Qué son los Tipos de Documentos?
Son categorías que se dan a los documentos que se crean, para facilitar
su organización y búsqueda.
Son asignados a cada una de las carpetas por los Administradores de
Carpetas.
Todo Documento DEBE estar relacionado a un Tipo de Documento.
Administrador de Tipo de Documentos
Crea los Tipos de Documentos para todas las carpetas.
Crea y Asigna los Campos Dinámicos.(METADATOS)
Crea y Asigna Opciones de Campos
Tipos de Documentos
Para crear un tipo de documento bastará con ingresar el
nombre.
Si se requiere saber los tipos ya creados, presione el ícono de
la lupa y le mostrará el listado.
Campos Dinámicos
Son criterios de búsqueda creados para cada Tipo de Documento, puede darse el
caso de que un campo dinámico se encuentre en más de un Tipo de Documento.
Se debe tener muy clara la
característica a asignar,
PUES NO ES MODIFICABLE
POSTERIORMENTE.
Aquí se puede asignar
los campos a los tipos
de documentos
además de darles un
orden.
Recuerde GRABAR los
cambios antes de pasar a otra
opción
Características de los Campos Dinámicos
1- Normalizado:
2-Normalizado/ Múltiple selección
3- Texto libre/Múltiple selección:
4- Texto libre:
5- Fecha:
Puedo elegir una sola
opción
Puedo elegir más de
una opción
Las tres primeras
características
permiten asignar
Opciones de Campo
El publicador ingresará las
opciones y se irán
almacenando en un listado.
Se puede elegir más de una
El publicador ingresará la
opción
Para campos de este tipo de
formato
Opciones de Campos
Son los valores predeterminados que los Campos Dinámicos pueden
adoptar.
Ingrese el nombre de
la opción y asígnela al
campo
correspondiente
Recuerde GRABAR los cambios
antes de pasar a otra opción
En este punto se pueden
asignar más opciones a un
campo y darles un orden
predeterminado
Ejemplo de Tipos de Documentos:
Carpeta
Tipo de Documento
Campo Dinámico
Opciones de Campo
Cartas
Empresa
Colabra
ENTEL
Ventas
Vendedor
Cotizaciones
Juan Pérez
Carlos González
Mes
Enero
Febrero...
Descargar

Qué son los Tipos de Documentos?