AUDITORÍAS INTERNAS A
SISTEMAS DE GESTIÓN
Ximena Galvis Ordoñez
Martha Cecilia Orobio F.
Febrero 22 de 2013
OBJETIVO
Dar a conocer las directrices para
la auditoría de los sistemas de
gestión.
ACTIVIDAD: AUDITORÍAS
Relacionar cada descripción con un
concepto.
DEFINICIONES PARA AUDITORÍAS
1. Auditoría
2. Criterios
3. Evidencia de la Auditoría
4. Hallazgos de Auditoría
5. Conclusión de la Auditoría
6. Competencia
7. Auditor Líder
8. Auditor Acompañante
9. Observador
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
ESTRUCTURA GENERAL DE LA
NORMA ISO 9001:2008
ESTRUCTURA GENERAL
P
Capítulos: 4
H
5
Capítulo:
6
A
V
Capítulo:
8
Capítulo:
7
8
ESTRUCTURA GENERAL DE LA
NORMA ISO 9001:2008
0. Introducción
1. Objeto y campo de aplicación (Para qué y a quién aplica)
2. Referencias Normativas (Remite al lector a otras normas)
3. Términos y Definiciones (Vocabulario)
4. Sistema de Gestión de Calidad
5. Responsabilidad de la Dirección
6. Gestión de los Recursos
7. Realización del Producto
8. Medición, Análisis y Mejora
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4.1
Requisitos
Generales
4.2
Requisitos
de la
Documentación
4.2.1
Generalidades
4.2.2
Manual de la
Calidad
4.2.3
Control de los
Documentos
4.2.4
Control de los
Registros
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1
Compromiso
de la
Dirección
5.2
Enfoque al
Cliente
5.3
Política
de la
Calidad
5.5
5.4
Responsabilidad
Planificación
Autoridad y
comunicación
5.6
Revisión
por la
Dirección
5.4.1
Objetivos
de Calidad
5.5.1
Responsabilidad
y autoridad
5.6.1
Generalidades
5.4.2
Planificación
Del SGC
5.5.2
Representante
de la Dirección
5.6.2
Información
p/ la Revisión
5.5.3
Comunicación
Interna
5.6.3
Resultado de
la Revisión
6. GESTIÓN DE RECURSOS
6.1
Provisión de
Recursos
6.2
Recursos
Humanos
6.2.1
Generalidades
6.2.2
Competencia,
formación y toma
conciencia
6.3
Infraestructura
6.4
Ambiente de
Trabajo
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.1
Planificación
de la realización
del producto
7.2
Procesos
relacionados con
el Cliente
7.3
Diseño
y
Desarrollo
7.4
Compras
7.2.1
Determinación de
los requisitos
relacionados con
el producto
7.3.1
Planificación del
diseño y
desarrollo
7.4.1
Proceso de
Compras
7.2.2
Revisión de los
requisitos
relacionados con el
producto
7.2.3
Comunicación
con el cliente
7.3.2
Entrada
7.3.3
Resultados
7.3.4
Revisión
7.3.5
Verificación
7.3.6
Validación
7.3.7
Control de Cambios
7.4.2
Información
de las compras
7.4.3
Verificación de
los productos
comprados
7.5
Producción y
prestación del
Servicio
7.5.1
Control
7.5.2
Validación
7.5.3
Identificación
y trazabilidad
7.5.4
Propiedad del
cliente
7.5.5
Preservación
del Producto
7.6
Control de los
dispositivos de
seguimiento y
medición
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1
Generalidades
8.2
Seguimiento y
Medición
8.2.1
Satisfacción
del Cliente
8.2.2
Auditoría
Interna
8.2.3
Seguimiento y
Medición de los
Procesos
8.2.4
Seguimiento y
Medición del
Producto
8.3
Control del producto
No Conforme
8.4
Análisis de
Datos
8.5
Mejora
8.5.1
Mejora
Continua
8.5.2
Acción
Correctiva
8.5.2
Acción
Preventiva
ACTIVIDAD: HALLAZGOS
Definir:
No
conformidad
Fortaleza
Hallazgos
Oportunidad
de mejora
Riesgo
SEGUNDA PARTE:
DIRECTRICES PARA AUDITAR
SISTEMAS DE GESTIÓN
NORMA ISO 19011:2011
1. PASOS PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA
2. COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR
3. PRINCIPALES CAMBIOS DE LA ISO 19011:2011
DESARROLLO DE UNA AUDITORÍA
PASOS
RESPONSABLE
Establecimiento del programa de auditorías: definir procedimientos,
funciones y responsabilidades, competencias, recursos, objetivos,
alcance, criterios, entre otros.
Realización de la auditoría: establecer contacto inicial, verificar la
viabilidad, realizar la revisión documental, el plan de auditoría,
preparar las listas de verificación.
Realizar la auditoría siguiendo la planeación: hacer la reunión de
apertura, recopilar y verificar la información, generar los hallazgos,
preparar conclusiones, hacer la reunión de cierre.
Director General
Auditor Líder
Auditor Acompañante
Auditor Líder
Auditor Acompañante
Preparar y entregar el informe de auditoría al auditado.
Auditor Líder
Auditor Acompañante
Entregar la documentación a Mejoramiento continuo.
Auditor Líder
Auditor Acompañante
Realizar la evaluación
competencias.
de
los
auditores
incluyendo
sus Auditor Líder
Auditor Acompañante
COMPETENCIAS DEL GRUPO
AUDITOR
Educación:
Tener
título
profesional o tecnológico en
carreras administrativas o afines
(Preferible pero no indispensable y
puede
convalidarse
con
experiencia
en
auditorías
internas).
Formación: Fundamentos en
sistema de gestión de calidad,
Conocimiento
normas
ISO
9001:2008, ISO 19011:2011, NTC
5580:2011
Experiencia: Mínimo dos años
laborando
en
la
institución
(preferible pero no indispensable y
puede
convalidarse
con
la
experiencia adquirida durante las
auditorías) y 10 horas de
experiencia en auditorías internas
(como auditores observadores y
auditores acompañantes).
COMPETENCIAS DEL GRUPO
AUDITOR
Habilidades Organizacionales
Servicio al Cliente: Demostrar
empatía y disposición a la solución
de las inquietudes del cliente de la
auditoría.
Es cordial en el trato con los clientes
de la auditoría y el personal
entrevistado durante la misma.
Relaciones Interpersonales: Establecer
relaciones basadas en la cordialidad y el
respeto con el fin de lograr un ambiente
propicio para el desarrollo de las
auditorías.
Escucha, hace preguntas, expresa
conceptos e ideas de forma efectiva y
honesta.
Negocia
y
resuelve
desacuerdos
orientándose a mejorar el desempeño
organizacional.
Es prudente, reservado y concentra los
hallazgos de la auditoría en los aspectos
organizacionales en pro de la mejora de
los procesos.
COMPETENCIAS DEL GRUPO
AUDITOR
Habilidades de Rol
Facilidad y destreza en comunicación: Expresar con claridad, y en forma apropiada al
contexto, los hallazgos detectados y las inquietudes que resulten durante las actividades
de la auditoría.
Brinda informaciones claras al líder del proceso auditado, sobre las fortalezas, no
conformidades, riesgos y oportunidades de mejora encontradas en la auditoría.
Facilidad y destreza en redacción de informes: Enunciar claramente de forma escrita
los hallazgos que resulten de comparar la evidencia detectada durante la auditoría vs. los
criterios establecidos.
Escribe de forma clara y precisa los hallazgos de la auditoría.
Capacidad de integrar información para llegar a un resultado: Realizar un profundo
análisis de la información obtenida durante la auditoría.
Consolida la información obtenida de diferentes fuentes para definir los hallazgos de la
auditoría.
Realiza una revisión profunda a los documentos e información relacionada con el proceso
asignado.
PRINCIPALES CAMBIOS
NTC ISO 19011:2011
1. Se definió la diferencia entre la norma ISO 19011 e ISO 17021.
2. Se introdujo a la auditoría el concepto de gestión de riesgo.
3. Se hace referencia a la utilización de diferentes métodos para realizar las
auditorías.
4. Se agregó la confidencialidad como un nuevo principio y se sustituyó el
principio de conducta ética por la integridad.
5. Se reorganizaron las secciones 5, 6 y 7 del documento. El principal
cambio es la mejora de la redacción y la inclusión de referencias al Anexo
B (orientación adicional destinada para auditores para planificar y realizar
las auditorías).
6. Se reforzó el tema de competencias y el proceso de su evaluación. Se da
un perfil más alto a las funciones del administrador del Programa de
Auditorías.
7. En el Anexo A se presentan ejemplos ilustrativos de conocimientos y
habilidades específicos para un mayor rango de disciplinas.
¡¡¡MUCHAS
GRACIAS!!!
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auditorías