EL ROL DE LA
SECRETARIA
EN LA
ORGANIZACIÓN
MODERNA
• Las organizaciones que aparecen
en la actualidad como las más
eficientes y productivas son
precisamente aquéllas en las que
todas las personas tienden a
flexibilizar y diversificar sus
tareas. Ya no se habla de tareas
rígidas, sino de objetivos que es
necesario alcanzar y de la gestión
que cada persona y cada equipo
debe emprender para lograr
dichos propósitos.
Para que puedas entender más
claramente lo dicho, podemos
diferenciar entre:
"QUE ES LO QUE HAY QUE HACER “
versus
" QUE ES LO QUE HAY QUE LOGRAR"
EJERCICIO
• REALIZA UNA COMPARACION DE LAS LABORES
QUE REALIZABA LA SECRETARIA HACE 20
AÑOS ATRÁS Y LA SECRETARIA MODERNA
SECRETARIA DE HACE 20 AÑOS
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SECRETARIA MODERNA
LOS SIETE PRINCIPIOS DE LA NUEVA
ORGANIZACIÓN
A continuación veremos los siete
postulados que propone la
reingeniería para lograr una mayor
competitividad
1. Las jerarquías deben "aplanarse"
de modo que se flexibilicen las
funciones
Este postulado se basa en la
concepción del liderazgo
participativo y no autoritario. Si los
gerentes o supervisores de una
organización o empresa confían en
que las personas que trabajan en ella
son capaces de hacerse responsables
de los diversos procesos, disminuirán
el control y las jerarquías, y
delegarán las responsabilidades.
2. Los equipos deben ser los
encargados de la gestión
• En la medida en que las
empresas se organicen en
torno a procesos y se
disminuya la distancia entre
los distintos cargos, el
trabajo en equipo
comenzara a cobrar mayor
importancia dentro de
ellas.
3. Se debe reconocer los logros a
todos los integrantes de un equipo
• En la empresa moderna ya no
deberían existir los "sabelotodo",
los "elegidos" o los "iluminados".
En la actualidad se dice que el que
sabe es el equipo completo y que
éste debe ser reconocido como
una unidad, ya que el
conocimiento y la experiencia que
acumula un grupo es mayor que
el conocimiento y experiencia de
cada uno de ellos por separado.
4. Los empleados deben estar
capacitándose constantemente
• Una de las maneras más efectivas para
mantenernos vigente en nuestros
puestos de trabajo es la constante
actualización de los conocimientos y el
desarrollo de nuevas competencias, en
el ámbito de nuestro quehacer. Así, por
ejemplo, la capacitación apunta a que el
secretario (a) se vea a sí mismo (a)
como un elemento clave en la gestión
de la empresa, y que desarrolle sus
habilidades en las áreas de servicio,
comunicaciones, contabilidad y
redacción comercial.
5. Se debe maximizar el contacto con
los clientes externos y proveedores.
• La idea de que "mi jefe paga mi
sueldo" es cada vez menos
compartida en las empresas. La
mayoría de los trabajadores
comprende en la actualidad que
"son los clientes los que pagan
nuestro sueldo". Entonces son los
clientes, en realidad, mis jefes y si
son ellos los que preferirnos
"financian" mis ingresos, mi
esfuerzo debe concentrarse en
brindarles un servicio de calidad.
6.Cada persona que se acerca a
nuestra empresa es un futuro cliente
y debe ser tratado como tal.
• Para lograr esto, se debe
conocer bien a los clientes y
saber cuál es su relación con la
empresa. Del mismo modo, se
debe tener siempre en mente
el concepto de cliente
potencial, lo cual significa que
cada persona que toma
contacto con nosotros puede
llegar a ser un cliente más que
"pague nuestros sueldos".
7. El cliente debe ser el principal
evaluador
• De nada sirve una empresa sin clientes. Igualmente inútil sería
producir bienes o servicios, si nadie los compra o solicita y esto
es igualmente válido para clientes internos o externos,
entendiendo por tales a aquellas personas de la empresa a las
que prestamos servicios para que puedan ser eficientes en el
logro de sus propios objetivos. ¿De qué serviría, por ejemplo,
ser secretario de un equipo de trabajo si los demás integrantes
prescinden de sus servicios y prefieren los de otras personas?.
QUE TENGAN UN BUEN DIA
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el rol de la secretaria en la organización moderna