REUNIONES
PRODUCTIVAS
DESARROLLANDO EQUIPOS DE TRABAJO
REUNIONES PRODUCTIVAS

TEMAS

Normas para las reuniones
Técnicas para discusiones efectivas
Formatos “agendas y minutas”
Estableciendo sistemas de documentación
Metas de reuniones (desarrollo,
educativas(El ciclo de Shewhart), proyecto)
Primera reunión (dirección)





REUNIONES PRODUCTIVAS



Normas para reuniones
Es difícil tener reuniones productivas , ya
que muy poca gente conoce las reglas y
técnicas necesarias.
De hecho, tener reuniones que se mejoren
constantemente puede ser tan difícil de
lograr como alcanzar las metas de
mejoramiento fijadas para el proyecto.

E L C ic lo d e R e u n ió n
D IS E Ñ A R
L A R E U N IO N
D e s a rro lla r la a g e n d a
D is e ñ a r e l fo rm a to
R E C O P IL A R L A
IN F O R M AC IO N
N E C E S A R IA P A R A
L A P R O X IM A
R E U N IO N
LLEV AR A C AB O
L A S A S IG N A C IO N E S
ENTRE
R E U N IO N E S
C O N D U C IR
L A R E U N IO N
A m b ie n ta c ió n y
re v is ió n d e la a g e n d a .
D is c u tir lo s p u n to s .
Id e n tific a r la s a c tiv id a d e s
d e s e g u im ie n to .
E v a lu a r la R e u n ió n .
REUNIONES PRODUCTIVAS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Normas para reuniones
Usar agendas
Tener un facilitador
Tomar minutas
Redactar la próxima agenda
Evaluar la reunión
Adherirse a la “regla de los 100 km”
REUNIONES PRODUCTIVAS

Normas para reuniones
1.
Usar agendas
Se debe designar una persona del equipo a cargo de
esta actividad y esta deberá enviarse a los participantes
de antemano, las agendas deberán incluir:




Los puntos de la agenda (en forma breve se describe
cada punto a tratar y la razón para la cual se va a
discutir).
Las personas que van a presentar los puntos
(habitualmente la persona que propuso el punto o que
tiene mas conocimiento del mismo)
Un limite de tiempo (tiempo estimado en minutos)
El tipo de punto y si este requiere discusión o una
decisión, o si es solo un anuncio)
Bueno, ahora revisemos la agenda una vez más
REUNIONES PRODUCTIVAS

Normas para reuniones
1.
Usar agendas
Las agendas además incluyen adicionalmente algunas
actividades:




Ambientaciones: actividades cortas (la idea es despejar a
los participantes para centrarlos en la reunión).
Una revisión rápida de la agenda, en donde pueden
añadirse o eliminarse puntos y modificar tiempos
estimados.
Recesos durante reuniones largas.
Evaluación de la reunión.
REUNIONES PRODUCTIVAS

Normas para reuniones
2.
Tener un facilitador
Cada reunión deberá tener un facilitador cuya misión
es la de mantener enfocada la reunión, normalmente
este rol lo juega el líder del equipo o un tercero
designado.




Funciones del facilitador:
Mantener la discusión enfocada en el punto y en
movimiento.
Intervenir si la discusión se fragmenta en
conversaciones múltiples.
Con mucho tacto, impedir que alguien sea dominante o
pase desapercibido.
Concluir las discusiones y vigilar los tiempos.
Funciones del Facilitador
REUNIONES PRODUCTIVAS

Normas para reuniones
3.
Tomar minutas
Cada reunión debe tener una persona a cargo de tomar
notas de los temas principales y los puntos clave que se
trataron, las decisiones tomadas y los puntos que el
equipo esta de acuerdo en discutir mas adelante en la
reunión o en una reunión futura.
Se aconseja rotar esta tarea entre los miembros del
equipo.
REUNIONES PRODUCTIVAS

4.
Normas para reuniones
Redactar la próxima agenda
Al final de cada reunión , se redactara la
agenda para la próxima reunión.
REUNIONES PRODUCTIVAS

5.
Normas para reuniones
Evaluar la reunión
Se debe revisar y evaluar cada reunión,
inclusive si otros puntos de la agenda
tomaron mas tiempo del fijado. La
evaluación debe incluir decisiones
(acuerdos) para mejorar las próximas
reuniones y criticas constructivas sobre
como se dio la reunión.
REUNIONES PRODUCTIVAS
6.
Adherirse a la “regla de los 100 km”
Una vez que se inicia una reunión se
espera que cada persona preste su
máxima atención, nadie debe salir de la
reunión, tampoco debe ser interrumpido.
REUNIONES PRODUCTIVAS

Técnicas para Discusiones efectivas.
Cada reunión de equipo debe incluir
acciones que faciliten el proceso de
discusión, el líder del equipo debe usar
técnicas para hacer las discusiones
efectivas; el equipo será mas exitoso si las
aprende y las practica.
REUNIONES PRODUCTIVAS
LA CLAVE ES LA COMUNICACIÓN EFECTIVA:
REUNIONES PRODUCTIVAS
“Nos han sido dados dos ojos, dos oídos, y una
sola boca, porque nos es más importante ver y
escuchar, que hablar”. (Zenón).








Barreras a la Comunicación:
Las palabras.
Los prejuicios.
Los encasillamientos.
Semejanza.
Filtros.
La suposición.
Los juicios.
REUNIONES PRODUCTIVAS

Técnicas para Discusiones efectivas.
a.
Pedir clarificación
(Si no se esta claro del punto a discutir o a la lógica de los
argumentos, pida claridad acerca de el punto en
discusión, pida a los miembros que expliquen las ideas
de otra forma)
Actuar como porteros
(Participación equitativa, se debe “regular” a los miembros
dominantes)
Escuchar
(Explore la ideas de otros en vez de discutir o defender
cada idea que surge.)
b.
c.
REUNIONES PRODUCTIVAS

Técnicas para Discusiones efectivas.
d.
Resumir
De vez en cuando compilen lo que se haya dicho y
preséntenlo al grupo en forma resumida.
Restringir las divagaciones
No permitan ejemplos muy largos o discusiones
irrelevantes.
Administrar el tiempo
La agenda debe ser revisada en sus tiempos de forma
que la reunión siga el orden preestablecido en lo
posible.
e.
f.
Las reuniones son 28% más productivas desde que
tenemos asiento con disparador para Lopez.
REUNIONES PRODUCTIVAS

Técnicas para Discusiones efectivas.
g.
Finalizar la discusión
Reconozca cuando no hay nada que ganar con
discusiones adicionales. Ayude al equipo a terminar las
discusiones sobre el asunto.
Comprobar el consenso
Resuma la posición del equipo sobre le asunto,
presente la decisión que parece haberse tomado y
verifique que el equipo esta de acuerdo con el
resumen.
Evaluar constantemente el proceso de reunión
Durante la reunión evalué la calidad de la discusión.
h.
i.
Si no fuera por el café y los pastelitos esta reunión
sería una VERDADERA perdida de tiempo.
REUNIONES PRODUCTIVAS

Formato de la Agenda

REUNION NUMERO:………….
FECHA:……………..LUGAR:………HORA:………
NOMBRE DEL PROYECTO:…………………………………………………………………
DECLARACION DE LA MISION:…………………………………………………………….



MIEMBROS DEL EQUIPO
-------------------------------------------------------------------------------------------

5)
AGENDA TPO / ESTIMADO
-------“ “
-------“ “
-------“ “
-------“ “
Evaluación

RECOMENDACIONES
1)
2)
3)
4)
………………………………………………………………………………………………
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
REUNIONES PRODUCTIVAS

Formato de Reunión (MINUTA)

REUNION NUMERO:………….
FECHA:……………..LUGAR:…………HORA:……..
NOMBRE DEL PROYECTO:…………………………………………………………………..
DECLARACION DE LA MISION:……………………………………………………………...



ASISTENTES/INASISTENTES
DECISIONES
RESUMEN BREVE DE TOPICOS,
CONCLUSIONES Y PROXIMOS PASOS
4)
------------------------------------------------------AGENDA TPO / ESTIMADO
-------“ “
-------“ “
-------“ “
-------“ “

EVALUACION REUNION

1)
2)
3)
“+ “
“-”
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------PUNTOS A TRATAR A FUTURO
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PROXIMA REUNION
FECHA:…… HORA:……. LUGAR:……….
PROXIMA AGENDA:
---------------------------------------------
REUNIONES PRODUCTIVAS

Estableciendo
Documentación.
sistemas
de
El proyecto a tratar debe ser documentado, se
puede describir mediante
una “grafica” tipo
diagrama de flujo, ayudando a los miembros del
equipo a llevar la cuenta de los eventos por los
que el equipo a pasado y debera pasar.
Este sistema de documentación deberá ser
administrado por el líder del equipo.
REUNIONES PRODUCTIVAS

Estableciendo
sistemas
Documentación.
de
RECOPILACION DE DATOS
PROYECTO
BREVE DESCRIPCION DEL PROYECTO
ANALISIS DE DATOS
RAZON PÓR LA
CUAL SE SELECCIONO
RAZON DEL POR QUE SE
SELECCIONO EL PROYECTO
DESTACA IMPORTANCIA
PARA LOS CONSUMIDORES
ANALISIS DE LA
SITUACION
DETALLE DE LA SITUACION ACTUAL,
SE INCLUYEN TODO TIPO DE DATOS
DISPONIBLES QUE MUESTREN
EL PROBLEMA A RESOLVER
O SU ESTADO ACTUAL.
META
ACCIONES
EVALUACION
Para que una reunión sea efectiva se
requieren los siguientes Roles :
Facilitador
Líder
Participante
Redactor
REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones

Metas de desarrollo del equipo.
Metas Educacionales para las primeras reuniones.
Metas del Proyecto para las primeras reuniones


REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones

Metas de desarrollo del equipo
Llegar a conocerse.
Aprender a trabajar en equipo.
Resolver los asuntos relacionados con la toma
de decisiones.
Determinar los servicios de apoyo.
Establecer reglas fundamentales para la
reunión.





REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones
Metas de desarrollo del equipo

Llegar a conocerse

Presentación.
Conocer habilidades de los miembros.
Preferencias individuales.
Manera de aprender y trabajar.
Aprender a halagarse y a no estar de acuerdo.





REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones
Metas de desarrollo del equipo

Aprender a trabajar en equipo

Los miembros del equipo pertenecen a diferentes
unidades, departamentos o eslabones en la cadena de
mando, denle tiempo para convertirse en equipo.
Todo estaba bien hasta que
empezamos a tener Reuniones
REUNIONES PRODUCTIVAS



Metas de las primeras reuniones
Metas de desarrollo del equipo
Resolver los asuntos relacionados con la toma de
decisiones.
Definir la forma de tomar decisiones.




Modelo Economicista
Modelo de la Racionalidad Limitada
Modelo del Favorito Implicito
Modelo Intuitivo
REUNIONES PRODUCTIVAS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
El Proceso de Toma de Decisiones
Modelo Economicista (Racionalidad)
Identificación de un problema
Identificación de un criterio de decisión
Asignación de pesos a criterios
Desarrollo de alternativas
Análisis de alternativas
Selección de alternativas
Implementación de alternativas
Evaluación de efectividad de la decisión
Proceso de Toma de Decisiones
Identificación
De un Problema
¿NECESITO UN COMPUTADOR?
Precio
Fabricante y Modelo
Garantías
Soporte
Confiabilidad
Registro de Servicio
Identificación
De un criterio
De decisión
Confiabilidad
Fabricante y Modelo
Soporte
Registro de Servicio
Garantía
Precio
Asignación de
Pesos
a Criterios
Desarrollo
De alternativas
ACER
IBM
AST
DEC
100
85
70
25
10
10
ZEOS
ALR
Análisis de
Alternativas
Selección de
Alternativas
Implementación de
Alternativas
Evaluación Decisión
IBM
IBM
REUNIONES PRODUCTIVAS








Premisas de Racionalidad
Claridad del Problema
Orientación a Metas
Opciones Conocidas
Preferencias Claras
Preferencias Constantes
Sin Restricciones de
Tiempo y de Costo
Utilidad Máxima
Limites
a la Racionalidad
Limitaciones en la capacidad de
procesar información
Tendencia a mezclar soluciones con
problemas
Perspectiva de una óptica limitada
(prejuicios, precedentes)
Selección de información por u
accesibilidad mas que por su calidad
Tendencia a seleccionar una alternativa
lo que afecta la objetividad del proceso.
Las organizaciones imponen
restricciones de tiempo y de costo.
Intereses divergentes no permiten
obtener fácilmente acuerdos en objetivos
únicos
REUNIONES PRODUCTIVAS
Toma de Decisiones en Grupo
Ventajas
 Proporciona información
mas completa
 Genera mas alternativas
 Incrementa la aceptación
de una solución
 Incrementa la legitimidad
 Proporciona información
mas completa
Desventaja
Quitan tiempo
Dominación de
minorías
Presiones para
conformarse
Responsabilidad
ambigua
REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones
Metas de desarrollo del equipo

Determinar los servicios de apoyo

¿Cómo tendrán acceso a servicios de mecanografía y
reproducción?
¿Dónde pueden obtener los materiales para las
reuniones?
REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones

Metas de desarrollo del equipo

Establecer reglas fundamentales para la reunión.

Asistencia
Puntualidad
Lugar de la reunión
Hora de la reunión
Reuniones y periodicidad
Participación
Reglas de cortesía
Tareas
Recesos
Interrupciones
Rotación de quehaceres
Agendas
Minutas y documentación












REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones

Metas Educacionales
reuniones

Explorar los temas de calidad
Aprender el método científico

para
las
primeras
REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones

Metas Educacionales para las primeras reuniones
Explorar los temas de calidad










Un resumen del movimiento de la calidad
El concepto de la calidad
Equipos y cooperación
El principio de Pareto
La regla del 85/15
Procesos
Consumidores y Proveedores
Complejidad
Variación
REUNIONES PRODUCTIVAS
Metas de las primeras reuniones
 Metas Educacionales para las primeras
reuniones
 Aprender el método científico

Definiciones Operativas.
 Herramientas para recopilar información.
 Herramientas para el análisis de datos.

REUNIONES PRODUCTIVAS

EL CICLO DE SHEWHART
1
2
4
3
REUNIONES PRODUCTIVAS

El ciclo de Shewhart

EL CIRCULO DE DEMING O CIRCULO DE CALIDAD DE SHEWHART.
Él círculo de calidad consiste en 4 etapas:
1.- PLANEAR. En esta etapa primero se definen los planes, y la visión de la meta que
tiene la empresa, en donde quiere estar en un tiempo determinado.
Una vez establecido el objetivo, se realiza un diagnostico, para saber la situación
actual en que nos encontramos y las áreas que son necesario mejorarlas definiendo
su problemática y el impacto que puedan tener en su vida.
Después se desarrolla una teoría de posible solución, para mejorar un punto.
Y por ultimo se establece un plan de trabajo en el que probaremos la teoría de
solución.
2.- EJECUTAR. En esta etapa se lleva a cabo el plan de trabajo establecido
anteriormente, junto con algún control para vigilar que el plan se este llevando a cabo
según lo planeado. Para poder llevar a cabo el control, existen varios métodos como la
gráfica de Gantt en la que podemos medir las tareas y el tiempo.
REUNIONES PRODUCTIVAS

El ciclo de Shewhart

EL CIRCULO DE DEMING O CIRCULO DE CALIDAD DE SHEWHART.
Él círculo de calidad consiste en 4 etapas:
3.- VERIFICAR. En esta verificación, se comparan los resultados planeados con los
que obtuvimos realmente. Antes de esto, se establece un indicador de medición, por
que lo que no se puede medir, no se puede mejorar en una forma sistemática. El mejor
de los ejemplos puede ser un deportista que entrena para calificar a las olimpiadas, a él
se le pone a competir semanalmente con rivales de su mismo nivel, y aquí es cuando
puede verificar si en verdad esta logrando aumentar su rendimiento.
4.- ACTUAR. Con esta etapa se concluye el ciclo de la calidad. Por que si al verificar
los resultados, se logro lo que teníamos planeado entonces se sistematizan y
documentan los cambios que hubo, pero si al hacer una verificación nos damos cuenta
que no hemos logrado lo deseado, entonces hay que actuar rápidamente y corregir la
teoría de solución y establecer nuevo plan de trabajo.
El Circulo de Calidad se transforma en un proceso continuo de mejora, una vez que se
logren los objetivos del primer esfuerzo hay que seguirlo estableciendo, y no dejar de
planear, hacer, verificar y actuar hasta resolver la problemática.
REUNIONES PRODUCTIVAS
Metas de las primeras reuniones
 Metas del Proyecto para las primeras
reuniones
 Entender su asignación
 Entender el proceso
 Identificar los recursos
 Desarrollar un plan de mejoramiento

REUNIONES PRODUCTIVAS
Metas de las primeras reuniones
 Metas del Proyecto para las primeras
reuniones
 Entender su asignación
Los gerentes han identificado los
mejoramientos que se espera que se
hagan o las preguntas a las que se espera
que respondan.
Asegurase que se entiende la asignación y
las expectativas de los gerentes.

REUNIONES PRODUCTIVAS



Metas de las primeras reuniones
Metas del Proyecto para las primeras reuniones
Entender el proceso
Concéntrese en conocer el proceso que les fue asignado.
¿Como funciona?
¿Cuales son sus procedimientos?
Conozca los consumidores, operadores y vendedores
Realice encuestas para identificar los problemas.
En etapas posteriores , determine las causas de los posibles
problemas:
Utilice:
Entrevistas, Encuestas, Lluvia de idea, El grafico de pareto, Los
diagramas causa- efecto, La votación múltiple, Técnicas de grupo
nominal
REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones

Metas del Proyecto para las primeras reuniones
Identificar los recursos

Discuta que recursos necesitaran: presupuestos,
tiempo, gente, etc.
¿Qué destrezas o habilidades técnicas se
necesitaran, que no se encuentran entre los
miembros del equipo?
REUNIONES PRODUCTIVAS

Metas de las primeras reuniones

Metas del Proyecto para las primeras reuniones
Desarrollar un plan de mejoramiento.

Antes que el equipo se reúna el líder del equipo y el
asesor (FACILITADOR) deben redactar un plan de
mejoramiento, que divida la tarea asignada al equipo en
tareas mas pequeñas, y deben identificar también la
secuencia de actividades necesarias para completar las
tareas mas pequeñas. (este plan tipo “mapa de
carreteras” que el equipo podra usar en el proyecto
debera ser discutido en las primeras reuniones)
REUNIONES PRODUCTIVAS

Preparándose para la primera reunión (líder
del equipo)

Revisar la declaración escrita de la misión.
Definir (Clarificar) funciones.
Redactar un plan de mejoramiento
Identificar los datos existentes
Establecer la logística de las reuniones.
Crear una agenda
Planificar como mejorar las reuniones






REUNIONES PRODUCTIVAS

Dirigiendo la Primera Reunion:

Antes de la llegada de los miembros
Saludar a los recien llegados
Comenzar a tiempo
Ambientacion
Hacer que los miembros se presenten
Revisar el proposito del equipo
Explicar las metas de la reunion
Familiarizarse con cada uno
Definir funciones
Establecer reglas fundamentales
Completar la agenda
Evaluacion











REUNIONES PRODUCTIVAS

Agenda Modelo (Rutina)

Rompehielos
Revisión de la agenda
Informe sobre asignaciones
Otros informes, presentaciones, actividades o discusiones
Revisión del estado del proyecto ¿Dónde estamos en nuestro
plan?
Asignaciones para futuras actividades ¿Qué? ¿Quien?¿Para
Cuando?
Eventos futuros. Presentaciones, reuniones especiales
Revisar puntos en “lista de accion”
Revisar puntos en la “lista Futura”
Puntos para agenda de la próxima reunión
Evaluación de la reunión: preguntas y discusión





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

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