
Profesión u oficio que una persona se encarga
de recibir y redactar correspondencias de un
superior Jerárquico a quien se le lleva una
agenda y se le custodian unas actividades por
medio del orden de documentos en la oficina y
de la empresa en general. Es el cargo que ocupa
un ser humano diligenciado también una nómina,
realizando pagos y sueldos haciendo
deducciones y bonificaciones de los empleados
en beneficio de la empresa. Es además un ser
integro en sus tareas eficiente y eficaz en sus
funciones responsables y atenta en sus deberes
recursiva y creativa en la organización general
de la empresa en fin. Es una persona auxiliar
administrativo y de gerencia.
MISIÓN
 Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las
tareas establecidas, además de acompañar en la
vigilancia de los procesos a seguir dentro de la
empresa.
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:
Buena presencia.
Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
Excelente redacción y ortografía.
Facilidad de expresión verbal y escrita.
Persona proactiva y organizada.
Facilidad para interactuar en grupos.
Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
Brindar apoyo a todos los departamentos.
Desempeñarse eficientemente en su Área.
Aptitudes para la Organización.
Buenas relaciones interpersonales.
Dinámica entusiasta.
Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de
servicio al cliente.

Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el
cumplimiento y servicios de éstos.

Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el
trabajo asignado.

Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o
departamentos dentro de la empresa.

Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de
los compromisos y demás asuntos.

Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
Mejora y aprendizaje continúo

Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan
por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades y
en donde salen avante aquellas empresas que se han preparado para
ello, las que cuenta con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados,
capaces de actuar en estas características.
 Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución
hacia los de fuera: los clientes; a través del teléfono o la correspondencia. La
profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro
puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo.
Sin lugar a dudas, el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran
importancia y responsabilidad.
 Discreción: Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de
confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material
reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas,
además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a
la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.
 Puntualidad: Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de
seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la
hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o
calendarios asignados a cada tarea.
 Paciencia: Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse
jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios
sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van
como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes
dominar por ellos.
 Organización: Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas
que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que
tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte esto significa que
tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido pero
también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir o
advertirlo.
 Lealtad: La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin
embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar
de… Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no
las revelamos, defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros.
También, abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa
tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello.
 Tacto: Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser
amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar
explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está
firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y
manejamos la situación.
 Responsabilidad: La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una
profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante
las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina
y es discreta en el teléfono.
 Una secretaria de dirección es la mano
derecha del jefe y debe convertirse en su
enlace con el resto del mundo. Por ella han
de pasar los empleados y las personas
ajenas a la empresa que se dirijan al
director.
Tienen que ocuparse de labores propias de
las secretarias, como la agenda de su
superior, la organización de viajes de
negocios, las actas de las reuniones, la
correspondencia, el archivo de documentos
o la preparación de presentaciones.
Pero también deben hacerse cargo de otras
funciones de carácter ejecutivo que el jefe
suele delegar en ellas, aunque el tipo y la
cantidad de tareas encomendadas varían en
cada empresa. Se trata de una profesión
mayoritariamente ejercida por mujeres, que
ocupan el 90% de los puestos de secretaria
en la empresa privada.
La comunicación es la herramienta esencial a través de la
cual se organizan las acciones de las personas de una
organización.
Fundamentos De La Comunicación
 Proceso.
 Flujo.
 Ascendente.
 Descendente.
 Lateral.
Beneficios De La Comunicación.
 Desaparecen los rumores y la radio pasillo.
 Se comprenden mejor los problemas.
 Se moviliza la capacidad colectiva de solución de
problemas.
 Favorece la identificación del personal.
 Incrementa la participación.
 Se establecen políticas basadas en la consulta y en el
consenso.
 Aumenta la productividad.
 La participación recibe el adecuado reconocimiento.
Barreras En La Comunicación.
 Se clasifican en:
 Barreras en el emisor.
 Barreras en la transmisión.
 Barreras en el receptor.
 Barreras físicas.
 Barreras semánticas.
 Barreras psicológicas.
Herramientas De Comunicación.
 Ordenes verbales.
 Memorándum.
 Grupos de trabajo.
 Círculos de calidad.
 Buzón de sugerencias.
 Encuestas de opinión.
Tipos De Comunicación.
 Escrita.
 Verbal.
 Corporal.
Mecanismos De La Comunicación.
 Palabras.
 Imágenes.
 Acciones.
 Gestos.
 Contexto.

Comunicación Efectiva.
 Simplificación y precisión en mensajes escritos.
 Capacidad de escucha apática.
 Coherencia entre el mensaje y la acción.
Dos Reglas A Tener En Cuenta.



3 “QUE”
Que comunicar.
Que da la información.
A quien se le va a comunicar.




3 “C”
Cuándo comunicar.
Cómo comunicar.
Cuánto comunicar.
Comunicación Organizacional.
 La comunicación existe siempre en las organizaciones
(formal o informal).
 Los empleados necesitan comunicarse con sus
superiores.
 La comunicación es un proceso continuo y acumulativo.
 La comunicación efectiva requiere canales múltiples con
mensajes.
 Los canales más son los bidireccionales.
Cinco Pasos Para Una Comunicación Eficaz.
Mapa de ruta.
 Enunciar el punto central en la primera oración.
Una idea por vez.
 Sintetizar y reformular.
Ser específico.
 Utilizar analogías y ejemplos
Palabras, voz y cuerpo.
 Sincronizar lo que estoy diciendo. Tono de voz.
Ajustarlo a la realización del oyente.
 Ponernos en el lugar del otro.
Pasos Para Una Comunicación Eficaz.
Controlar: lo que realmente nos están diciendo:
 Expresan los gestos.
 Información por otra vía.
 Antecedentes.
No manejarse con suposiciones: Simplemente preguntar.
Atender a las emociones: Calificativos y las ironías.
Crear un clima de confianza: Demostrar que tenemos interés
en la comunicación.
 Evitar interrupciones.
No irse por las ramas: lo que queremos decir.
Ser flexible: podemos equivocarnos.
Reforzar y controlar el mensaje: Si extendieron el mensaje.
Destinatarios De La Comunicación.
 Empleados.
 Familiares.
 Sindicatos.
 Otros mercados, médicos, organismos públicos, etc.
 Con el cuidado que ponga una persona en la
mesa, se revela el grado de educación de una
persona.
 De la educación que se tenga en él hogar
depende la conducta que se tenga en el futuro.
 Lávese las manos antes de cada comida.

 Los cubiertos se ubican según el orden en que se
usarán.
 El plato del pan se ubica a la izquierda.
 Las copas o vasos se ponen a la derecha.
 No se deben apoyar los codos sobre la mesa.
 Se sirve por la izquierda y se retira por la derecha.
 La servilleta se usa antes y después de beber
agua y al final de la comida.
 Nunca debe llevarse el cuchillo a la boca.
 Evítese comer con demasiada prisa o con
demasiada lentitud.
 Es impropio oler, soplar las comidas o bebidas, lo
mismo que hacer ruidos al ingerir estos alimentos.
 Al terminar, los cubiertos de dejan sobre el plato,
en forma diagonal, con los mangos hacia el
comensal.
 Los platos usados se retiran uno a uno, nunca se
amontonan.
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Elementos de secretariado