON RELACIÓN AL REMITENTE (cont.)
Hay un pedido concreto?
Estoy dando amablemente un plazo concreto para una
respuesta?
Traté de esquivar algún punto importante o usé
coartadas?
Si estoy respondiendo una carta violenta, traté de
“enfriar” la situación? Es necesaria la respuesta?
Revisé la gramática, puntuación y ortografía?
Se trata de información confidencial? Debo anunciarlo
en el encabezamiento?
(C) The O.D.Institute
60
CHECKLIST PARA
CARTAS EFECTIVAS (5)
• CON RELACIÓN AL REMITENTE (cont.)
Expliqué todo con claridad y cuidado?
El cierre es correcto o demasiado extenso y
sentimental?
Fuí bastante explícito o dejé lugar para
interpretaciones falsas?
Evité entrar en opiniones políticas y en bromas?
Critiqué alguna persona o sector de mi propia
Empresa?
Escribí algo que pueda ensuciar a mi Empresa o a mí
mismo si se conoce la carta públicamente?
(C) The O.D.Institute
61
CHECKLIST PARA
CARTAS EFECTIVAS (6)
• CON RELACIÓN A LA SECRETARIA O QUIEN LAS
ESCRIBE
Pedí una primera versión para corregir o ampliar?
Pasé correctamente los datos del destinatario?
Indiqué claramente a quién mandar copias?
Le presto atención a mi secretaria mientras le dicto el
texto de las cartas?
Regulo la velocidad del dictado a su velocidad de
escritura?
Marco cuidadosamente la puntuación mediante pausas
y tonos de voz?
(C) The O.D.Institute
62
CHECKLIST PARA
CARTAS EFECTIVAS (7)
• CON RELACIÓN A LA SECRETARIA O QUIEN LAS
ESCRIBE (cont.)
Estoy preparado para el dictado? Tengo a mano todos
los datos necesarios?
Tengo claro lo que debo expresar en la carta antes de
empezar a dictarla?
Permitiré que mi secretaria me interrumpa para pedir
aclaraciones?
Debo avisarle que es “urgente”?
Le expliqué cómo quiero que quede terminada la
carta? Su estilo y formato?
(C) The O.D.Institute
63
EJERCICIO
Redacte una carta dirigida a un cliente, en la
cual usted le ofrezca visitarlo en su oficina,
para conversar sobre un producto nuevo de
su Empresa.
(C) The O.D.Institute
64
AHORA, RESPONDA
Usted ha recibido una carta de un proveedor
de su Empresa. Respóndala de tres
maneras diferentes:
1. Contestar sin responder
2. Responder afirmativamente
3. Responder negativamente
(C) The O.D.Institute
65
TERCERA PARTE
INFORMES QUE
LLAMAN LA
ATENCIÓN
(C) The O.D.Institute
66
TIPOLOGÍA
DE INFORMES (1)
• INFORMES PERIÓDICOS
–
–
–
–
–
–
Intervalos regulares
Información situacional de la Organización
Información sobre el mercado
Ventas y resultados de gestión
Inventarios
Finanzas
(C) The O.D.Institute
67
TIPOLOGÍA
DE INFORMES (2)
• INFORMES DE EVOLUCIÓN
–
–
–
–
–
–
Estado de proyectos
Desarrollo de productos
Construcción
Respuesta a avisos publicitarios
Marketing y Telemarketing
Progreso de ciertas actividades
(C) The O.D.Institute
68
TIPOLOGÍA
DE INFORMES (3)
• INFORMES DE INVESTIGACIÓN
–
–
–
–
–
Reportes científicos o de ingeniería
Sobre productos, procesos o sistemas
Investigación de mercados
Actividades de la competencia
Evolución demográfica y/sociológica
(C) The O.D.Institute
69
TIPOLOGÍA
DE INFORMES (4)
• INFORMES DE RECOMENDACIÓN
– Son básicos para toma de decisiones
– Proveen información para discusiones o
recomendaciones específicas
– Pueden tratar diferentes asuntos, como
ubicación de sucursales, compra de
propiedades, expansión o retracción de
negocios, etc.
(C) The O.D.Institute
70
TIPOLOGÍA
DE INFORMES (5)
• INFORMES DE SITUACIÓN
– Datos obtenidos sobre proveedores, clientes o
futuros clientes
– Valores patrimoniales y de inventarios
– Solvencia de deudores
(C) The O.D.Institute
71
TIPOLOGÍA
DE INFORMES (6)
• INFORMES TÉCNICOS
– Sobre procesos y procedimientos
– Investigación y Desarrollo de productos
nuevos
– Legislación vigente y cambios en la misma
– Relacionados con la producción, deben ser
muy claros y concretos
(C) The O.D.Institute
72
CINCO PASOS PARA UN
INFORME EFECTIVO
1.
2.
3.
4.
5.
PREPARACIÓN
INVESTIGACIÓN
ORGANIZACIÓN
REDACCIÓN
REVISIÓN
UN PROCESO “PASO A PASO” EN EL QUE CADA
ETAPA DEPENDE DE LA ANTERIOR
(C) The O.D.Institute
73
PREPARACIÓN
• CUÁL ES EL OBJETIVO DEL INFORME?
• UN INFORME ESCRITO ES LO MEJOR PARA
ESE OBJETIVO?
• QUÉ ACCIONES SE PRODUCIRÍAN SI LAS
RECOMENDACIONES DEL INFORME
FUERAN ACEPTADAS?
• QUIÉN/QUIÉNES LEERÁN ESTE INFORME?
EL RESULTADO DE UN MAL INFORME ES PEOR
QUE LA FALTA DE INFORMACIÓN
(C) The O.D.Institute
74
INVESTIGACIÓN
• ES UN PROCESO INTELECTUAL Y NO UNA
SIMPLE ACUMULACIÓN DE GRÁFICOS Y
FIGURAS
• ES IMPORTANTE LA RECOLECCIÓN DE
DATOS, SUGERENCIAS, OPINIONES, ETC.
DENTRO Y FUERA DE LA EMPRESA
– ARCHIVOS, INFORMES, BIBLIOTECA
– MANUALES, BROCHURES, CATÁLOGOS
– ÓRGANOS INTERNOS DE LA EMPRESA
(C) The O.D.Institute
75
ORGANIZACIÓN
• ESCRIBIR CADA PUNTO EN UNA “TARJETA”
• CLASIFICAR Y AGRUPAR LAS “TARJETAS”
SEGÚN LA PROXIMIDAD DE LOS TÓPICOS
TRATADOS
• ORDENAR LOS GRUPOS DE “TARJETAS” EN
SECUENCIA SEGÚN SU IMPORTANCIA
RELATIVA
• ORDENAR LAS “TARJETAS” CON ESE
MISMO CRITERIO, DENTRO DE CADA
GRUPO
(C) The O.D.Institute
76
REDACCIÓN
• UNA VEZ QUE COMIENCE, NO SE
DETENGA
• OLVÍDESE DEL ESTILO, LA GRAMÁTICA,
LA ORTOGRAFÍA, ETC.
• AVANZAR, SIEMPRE AVANZAR
• TRABAJE CON UN SISTEMA “TORMENTA
DE IDEAS”
• YA TENDRÁ TIEMPO PARA CORREGIR Y
MEJORAR LA FORMA
(C) The O.D.Institute
77
REVISIÓN
• BUENOS INFORMES NO SON LOS
ESCRITOS, SINO LOS RE-ESCRITOS
• LA REVISIÓN ES, EN REALIDAD, LA
VERDADERA REDACCIÓN DEL INFORME
• ES PARTE DEL PROCESO CREATIVO
• PIENSE QUE LA PRIMERA REDACCIÓN ES
COMO UNA BUENA MATERIA PRIMA PARA
SU INFORME DEFINITIVO
(C) The O.D.Institute
78
TÉCNICAS PARA LA
ELABORACIÓN (1)
• EVITE ABSTRACCIONES. ESCRIBA
SOBRE GENTE, COSAS Y HECHOS
• ESCRIBA DE LA MANERA EN QUE
USTED HABLA
• NO EXAGERE CON LAS
FORMALIDADES DE LA
REDACCIÓN
• NO TEMA USAR EL “YO”
(C) The O.D.Institute
79
TÉCNICAS PARA LA
ELABORACIÓN (2)
• CITE LO QUE LA GENTE LE HA
DICHO
• CITE LO QUE HA LEÍDO
• PÓNGASE EN LUGAR DEL LECTOR.
• EVITE INSULTAR O AGREDIR AL
LECTOR
(C) The O.D.Institute
80
TÉCNICAS PARA LA
ELABORACIÓN (3)
• ANTICIPE PREGUNTAS Y
RESPÓNDALAS
• SEA SINTÉTICO, AUNQUE NO
DEMASIADO. NO MEZQUINE
EXPLICACIONES NI EJEMPLOS
• PLANIFIQUE UNA INTRODUCCIÓN,
UN DESARROLLO Y UN CIERRE
(C) The O.D.Institute
81
TÉCNICAS PARA LA
ELABORACIÓN (4)
• VAYA DE LA REGLA A LA
EXCEPCIÓN, DE LO NORMAL A LO
NOVEDOSO
• TENGA CUIDADO CON NOMBRES Y
CARGOS
• USE PRONOMBRE EN LUGAR DE
REPETIR NOMBRES
(C) The O.D.Institute
82
TÉCNICAS PARA LA
ELABORACIÓN (5)
• USE VERBOS EN VOZ ACTIVA (“YO
SUGIERO” EN LUGAR DE “SE
SUGIERE”)
• EVITE CITAS O EJEMPLOS QUE NO
ESTÉN RELACIONADAS CON EL
TEMA PRINCIPAL
• EVITE TODA TERMINOLOGÍA QUE
NO LE SEA FAMILIAR AL LECTOR
(C) The O.D.Institute
83
TÉCNICAS PARA LA
ELABORACIÓN (6)
• DÉ EJEMPLOS. UTILICE
ILUSTRACIONES Y GRÁFICOS
• UTILICE ORACIONES Y PÁRRAFOS
BREVES
• UTILICE PREGUNTAS DIRECTAS
PARA INVOLUCRAR AL LECTOR EN
EL TEXTO. EN SEGUIDA ESCRIBA
SU RESPUESTA
(C) The O.D.Institute
84
TÉCNICAS PARA LA
ELABORACIÓN (7)
• UTILICE UNA REDACCIÓN SIMPLE
• UTILICE PALABRAS COMUNES
SIEMPRE QUE SEA POSIBLE
• SUBRAYE LO QUE USTED CREA
QUE ES MÁS IMPORTANTE. USE
NEGRITA, CURSIVA, ETC.
• HAGA QUE SU INFORME SEA
LLAMATIVO VISUALMENTE
(C) The O.D.Institute
85
ANATOMÍA DEL INFORME
TENGA EN CUENTA:
¿HAY UN MANUAL DE ESTILO CORPORATIVO?
• TÍTULO
• CARTA O MEMO DE AUTORIZACIÓN (de la persona
que pide el informe)
• CARTA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME
(respuesta de la persona que firma el informe)
• ÍNDICE DEL CONTENIDO
• ÍNDICE DE FIGURAS, GRÁFICOS Y TABLAS
• ABSTRACT O SUMARIO
• PREFACIO, PRÓLOGO E INTRODUCCIÓN
• TEXTO PRINCIPAL
• APÉNDICES (SI FUERAN NECESARIOS)
• BIBLIOGRAFÍA (SI FUERA NECESARIA)
(C) The O.D.Institute
86
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TALLER PRÁCTICO