IMAGEN Y PROYECCION
LABORAL
DE LA SECRETARIA
I MAG E N
En la terminología
tradicional, se
denomina secretaria a
la persona que escribe
la correspondencia,
extiende las actas de las
reuniones, resuelve los
asuntos de trámite y
custodia los documentos
de una oficina.
FORMACIÓN DE LA
SECRETARIA
Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el
ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital
importancia en todos los sectores del desarrollo.
Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe
tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso
correcto del lenguaje escrito y oral, que le facilitará su
desenvolvimiento en cualquier nivel del ámbito empresarial.
PERFIL
En términos generales toda secretaria y asistente
administrativa debe poseer el siguiente perfil:
Personalidad equilibrada y Proactiva,
Autoestima positiva,
Capacidad de adaptación a los cambios,
Habilidades comunicativas,
Capacidad de crear, innovar e implementar,
Criterio propio para actuar y distinguir prioridades,
Disposición para trabajo en equipo,
Tacto y prudencia para manejar situaciones adversas,
Flexibilidad,
Resistencia física y nerviosa,
Agudeza visual.
CONOCIMIENTOS
TÉCNICOS
Técnicas de Archivo,
Digitación y mecanografía,
Uso apropiado del teléfono,
Manejo y organización de la agenda,
Redacción de correspondencia general, comercial y
administrativa,
Conocimiento y dominio del idioma del país,
Manejo adecuado de documentos.
CÓDIGO DEONTOLOGICO DE LA
SECRETARIA
(teoría del deber)
Dignidad: Abstenerse de todo
comportamiento que suponga
infracción en el ejercicio de su
profesión.
Integridad: Debe actuar con
honradez, lealtad y buena fe.
Secreto Profesional: Principio
de confidencialidad en los
hechos que conozca por
razones de su cargo.
Relaciones con sus
compañeros: Abstenerse de
cualquier competencia desleal
con sus compañeros.
Discreción en la entrega de
información. Colaboración
para lograr los objetivos.
Relaciones con la empresa:
Disposición y cooperación;
prohibición de aceptar
compensaciones económicas
ajenas a su remuneración.
LA CONTRATACIÓN DE LA
SECRETARIA
Teniendo en cuenta que el objetivo del empleo es suministrar a
la organización las personas necesarias en calidad y cantidad,
se debe dar mucha importancia al proceso de selección que
conducirá a la incorporación del candidato (a) idóneo para el
puesto de trabajo.
Se tendrá que definir el puesto y para ello tendremos que
conocer:
Qué tareas y responsabilidades principales tendrá que
desempeñar el candidato.
La formación y experiencia requerida para el puesto.
Las habilidades y características personales requeridas.
Los factores clave de la cultura de la organización.
ORGANIGRAMA
COPELEC LIMITADA
GERENTE
GENERAL
SECRETARIA
GERENCIA
GERENTE
TECNICO
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA
JEFE
TECNICO
GERENTE
ADM. Y FINANZAS
SECRETARIA
G.A.F.
JEFE
COMERCIALIZACION
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
JEFE DE
CONTABILIDAD
JEFE DE
INFORMÁTICA
JEFE
DESARROLLO
DE SISTEMAS
JEFE
ATENCIÓN
USUARIOS
JEFE DE
OPERACIONES
PROGRAMADORES
ORGANIGRAMA
COMERCIAL COPELEC S.A.
GERENTE
COMERCIAL
SECRETARIA
GERENCIA
SUB GERENTE
ELECTROHOGAR
SUB GERENTE
AUTOMOTRIZ
SECRETARIA
SUB GERENCIA
ASISTENTE
ADMINSIT.
JEFES DE
LOCALES
SUB GERENTE
AGROFERRETERIA
ASISTENTE
ADMINIST.
VENDEDORES
JEFES DE
LOCALES
VENDEDORES
VENDEDORES
ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRATIVOS
BODEGUEROS
BODEGUEROS
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
COPELEC LTDA.
Descripción General: Profesional
responsable de la confección, manejo
y custodia de documentación a su
cargo, además de la administración de
operaciones menores de la empresa.
Descripción detallada:
Velar por el correcto y apropiado uso
de los equipos a su cargo.
Encargada de la compra, custodia y
distribución de los diversos materiales
de oficina que sean requeridos por los
empleados para su trabajo habitual.
Responsable
en
el
aspecto
administrativo
de
todo
lo
concerniente al retiro de socios, sea
en forma provisoria o permanente.
Encargada de digitar diversos
documentos.
Encargada de clasificar, distribuir y
archivar toda comunicación escrita o
documentos que por su naturaleza lo
exijan.
Encargada de administrar el edificio,
cuidando que la totalidad de las
dependencias se encuentren en
perfectas condiciones de uso.
Encargada de supervisar a auxiliar a su
cargo.
Desempeñarse como secretaria del
Consejo de Administración.
Encargada de coordinar todo lo
relacionado con el aseo de la entidad,
actividad que realiza una empresa
externa.
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
COMERCIAL COPELEC S.A.
Descripción General: Encargada de
canalizar y gestionar la información y
documentación proveniente de clientes,
proveedores y de otras áreas de la
empresa, derivada de las tareas que el
depto. Electrohogar requiere en sus
distintos niveles jerárquicos.
Descripción detallada:
Confeccionar correspondencia (fax,
memos y cartas)
Atender el teléfono, derivar llamadas a
los anexos y/o recepcionar mensajes y
posteriormente transmitirlos a quien
corresponda.
Confirmar reuniones. Fijar citas.
Apoyo directo a los jefes de tienda.
Recibir, despachar, ordenar, archivar y
derivar correspondencia.
Ordenar documentos y otros por envío
de valija.
Administrar caja chica.
Atención de clientes y proveedores.
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACIÓN NECESARIA:
Secretaria ejecutiva con conocimientos y manejo de PC a nivel
de usuario.
Egresada de colegio técnico o titulada de Administración.
EXPERIENCIA NECESARIA:
A lo menos un (1) año en un cargo similar.
FIN
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