Ciclo de vida Estructuras organizacionales
Fuentes:
• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,
Seventh Edition,
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide), Fifth Edition
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Objetivos
 Ciclo de vida del Proyecto
 Ciclo de vida del Producto
 Estructuras organizacionales
Ciclo de vida del proyecto
 “El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo,
generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo
nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y
control de la organización u organizaciones que participan en el
proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”,
Pmbok, quinta edición
Tamaño
Complejidad
Necesidades de Control
Proyecto
Fase
Fase
Fase
Fase
Fases del Proyecto
 Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto,
donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar
eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del
proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en
determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse,
Pmbok, quinta edición.
Proyecto
Fase
Fase
Fase
Fase
Número
Grado de control
Ciclo de vida del proyecto
Niveles típicos de costos y personal
Estructura del
ciclo de vida
Organización
y preparación
Llevando a cabo el trabajo
Cierre del
proyecto
Nivel de costos y personal
Inicio del
proyecto
Tiempo
•
•
•
•
•
•
Nivel de costo
Dotación de personal
Influencia de los interesados
Riesgos
Incertidumbres
Costo de los cambios
Salidas de
la gerencia
del proyecto
Acta de
constitución
del proyecto
Plan para la
dirección
del proyecto
Entregables Documentos
aceptados del proyecto
archivados
Impacto de la variable en función del tiempo
Alto
Grado
Características
Bajo
Tiempo
Ciclo de vida del Producto*
 Los productos también tienen su ciclo de vida
 Ciclo de vida del Producto: “Un conjunto de fases del producto que,
generalmente, son secuenciales y sin superposición, cuyos nombres
y números son determinados por las necesidades de fabricación y
control de la organización”, Pmbok quinta edición
Ciclo de vida del Producto
Fase
Fase
Fase
* Producto : “Un artículo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente”,
Pmbok quinta edición
Relaciones Ciclo de vida del Producto y del Proyecto
Organización
Proyecto 3
Proyecto 1
Fase
Fase
Proyecto n
Fase
Fase
Proyecto 2
Proyecto 4
Producto
Operación 1
Fase
Fase
Fase
Operación 2
Operación 3
Operación 4
Operación m
Ciclo de vida y Fases del Proyecto
 El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases que definen:
 Qué trabajos se llevan a cabo en cada fase
 Qué entregables se producen y cuándo
 Quién está involucrado en cada fase
 Cómo será el control y aprobación del trabajo realizado en cada fase
Relaciones básicas entre fases
 Relación secuencial:
Una fase comienza una vez se termina la anterior
 Relación de superposición:
Una fase se inicia antes de que finalice la anterior
 Relación iterativa:
Una fase se planifica, y la planificación de la siguiente se efectúa
conforme avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actual
Ejemplo de Proyecto en una sola Fase
Ejemplo de Proyecto de tres Fases
Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas
Proyectos no pueden ejecutarse aislados
 Los proyectos deben operar en un entorno amplio de organización
 Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando
las necesidades actuales de la Empresa
 Los gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistémico
 Los gerentes debe tener una visión holística para la realización de proyectos
en el contexto de la organización
Proyectos no pueden ejecutarse aislados
Estructuras organizacionales
 Tres estructuras básicas de las organizaciones
 Funcional: Gerentes Funcionales informan al CEO
 Por Proyectos: Gerentes de programa informan al CEO
 Matricial: término medio entre estructuras funcionales y estructuras por
proyectos; el personal generalmente informa a dos o más jefes; la estructura
puede ser de matriz débil, equilibrada o fuerte
CEO: chief executive officer
Estructura organizacional funcional
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal
con
actividades
en el
proyecto
Organización Funcional






VENTAJAS
Estructura orientada a la
operación
Fácil control
Responsabilidad y
autoridad
Canales de comunicaciones
y control definidos
Adaptación a producción en
masa
Mejor control a presupuesto
y personal







DESVENTAJAS
No hay autoridad sobre el
proyecto
Dificultad para el trabajo
interdisciplinario
Mayor interacción entre
directivos
Jerarquización de la
información
Se repiten recursos
Se compite entre
departamentos
Diferentes metas
Estructura organizacional orientada a proyectos
Director
ejecutivo
Gerente de
Proyecto A
Gerente de
Proyecto B
Gerente de
Proyecto C
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal
con
actividades
en el
proyecto
Organización orientada a Proyectos





VENTAJAS
No se comparten recursos
con otras divisiones
Más fácil la toma de
decisiones
La alta gerencia controla los
proyectos
Comunicación más eficiente
Fidelidad al proyecto
DESVENTAJAS
 Duplicación de recursos y
sobrecostos para la
empresa
 Riesgo de suboptimización
de recursos
 Debilidad para la
organización si no se
gestiona aprendizaje
Organización Matricial





VENTAJAS
Facilidad para conformar un
equipo de proyecto
Flexibilidad para elegir
recursos
Los proyectos son un
estándar y no una
excepción
Fomenta los equipos
interdisciplinarios
Crea carrera de Gerencia
de Proyectos
DESVENTAJAS
 Hay dos jefes para el staff
 Negociación entre gerentes
de proyectos y gerentes
funcionales
 Antes de cada proyecto se
requiere un proceso de
armado de equipos
Estructura organizacional matricial débil
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal
con
actividades
en el
proyecto
Estructura organizacional matricial fuerte
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Gerentes de
Proyectos
Staff
Staff
Staff
Gerente de
Proyecto
Staff
Staff
Staff
Gerente de
Proyecto
Staff
Staff
Staff
Gerente de
Proyecto
Personal
con
actividades
en el
proyecto
Estructura organizacional matricial equilibrada
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Gerente de
Proyecto
Staff
Staff
Personal
con
actividades
en el
proyecto
Estructura organizacional combinada
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Gerentes de
Proyectos
Staff
Staff
Staff
Gerente de
Proyecto
Staff
Staff
Staff
Gerente de
Proyecto
Staff
Staff
Staff
Gerente de
Proyecto
Coordinación del proyecto B
Personal
con
actividades
en el
proyecto
Influencia de la estructura organizacional en los proyectos
Estructura de la
organización
Características
del proyecto
Matricial
Funcional
Matricial débil
Matricial
equilibrada
Matricial
fuerte
Orientada a
Proyectos
Autoridad del gerente
del proyecto
Poca o
ninguna
Limitada
Baja a
moderada
Moderada a
alta
Alta a casi
total
Disponibilidad de
recursos
Poca o
ninguna
Limitada
Baja a
moderada
Moderada a
alta
Alta a casi
total
Quien controla el
presupuesto del
proyecto
Gerente
funcional
Gerente
funcional
Combinado
Director del Director del
proyecto
proyecto
Rol del director del
proyecto
Dedicación
parcial
Dedicación
parcial
Dedicación
completa
Dedicación
completa
Dedicación
completa
Personal
administrativo en la
dirección de
proyectos
Dedicación
parcial
Dedicación
parcial
Dedicación
parcial
Dedicación
completa
Dedicación
completa
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