LAS VOCES DE LA COMUNIDAD EN LAS
ESTRATEGIAS DE FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
En alianza con:
Con la generosa participación y apoyo de:
Taller Contabilidad y
Gestión de Recursos
ESAL
Julio-2014
Todas las personas jurídicas están
obligadas a llevar contabilidad
Ley 190 de 1995, Artículo 45: “De conformidad con la
reglamentación que al efecto expide el Gobierno Nacional, todas
las personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los
requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad,
de acuerdo con los principios generalmente aceptados.
“Decreto Nacional 2500 de 1986, Art. 2: A partir del 1 de enero de
1987 las Entidades Sin Ánimo de Lucro están obligadas a llevar
libros de contabilidad…”.
¿Qué es una entidad sin ánimo de
lucro?
Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas,
capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones, de ser
representadas judicial y extrajudicialmente, con sujeción a
las disposiciones legales y a sus propios estatutos.
Por su actividad se clasifican en: salud, deporte, educación
formal, cultural, investigación científica o tecnológica,
ecológica, protección ambiental o a programas de desarrollo
social, entre otras, donde dichas actividades son de interés
general y sus excedentes son invertidos totalmente en la
actividades contempladas en su objeto social.
Clases de personas jurídicas sin
ánimo de lucro
• Fundación
• Corporación o
Asociación
• Entidades de Naturaleza
Cooperativa
• Iglesias y confesiones
religiosas
• Fondos de Empleados
• Sindicatos
• Partidos y movimientos
•
•
•
•
•
políticos
Cámaras de Comercio
Propiedades
Horizontales
Cajas de Compensación
Familiar
Juntas de Acción
Comunal
Asociaciones de
Pensionados
Requisitos para que la contabilidad
constituya prueba
• Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de
contabilidad, como para quienes no estando legalmente
obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán prueba
suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos:
• Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la
Administración de Impuestos Nacionales, según el caso
• Estar respaldados por comprobantes internos y externos
• Reflejar completamente la situación de la entidad o persona
natural
• No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o
indirectos que no estén prohibidos por la ley;
• No encontrarse en las circunstancias del artículo 74 (Doble
contabilidad) del Código de Comercio.
Estados financieros
Son informes preparados periódicamente, cuya
responsabilidad recae en los administradores del ente
económico y tienen como objetivo suministrar
información financiera a los usuarios interesados en
conocer los resultados operacionales y la situación
económica – financiera de la entidad.
Estados financieros básicos:
• El balance general
• El estado de resultados
• El estado de cambios en el patrimonio
• El estado de cambios en la situación financiera
• El estado de flujos de efectivo.
BALANCE GENERAL
Activo – Pasivo = Patrimonio
1. ACTIVO
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y
derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que
en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios
presentes o futuros.
Comprende los siguientes grupos:
11 DISPONIBLE
12 INVERSIONES
13 DEUDORES
14 INVENTARIOS
15 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
16 INTANGIBLES
17 DIFERIDOS
18 OTROS ACTIVOS
19 VALORIZACIONES
11 Disponible
1105 Caja
110505 Caja general
110510 Cajas menores
110515 Moneda extranjera
1110 Bancos
111005 Moneda nacional
111010 Moneda extranjera
1120 Cuentas de ahorro
112005 Bancos
112010 Corporaciones de ahorro y vivienda
1125 Fondos
112505 Rotatorios moneda nacional
112510 Rotatorios moneda extranjera
112515 Especiales moneda nacional
112520 Especiales moneda extranjera
112525 De amortización moneda nacional
112530 De amortización moneda extranjera
12 Inversiones
1205 Acciones
1210 Cuotas o partes de interés social
1215 Bonos
1225 Certificados
122505 Certificados de depósito a término (CDT)
1235 Títulos
1240 Aceptaciones bancarias o financieras
1245 Derechos fiduciarios
1250 Derechos de recompra de inversiones negociadas (repos)
1255 Obligatorias
125515 Bonos para desarrollo social y seguridad interna (BDSI)
1295 otras inversiones
129505 aportes en cooperativas
129510 derechos en clubes sociales
1299 provisiones
13 Deudores
1305 clientes
1310 cuentas corrientes comerciales
1315 cuentas por cobrar a casa matriz
1320 cuentas por cobrar a vinculados económicos
1325 cuenta s por cobrar a socios y accionistas
1330 anticipos y avances
1335 depósitos
1340 promesas de compra venta
1345 ingresos por cobrar
1350 retención sobre contratos
1355 anticipo de impuestos y contribuciones
o saldos a favor
1360 reclamaciones
1365 cuentas por cobrar a trabajadores
1370 prestamos a particulares
1380 deudores varios
1390 deudas de difícil cobro
1399 provisiones
14 Inventarios
1405 materias primas
140501 a 140598
1410 productos en proceso
141001 a 141098
1430 productos terminados
143005 productos manufacturados
143010 productos extraídos y/o procesados
143015 productos agrícolas y forestales
143020 subproductos
143025 productos de pesca
143099 ajustes por inflación
1435 mercancías no fabricadas por la empresa
143501 a 143598
1460 envases y empaques
1465 inventarios en tránsito
15 Propiedades planta y equipo
1504 terrenos
1516 construcciones y edificaciones
151605 edificios
151610 oficinas
151615 almacenes
1520 maquinaria y equipo
1524 equipo de oficina
152405 muebles y enseres
152410 equipos
152495 otros
1528 equipo de computación y comunicación
152805 equipos de procesamiento de datos
152810 equipos de telecomunicaciones
152825 líneas telefónicas
1532 equipo médico – científico
1540 flota y equipo de transporte
154005 autos, camionetas y camperos
1592 depreciación acumulada
16 intangibles
1605 crédito mercantil
1635 licencias
1698 Amortización acumulada
17 diferidos
1705 gastos pagados por anticipado
170505 intereses
170510 honorarios
170515 comisiones
170520 seguros y fianzas
170525 arrendamientos
170530 bodegajes
170535 mantenimiento equipos
170540 servicios
170545 suscripciones
170595 otros
1710 cargos diferidos
171004 organización y preoperativos
171008 remodelaciones
18 otros activos
1805 bienes de arte y cultura
1895 diversos
19 valorizaciones
1905 de inversiones
190505 acciones
1910 de propiedades planta y equipo
1995 de otros activos
BALANCE GENERAL
Activo – Pasivo = Patrimonio
2. PASIVO
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las
obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo
del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero,
bienes o en servicios.
Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día
del mes o año, se ajustarán con base en la tasa de cambio
representativa del mercado a esa fecha, registrando tal
ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los
resultados del ejercicio.
21 Obligaciones financieras
23 Cuentas por pagar
2105 Bancos nacionales
210505 Sobregiros
210510 Pagarés
2115 Corporaciones financieras
211505 Pagarés
2195 Otras obligaciones
219505 Particulares
219510 Compañías vinculadas
219530 Directores
2305 Cuentas ctes comerciales
2335 Costos y gastos por pagar
233505 Gastos financieros
233510 Gastos legales
233515 Libros, suscripciones y revistas
233520 Comisiones
233525 Honorarios
233530 Servicios técnicos
233535 Servicios de mantenimiento
233540 Arrendamientos
233545 Transportes, fletes y acarreos
233550 Servicios públicos
233555 Seguros
233560 Gastos de viaje
233565 Gastos de representación
233595 Otros
2365 Retención en la fuente
236505 Salarios y pagos laborales
236510 Dividendos y/o participaciones
236515 Honorarios
236520 Comisiones
236525 Servicios
236530 Arrendamientos
236535 Rendimientos financieros
236540 Compras
2367 Impuesto a las ventas retenido
2368 Impuesto de industria y comercio retenido
22 Proveedores
2205 Nacionales
2210 Del exterior
23 Cuentas por pagar
2370 Retenciones y aportes de nómina
237005 Aportes a entidades promotoras de salud, EPS
237006 Aportes a administradoras de riesgos profesionales, ARP
237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas de compensación
2380 Acreedores varios
24 Impuestos, gravámenes y tasas
2404 De renta y complementarios
2408 Impuesto sobre las ventas por pagar
2412 De industria y comercio
2436 De vehículos
25 Obligaciones laborales
2505 Salarios por pagar
2510 Cesantías consolidadas
2515 Intereses sobre cesantías
2520 Prima de servicios
2525 Vacaciones consolidadas
2530 Prestaciones extralegales
26 Pasivos estimados y provisiones
2605 Para costos y gastos
2610 Para obligaciones laborales
261005 Cesantías
261010 Intereses sobre cesantías
261015 Vacaciones
261020 Prima de servicios
261025 Prestaciones extralegales
2635 Para contingencias
263505 Multas y sanciones autoridades administrativas
263510 Intereses por multas y sanciones
263515 Reclamos
263520 Laborales
263525 Civiles
27 Pasivos diferidos
2705 Ingresos recibidos por anticipado
2725 Impuestos diferidos
28 Otros pasivos
Registra las sumas de dinero recibidas por el ente
económico de como anticipos o avances originados en
ventas, fondos para proyectos específicos, cumplimiento
de contratos, convenios y acuerdos debidamente
legalizados, que han de ser aplicados con la facturación
o cuenta de cobro respectiva
2805 Anticipos y avances recibidos
2810 Depósitos recibidos
2815 Ingresos recibidos para terceros
281505 Valores recibidos para terceros
Recursos Convenios De Cooperación Pública, Nacional o
Internacional.
Un convenio por lo general conlleva derechos y obligaciones para
cada una de las partes que intervienen en el proyecto, como por
ejemplo:
-El convenio contempla que la ONG recibirá dinero con fines
específicos y con cargo a ese dinero realizará las obras o prestará los
servicios objeto del convenio, bien sea directamente o a través de
contratistas.
-Los rendimientos financieros generados deben hacer parte integral
del proyecto o se deben devolver al cooperante.
-Si se compran algunos bienes muebles son del organismo nacional o
internacional durante la ejecución del Proyecto y es ese organismo
quien decide qué se hace con ellos, es decir, si se los deja a la entidad
que ejecutó el proyecto o se los entrega a otra institución, con carácter
de donación.
-Llevar la contabilidad en la forma prescrita por la ley, adoptar una
clara política interna de rendición de cuentas y establecer auditorías
internas y externas cuando la característica de los proyectos lo
aconsejen.
-Establecer procedimientos efectivos de control interno y
autorregulación y propiciar éstos entre los respectivos operadores y
ejecutores de los proyectos.
-Ejecutar oportuna y eficientemente los contratos y convenios
celebrados y cumplir con las obligaciones acordadas.
–Hacer uso pertinente y adecuado de los mecanismos de
participación ciudadana y comunitaria y de control social de la
gestión pública en sus diversas etapas.
-Cumplir con las obligaciones y deberes tributarios y de cualquiera
otra índole que le conciernan.
-Generar propuestas que contribuyan al fortalecimiento gremial del
sector no gubernamental.
Contabilización De Recursos Recibidos Por Las Ong Con Destinación
Específica
Teniendo en cuenta los principios de contabilidad contemplados en el Decreto
2649 de 1993 y sus posteriores modificaciones, es imprescindible que los
hechos económicos realizados por este tipo de entes jurídicos, derivados de
convenios o contratos que desarrolle en cumplimiento de su objeto social
(envío de transferencias o de recursos), sean reconocidos en principio como un
pasivo a favor de la institución remitente, pues en el momento se constituyen
en una obligación para con la institución donante o cooperante.
Por lo general los recursos recibidos por organismos de cooperación
internacional que tienen un fin específico se manejan como un pasivo dentro de
los estados financieros de la organización en la cuenta 2815 –Ingresos
recibidos para terceros. Desde allí se controlan tanto los ingresos como los
gastos exclusivos del proyecto a través de un centro de costos que lo
identifique en el sistema.
Este pasivo se debe amortizar en la medida de su utilización, simultáneamente
con este registro.
BALANCE GENERAL
Activo – Pasivo = Patrimonio
3. PATRIMONIO
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual
de comparar el activo total menos el pasivo, producto de los
recursos netos del ente económico que han sido suministrados por
el propietario de los mismos, ya sea directamente o como
consecuencia del giro ordinario de sus negocios.
Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, el
superávit de capital, reservas, la revalorización de patrimonio, los
dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o
partes de interés social, los resultados del ejercicio, resultados de
ejercicios anteriores y el superávit por valorizaciones.
31 Capital social
3105 Capital suscrito y pagado
3115 Aportes sociales
3140 Fondo social
32 Superávit de capital
3205 Prima en colocación de acciones, cuotas o partes
3210 Donaciones
321005 En dinero
321010 En valores mobiliarios
321015 En bienes muebles
321020 En bienes inmuebles
321025 En intangibles
33 Reservas
3305 Reservas obligatorias
3310 Reservas estatutarias
3315 Reservas ocasionales
36 Resultados del ejercicio
3605 Utilidad del ejercicio
3610 Pérdida del ejercicio
37 Resultados de ejercicios anteriores
3705 Utilidades acumuladas
3710 Pérdidas acumuladas
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
4. INGRESOS
Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y
financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro
normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado.
Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios
realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de
ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un
ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya
hecho efectivo el cobro.
Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales.
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
41. INGRESOS OPERACIONALES
Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de
las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social
mediante la entrega de bienes o servicios.
42. INGRESOS NO OPERACIONALES
Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a
los del objeto social o giro normal de los negocios del ente
económico e incluye entre otros, los ítem relacionados con
operaciones de carácter financiero en moneda nacional o
extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta
de propiedades, planta y equipo e inversiones, dividendos y
participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e
ingresos de ejercicios anteriores.
Recursos Propios por Donaciones, Ventas o Cuotas.
Hay dos tipos de donaciones:
•Las donaciones cuyo objetivo principal es subsidiar o subvencionar gastos de
funcionamiento, gastos operativos o costos y por lo tanto se registran en el
ingreso de la entidad.
•Las donaciones que incrementan el Patrimonio del Beneficiario. Se consideran
superávit de capital aquellas donaciones correspondientes a bienes y valores
que incrementan el Patrimonio del ente, por ejemplo cuando se donan activos
fijos como Vehículos, Muebles y Enseres, bienes inmuebles, Maquinaria y
Equipo y dinero se contabiliza en la cuenta de Patrimonio.
Insinuación de Donación
Art. 1458 CC., modificado por Decreto 1712 de 1989, art. 1º. Corresponde al
notario autorizar mediante escritura pública, las donaciones cuyo valor exceda
de (50) salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean,
plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga
ninguna disposición legal. Las donaciones cuyo valor sea igual o inferior a (50)
salarios mínimos mensuales, no requieren insinuación.
Requisitos de los beneficiarios de las donaciones
Cuando la entidad beneficiaria de la donación que da derecho
a deducción, sea alguna de las entidades consagradas en el
numeral segundo del Artículo 125 del Estatuto Tributario,
deberá reunir las siguientes condiciones:
-Haber sido reconocida como persona jurídica sin ánimo de
lucro y estar sometida en su funcionamiento a vigilancia
oficial.
-Haber cumplido con la obligación de presentar la declaración
de ingresos y patrimonio o de renta, según el caso, por el año
inmediatamente anterior al de la donación.
-Manejar, en depósitos o inversiones en establecimientos
financieros autorizados, los ingresos por donaciones.
Donaciones En Especie
Las donaciones en especie que no son tangibles no se registran contable ni
fiscalmente. Para hablar de donaciones en especie objeto de registro en la
contabilidad se debe tener en cuenta que corresponda a la enajenación de un bien, o
la trasferencia del dominio de una persona a otra, sin recibir una contraprestación
equivalente.
Las donaciones son regalos que hace una persona natural o jurídica a otra, que tiene
la posibilidad de incrementar el patrimonio de quien recibe la donación y de
disminuirlo en cabeza de quien la entrega.
En las donaciones participan por lo menos dos partes:
•El donante •El beneficiario
En el caso del patrocinio, los recursos donados o bienes tienen como objetivo
financiar alguna actividad social de la entidad la cual se otorga como un incentivo, un
premio, lo cual es un gasto para la empresa con destinación específica.
En el patrocinio, lo que se dona tiene como finalidad ser entregado a un tercero, de
tal manera que el bien donado no queda en el activo de la entidad sino que a su vez
es trasferido a un tercero, por lo tanto no se puede contabilizar como Patrimonio sino
que debe quedar contabilizado como costo o gasto.
Los bienes y dinero que se reciben como patrocinio se contabilizan como un ingreso
no operacional en la cuenta Subvenciones 429509.
Asignaciones Permanentes -Excedentes
El beneficio Neto o Excedente es el resultado de tomar la totalidad de los
ingresos, ordinarios y extraordinarios, cualquiera que sea su naturaleza o
denominación, que no se encuentren expresamente exceptuados de
gravamen y restar de los mismos los egresos que sean procedentes de
conformidad con el art. 4 del Decreto 4400 de 2004/98
La inversión del beneficio Neto o Excedente debe ser aprobado por
Asamblea General.
Reserva para las Asignaciones Permanentes:
Las asignaciones permanentes están constituidas por el Beneficio Neto o
Excedente que se constituye como reserva.
-Aplicación de la Reserva: Es el uso que se da a las reservas por
asignación permanente ya aprobadas por la Asamblea General.
La Entidad sin ánimo de lucro ESAL, podrá realizar las inversiones en
bienes o derechos con el objeto de que sus rendimientos permitan el
mantenimiento o desarrollo permanente de algunas de las actividades de
su objeto social. La inversiones deben ser hechas para el período para el
cual se aprobaron, de lo contrario deberán ser integradas a la reserva
para aplicaciones posteriores de acuerdo con las destinaciones
establecidas por la Asamblea General.
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
6. COSTOS DE VENTAS
61. COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Comprende el monto asignado por el ente económico a los artículos
y productos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio
contable.
6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
Registra el valor de los costos incurridos por el ente económico en la
adquisición, manejo y enajenación de bienes o productos que no
sufren transformación, tales como: automotores, materias primas
agropecuarias, animales vivos, alimentos, bebidas, productos
textiles, prendas de vestir, calzado y otros enseres domésticos.
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
6. COSTOS DE VENTAS
62. COMPRAS
Comprende el valor pagado y/o causado por el ente económico en la
adquisición de materias primas, materiales indirectos y mercancías
para ser utilizadas en la producción y/o comercialización en
desarrollo de la actividad social principal, durante un período
determinado.
Al final del ejercicio económico las cuentas de compras se cancelarán
con cargo a la respectiva cuenta del grupo 61 -costo de ventas y de
prestación de servicios, según la actividad realizada por el ente
económico.
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
7. COSTOS DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones
y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la
producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales
un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los siguientes
grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y
contratos de servicios.
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
5. GASTOS
Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y
financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del
giro normal de su actividad en un ejercicio económico
determinado.
Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las
cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes
de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación
de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.
Se clasifican en:
-Gastos Operacionales:
de Administración y de Ventas.
-Gastos No Operacionales
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
5. GASTOS
51. OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN
Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el
desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre
la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el
ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa
encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas
establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente
económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva,
financiera, comercial, legal y administrativa.
Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración,
por conceptos tales como honorarios, impuestos, arrendamientos y
alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios y provisiones.
5 Gastos
51 Operacionales de administración
5105 Gastos de personal
5110 Honorarios
5115 Impuestos
5120 Arrendamientos
5125 Contribuciones y afiliaciones
5130 Seguros
5135 Servicios
5140 Gastos legales
5145 Mantenimiento y reparaciones
5150 Adecuación e instalación
5155 Gastos de viaje
5160 Depreciaciones
5165 Amortizaciones
5195 Diversos
5199 Provisiones
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
5. GASTOS
52. OPERACIONALES DE VENTAS
Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del
objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de
causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio,
directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la
dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para
el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo
básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución,
mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas.
Se clasifican bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios,
impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros,
servicios, provisiones entre otros.
52 Operacionales de ventas
5205 Gastos de personal
5210 Honorarios
5215 Impuestos
5220 Arrendamientos
5225 Contribuciones y afiliaciones
5230 Seguros
5235 Servicios
5245 Mantenimiento y reparaciones
5250 Adecuación e instalación
5255 Gastos de viaje
5260 Depreciaciones
5265 Amortizaciones
5295 Diversos
5299 Provisiones
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos – Costos - Gastos = Resultado
5. GASTOS
53. NO OPERACIONALES
Comprende las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados
directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se
incorporan conceptos tales como: financieros, pérdidas en venta y retiro
de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.
5. GASTOS
54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
Comprende los impuestos por concepto de renta y complementarios
liquidados conforme a las normas legales vigentes.
(Renta Exenta para entidades sin ánimo de lucro)
Ejercicios Prácticos
•
Elaboración y Lectura -Balance General
•
•
Elaboración y Lectura –Estado de Resultados
Manejo y Control contable de recursos recibidos de
y para terceros:
•
•
•
•
Cooperación Internacional (cuenta 28 –Pasivo en balance
general)
Entidades Públicas
Programas, proyectos y convenios
Otros formatos clave: Elaboración de Presupuesto,
Flujo de Caja, Cuadro Control de Adquisiciones,
Kárdex de Inventario
Control Interno
• SOPORTE (FACTURAS DE VENTA Y COMPRA, RECIBOS DE
CAJA, COMPROBANTES DE EGRESO E INGRESO ENTRE
OTROS)
Para que la contabilidad sea válida, sirva como medio de prueba, y
sobre todo para que sea útil, debe cumplir ciertos requisitos. El
artículo 50 del código de comercio da algunas pautas sobre los
requisitos que debe cumplir la contabilidad, y quizás el más
importante tiene que ver con la necesidad u obligación de llevar la
contabilidad en libros registrados en la cámara de comercio (hoy en
día también aceptados en medio magnético).
Las operaciones económicas se deben registrar cronológicamente y
deben estar soportadas mediante documentos internos o externos
válidos, como son las facturas con el lleno total de los requisitos
legales, de manera tal que puedan brindar certeza sobre los valores
consignados.
Recordemos que la contabilidad debe ser verificable, y esto sólo es
posible en la medida en que cada registro esté respaldado con
soportes válidos.
La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el
vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor
y productos relacionados en la misma.
La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía
vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total,
los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores
correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operación
económica.
Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a
que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de
los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto
con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
BREVE DESCRIPCIÓN CAMBIOS POR
ADOPCIÓN DE NIIF EN
LAS ORGANIZACIONES
Las NIIF son las Normas Internacionales de Información Financiera, también
conocidas por sus siglas en inglés como IFRS International Financial Reporting
Standard. Son un conjunto de normas contables emitidas por el IASB
(International Accounting Standards Board), es una institución privada con sede
en Londres).
Las Normas Internacionales de Información Financiera corresponden a un
conjunto de único de normas legalmente exigibles y globalmente aceptadas,
comprensibles y de alta calidad; que requieren que los estados financieros
contengan información comparable, transparente y de alta calidad, que ayude a
los inversionistas, y a otros usuarios, a tomar decisiones económicas.
Las NIIF son basadas mayormente en principios y no en reglas, lo cual
incrementa el juicio profesional que debe utilizar la gerencia y el financiero de la
entidad. A las NIIF lo que interesa es la información con propósito financiero
(esencia sobre forma) y no únicamente los requisitos legales.
En Colombia se crearon tres grupos para la presentación de estados financieros
así:
GRUPO 1
a. Emisores de valores: Entidades que tengan valores inscritos en el Registro
Nacional de Valores y Emisores RNVE en los términos del artículo 1.1.1.1.1.
del Decreto 2555 de 2010;
b. Entidades de interés público;
c. Entidades que no estén en los incisos anteriores y que cumplan con los
siguientes parámetros:
1. Planta de personal mayor a doscientos (200) trabajadores, o
2. Activos totales superiores a 30.000 salarios mínimos legales mensuales
vigentes (SMLMV), y
3. Que cumplan con cualquiera de los siguientes requisitos:
-Ser subordinada o sucursal de una compañía extranjera que aplique NIIF
plenas;
-Ser subordinada o matriz de una compañía nacional que deba aplicar NIIF
plenas;
-Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o más entidades extranjeras
que apliquen NIIF plenas.
-Realizar importaciones o exportaciones que representen más del cincuenta por
ciento (50%) de las compras o de las ventas, respectivamente.
GRUPO 2
El decreto 3022 de 2013 establece que son aquellos que no pertenezcan ni al grupo 1 ni al
grupo 3. Por lo anterior, es necesario determinarlo en forma inversa, así:
1. NO Cotizar en Bolsa (No ser emisores de valores)
2. NO Captar y/o Colocar masivamente dineros del Público
3. NO Ser subordinada o sucursal de una compañía nacional o extranjera que aplique NIIF
Plenas y que adicionalmente la entidad cuente con una planta de personal mayor a 200
trabajadores o con activos totales superiores a 30.000 SMMLV
4. NO Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o más entidades extranjeras que
apliquen NIIF Plenas y que adicionalmente la entidad cuente con una planta de personal
mayor a 200 trabajadores o con activos totales superiores a 30.000 SMMLV
5. NO Realizar importaciones o exportaciones que representen más del 50% de Ias
compras o de las ventas respectivamente y que adicionalmente la entidad cuente con una
planta de personal mayor a 200 trabajadores o con activos totales superiores a 30.000
SMMLV
6. Tener menos de 200 empleados. Si tiene más de 200 empleados puede pertenecer al
grupo 2 SI NO cumple con los requisitos del artículo 1 del Decreto 2784 de 2012 y sus
modificaciones o adiciones (Grupo 1)
7. Tener activos totales inferiores a 30.000 SMMLV (año base 2013 $17.685.000.000). Si
tiene activos superiores a 30.000 SMMLV puede pertenecer al grupo 2 SI NO no cumple
con los requisitos del artículo 1 del Decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones o adiciones
8. Una Microempresa con INGRESOS SUPERIORES a 6.000 SMMLV (año base 2013
$3.537.000.000)
GRUPO 3
A este grupo pertenecen:
* Personas naturales o jurídicas que cumplan los topes establecidos en el
artículo 499 del E.T.
- Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales
provenientes de la actividad inferiores a cuatro mil (4.000) UVT.
- Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local
o negocio donde ejercen su actividad.
- Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no
se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización
o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
- Que no sean usuarios aduaneros.
- Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año
en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados
por valor individual y superior a 3.300 UVT.
- Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones
financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la
suma de 4.500 UVT.
* Microempresas que no cumplan los requisitos del numeral 1 y 2 ni el
literal b de este grupo.
FECHAS CLAVE
GRUPO 1
Para los usuarios que conforman el Grupo I:
1. Periodo de preparación obligatoria: Año 2013.
2. Fecha de transición: -Balance de apertura 1º de enero de 2014.
3. Fecha de aplicación: (Primer Comparativo) 31 Diciembre de 2014.
4. Fecha de reporte -Estados financieros NIIF 31 de diciembre 2015.
GRUPO 2
Para los usuarios que conforman el Grupo II:
1. Periodo de preparación obligatoria: Año 2014
2. Fecha de transición – balance de apertura: 1 de enero de 2015.
3. Fecha de aplicación (Primer comparativo): 31 de diciembre de 2015
4. Fecha de reporte – Estados Financieros NIIF: 31 de diciembre de 2016
GRUPO 3
Para los usuarios que conforman el Grupo III:
1. Periodo de preparación obligatoria: Año 2013.
2. Fecha de transición: -Balance de apertura 1º de enero de 2014.
3. Fecha de aplicación: (Primer Comparativo) 31 Diciembre de 2014.
4. Fecha de reporte -Estados financieros Normas Microempresas NIIF 31
de diciembre 2015.
CAMBIOS MÁS IMPORTANTES EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS
*Cambio de mentalidad en la dirección
Los Gerentes y personal directivo de las empresas deberán interesarse más en conocer
las normas internacionales, para medir el impacto que tendrá la adopción en su
empresa.
El proyecto de adopción es mucho más que un cambio contable y abarca toda la
compañía; impacta áreas como contabilidad financiera y reportes, costos, relaciones
con socios o accionistas, inversionistas, bancos, empleados (compensaciones para
empleados y ejecutivos, planes de beneficios para empleados), proveedores, oficinas
gubernamentales. Implica cambios en sistemas de reportes gerenciales, indicadores de
desempeño y finanzas corporativas, entre otros; además presentan muchos desafíos y
oportunidades a las entidades. conlleva ajustes a las ganancias acumuladas
incrementándolas o disminuyéndolas.
*Cambios en Sistemas de Tecnología de la Información (TI)
- Capacidad de los sistemas para producir estados financieros doblemente (normas
contables colombianas y en IFRS) durante los años de transición, manteniendo la
seguridad y la confiabilidad.
- Revelaciones amplias exigidas por IFRS y cambios en la presentación de los estados
financieros generando una nueva presentación de información;
CAMBIOS MÁS IMPORTANTES EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS
*Controles internos y procesos (Finanzas)
- Cambios y re-documentación de controles internos vinculados con el reporte
financiero especialmente relacionados con los siguientes procesos: proceso de
cierre de estados financieros, impuestos, instrumentos financieros, propiedades,
planta y equipo, y propiedades para inversión y sus correspondientes valuaciones;
- Cambios en las políticas contables y en los manuales de procedimiento basados
en la selección entre las opciones de políticas establecidas por las IFRS;
- Revisiones a controles sobre revelaciones y procedimientos de certificación
debido a mejores y más amplias revelaciones según las IFRS.
*Reporte gerencial (Finanzas)
- Revisiones a los planes estratégicos a largo y corto plazo de la compañía
mientras se mantiene un claro entendimiento de las dinámicas durante los años
de transición;
- Cambios en los planes y criterios internos de presupuestación basados en
revisiones de razones financieras, nuevo reconocimiento/ des-reconocimiento en
activos y pasivos y en las reglas de medición.
RECURSOS PARA LA PUESTA EN MARCHA
* Capacitación: el personal inmerso en las operaciones contables y financieras
de la entidad, deberá estar capacitado en el conocimiento conceptual de las
NIIF Plenas o NIIF para Pymes (IFRS for SME) según al grupo al que
pertenezca la entidad. De igual manera, deberá tener claro el proceso de
aplicación y los efectos de esta nueva metodología en cada una de las
operaciones que realiza la empresa.
*Recurso tecnológico: los sistemas de información deben estar preparados y/o
tener un plan de contingencia alterno. No basta con saber cuáles cambios se
deben realizar sino cómo se administrará la información durante el año de
transición y en adelante. Si hemos hablado de procesos y formas de
negociación, el programa contable (ERP) debe tener en cuenta que una
negociación puede estar conformada por varios documentos y distintos
proveedores. Adicionalmente, la entidad debe contar con un plan alterno en
caso de que la casa de software no realice todos los cambios a tiempo.
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Presentación taller contabilidad y gestión de recursos ESAL