Documento y expediente electrónico.
De la universidad basada en el papel a la
universidad basada en el documento electrónico
Alicante, 9 de noviembre de 2011
Sumario
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Antecedentes.
La e-Administración.
El documento y expediente electrónico.
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico.
Técnicas de mejora del ciclo de vida del e-expediente:
a.
La actuación administrativa automatizada.
b.
Interoperabilidad.
La preservación del documento y expediente electrónico.
La digitalización segura del documento papel.
Modelo de gestión documental.
Firma electrónica y documento electrónico.
Retos.
Conclusiones.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes
•
La Universidad está inmersa en un proceso de modernización para adaptarse a las
nuevas demandas de los estudiantes, PAS y PDI, empresas, otras administraciones
públicas, etc. Así como a las nuevas leyes.
•
En los últimos años han surgido nuevas leyes que pretenden adecuar las Universidades
a la nueva realidad que es la sociedad de la información o del conocimiento, tal y como
nos referimos en estos momentos al impacto que están teniendo las tecnologías de la
información y de las comunicaciones dentro de la sociedad actual.
•
Pero últimamente esta adecuación también se observa como un proceso de
simplificación administrativa, ahorro de costes y mejora de la eficiencia de las
universidades.
•
Las TIC no son el elemento que modernizará una institución, pero no se puede plantear
su modernización sin su utilización.
•
Los nuevos ciudadanos están ya preparados, las leyes lo impulsan, las administraciones
ofrecen herramientas, hay que ser más eficientes, hay que ahorrar costes, las
universidades tienen que avanzar en la e-Administración.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: Leyes que habilitaban
• Ley 30/1992 de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común (LRJAP-PAC) recogida en su artículo 45:
“Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios
electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus
competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las
Leyes”
• Ley 24/2001 de 27 de diciembre que permite el establecimiento de registros telemáticos,
así como las notificaciones telemáticas
• Ley general tributaria de 2003 que ya habla de la actuación administrativa automatizada
o la imagen electrónica de los documentos en papel.
• Ley 59/2003 de firma electrónica que da validez jurídica al documento electrónico
firmado digitalmente.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: Nuevas leyes
Hasta hoy las leyes habilitaban para poder hacer cosas por medios telemáticos,
y por tanto estaba en manos de las AAPP en general y de las universidades en
particular, el utilizarlos.
A partir de ahora, no solo se habilita, sino que se OBLIGA:
1. Ley11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios
Públicos (LAECSP).
2. Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007.
3. Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.
4. Ley 30/2007 de contratos del sector público.
5. ENI y ENS y las NTI
6. Ley de Impulso de la Sociedad de la Información (LISI).
7. Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
Ley aprobada el 14 de junio de 2007 y publicada en el BOE el 20 de junio de
2007
El eje central de la Ley es el cambio en el modelo de relación entre los
ciudadanos y las administraciones públicas por medios telemáticos, para pasar
de un sistema voluntarista, que era el definido en la Ley 30/1992, a un
sistema obligatorio al reconocer el derecho de los ciudadanos a comunicarse
con las AAPP por medios:
1. Es mucho más explícita y detallada respecto a los medios y la forma de ir
avanzando en esta relación telemática (pasamos de unos artículos a una
ley) a la vez que tiene efectos sobre todas las AAPP.
2. En la nueva ley se recoge el derecho de los ciudadanos y por tanto se
convierte en una obligación para las AAPP. En este sentido incluso pone
fechas al cumplimiento. Tal y como dice la ley, se pasa del “podrán” al
“deberán”
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
OBJETIVO DE LA LEY:
Esta ley tiene como objetivos principales:
• Reconocer el derecho al ciudadano (también empresa o profesional) a
relacionarse con las AAPP por medios electrónicos.
• Regular los aspectos básicos de la utilización de las TIC dentro de la
actividad administrativa, en las relaciones entre las AAPP, así como con
las relaciones con los ciudadanos.
Haciendo especial énfasis en la disponibilidad integridad, autenticidad,
Destacamos:
confidencialidad y conservación de los datos.
De los 46 artículos que tiene la ley, en 28 un 60% se hace referencia a identidad digital,
firma electrónica, seguridad jurídica, y en 7, un 15% de los artículos solo hace
referencia a estos aspectos.
Esto indica la importancia que da el legislador a estos aspectos.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
PRINCIPIOS GENERALES:
1. Respeto a los derechos a la protección de datos de carácter personal.
2. Igualdad.
3. Accesibilidad.
4. Legalidad.
5. Cooperación entre AAPP: Interoperabilidad y prestación de servicios conjuntos a
los ciudadanos.
6. Seguridad.
7. Proporcionalidad.
8. Responsabilidad y Cualidad respeto a lo que ofrecen las AAPP a través de los
medios telemáticos.
9. Neutralidad tecnológica.
Destacamos:
10. Simplificación administrativa. Ser más eficientes, reducir el tiempo de
tramitación.
Principio de seguridad en la implantación y utilización de los medios electrónicos.
11. Transparencia y publicidad del procedimiento.
Principio de proporcionalidad en relación a las medidas de seguridad exigidas y
en relación a los datos que se requieren a los ciudadanos.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
CONCEPTOS IMPORTANTES: Sede electrónica
Se considera sede electrónica una dirección electrónica (WEB) a través de la
cual, los ciudadanos pueden ejercer sus derechos.
Obliga a la Universidad de Alicante en cuanto a la integridad, veracidad y
actualización de la información y de los servicios a los que se puedan acceder
desde esta.
Hará falta identificar el titular de la sede, así como los medios disponibles para la
formulación de sugerencias y quejas.
Dispondrán de sistemas que permitan establecer comunicaciones seguras
siempre que sean necesarias.
Deben respetar los principios de accesibilidad y usabilidad.
e-Sede de la UA
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
CONCEPTOS IMPORTANTES: Identidad electrónica
La Universidad de Alicante deben admitir sistemas de firma electrónica que sean conformes a
la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica.
Se regula que herramientas serán aceptadas para identificar al ciudadano: eDNI, Certificados
digitales de firma electrónica avanzada, etc.
Se regula que herramientas de identidad digital se podrán utilizar en las AAPP: Certificados de
servidor o de sede electrónica, Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa
automatizada, Firma electrónica del personal de la Universidad, etc.
Representación: Se podrá habilitar a persones físicas y jurídicas para la realización de
determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados.
Para ciertos trámites, un intermediario puede representar a un ciudadano o a una empresa: ex.
Gestor administrativo, etc.
e-Sede de la UA
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
CONCEPTOS IMPORTANTES: Firma electrónica
En este apartado distinguimos tres tipos de firma electrónica:
• Firma electrónica del ciudadano.
• Firma electrónica del trabajador de la Universidad.
• Firma electrónica en la actuación administrativa automatizada.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
CONCEPTOS IMPORTANTES:
Registro electrónico
Las AAPP crearán registros electrónicos para la recepción y reemisión de solicitudes,
escritos y comunicaciones electrónicas.
Notificación electrónica.
Los ciudadanos podrán escoger en cualquier momento la forma de comunicarse con la
Universidad. Estas podrán utilizar medios electrónicos de comunicación con el
ciudadano siempre que el ciudadano lo haya solicitado o consentido expressamente.
La Universidad en virtud del punto 6 del artículo 27 puede obligar a ciertos colectivos a
comunicarse electrónicamente con la Universidad: empresas, profesionales, etc.
En las relaciones con otras AAPP se utilizarán preferentemente medios electrónicos.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
CONCEPTOS IMPORTANTES: Documento electrónico y archivo digital.
Las AAPP podrán emitir documentos administrativos electrónicos.
Se pueden hacer copias electrónicas de documentos electrónicos con validez jurídica.
Se pueden hacer copias electrónicas de documentos en papel, estas copias tienen valor de
copias auténticas si se garantiza la autenticidad. Este proceso de digitalización se puede
hacer de forma automatizada con el correspondiente sello electrónico.
Se podrá llegar a destruir el papel si se ha hecho un proceso de digitalización segura.
Se pueden imprimir documentos originalmente en electrónico y tendrán consideración de
copias auténticas siempre que tengan sistemas de verificación que permitan garantizar su
autenticidad.
Hay que garantizar la preservación y la validez jurídica del documento electrónico a lo largo
de su vida útil. Si el documento nace electrónico se tiene que preservar electrónicamente.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Antecedentes: LAECSP
CONCEPTOS IMPORTANTES: Consulta del estado del procedimiento por parte del
ciudadano.
El ciudadano podrá consultar, en un espacio restringido, previa identificación, la información
sobre el estado de tramitación del procedimiento: fase en que se encuentra, órgano o unidad
responsable y fecha de entrada en esta fase.
Este es un punto muy importante de la ley y que condiciona de una forma muy
importante el que el expediente sea electrónico.
CONCEPTOS IMPORTANTES: Interoperabilidad.
Reconoce el derecho del ciudadano a no aportar ningún documento o información que ya esté
en poder de alguna administración pública.
Este es otro de los puntos importantes que lleva a la necesidad de que el expediente
sea electrónico.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración
La e-Administración, la confianza en Internet y el futuro de Europa:
• “El papel de la administración electrónica en el futuro de Europa”. COM (2003)
256 de 29 de septiembre de 2003
• “Retos para la sociedad de la información europea más allá de 2005”, COM
(2004) 757, de 19 de noviembre de 2004
• “i2010. Una sociedad de la información europea para el conocimiento y la
ocupación”, COM (2005) 229, d’1 de junio de 2005
• Declaración de Manchester “Transformando los Servicios Públicos”
• “Interoperabilidad de los servicios públicos panaeuropeos de administración
electrónica”, COM (2006) 45, de 13 de febrero de 2006.
• “Plan de acción sobre administración electrónica i2010”, COM (2006) 173, de 25
de abril de 2006
• “Una estrategia para una sociedad de la información segura – Dialogo,
asociación y potenciación”, COM (2006) 251, de 31 de mayo de 2006
e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración
• Pasamos de la relación presencial a la telemática.
• Pasamos del papel al documento electrónico.
• Al procedimiento administrativo automatizado.
• A la interoperabilidad.
• De una seguridad tecnológica a una seguridad jurídico-tecnológica.
• La comunicación y las relaciones se establecerán a nivel de hardware/
software. Es necesario un control de lo que hace este.
• Cada vez se requerirán perfiles mixtos: técnico/legal, técnico/archivero, etc.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración
Sector administración pública
•
•
•
•
Ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos.
Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007
Ley 30/2007 de contratos del sector público.
ENI y ENS.
• Lleva a:
• Trámite telemático
• Uso de las TIC con validez jurídica.
• Reingeniería de procesos:
• Documento y expediente electrónico.
• Automatización de procesos.
• Interoperabilidad.
• Certificados ACCV y DNI electrónico.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración
Sector administración pública: Sector salud.
• La receta electrónica: Uso masivo de la firma electrónica.
• La historia clínica compartida: Interoperabilidad y alto nivel de seguridad.
• La tarjeta del asegurado sanitario (pública o privada) como dispositivo
identidad digital y firma electrónica para pacientes.
de
• La identidad digital basada en certificados digitales como sistema de alto nivel
de seguridad para el acceso de los profesionales y de los ciudadanos a la
información del paciente.
• Movilidad: firma en el teléfono móvil.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración
Banca y servicios financieros
• Se centran en iniciativas de autenticidad, y aun dudan sobre el modelo de
negocio referente a expedir certificados digitales a sus clientes.
• La tensión por el phishing puede forzar el cambio.
• Las tarjetas financieras como EMV permite introducir un certificado de firma
electrónica para otros usos.
• Ya hay diferentes entidades financieras que aceptan el DNI electrónico, el
certificado de la ACCV, etc. Como medio para identificarse en la banca
electrónica.
Ejemplo
A la banca le interesa más la firma electrónica que la identidad
digital: firma de contratos, transferencias, etc.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración
Empresas
• Ley 56/2007 de impulso de la Sociedad de la Información.
• Ley 30/2007 de contratos del sector público.
• A la espera de los movimientos de la Administración Pública (especialmente el
DNI-e), banca y servicios financieros.
• Se están desplegando sistemas de factura telemática y de voto electrónico
societario.
• Todos los protocolos de negocio electrónico se orientan a la adopción de la
firma electrónica de empresa para los intercambios normalizados (ebXML y
otros).
• Empiezan a haber ayudas de las administraciones públicas para implantar
Las empresas disponen de identidad digital, pero son reticentes
a su uso. La Universidad puede obligar.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La e-Administración en la Universidad
Desde hace más de un año se está trabajando en la implantación de la eAdministración en la Universidad de Alicante.
En todo el trabajo se han tenido en cuenta las obligaciones que marca la ley,
pero también las oportunidades que esta abre en la Universidad de Alicante para
avanzar hacia la e-Administración, haciendo que esta nueva forma de prestación
de servicios al ciudadano (estudiante, PAS y PDI y empresas) sea más abierta,
más transparente, más eficiente y más cercana.
A la hora de definir este plan de digitalización se tienen que analizar los procesos
internos más importantes y también los que tienen relación con otras
administraciones públicas, empresas, representes etc.
Se han tenido en cuenta los agentes que intervienen y los documentos
generados y gestionados.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración
La e-Administración en la Universidad
Objetivos
•
•
•
•
•
Análisis de la Situación Actual en los distintos ámbitos de la ley: normativo,
organizativo, de gestión documental, tecnológico y de servicios al ciudadano
Modelos de e-Administración y Organismos de Referencia.
Propuesta de arquitectura tecnológica de soporte a la e-Administración.
Definición de la líneas de actuación a tres años vista para dar cumplimiento
a las exigencias de la ley.
Directrices a seguir en relación al plan de Información y Formación.
Para la realización del trabajo se ha partido de la colaboración de AGTIC, el
conocimiento de iniciativas relacionadas y de organismos de referencia y de
entrevistas realizadas con las personas clave del proceso y que constituyen la
Comisión de e-Administración
e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración
Interface trabajador público (Intranet)
SIGEM
Interface Terceros (Internet)
CAMPUS VIRTUAL
E-registro
SIGEM
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Gestor de
contenidos
VUALÀ
i
v
E-pagos
SIGEM
c
SIGEM
i
E-notificación
r
Portafirmas
SIGEM
e
Carpeta del
estudiante
S
Sede
Electrónica
E-logs
Generador de
formularios
SIGEM
Workflow (BPM) - SIGEM
Gestor documental (ALFRESCO?)/Gestor de expedientes (SIGEM)
Modelador de
procedimientos
SIGEM-INTALIO
E-digitalitzación
E-impressión
Plataforma de custodia del e-documento y del e-expediente
Plataforma de
interoperabilidad
SIGEM
Firma
automatizada
[email protected]
Gestión de
representaciones
Módulo e-firma
[email protected]
Sello de tiempo
[email protected]
Validación
[email protected]
e-Administración: documento y expediente electrónico
Plan Director e-Administración
La e-Administración en la Universidad
Líneas de actuación
Actuación
2010
2011
2012
Ámbito normativo
1. Elaboración de la normativa de Registro Electrónico
2. Elaboración de la normativa de Sede Electrónica
3. Elaboración de la normativa interna que regule la realización de
procesos telemáticos y el documento electrónico con validez jurídica
4. Elaboración de la normativa de Notificación Electrónica
5. Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos
6. Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos
7. Elaboración de convenios de interoperabilidad
8. Elaboración y validación del cuerpo normativo único de eAdministración
e-Administración:
e-Administración:
un nuevo eslabón
documento
en laymodernización
expediente electrónico
de la UA
Plan Director e-Administración
La e-Administración en la Universidad
Líneas de actuación
Actuación
2010
2011
2012
Ámbito organizativo
9. Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización
10. Documentación y optimización de los procedimientos de la UA de
cara a su digitalización
11. Elaboración del cuadro de interoperabilidad
12. Elaboración del plan de comunicación de la e-Administración
13. Adaptación del plan de comunicación de la e-Administración según
las nuevas herramientas implantadas y procedimientos
digitalizados
14. Ejecución del plan de comunicación de la e-Administración
15. Ejecución del plan de formación de la e-Administración a los
distintos ámbitos de la UA involucrados
16. Ejecución del plan de formación al usuario final de la UA de las
herramientas y procedimientos de e-Administración
e-Administración:
e-Administración:
un nuevo eslabón
documento
en laymodernización
expediente electrónico
de la UA
Plan Director e-Administración
La e-Administración en la Universidad
Líneas de actuación
Actuación
2010
2011 2012
Ámbito de gestión documental
17. Finalizar el desarrollo del Cuadro de Clasificación
18. Finalizar la definición del vocabulario de metadatos
19. Definir la Tabla de Preservación de documentos
20. Formación al personal de archivo sobre “Record Management”
21. Redacción de un Plan Director del Documento Electrónico
22. Definición de las Políticas de Acceso a documentos y expedientes
e-Administración:
e-Administración:
un nuevo eslabón
documento
en laymodernización
expediente electrónico
de la UA
Plan Director e-Administración
La e-Administración en la Universidad
Líneas de actuación
Actuación
2010
2011
2012
Ámbito tecnológico
23. Continuar siendo Entidad de Registro de la ACCV
24. Ampliar el número de certificados admitidos para relacionarse
telemáticamente con la UA. Ligado a la implantación de @firma.
25. Entregar certificados digitales a los trabajadores de la UA que así lo
requieran
26. Finalizar la implantación de SIGEM según propuesta de Cesser
27. Publicar la sede electrónica de la UA
28. Ampliar los servicios ofrecidos a través de la sede electrónica
29. Implantar herramienta de evidencias electrónicas
30. Implantar herramienta de gestión documental
31. Evaluar soluciones de archivo electrónico
32. Implantar herramienta de digitalización segura de documentos
33. Implantar herramienta de impresión segura de documentos
34. Implantar plataforma tecnológica de apoyo a la interoperabilidad
e-Administración:
e-Administración:
un nuevo eslabón
documento
en laymodernización
expediente electrónico
de la UA
Plan Director e-Administración
La e-Administración en la Universidad
Líneas de actuación
Actuación
2010
2011
2012
Ámbito tecnológico
35. Digitalización de todos los procedimientos administrativos de la UA
y, para los que aplique, con posibilidad de tramitación telemática
e-Administración:
e-Administración:
un nuevo eslabón
documento
en laymodernización
expediente electrónico
de la UA
Plan Director e-Administración
La e-Administración en la Universidad
Líneas de actuación
Actuación
2010
2011
2012
Esquema Nacional de Interoperabilidad y de Seguridad
36. Elaborar un plan de acción que defina las actividades y sus plazos
para dar cumplimiento al ENS y al ENI en un plazo máximo de 48
meses desde su entrada en vigor, es decir, hasta el 8 de enero de
2014.
37. Llevar a cabo las actividades del plan de acción de cumplimiento
del ENS y del ENI según los plazos definidos por el propio plan para
dar cumplimiento al ENS y al ENI antes del 8 de enero de 2014
y 2013
e-Administración:
e-Administración:
un nuevo eslabón
documento
en laymodernización
expediente electrónico
de la UA
Documento y expediente electrónico
El documento electrónico existe desde que empezaron las TIC, documentos de
texto, planos, imágenes, sonidos, vídeos, etc. Estos documentos han
proporcionado una mejora en la eficiencia de los procesos internos en las
empresas y administraciones. Hoy en día no se podría plantear una
organización eficiente sin la utilización de las TIC y de los documentos
electrónicos.
Pero estos documentos eran simples copias sin validez jurídica de los
documentos en papel que eran los que realmente tenían esa validez jurídica. De
hecho, los archivos físicos continúan creciendo, al mismo tiempo que crecen las
necesidades de almacenamiento digital de los documentos, hemos pasado de
Kbytes a Mbytes a Gbytes y en estos momentos ya hablamos de Tbytes, es
decir, el orden de magnitud ha crecido por 1000.000.000.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Con aparición de la firma electrónica y en concreto de la Ley de Firma Electrónica
en el 2003 se abre un nuevo paradigma:
El documento electrónico se equipara al documento manuscrito
A partir de este momento se empiezan a generar documentos electrónicos con
validez jurídica, que además, la pierden en el momento en que estos documentos
se imprimen.
El documento electrónico tiene validez jurídica mientras es electrónico.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Hasta ahora se ha hablado mucho del trámite electrónico, de la transacción, de
la validez de esta, de las garantías jurídicas en el acto.
Pero a medida que el trámite o transacción es una realidad (o obligación) se
empieza a generar un gran número de documentos y expedientes electrónicos,
los cuales además de la identidad, integridad, confidencialidad y autenticidad,
requieren la garantía de preservación a lo largo del tiempo: DISPONIBILIDAD
De la validez jurídica de la transacción
electrónica a la del documento electrónico
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Documento electrónico
Definición
• Información registrada producida o recibida durante el inicio, desarrollo o
finalización de una actividad personal o institucional y comprende el
contenido, el contexto y la estructura suficiente para aportar la evidencia
de la actividad sin considerar la forma y el soporte
• El contenido está consignado sobre un soporte al que no se puede acceder
directamente (relación soporte y contenido)
• El contenido está representado por signos (códigos binarios) que deben ser
descodificados mediante un programa informático que convierte la expresión
en codificación informática a lenguaje natural (dependencia software)
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Documento electrónico
Características
• Separación entre entidad física y entidad lógica
(reconstrucción durante visualización)
• Compuestos
• Distribuidos vs encapsulados
• Dinámicos vs estáticos
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Documento electrónico
Características
• Contenido
•
Debe reflejar correctamente aquello que se comunicó o decidió y debe servir para dar cuenta o
evidenciar los actos.
•
La información contenida en los documentos permite tomar decisiones que posibiliten la acción.
• Contexto
•
Además del contenido, debe incluir información relacionada con el entorno de creación/gestión/uso
del documento (firma, metadatos descriptivos, etc.)
• Estructura
•
El formato, la estructura física, el soporte y la identificación del entorno tecnológico en que se creó el
documento (software) para facilitar su representación
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Documento electrónico
Características
• Autenticidad
•
•
•
Que el documento es aquello que afirma ser
Proviene de una persona identificada y conocida (autoría)
Que ha sido creado/enviado en el momento en que se afirma
• Fiabilidad
•
El contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de la
actividad/acto que testimonia
• Integridad
•
Completo y inalterable (no ha sido modificado sin conocimiento del autor o del
destinatario)
• Disponibilidad/conservación
•
Se tiene que poder recuperar, presentar e interpretar
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Documento electrónico
Características
¿Como podemos conseguir generar documentos electrónicos válidos?
•
Uso perceptivo de la firma electrónica. La firma son datos anexados a un documento
electrónico que permite al receptor probar el origen (autenticidad) y protegerlos de una
falsificación posterior (integridad)
•
La incorporación del sello de tiempo es el elemento que permite demostrar en que
momento se generó el documento
•
Necesidad de incluir los metadatos que posibiliten la creación, captura, clasificación,
acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo
•
Necesidad de crear documentos autocontenidos y autodescritos en sí mismos
(contenidors xml)
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Documento electrónico
Tipos de documentos electrónicos
• Documentación estructurada (base de datos)  modelo datacéntrico
• Documentación no estructurada  modelo docucéntrico
• Creados utilizando aplicaciones informáticas (.pdf, .doc)
• Creados en entornos web
• Correos electrónicos
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Documento electrónico
Metadatos
Definición
• Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así
como su gestión a lo largo del tiempo
• Son información estructurada o semi-estructurada que posibilita la creación,
captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo
largo del tiempo
• El uso de metadatos es imprescindible en la gestión de los documentos
electrónicos ya que son necesarios para facilitar su recuperación acceso y
probar su autenticidad
• Los metadatos pueden estar “incrustados” en el mismo fichero que el
documento o como un fichero independiente
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Documento electrónico
Tipos de Metadatos
• Descriptivos
• Aporta información contextual sobre los procesos de
negocio, las relaciones entre los documentos y facilita la
búsqueda
• Preservación y gestión del ciclo de vida
• Técnicas
• Información sobre el formato, estructura del documento
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Expediente electrónico
Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos relacionados a
través de un índice firmado digitalmente.
Se podría considerar un documento con links a documentos.
Tanto la ley 11/2007, como el RD 1671/2009 de desarrollo de la LAECSP lo
regulan.
Tienen metadatos propios.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Expediente electrónico
La interoperabilidad, las empresas, los profesionales y sobre todo los nuevos
ciudadanos van a impulsar el expediente electrónico.
La eficiencia va a ser el principal motivo del expediente electrónico.
Vamos a convivir muchos años con expedientes híbridos.
Ahora nos planteamos el imprimir documentos electrónicos para incorporar en el
expediente papel, dentro de poco va a ser lo contrario.
Se nos va a plantear el paradigma de la digitalización de los expedientes antiguos.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Documento y expediente electrónico
Expediente electrónico
Metadatos del expediente:
Código Referencia
Número expediente
Código de Clasificación
Nombre Agrupación documental
Título
Fecha de apertura
Fecha cierre
Titular
Unidad productora
Nivel de Seguridad
Nivel de LOPD
Emplazamiento
Ubicación Física
Estado
Soporte
Volumen expediente
Interesados
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
•
Concebir el ciclo de vida de los documentos como el eje de acción
en que concurren en alianza estratégica los programas
tecnológicos y la metodología archivística.
•
Formalización de su ámbito de aplicación, las políticas de la
gestión del sistema, el modelo funcional y el modelo de
información. Requerimientos para la integración de los
organismos u oficinas en la plataforma tecnológica.
•
La metodología archivística en este entorno:
–
–
–
Política para la organización de la gestión electrónica del ciclo de vida de los
documentos.
Política para el uso de los documentos y reutilización de la información.
Política para la organización de la gestión y Administración del sistema.
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Proyecto transversal e interdepartamental que precisa del concurso de
los siguientes organismos:
•
•
•
•
•
•
Los órganos rectores de la política archivística
Los responsables de las TIC
Los expertos en organización
Los expertos en firma electrónica
Los responsables de implementar la administración electrónica
Los responsables jurídicos de la organización.
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Los documentos contienen información que constituye un preciado recurso y un
importante activo de la organización. La adopción de un criterio sistemático y
corporativo en la gestión documental resulta esencial para las organizaciones a la
hora de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos.
La gestión de documentos en una organización incluye:
•
Elaborar, aprobar y difundir la normativa correspondiente (políticas,
estándares, manuales)
•
Prestar una serie de servicios relacionados con el uso y gestión de los
documentos
•
Diseñar sistemas especializados para gestionar documentos
•
Integrar la gestión de documentos dentro del resto de sistemas de la
organización y procesos de negocio
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Conceptos clave:
El diseño de un SGD no se debe enfocar de una manera aislada,
sino que debería formar parte de un plan estratégico de gestión de
la Información corporativo y integral, en concordancia con los
requisitos del sistema de la calidad y seguridad de la información de
la organización.
Todos los sistemas de información, aplicaciones o herramientas que
se utilicen para gestionar los procesos de negocio de la organización
se deberían diseñar para facilitar la creación, captura y gestión de
documentos íntegros, auténticos, fiables y disponibles.
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Conceptos clave
Los pasos a seguir para diseñar un SGD:
•
Determinar que documentos se deberían incorporar al
sistema
•
Establecer el período de conservación de los documentos en
el sistema
•
Especificar los procesos para gestionar el ciclo de vida de los
documentos: captura y registro, clasificación, almacenaje,
acceso, uso y disposición
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Instrumentos del sistema
Para la realización de estos procesos es necesario elaborar unas herramientas
o instrumentos que servirán para sostener el sistema:
• Cuadro de clasificación funcional.
• Calendario de conservación y eliminación de documentos (Tablas
de evaluación)
• Vocabulario de metadatos.
• Políticas de seguridad y acceso.
• Políticas de preservación digital a largo plazo.
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Responsable: Departamento
Responsable: Archivo
Fase análisis
Gestión o tramitación
Nuevo
Abierto
Cerrado
Vigencia
Archivo
Cerrado
Cerrado
Transferencia
Eliminación
Calendario de
preservación:
Tablas de
evaluación y
elección
Política de seguridad y acceso
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Fase análisis
Fase análisis:
• Cuadro de clasificación.
• Vocabulario de metadatos.
• Políticas de seguridad y acceso.
• Formato de los documentos.
• Formato de las firmas electrónicas.
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Gestión o tramitación Fase de gestión, tramitación o activa:
Nuevo
Abierto
Cerrado
• Alta nuevos documentos.
• Asignación entrada cuadro de clasificación.
• Asignación valores vocabulario de metadatos.
• Asignación políticas de seguridad y acceso.
• Cambio estado.
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Vigencia
Cerrado
Transferencia
Fase de vigencia o inactiva:
• Transferencia.
• Eliminación.
• Asignación valores vocabulario de metadatos.
• Cambio asignación políticas de seguridad y acceso.
Eliminación
• Aplicar políticas de preservación.
e-Administración: documento y expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico
Archivo
Cerrado
Fase de archivo o histórica:
• Cambio asignación políticas de seguridad y acceso.
• Aplicar políticas de preservación.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Unión Europea
– Directiva 1999/93/CE, del 13 de diciembre, por la cual se establece un
marco comunitario para la firma electrónica, introducción del concepto de
“Qualified certificate”
– Marco técnico: ETSI (políticas y perfiles) – CEN dispositivos y sistemas
Legislación básica
– Ley de firma electrónica de diciembre de 2003. Texto mejor adaptado a
las necesidades de los prestadores y de los usuarios, es la transposición
de la Directiva europea. Tratamiento especial al DNI digital, pero
pendiente de su propia regulación, certificados de personas jurídicas.
Referencias a estándares europeos.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
DOCUMENTOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO
(CAPÍTULO IV. ARTÍCULOS 29 AL 32)
Hacen referencia a:
1.
Documentos electrónicos
2.
Copias electrónicas
3.
Archivo electrónico de documentos
4.
Expediente electrónico
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
Documentos electrónicos
Las Administraciones Públicas podrán emitir válidamente por medios electrónicos
los documentos administrativos a los que se refiere el artículo 46 de la Ley
30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común, siempre que incorporen una o varias firmas
electrónicas conforme a lo establecido en la Sección 3 del Capítulo II de la
presente Ley.
Las AP podrán emitir válidamente por medios electrónicos
documentos administrativos
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
Documentos electrónicos
Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a
través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.
La Administración General del Estado, en su relación de prestadores de servicios de
certificación electrónica, especificará aquellos que con carácter general estén
admitidos para prestar servicios de sellado de tiempo.
El documento electrónico incorporará referencia temporal
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
Copias electrónicas
Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos
emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas,
manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración
de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992,
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se
encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica
y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho
documento.
Posibilidad de crear copias autenticas
de documentos electrónicos con cambios
de formato
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
Copias electrónicas
Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios
electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones
Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre
que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la
Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los
documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y
Se establece
la procesos
posibilidad
de hacer copias
electrónicas
autenticas
eficacia,
a través de
de digitalización
que garanticen
su autenticidad,
de documentos
en papel,
tanto si estos
han
sido
por la
integridad
y la conservación
del documento
imagen,
de lo
quegenerados
se dejará
constancia.
Esta
obtención podrácomo
hacerse
forma
automatizada,
mediante
el
propia
administración
side
han
estado
aportados
por los
correspondiente
sello
electrónico.de DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL. Se
ciudadanos.
Concepto
permite hacer mediante procesos automatizados.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
Copias electrónicas
En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan
efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse
a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada
Administración Pública se establezcan.
Posibilidad de destrucción de los originales en papel
Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por
medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas
siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas
de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos
electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora. Los documentos
administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a través de medios
electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.
Posibilidad de pasar de electrónico a papel
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
Archivo electrónico
Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones
administrativas.
Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o
intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el
mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la
identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso
la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde
diferentes aplicaciones.
Archivo electrónico de documentos como medio de preservación de
este a lo largo del tiempo. Posibilidad de cambio de formato de este
para garantizar la disponibilidad de la información.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
Archivo electrónico
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y
conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de
los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en
la legislación de protección de datos.
El archivo tiene que garantizar la integridad, autenticidad,
confidencialidad, calidad, protección y conservación de los
documentos guardados
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: LAECSP
Expediente electrónico
El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un
procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico,
firmado por la Administración, órgano o entidad actuante,
según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su
recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte
de distintos expedientes
electrónicos.
La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a
disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo.
El expediente electrónico es el conjunto de documentos
electrónicos: Integridad.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Documento electrónico
Artículo 41. Características del documento electrónico.
1.
2.
Los documentos electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez:
a. Contener información de cualquier naturaleza.
b. Archivar la información en un soporte electrónico según un formato determinado y
conocido.
c. Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio
de su posible incorporación a un expediente electrónico o a un documento electrónico
de rango superior.
Los documentos administrativos electrónicos deberán, además de cumplir las anteriores
condiciones, haber sido expedidos y firmados electrónicamente mediante los sistemas de
firma previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, y ajustarse a los requisitos de
validez previstos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
El documento electrónico administrativo tiene que estar
firmado digitalmente
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Metadatos
Artículo 42. Adición de metadatos a los documentos electrónicos.
1.
Se entiende como metadato, a los efectos de este reglamento, cualquier tipo de información
en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e
independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de
alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la
conservación y la interoperabilidad del propio documento.
2.
Los documentos electrónicos utilizados en la gestión pública susceptibles de ser integrados
en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su
contextualización en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento
administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la
información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos,
en la forma regulada en el presente Reglamento.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Metadatos
Artículo 42. Adición de metadatos a los documentos electrónicos.
3.
La asociación de metadatos a los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos o
emitidos por la Administración general del Estado o sus organismos públicos será, en todo
caso, realizada por el órgano u organismo actuante, en la forma que en cada caso se
determine.
4.
Los metadatos mínimos obligatorios asociados a los documentos electrónicos, así como la
asociación de los datos de firma o de referencia temporal de los mismos, se especificarán en
el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
5.
Una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no podrán ser modificados en
ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, excepto por errores o por necesidad
de actualización.
Los
metadatos son un elemento clave en la gestión del
documento y expediente electrónico, incluso se regula su uso.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Copias
Artículo 43. Copias electrónicas de los documentos electrónicos.
1.
Para que una copia electrónica de un documento electrónico administrativo o emitido por el
interesado tenga la condición de copia auténtica, deberá cumplirse los siguientes requisitos:
a.
b.
c.
Que el documento electrónico original se encuentre en poder del órgano u organismo
público que obtiene la copia.
Que la copia sea obtenida por quien sea competente conforme a Derecho, o de forma
automatizada conforme a los requisitos reglamentarios.
Que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo, permitan
comprobar la coincidencia con el original.
Regula las copias de documento electrónico a documento
electrónico: documento para el ciudadano, preservación y
interoperabilidad.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Copias
Artículo 43. Copias electrónicas de los documentos electrónicos.
2.
Las copias electrónicas generadas que, por tener idéntica firma electrónica al documento
electrónico original, no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrán la eficacia
jurídica del documento electrónico original.
En caso de cambio de formato original, la copia electrónica, para ser auténtica, deberá incluir
su carácter de copia entre los metadatos asociados y estar autorizada mediante firma
electrónica conforme a los sistemas recogidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de
22 de junio.
3.
Se podrán generar copias electrónicas auténticas a partir de otras copias electrónicas
auténticas siempre que se observen los requisitos establecidos en los apartados anteriores.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Copias
Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del
Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos
en formato no electrónico.
Conceptos:
Imagen electrónica: es el resultado de aplicar un proceso de digitalización a un
documento en soporte papel o en otro soporte que permita la obtención fiel de
dicha imagen.
Digitalización: es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel
o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada,
fiel e íntegra, del documento.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Copias
Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del
Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos
en formato no electrónico.
1.
Las copias electrónicas de los documentos en soporte papel o en otro soporte susceptible
de digitalización realizadas por la Administración, ya se trate de documentos emitidos por
la Administración o documentos privados aportados por los ciudadanos, se realizarán de
acuerdo con lo regulado en el presente artículo.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Copias
Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del
Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos
en formato no electrónico.
3.
Cuando sean realizadas por la Administración, las imágenes electrónicas tendrán la
naturaleza de copias electrónicas auténticas, siempre que se cumplan los siguientes
requisitos:
a.
b.
c.
d.
e.
Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica.
Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica utilizando los sistemas recogidos
en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
Que las imágenes electrónicas estén codificadas conforme a alguno de los formatos y con los
niveles de calidad y condiciones técnicas especificados en el Esquema Nacional de
Interoperabilidad.
Que las copias electrónicas incorporen los metadatos asociados con el proceso de digitalización y
firma que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad
Que la copia sea realizada por persona expresamente habilitada para ello, o mediante procesos
automatizados, en la forma y con las garantías que en cada caso expresamente se determinen.
Habla de compulsa electrónica y procesos de
digitalización automatizada
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Destrucción del papel
Artículo 45. Destrucción de documentos en formato no electrónico.
1.
Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no
electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado copias
electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos y condiciones que se determinen
en las correspondientes Resoluciones, si se cumplen los siguientes requisitos:
a.
La destrucción requerirá una resolución adoptada por el órgano responsable del procedimiento,
previo el oportuno expediente de eliminación, en la que se determinen la naturaleza específica de los
documentos susceptibles de destrucción, los procedimientos administrativos afectados, las
condiciones y garantías del proceso de destrucción, y la especificación de las personas u órganos
responsables del proceso. Las resoluciones que aprueben los procesos de destrucción regulados en
el artículo 30.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, requerirán informe previo de la respectiva
Comisión Calificadora de Documentos Administrativos y posterior dictamen favorable de la Comisión
Superior Calificadora de Documentos Administrativos, sin que, en su conjunto, este trámite de
informe pueda ser superior a tres meses.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Destrucción del papel
Artículo 45. Destrucción de documentos en formato no electrónico.
a. Que no se trate de documentos con valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que
aconseje su conservación y protección, o en el que figuren firmas u otras expresiones manuscritas o
mecánicas que confieran al documento un valor especial.
2.
Se deberá incorporar al expediente de la Resolución un análisis de los riesgos relativos al
supuesto de destrucción de que se trate, con mención explícita de las garantías de
conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de
seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los documentos electrónicos,
establezca el Esquema Nacional de Seguridad.
Especifica como se tiene que hacer la destrucción
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Sello de tiempo
Artículo 46. Referencia temporal de los documentos administrativos
electrónicos.
1.
La Administración General del Estado asociarán a los documentos administrativos
electrónicos, una de las siguientes modalidades de referencia temporal, de acuerdo con lo
que determinen las normas reguladoras de los respectivos procedimientos:
a. «Marca de tiempo» entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de la
fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico. La marca de tiempo será
utilizada en todos aquellos casos en los que las normas reguladoras no establezcan
la utilización de un sello de tiempo.
b. «Sello de tiempo», entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de una
fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de
servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de
tiempo del documento.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Autocompulsa
Artículo 47. Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos.
1.
2.
3.
4.
Los interesados podrán aportar al expediente, en cualquier fase del procedimiento,
imágenes electrónicas de los documentos en soporte papel.
Las imágenes electrónicas presentadas por los ciudadanos deberán ajustarse a los
formatos y estándares aprobados para tales procesos en el Esquema Nacional de
Interoperabilidad.
La presentación documental que realicen los interesados en cualquiera de los lugares de
presentación establecidos en el Real Decreto 772/1999, podrá acompañarse de
documentos electrónicos o copias digitalizadas de documentos que cumplan los requisitos
establecidos al efecto por el ENI, autorizadas mediante firma electrónica del interesado.
Será de aplicación a las solicitudes de cotejo de las copias aportadas, previstas en el
artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, lo establecido en relación con la transmisión
de datos en el artículo 2.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Archivo.
Artículo 50. Archivo electrónico de documentos.
1.
La Administración General del Estado deberá conservar en formato electrónico todos los
documentos electrónicos emitidos por los ciudadanos o por las Administraciones públicas,
que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, aun no
formando parte de un procedimiento administrativo reglado, constituyan evidencia de las
relaciones entre los ciudadanos y la Administración.
2.
La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria, o
mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso,
consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen
de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Archivo.
Artículo 51. Conservación de documentos electrónicos.
1.
Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán por
cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate.
2.
Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos
archivados, podrán realizarse operaciones de migraciones, emulaciones y conversión de los
documentos electrónicos, de acuerdo con las normas sobre copiado de dichos documentos
contenidas en el presente Reglamento.
3.
Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico con cambio
de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el formato de los
mismos deje de figurar entre los admitidos en la gestión pública por el Esquema Nacional de
Interoperabilidad.
Habla de procesos de migración de formatos como forma de
preservación del e-documento y e-expediente
e-Administración: documento y expediente electrónico
Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
Leyes: RD 1671/2009
Expediente electrónico.
Artículo 52. Formación del expediente electrónico.
1.
La formación de los expedientes electrónicos es responsabilidad del órgano que disponga
la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, del encargado
de su tramitación.
2.
Los expedientes electrónicos que deban ser objeto de remisión o puesta a disposición se
formarán ajustándose a las siguientes reglas:
a. Los expedientes electrónicos dispondrán de un código que permita su identificación unívoca por
cualquier órgano de la Administración en un entorno de intercambio interadministrativo.
b. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado
electrónicamente mediante los sistemas previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de
junio, y en los términos del artículo 32.2 de la citada Ley.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado
Viabilidad:
Hay actuaciones administrativas que se pueden automatizar. Normalmente son
situaciones donde la voluntad humana ante el acto administrativo es limitada.
Ej.: Comprobaciones.
En otros casos la relación telemática ya genera un proceso administrativo
automatizado: entrada de formularios, registro de entrada, digitalización
segura, etc.
En estos momentos, una vez determinada la viabilidad den cada caso, lo que
se recomienda es aplicar la automatización.
Esta automatización nos traerá la reducción del tiempo de tramitación,
reducción de los costes y reducción del número de errores.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado
LAECSP
Artículo 39. Actuación administrativa automatizada.
En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el
órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las
especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de
calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código
fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable
a efectos de impugnación.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado
LAECSP
Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa
automatizada.
Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la
actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá
determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma
electrónica:
a) Sello electrónico de Administración Pública, órgano o entidad de derecho
público, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos
por la legislación de firma electrónica.
b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano o
entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en
todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el
acceso a la sede electrónica correspondiente.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado
Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa
automatizada.
La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública,
incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores
que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos.
Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para
facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.
El sello electrónico es la herramienta usada para el procedimiento
automatizado. Es importante guardar de forma segura estas herramientas
con validez jurídica. Es básico que se pueda auditar su uso: EVIDENCIAS
ELECTRÓNICAS. Habrá muchos sellos electrónicos en el futuro.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado
Tipos de actos:
Entrada.
Los que tienen lugar al inicio del procedimiento. Generación de número, fecha y
hora de entrada en el registro, generación del recibo del registro electrónico,
comprobaciones de datos de los formularios y la digitalización de documentos.
Gestión del procedimiento.
Los actos que se generan en la gestión del procedimiento. Copias auténticas
electrónicas, apertura y cierre de expedientes, foliación de este, migración de
documentos electrónicos, proceso de eliminación y cata de expedientes en el
archivo, etc.
Salida.
Los actos de envío de notificaciones o de interoperabilidad con otras
administraciones públicas. Generación de número, fecha y hora de salida en los
registros, etc.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado
Recomendaciones:
“La actuación administrativa automatizada en el ámbito de las administraciones públicas” de
Ignacio Alamillo y Xavier Urios, Barcelona, 2011, Escola d'Administració Pública de
Catalunya, 237 pág.., ISBN 978-84-393-8702-2.
http://www20.gencat.cat/docs/eapc/Home/Publicacions/Col_leccio%20Estudis%20de%20Rec
erca%20Digital/3%20Actuacio%20administrativa%20automatitzada/alamillo_urios_castellano.
pdf
Hay recomendaciones jurídicas, ciclo de vida del software, viabilidad del sistema, firma
electrónica, sellos electrónicos, seguridad y auditoría,
Como regla general, son susceptibles de automatización los actos administrativos reglados.
La automatización de la actuación administrativa en el ejercicio de potestades discrecionales
es más complicada.
Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios
e-Administración: documento y expediente electrónico
Procedimiento administrativo automatizado
Recomendaciones:
La motivación del acto administrativo automatizado se fundamenta en la adecuada
programación. Por esta razón, solo se podrá reaccionar ante el acto administrativo emitido
mediante la revisión de esta programación (posibilidad de revisión o de reacción que se debe
dar al administrado).
Adoptar una metodología de gestión del ciclo de vida del software para reducir los riesgos de
errores en la automatización.
Durante las fases de análisis y diseño, es necesario involucrar intensamente personal experto
en el ámbito legal para garantizar un análisis adecuado de los requisitos funcionales a partir
de una interpretación jurídica apropiada de las normas en qué es basarán los actos
administrativos y, muy especialmente, los de naturaleza decisoria. Según nuestra opinión, el
analista informático necesita soporte específico para poder transformar la norma jurídica en un
conjunto de reglas programables.
Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios
e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad
Definición: “capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a
los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y
conocimiento entre ellos”
Aplicación: Reconocer el derecho al ciudadano a:
“A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas,
las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el
caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en
los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter
personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones
conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado
consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios Electrónicos”
e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad
Definición: “capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a
los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y
conocimiento entre ellos”
Aplicación: Reconocer el derecho al ciudadano a:
“A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas,
las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el
caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en
los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter
personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones
conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado
consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios Electrónicos”
e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad
Elementos importantes ante el procedimiento administrativo y el
documento electrónico:
•
Principal fuente de ingreso de documentos electrónicos.
•
Principal vía de salida de documentos electrónicos.
•
Envío de expedientes y documentos a jueces.
•
¿Formatos interoperables?
•
¿Tipos de firma interoperables?
•
….
e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad
Tipos
Interoperabilidad estratégica y jurídica:
•
•
•
•
•
Convenios
Acuerdos
Contractos
Leyes
Etc.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad
Tipos
Interoperabilidad organizativa:
• Procesos
• Catálogo,…
Es básico publicar los servicios a través de organismos que centralicen estas
tareas:
• Evitar el fenómeno n to n
• Facilitar el acceso de nuevos agentes, generadores o consumidores de
información.
• Centralizar la gestión de incidencias
• Es muy importante mantener inventarios de información de que se dispone y
de la manera como se puede acceder.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad
Tipos
Interoperabilidad semántica
Definición: Es aquella dimensión de la interoperabilidad relativa a que la información
intercambiada pueda ser interpretable de forma automática y reutilizable para
aplicaciones que no intervinieron en su creación.
Es necesario:
• Utilizar modelos de datos y estructura de documentos estándar.
• Disponer de criterios comunes para decidir sobre la validez o autenticidad de un
documento.
Temas a tratar:
• Formatos,
• Metadados,
• Modelo de datos
• Tipos de firmas electrónicas,
• Códigos de verificación.
• Archivo, …
e-Administración: documento y expediente electrónico
Interoperabilidad
ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD
Se define como se realizará la interoperabilidad y se estructura en un conjunto
de normas técnicas:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Catálogo de estándares.
Documento electrónico.
Digitalización de documentos.
Expediente electrónico.
Política de firma electrónica y certificados digitales.
Protocolo de intermediación de datos.
Relación de modelos de datos comunes.
Política de gestión de documentos electrónicos.
Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de les AAPP.
Procedimiento de copiado auténtico y conversión de formatos.
Modelo de datos para el intercambio de asientos registrales entre AAPP
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Normativas de referencia en la preservación digital
•
ISO 14721:2003 - Space data and information transfer systems. Open
archival information systems. Reference model
•
ISO/TR 15801:2004, Electronic imaging – Information stored electronically–
Recommendations for trustworthiness and reliability
•
ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based
information
•
ISO 20652:2005 Space data and information transfer systems – Open
archival information systems – Producer-Archive interface methodology
abstract standard
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
La norma ISO 14721: 2003. Space data and information transfer
systems- Open Archival Information System (OAIS)-Reference
model
En la actualidad, la gran mayoría de los repositorios para la conservación de
documentos electrónicos a largo plazo se han formulado siguiendo esta norma
internacional.
Los principales objetivos en que se debería fundamentar las plataforma son:



Creación y gestión de un repositorio digital seguro, en base al modelo
OAIS.
Diseñar un protocolo normalizado de transferencia de los documentos
desde sus sistemas originarios hacia el sistema que se encargará de su
preservación a largo plazo.
Adoptar unos formatos para preservar los documentos y sus metadatos en
base a tecnologías no propietarias.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico

La migración se perfila como la estrategia de preservación a utilizar

El servicio de archivo electrónico y preservación digital se ha identificado
como una de las necesidades estratégicas para el desarrollo de la
administración electrónica.

Reto: Construir un sistema de archivo electrónico que incluya:
 Creación de una plataforma tecnológica de archivo digital o repositorio para
custodiar documentos electrónicos a largo plazo.
 Asumir la responsabilidad de mantenimiento de este archivo, garantizando su
disponibilidad, preservación y evidencia.
 La estrategia de preservación implantada podría ser la misma del National
Archives of Australia (NAA. http://www.naa.gov.au/recordsmanagement/index.aspx), de manera que en el ingreso del documento se
realiza un proceso de normalización (el paquete de información de ingreso o
transferencia (PIT) se normaliza para obtener el paquete de información de
archivo (PIA) ).
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
 Las técnicas de preservación utilizadas se debería fundamentar en
OAIS.
 Facilitar su integración con los sistemas de gestión documental/gestores
documentales de las organizaciones.
 Prestar servicios especializados (servicio de visualización asociado a un
registro de formatos; desarrollo de estrategias de preservación
encaminadas a superar la obsolescencia tecnológica del entorno digital;
evidencia electrónica documental).
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
OAIS define tres tipos de entidades denominadas contenedores o
paquetes de información según la fase del ciclo de vida de los
documentos.
1.
2.
Paquete de Información de Transferencia. PIT (Submission Information
Package, SIP en terminología OAIS): documentos transferidos por los
productores que incluyen los contenidos a preservar y los metadatos que
faciliten su recuperación, tratamiento y preservación.
Paquete de Información de Archivo. PIA (Archival Information Package, AIP
en terminología OAIS): Cuando los PIT ingresen en el Archivo se les
aplican unos controles para verificar su integridad, autenticidad y idoneidad
con los requerimientos de conservación. Se les añade otros metadatos, y si
la política de preservación así lo requiere, se puede proceder a una
migración a un formato más estándar. Este trabajo de normalización del PIT
genera el paquete de información de archivo (PIA). Este será almacenado
en el repositorio de archivo el tiempo que se establezca de acuerdo con la
normativa aplicable.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
3.
Paquete de información de Consulta. PIC (Dissemination Information
Package, DIP en terminología OAIS): cuando un usuario quiera consultar
un documento almacenado en el sistema le permitirá obtener una copia del
PIA que se denomina paquete de información de consulta (PIC).
Las experiencias de aplicación del modelo OAIS han generado una serie de
proyectos muy interesantes.

NESTOR (www.langzeitarchivierung.de);

Digital Preservation Europe (www.digitalpreservationeurope.eu);

DRAMBORA (Digital Repository audit. Method Based on Risk Asessment.
http://www.repositoryaudit.eu);

CASPAR (www.casparpreserves.eu);

INTERPARES (www.interpares.org).
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Por su parte, el Comitee on Digital Archiving i el National Archives and Records
Administration (NARA) considera que un repositorio electrónico de archivo debe
garantizar:
1. La replicación de los objetos digitales en distintas ubicaciones físicas
geográficamente dispersas, aportando garantías de integridad (pueden ser
completas o múltiples réplicas parciales).
2. Utilización de técnicas criptográficas para garantizar la autenticidad y la
integridad de los objetos digitales, asegurando el uso de mecanismos de
transmisión segura de objetos digitales basados en firma electrónica.
3. Garantías en el momento de ingreso de objetos digitales mediante técnicas de
verificación de su validez (con uso de la firma electrónica).
4. Garantías durante la retención de los objetos digitales mediante técnicas que
aseguren la integridad criptográfica, medidas preventivas (sobre todo control de
acceso y registros de auditorías) y medidas de contingencia (corrección de
errores en objetos ya ingresados).
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging-Information stored
electronically- Recommendations for trustworthiness and reliability.
Documentos electrónicos. Almacén electrónico de informaciones.
Recomendaciones para garantizar la veracidad y fiabilidad de los
documentos.
Describe las condiciones requeridas para garantizar la veracidad, fiabilidad,
autenticidad y integridad de los documentos en el marco de un sistema de gestión
de expedientes electrónicos.
Se ocupa básicamente de dictar especificaciones referidas a los tipos de
documentos afectados, los medios de almacenaje, los formatos y el control de
versiones, la gestión de estándares, la política de retención y destrucción. Así
mismo define las responsabilidades para gestionar la información y para auditar su
grado de cumplimiento.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
En concreto, incluye directrices referidas a la captura de los documentos, su
digitalización, la inserción de metadatos, la indexación, los procedimientos de
autenticación, la transferencia de expedientes, la retención y destrucción de
información, los backup y sistemas de seguridad, el mantenimiento del sistema, la
seguridad y protección, la gestión de workflow, los sellos de tiempo y el control de
versiones.
Finalmente, en lo referente a la plataforma tecnológica, especifica los temas más
relevantes: manual del sistema, medios de almacenaje, niveles de acceso,
verificación de la integridad del sistema, procesamiento de consideraciones del
entorno, migración y supresión de información.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
ISO 19005-1:2005. Document management-Electronic document file
format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4.
Describe el uso del formato digital por excelencia para representar y
conservar documentos con seguridad. Por su parte la ISO/TR
18492:2005, Long-term preservation of electronic document-based
information.
Conservación a largo plazo de información documental basada en
soporte electrónico. Es una norma básica, sumamente breve, que se
preocupa de la conservación de documentos electrónicos creados o
almacenados para garantizar su acceso y preservación futura.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Problemática a resolver
•
La preservación de los documentos electrónicos es un reto y una obligación
a la que debe hacer frente cualquier organización que quiera preservar para
el futuro, ya sea por razones legales, de evidencia, culturales o históricas, la
información que genera o recibe en formato electrónico
•
En unas condiciones de conservación equivalentes al soporte papel:
•
•
Garantizando la disponibilidad y accesibilidad de los contenidos:
•
Independencia del medio físico donde se almacena
•
Independencia del formato del documento electrónico
Garantizando la integridad y autenticidad de los contenidos:
•
Preservación de la firma electrónica o evidencia electrónica
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Estructura Paquete de información del archivo (XML) utilizando el
Conceptos
básicos
formato METS:
ejemplo
– Estructura de los objetos de información de archivo (formato
METS - XML)
Paquet d’informació d’arxiu
Expedient
Document
Objecte
Informació
descriptiva
Informació
descriptiva
Historial
accions
Informació
preservació
Informació
preservació
Signatura
Informació
descriptiva
Informació
preservació
Informació
representació
Objecte
(migració)
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Modelo funcional del servicio
Preservació
Transferència
Ingrés
Gestió i
Arxiu
Consulta
Accés
resposta
Productor
Configuració i Administració
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Modelo funcional
Ingreso de objetos digitales
• Preparación y envío de objetos digitales (sistemas del usuario o
productor)
• Transferencia de objetos digitales
•
Validación de los paquetes de información de ingreso
•
Generación de los paquetes de información de archivo o de
evidencia electrónica
•
Indexación de la información descriptiva
•
Envío de los paquetes al proceso de archivo
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Modelo funcional
Gestión y archivo de objetos digitales
• Garantizar la evidencia electrónica
• Gestión y mantenimiento de un archivo fiable (disponer de un
depósito en condiciones de seguridad, que suporte las operaciones
de custodia, preservación y evidencia electrónica)
• Actualizar los componentes digitales de acuerdo con la política de
preservación para afrontar la obsolescencia tecnológica
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Modelo funcional
Preservación
Programación y seguimiento de las políticas de custodia y preservación
de los objetos digitales
• Garantizar la evidencia electrónica
• Registro de formatos tecnológicos
• Programación de normas y estrategias de preservación (migración,
emulación, etc.)
• Programación de diseños de paquetes de archivo y planes de
migración
• Preservación de la integridad (sellos de tiempo), de la autenticidad
(firma electrónica de archivo y actualización)
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Modelo funcional
Técnicas de preservación digital
• Cambio de soporte, trasladar los documentos electrónicos de un soporte de
almacenaje a otro.
• Preservación de la tecnología, del entorno que ha creado los documentos
• Emulación, mantiene el documento original en su formato originario y se crean
aplicaciones que emulen el funcionamiento de los programas originales cuando
estos se convierten en obsoletos.
• Migración, es el proceso de convertir el objeto digital de un formato a otro i así
evitar los problemas de dependencia tecnológica. La migración prima el
contenido sobre el aspecto del documento. Regulado jurídicamente (LAECSP)
• Encapsulación, conservar el documento en su formato original o migrado
juntamente con instrucciones técnicas de cómo se debe interpretar el formato
(contenedor neutral)
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Modelo funcional
Consulta y acceso
•
Acceso a objetos digitales archivados  Paquetes de información
de difusión
•
Testimonio de evidencia electrónica (producir informes con valor
judicial, relativos a objetos con valor de evidencia electrónica)
•
Difusión de información
•
Servicio de visualización
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Modelo funcional
Configuración
•
Negociación de acuerdos de transferencia con los sistemas
productores
•
Gestión de la configuración del sistema
•
Mantenimiento del software/hardware (infraestructura)
•
Configuración del estado de las operaciones y funciones del servicio
•
Establecimiento de las políticas de archivo y de preservación
•
Gestión de los usuarios y control de acceso (autenticación)
•
Auditoría del sistema
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La preservación del documento y expediente electrónico
Modelo funcional
Gestió de
processos
Gestión
integral
deldel
ciclo
de la
la creación a la
Gestió
integral
ciclededevida
vidadel
de expediente:
l’expedient: de
conservación
largo plazo a llarg termini
creació a laa conservació
Procediments electrònics
(workflows)
Gestor d’arxiu
(records Manager)
iArxiu
SGD
Gestor documental
Creació
Cicle de vida (administració)
Preservació (execució)
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
CRITERIOS
Seleccionar la documentación a digitalizar, así como la forma de
digitalización, es una decisión importante y en concordancia con la finalidad y
los objetivos del Organismo. Antes de tomar las decisiones para la selección,
será necesario hacer una valoración de costes, el momento, la calidad, así
como los requerimientos de valor jurídico del producto resultante. Estos
criterios de selección deberían quedar documentados de forma detallada,
incluyendo todos los motivos para digitalizar, o no hacerlo.
Los criterios a valorar para escoger los documentos a digitalizar, deberían
ser:

Expediente en parte digitalizado: Si ya empezamos a tener
expedientes donde hay parte de los documentos electrónicos, puede ser
recomendable ir hacia un expediente totalmente digitalizado.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
CRITERIOS

Requerimientos de uso del original: originales que serán consultados
habitualmente y por diversas persones. Dar respuesta al derecho del
ciudadano de consultar una información por medios telemáticos.

Política de digitalización del expediente: el Organismo puede decidir
una estrategia que tienda a los expedientes solo en electrónico.

Estado de conservación en que se encuentra el documento: si el
soporte es muy frágil por su naturaleza y su valor es alto es aconsejable
priorizar su digitalización para no perder la información.

La preservación del material a digitalizar: documentación que
interesa preservar a lo largo del tiempo.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
CRITERIOS

Facilitar la transferencia a otras Administraciones. los
expedientes al pasar a estado de preservación pueden cambiar de
responsable de su custodia. El formato electrónico puede facilitar
esta tarea.

La demanda y el uso: priorizar aquellos documentos en papel que
se soliciten más a menudo que otros.

Impulsar la administración electrónica: el Organismo como
entidad de la administración pública, está obligada por la LAECSP, a
permitir el acceso por medios electrónicos a sus servicios. Por tanto
será de interés, digitalizar toda aquella documentación susceptible de
ser solicitada por el ciudadano, por medios electrónicos.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
La preparación de la documentación representa el primer paso de la cadena de
tratamientos que conforman el proyecto de digitalización. La correcta
disposición del material, así como el tratamiento de los documentos en su
estado analógico, es el paso previo y imprescindible a su conversión a digital.
Principales procesos a realizar para la preparación de los documentos:

Inventariar: hace falta un control de inventario de toda la documentación a
convertir, en todo proceso de digitalización.

Agrupación de la documentación: es recomendable agrupar la
documentación a digitalizar, para facilitar la automatización, adecuación y
eficiencia a la hora de tratarla. Podemos diferenciar entre dos situaciones :
 Agrupación física.
 Agrupación lógica.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel

Tratamiento físico: diferentes tipos de acciones en función del estado del
documento para asegurar que se capturará una imagen lo más fiel
posible, y que no se causarán daños ni a los originales ni a la maquinaria
de captura: extracción de elementos ajenos al soporte, limpieza superficial
de los documentos, protección del documento y restauración del
documento.

Ordenación: el objetivo principal es conseguir la máxima eficiencia en la
fase de captura automatizando, en la medida que sea posible, el
procesamiento de los documentos.

Codificación: establecer una nomenclatura clara que permita identificar
los documentos digitalizados para facilitar la automatización de los
procesos siguientes (incorporarlo a un WorkFlow definitivo).
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
CARACTERISTICAS DE LA IMAGEN:
La calidad de una imagen viene definida por un conjunto de características:
formato, resolución, definición, compresión, dimensión, rango dinámico,
profundidad, etc.
Esta podría ser una propuesta de características recomendables para el
archivo:
Tipos documento
Formato
Resolución
Definición
Compresión
Textuales: documento de texto
TIFF
JPEG
JPEG-2000
TIFF
JPEG
JPEG-2000
TIFF
JPEG
JPEG-2000
300 dpi
Original b/n: 8 bits
Original color: 24 b
S. compresión
500 dpi
Original b/n: 8 bits
Original color: 24 b
S. compresión
Factor 10 a 1
500 dpi
Original b/n: 8 bits
Original color: 24 b
S. compresión
Factor 15 a 1
Cartográficos: mapas, cartas, planos,...
Icónicos: imágenes
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
En los casos en que se requiera o se pueda requerir una evaluación
grafológica (por ejemplo si fuese necesario evaluar la validez de una firma
manuscrita en un documento digitalizado, el análisis de esta firma se
realizaría mediante un estudio grafológico) se requerirá una alta calidad,
como la definida anteriormente.
En lo referente a otros contenidos no textuales, se proponen los siguientes
formatos con las correspondientes características.
Tipos documento
Formato
Resolución
Definición
Multimedia audio
WAV
MP3
44 Khz
44 kHZ
16 bits
16 bits
Multimedia video
MPEG-2
800x600 px
24 bits
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Compulsa electrónica.
Según la Orden (JUS/465/2005, de 11 de noviembre) de la Dirección General de
Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia la compulsa
electrónica es el procedimiento de digitalización de la documentación en soporte
papel y su comprobación, que produce una copia auténtica electrónica del
documento.
La Administración debe garantizar la autenticidad y la integridad de la compulsa o
copia auténtica electrónica, así como la identificación del órgano que realiza la
compulsa, mediante su firma electrónica reconocida. Además, habrá que asociar al
documento, información de este procedimiento de compulsa, para que nos pueda
servir de evidencia ante cualquier proceso legal.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Compulsa electrónica – Procedimiento.
•
•
•
•
Llega el ciudadano/a y presenta la documentación en soporte papel.
En este momento el funcionario se encargará de escanear esta
documentación delante del ciudadano, a través de una estación de
digitalización segura (definida anteriormente).
En este proceso hay una comprobación, documento a documento entre el
documento original en papel y el documento digitalizado correspondiente
(careo).
El original en papel se devuelve al ciudadano/a.
No se contempla que el ciudadano aporte un documento digitalizado sin validez
y el original en papel. En estos casos se realizará la compulsa electrónica del
original presentado, sin tener en cuenta el documento electrónico.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Compulsa electrónica – Procedimiento.
En cualquier caso se deberá obtener de forma automatizada el máximo de
metadatos del objeto escaneado, y se incluirá la firma electrónica del
funcionario habilitado o un sello electrónico y el sello de tiempo correspondiente.
Para garantizar la validez legal de la compulsa, se deberá seguir el
procedimiento ya explicado anteriormente, y que el Secretario General nombre
o habilite el personal del Organismo facultado para compulsar.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Digitalización interna.
Este escenario se plantea para los procesos de digitalización, de aquellos
documentos en papel que están asociados a algún expediente y nos interesa
poderlos pasar a un formato electrónico, en este caso no hay ninguna
intervención del ciudadano. Se pueden diferenciar dos modalidades de este
mismo escenario, que se distinguen por su volumen y por la intervención
humana necesaria.
La Ley 11/2007, de 20 de junio en su Artículo 30.3 regula “Las Administraciones
Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados
aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de
procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la
conservación del documento imagen, del que se dejará constancia. Esta
obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente
sello electrónico.”
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Digitalización interna – Procedimiento.



Se iniciará con la elección y preparación los documentos a digitalizar, en
este proceso debe participar el archivero, para poder evaluar el valor de los
documentos y la necesidad o no de su conservación.
Acto seguido, se inicia el proceso de escaneado con una Herramienta de
Digitalización Certificada, supervisada por un funcionario, el cual se
encargará del proceso de digitalización, dando fe de que los documentos
digitalizados corresponden al original.
A continuación se añade la firma electrónica, que se puede basar en un
certificado digital de trabajador público o uno de sello electrónico, según se
establezca en la ordenanza correspondiente, en ambos casos es necesario
asociar también un sello de tiempo, para dejar evidencia del momento
concreto en que se realizó la digitalización.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Digitalización interna – Procedimiento.


Seguidamente, un software se encargará de obtener aquellas propiedades
asociadas al documento que pasarán a formar parte de los metadatos de
este. El objetivo debería ser el de obtener el máximo de metadatos
automáticamente, o en aquellos casos que no sea posible, hacerlo
manualmente.
Finalmente, se incorporará la documentación al gestor documental, según el
cuadro de clasificación y los metadatos obtenidos en los puntos anteriores.
Para garantizar la validez legal de la digitalización interna, se deberá seguir el
procedimiento ya explicado anteriormente, y que el Secretario General nombre
o habilite el personal del Organismo facultado para digitalizar.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Digitalización externa.
La digitalización externalizada, responde a aquellos procesos de digitalización
que no se pueden abordar internamente, normalmente por falta de recursos, y
se decide subcontratar a un proveedor externo especializado en este tipo de
trabajos.
La redacción del artículo 30.3 de la Ley 11/2007, de 20 de junio indica
claramente que la condición, para la digitalización de documentos en soporte
papel, es realizar un proceso que nos pueda garantizar la autenticidad,
integridad y conservación del documento imagen, por tanto no se especifica
quién lo tiene que hacer, ya que incluso permite hacerlo de forma automatizada
mediante un sello electrónico, que no es personal.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Digitalización externa.
Se debe empezar por realizar la elección de documentos a digitalizar, será
imprescindible la participación del archivero para que pueda aportar sus
conocimientos a la hora de evaluar el valor de los documentos y la necesidad
o no de su conservación. Acto seguido, será necesario redactar un contrato en
el cual se establecerá el procedimiento: detallando todas las tareas a realizar,
concretando al máximo como se llevarán a cabo, incluyendo un riguroso
control de calidad y unas medidas de seguridad importantes para garantizar al
máximo la calidad, confidencialidad y integridad.
Además, es imprescindible que se mantengan una trazabilidad estricta y
segura de todo el proceso realizado, paro poder auditarlo en cualquier
momento.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento.





Inventario de los documentos originales en papel que se tienen que
digitalizar.
Auditoría de los documentos que salen del Organismo, y que llegan a la
empresa digitalizadora, para garantizar que son los mismos.
Informe de control y trazabilidad de todas las tareas previas realizadas
sobre los documentos (preparación, limpieza, restauración, codificación,...).
El proceso de digitalización se realizará mediante una Herramienta de
Digitalización Certificada (incluye firma electrónica mediante sello de
órgano).
Identificar el personal que realizará estas tareas, incluyendo la firma de un
contrato de confidencialidad personalizado (especificando capacidades).
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento.







Fijar como se deben entregar los documentos digitalizados, incluyendo los
metadatos necesarios: descriptivos, de contexto, tecnológicos, legales,...
Soporte en el cual o cuales se deben entregar los resultados obtenidos en
el proceso de digitalización (ficheros imágenes y log garantizando
integridad).
Informe de incidencias acontecidas durante el proceso.
Control de los documentos originales devueltos, generando un informe.
Acuerdo de nivel de servicio, que garantice la calidad del servicio a realizar.
Seguro para el transporte y la custodia de los documentos.
Resellado a posteriori de los resultados generados por la empresa tercera,
por parte del empleado o empleados habilitados para esta función.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento.
Para poder garantizar la validez legal de este proceso externalizado, será
imprescindible cumplir con las siguientes condiciones:

Seguir estrictamente el procedimiento establecido en el contrato.

Incorporación de firma electrónica del documento digitalizado.

Auditoría por parte de una empresa tercera, del procedimiento seguido para
obtener los documentos digitalizados.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Estación segura de digitalización.
Es una plataforma compuesta por un dispositivo de captura de la imagen, más
los drivers/controladores necesarios para comunicarse y finalmente, un software
que sea capaz de generar el fichero que contendrá la imagen digital del
documento original en formato papel, añadiendo una firma electrónica que
garantice la integridad y autenticidad.
Además, para asegurar una reproducción fiel y íntegra del documento
digitalizado, será necesario acreditar que la imagen digital se ha obtenido
mediante un proceso automático sin interrupción y sin intervención de ninguna
persona física, en línea a lo que se establece en la Resolución de 24 de octubre
de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Estación segura de digitalización.
Requerimientos:




El proceso debe ser automatizado, sin interrupciones y sin la intervención
de ninguna persona física.
El escaneo se tiene que realizar por medios fotoeléctricos, empleando un
dispositivo de captura, el cual proporciona un fichero que se almacena en
la memoria del sistema asociado al dispositivo.
Proceso de optimización de la imagen, para garantizar la legibilidad del
contenido original, este módulo deberá estar firmado digitalmente, con el
objetivo de evitar su manipulación y asegurar el vínculo entre el código
fuente y el módulo.
Firma de la imagen del documento digitalizado, para garantizar su
integridad y autenticidad.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Estación segura de digitalización.
Requerimientos:



La aplicación de creación de firma debe estar incorporada al escáner como
driver. De esta forma se puede asegurar que la imagen se firma antes de
que el fichero se grave en el disco, o sea que todo se hace en el espacio de
memoria del equipo en cuestión. Hay que tener en cuenta un pequeño
cambio en esta funcionalidad en el cas de la compulsa, ya que será
necesaria la aceptación por parte del funcionario que realiza la comparación
entre la imagen digital y el documento original, antes de la firma.
En aquellos casos que sea necesaria la intervención humana, la aplicación
deberá disponer de mecanismos estrictos de seguridad que permitan
guardar pruebas fehacientes de todas las acciones realizadas.
Las condiciones técnicas y requerimientos para la generación y verificación
de las firmas, serán las establecidas por las normativas correspondientes.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Estación segura de digitalización.
DIGITALIZACIÓN SEGURA
DIGITALITZACIÓ
SEGURA
Metadatos:
-Núm expediente
-Fecha creación
…
Copia electrónica auténtica
PDF, TIF, JPEG
(firma electrónica)
(sello de tiempo)
Mundo papel
escáner
Expediente electrónic unificado
· Documentos de origen electrónico
· Documentos de origen papel digitalizados
Mundo electrónico
Certificado
digital
Fuente: CATCert
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Estación segura de digitalización.
Requerimientos:



Certificados digitales a utilizar (ejemplos concretos):
 Procesos automatizados y desatendidos: Sello electrónico
 Procesos con intervención humana: Certificados de trabajador público.
Se recomienda que estas herramientas de digitalización certificada, pasen por
un proceso de homologación, para certificarlas respecto a los requerimientos
anteriores, y para poder hacer un seguimiento con auditorías periódicas, que
garanticen su correcto funcionamiento en todo momento. Para lleva a cabo
esta recomendación se plantean dos posibles opciones:
Definir un procedimiento propio para la homologación de soluciones de
digitalización certificada, con la confección de la correspondiente normativa
para regular el proceso de homologación y mantenimiento de esta.
e-Administración: documento y expediente electrónico
La digitalización segura del documento papel
Estación segura de digitalización.
Requerimientos:

Aprovechar la lista de soluciones homologadas para la digitalización certificada
de facturas, que definió la Agencia Tributaria el año 2007, concretamente según
lo que establece el Artículo 7 apartado e) de la Orden EHA 962/2007 y del
apartado noveno de la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre el
procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas.
Lista actual.

Para poder garantizar la validez legal de este proceso externalizado, será
imprescindible cumplir con las siguientes condiciones:

Seguir estrictamente el procedimiento establecido en el contrato.

Incorporación de firma electrónica del documento digitalizado.

Auditoría por parte de una empresa tercera, del procedimiento seguido
para obtener los documentos digitalizados.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
¿Porqué?
•
Para sistematizar las decisiones que una organización debe acometer para
incorporar a su funcionamiento habitual, la utilización de documentos digitales y
de todas les herramientas que les dan soporte.
•
Definirá la estrategia de la organización en relación al uso de aplicaciones
informáticas para la gestión de sus documentos. Los miembros de la organización
podrán recurrir al Modelo de Gestión Documental para dar respuesta a los
interrogantes que puedan surgir sobre el uso correcto de estas aplicaciones.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Contenido
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Legislación y marco normativo.
Criterios archivísticos.
Modelo de firma electrónica.
Modelo tecnológico del documento y expediente digital.
Modelo de Gestión Documental.
Modelo de Digitalización.
Modelo de Impresión Segura.
Modelo de Preservación.
Normativas de Seguridad Documental.
Modelo Organizativo.
Criterios de Priorización.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Legislación y marco normativo.
•
La actual revolución en el uso del documento digital resulta de la aparición de
cambios normativos que han dado impulso a las herramientas telemáticas y
sobretodo han equiparado, en determinadas circunstancias, los documentos en
formato digital a los documentos en formatos más tradicionales (otros
soportes).
•
Además, tanto a nivel nacional como en la Unión Europea o
internacionalmente, las organizaciones de estandarización técnica han definido
y documentado los criterios y formatos que deben utilizarse para la gestión de
los documentos digitales en todos sus aspectos.
•
La mayoría de decisiones que se concretan en el Modelo de Gestión
Documental estarán condicionadas o basadas en esta normativa o estos
estándares.
•
•
Normativa aplicable: local, nacional e internacional.
Estándares internacionales i otras convenciones: gestión documental, firma
electrónica, digitalización e impresión segura, preservación, seguridad,...
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Criterios archivísticos
•
La gestión de un gran volumen de documentación requiere de criterios con
los cuales clasificar y conservar esta documentación. Estas técnicas de
archivo ya eran necesarias para la gestión de documentos tradicionales, pero
resultan imprescindibles para definir correctamente los criterios con los que
se debe gestionar el documento digital, aprovechando las posibilidades de
automatización para implementar estos criterios en las aplicaciones de
gestión documental.
•
Los aspectos fundamentales a definir en este capítulo son:
•
Cuadro de Clasificación
•
Calendario de Conservación
•
Tipología de documentos
•
Políticas de acceso a los documentos
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Modelo de firma electrónica
•
El hecho de otorgar el mismo valor jurídico a un documento firmado
electrónicamente, que a su homologo original en soporte papel con una firma
manuscrita, ha propiciado un gran avance en el uso del documento digital.
•
La firma electrónica, permite garantizar la integridad y autoría de los
documentos digitales. Propiedades que han permitido considerar, que un
documento digital firmado digitalmente sea comparable a un documento
firmado manuscritamente.
•
Se deberá establecer una estrategia clara respecto al uso de la firma
electrónica en la gestión de documentos digitales de la organización, la cual
cosa pasa por:
•
•
•
•
•
•
Políticas de firma electrónica
Formatos de firma
Validación de las firmas
Sellado de tiempo
Evidencias de la firma electrónica
Uso de certificados digitales
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Modelo tecnológico documento/expediente electrónico
•
El uso eficiente de los documentos digitales, requiere de tomar algunas
decisiones de carácter técnico, asociadas a los distintos tipos de documentos
a gestionar, y más concretamente:
•
Formatos de los documentos digitales: se deben establecer unos requerimientos que
deberían cumplir los formatos aceptados por la organización, y estos se consideran
cómo directrices a seguir en el uso habitual de los documentos digitales.
•
Vocabulario de metadatos, una de las principales utilidades que nos ofrecen los
Gestores de Documentos es almacenarlos con información adicional, para
caracterizarlos y identificarlos, y adicionalmente nos describen el contexto en el cual
fueron creados, para su posterior representación y comprensión.
La principal recomendación, es muy clara y sencilla, y pasa por seguir las
directrices establecidas por los estándares y normativas más utilizadas e
independientes.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Modelo
•
•
•
La gestión documental es imprescindible en cualquier organización de
tamaño medio o grande, ya que la complejidad que conllevan los
procedimientos diseñados para realizar trámites es bastante elevada.
Se hace indispensable la implantación de una plataforma de gestión de
documentos digitales, para trabajar de forma eficiente y eficaz con los
documentos digitales asociados al trámite y actividades de la organización.
La elección de esta plataforma, debería considerar los siguientes aspectos,
relacionados con el ciclo de vida de los documentos digitales:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Definición comunidad destinataria (Universo).
Diseño de los procedimientos.
Evaluación de los documentos.
Incorporación.
Registro en el sistema.
Clasificación.
Almacenaje.
Uso.
Disposición.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Modelo de digitalización
•
La realidad actual y de los próximos años, nos apunta hacía un entorno
híbrido en cuanto a los soportes de los documentos, por lo tanto es necesario
disponer de herramientas que nos permitan la conversión de documentos en
soportes físicos, a sus homólogos en soporte digital, por lo tanto es necesario
definir cómo será este procedimiento, teniendo en cuenta todos los aspectos y
escenarios posibles.
•
•
•
•
Normativa de digitalización.
Procedimiento de digitalización.
Características técnicas.
Escenarios de digitalización:
•
•
•
•
Compulsa electrónica.
Digitalización interna.
Digitalización externa.
Definición normativa interna.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Modelo de Impresión Segura
•
Definir la conversión inversa, o sea cómo obtener documento en soporte físico
de un documento que sólo existe en formato digital, ya que se generó así.
•
Ley 11/2007, articulo 30.5 “Las copias realizadas en soporte papel de
documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y
firmados electrónicamente tendran la consideración de copias auténticas,
siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente o
otros sistemas de verificación que permiten contrastar su autenticidad por
medio del acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública,
órgano o entidad emisora”
•
Política de impresión segura.
•
Arquitectura a implantar para dar soporte a esta necesidad.
•
Procedimiento de impresión segura.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Modelo de Preservación
•
El objetivo de la preservación, no es otro que el de asegurar la disponibilidad y
inteligibilidad (representación de los documentos, para que puedan ser leídos
por los seres humanos), de la información almacenada a lo largo del tiempo.
•
La estrategia de preservación, responderá a las siguientes preguntas:
•
•
•
•
Que se debe preservar?
Cuando es necesario arrancar las acciones de preservación?
Quien debe responsabilizarse de la preservación?
Los aspectos tratados en el modelo, serán:
•
•
•
•
•
Retos de la preservación digital.
Contexto actual de la preservación digital.
Plan de preservación.
Mecanismos de preservación.
Modelo tecnológico de preservación.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Normativas de Seguridad Documental
•
Un objetivo clave del Modelo de Gestión Documental, debe ser el de
garantizar la seguridad de los documentos durante todo su ciclo de vida.
•
Las normativas de seguridad se estructuran cómo documentos, que deben
incorporarse dentro de la estructura documental del proceso general de
seguridad de la organización.
•
Desde una visión general, deberían definirse las siguientes normativas:
•
•
•
•
•
•
Normativa de autenticación.
Normativa de cifrado.
Normativa de evidencia electrónica.
Normativa de certificación.
Normativa de gestión de claves.
Normativa de seguridad criptográfica.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Modelo organizativo
•
•
La migración del funcionamiento de la organización hacia el documento digital
comportará un proceso de modernización y reestructuración organizativa con un
impacto transversal en todas las áreas y departamentos de la organización.
La estrategia a diseñar para gestionar esta migración, deberá poner énfasis en los
siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
•
•
•
Involucrar a los departamentos, para convencerles de la necesidad i conveniencia del
cambio.
Detectar posibles elementos de fricción.
Definir un plan de personal, el cual contemple los cambios en la forma de trabajar, en las
responsabilidades i puestos de trabajo.
Coordinar la formación del personal y la información sobre los cambios introducidos.
•
Gestión del cambio.
Nuevos perfiles laborales y modificaciones en el organigrama.
Planes de información y formación.
Plan de mejora continua y sistema de indicadores.
Interoperabilidad con terceros.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Modelo de gestión documental
Criterios de Priorización
•
La envergadura de un Plan de adaptación al documento electrónico
recomienda establecer un estrategia clara y detallada de los distintos proyectos
a implantar con el objetivo de obtener una gestión eficaz y eficiente de los
documentos digitales producidos y/o recibidos por la organización.
•
La estrategia definirá los proyectos a medio y largo plazo, guardando
coherencia con el sistema objetivo, establecido desde la dirección de la
organización.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Certificado digital
Certificado digital
Archivo de datos (estructura de información)
Datos que contiene
Identidad Personal : Nombre y apellidos, correo-e, dni
Identidad Digital : Clave pública
Uso del certificado : Política, KeyUsages
Período de validez para esta asociación
Emisor
Ejemplos:
Firma del emisor (?)
Datos que NO contiene
Identidad Digital : Clave privada
1.- Identidad de una web.
2.- Identidad en un trámite.
3.- Identidad en un ordenador.
152
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Certificado digital
CONCEPTOS
Fundamentos (matemáticos)
Mensaje
original
Criptografía asimétrica
– Clave pública y clave
privada complementarias
Funciones Hash (o resumen)
– Función unidireccional, libre de
colisiones
– Permiten detectar alteraciones en
bloques de datos. [Integridad]
– Al aplicarlas a documentos de cualquier
medida devuelven un resultado de
medida fija, pequeña.
Función de Hash
(resumen)
Hash
(resumen) del
documento
153
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Certificado digital
Entidades certificadoras y niveles de seguridad
¿Qué es una CA?
Tercera Parte Confiable (TTP)
Da fe de la veracidad de unos datos (IDENTIFICACIÓN).
Garantiza ante un tercero la validez de los certificados.
Gestiona y se responsabiliza de los certificados digitales emitidos.
Estructura:
• Autoridad de registro (RA).
• Autoridad de certificación (CA).
• Red.
154
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Certificado digital
Entidades certificadoras y niveles de seguridad
Ámbito:
• Interna.
• Grupo cerrado.
• Abiertas.
Tipos de uso:
• Identidad
• Firma
• Cifrado
Tipos de certificados:
• Individuo.
• Persona jurídica.
• Apoderado.
• Representante.
• Profesional.
• Órgano.
• Sello.
• Servidor.
• Código.
• Sello de tiempo.
• CA.
155
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Certificado digital
Entidades certificadoras y niveles de seguridad
Entidades de certificación en España:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ANF
ACA
Verisign
Camerfirma
Ceres - FNMT
Entidades Financieras: Banco de Sabadell, Banesto, Identrus – GTA.
Notariado: ANCert
Registradores
FirmaProfesional
IPSca
Ministerio del Interior: DNI-Electrónico
Gobierno del País Valenciano
Izempe
CATCert
156
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica
La firma electrónica es un conjunto de dígitos que están asociados a un
documento y que garantizan:
•
•
Que el documento es íntegro.
Que el documento lo ha realizado una persona.
“Es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o
asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del
firmante”.
•
Firma electrónica ordinaria.
•
Firma electrónica avanzada.
•
Firma electrónica reconocida.
157
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica
Mensaje
original
Función de Hash
(resumen)
Hash (resumen) del
documento
Cifrado del hash como la
clave privada del firmante
Clave
privada
de Anna
Mensaje firmado
electrónicamente
( Documento + Firma)
158
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica
VALIDACIÓN
Función de Hash
(resumen)
A
=
Mensaje
firmado
2heuwoek
Si A=B Ok
sino Error
B
E-firma
clave pública
de Anna
159
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica
 CONCEPTO DE FIRMA
• Añadir una evidencia a un documento
• Vinculación:
• Quién es el firmante
• El contenido del documento
• Peritaje:
• Opcional
• Caligráfico
 CONCEPTO DE FIRMA ELECTRÓNICA
• Añadir una evidencia electrónica a un documento
electrónico.
• Vinculación:
• Quién es el firmante.
• El contenido del documento.
• Peritaje:
• Se hace SIEMPRE
• Se necesita una herramienta: Certificado Digital.
MIAGCSqGSIb3DQEHAqCAMIACAQExCzAJBgUrDg
MCGgUAMIAGCSqGSIb3DQEHAQAAoIIEXDCCBFg
wggPBoAMCAQICBDyRIyswDQYJKoZIhvcNAQEFBQ
AwNjELMAkGA1UEBhMCRVMxDTALBgNVBAoTBEZ
OTVQxGDAWBgNVBAsTD0ZOTVQgQ2xhc2UgMiBD
QTAeFw0wNzA1MDQxNTE1MTRaFw0wOTA1MDQx
NTE1MTRaMIG1MQswCQYDVQQGEwJFUzENMAs
GA1UEChMERk5NVDEYMBYGA1UECxMPRk5NVCB
DbGFzZSAyIENBMRIwEAYDVQQLEwk3MDMwMTUz
NDUxaTBnBgNV8z/JeOUJ6yBPgiVo70ilpFWzlG+
160
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica: formatos
Ampliamente aceptados:
•
PKCS#7.
–
–
–
•
Estándar propietario de RSA.
El primero en desarrollarse.
Definido en sintaxis ASN.1. Firma codificada según “Basic Encoding
Rules” (VER).
IETF RFC 2630 / RFC 3369 (CMS).
–
–
Estándar internacional.
Cogió como base el PKCS#7 y se añadieron pequeños cambios.
161
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica: formatos
Ampliamente aceptados:
• XMLDSIG (o XMLSIG).
–
–
Estándar del World Wide Web Consortium.
Sintaxis XML. Codificación: reglas serialización de XML.
Formatos evolucionados:
• ETSI ETSI TS1 0 19 0 3 (XAdES) y TS1 0 1733 (CAdES).
–
–
–
Definen formatos para elementos adicionales que no están definidos ni
en CMS ni en XMLDSIG.
Se añaden a la estructura de firma como atributos firmados y no
firmados.
Son una solución para el problema de las firmas con un ciclo de vida
largo (varios años).
162
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica: formatos
Formatos evolucionados:
XAdES y CAdES especifican diferentes tipos de firmas:
– Firma electrónica avanzada básica (C)XAdES-BES: Firma que protege la
información del certificado del firmante mediante la propia firma.
– Firma electrónica avanzada con indicación explícita de política de firma
(C)XAdES-EPES: Firma que incorpora un identificador específico de la política
de firma.
– Firma electrónica avanzada con sello de tiempo (C)XAdES-T: Incorpora además
sellos de tiempo sobre las firmas.
– Firma electrónica avanzada completa (C)XAdES-C: Incorpora además
referencias al material criptográfico de la validación.
– Firma electrónica avanzada extendida (C)XAdES-X: Incorpora además los
sellos de tiempo sobre las referencias.
163
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica: formatos
Formatos evolucionados:
XAdES y CAdES especifican diferentes tipos de firmas:
– Firma electrónica avanzada extendida con material de validación (C)XAdES-XL: Incorpora además el material criptográfico de validación.
– Firma electrónica avanzada con archivo de material de validación (C)XAdES-A:
Incorpora el sello de tiempo sobre todo lo anterior, generados, por ejemplo
periódicamente.
164
e-Administración: documento y expediente electrónico
Firma electrónica y documento electrónico
Firma electrónica: formatos
165
e-Administración: documento y expediente electrónico
Retos
1.
2.
3.
4.
5.
Elaboración de planes directores del documento electrónico:
1. Formatos.
2. Tipos de firma.
3. Metadatos.
4. Evidencias electrónicas documentales.
5. Preservación de formatos y firmas.
6. Procesos de migración de formatos.
7. Etc.
Digitalización de los procesos: plan integral, priorización, eficiència, etc.
Implantación de procesos de digitalización segura.
Implantación de gestores de expedientes y/o documentales.
Actualización del perfil de los gestores del documento: FORMACIÓN.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Retos
7.
Participación de los responsables documentales en las fases iniciales del
documento (creación) y no solo al final del proceso (archivo).
8. Archivo seguro:
1. Desarrollo de soluciones.
2. Integración de soluciones.
3. Definición de estándares.
4. Auditoría de código de migración.
5. Etc.
9. Interoperabilidad del documento/expediente electrónico.
10. Remisión de documentos y expedientes electrónicos a los jueces.
11. Desarrollo de normativa interna.
e-Administración: documento y expediente electrónico
Conclusiones
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
El documento electrónico hasta hoy ha sido un elemento de mejora de la gestión,
pero no ha tenido validez jurídica. El que se tenía que guardar era el papel. Hay
mucha experiencia en la disponibilidad del papel.
Las leyes han habilitado la existencia del documento electrónico con validez jurídica,
pero se ha utilizado muy poco.
Las últimas leyes acaban de dar la validez jurídica al documento electrónico. Hoy es
una realidad.
Aun así, en estos momentos se está hablando más del trámite telemático, sus
requerimientos, su validez, su regulación que no del documento electrónico.
A partir de ahora, hay leyes que obligan y que generarán una cantidad de
documento electrónico con validez jurídica que se tendrá que gestionar y preservar
en el tiempo.
Hay muchos retos para afrontar, pero se abren grandes posibilidades.
Había cosas que no es podían hacer y hoy son posibles, tanto técnicamente como
jurídicamente.
Existen las herramientas tecnológicas y legales para crearlo y gestionarlo, pero su
preservación aún es una incógnita. (Las leyes dan pistas)
e-Administración: documento y expediente electrónico
Conclusiones
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
No solo el sector público se verá obligado a su uso, gestión y preservación, el
sector privado también.
El sector público está más reglamentado, pero es previsible que la
reglamentación en el privado siga la misma línea.
El sello de tiempo será importantísimo en el documento electrónico.
El eDNI es clave en la generación de documentos electrónicos.
Existirán ayudas para facilitar la gestión y preservación del documento
electrónico. Ex. Factura telemática.
En de pocos años tendremos una gran cantidad de documentos electrónicos
para gestionar (del Byte al Tbyte).
El archivo y la preservación del documento electrónico parecen ser el gran reto.
No es difícil, pero se debe hacer bien.
Ahora es el momento, se tiene que aprovechar.
e-Administración: documento y expediente electrónico
e-Administración:
Documento y expediente electrónico
Muchas gracias
Jordi Masias i Muntada
AGTIC SL
[email protected]
e-Administración: documento y expediente electrónico
Descargar

Presentación de PowerPoint