Ministerio de Educación Pública
Dirección de Proveeduría Institucional
Departamento de Administración de Bienes
Charla:
“Implicaciones del Reglamento de Administración de Bienes”
FORMULARIO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS
 El Formulario para el Control de Activos es el documento
que el Departamento de Administración de Bienes utiliza
para ejecutar el control de los bienes adquiridos por el
Ministerio de Educación Pública.
 Es de fácil comprensión, su llenado es sencillo.
 Es utilizable para cualquier movimiento que tenga un bien
durante su vida útil.
 En el formulario los funcionarios deben anotar los datos
que son requeridos para la actualización de cada activo en
el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET).
Jefatura
Jefatura
Colaborador
Jefatura
Departamento de
Administración
*Certificación de
de Bienes
la Veracidad
Jefatura
Solicitud del Jefe de la Dependencia Interesado
Colaborador
Jefatura
Jefatura
Colaborador
Motivos de Devolución:
Desuso, inservibilidad, el jefe inmediato se lo
solicita, por cese, despido, o traslado a otra
Dependencia
Jefatura
Departamento
administración
de bienes
Visto bueno ( firma y sello) del especialista
correspondiente , haciendo constar el estado
del bien
*Informe anual
toma física
realizada
Colaborador
Completar la información solicitada según corresponda
FECHA:
DEPENDENCIA QUE ENTREGA LOS BIENES:
NOMBRE DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGA:
DEPENDENCIA QUE RECIBE LOS BIENES:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS BIENES:
DIRECCION DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE:
NÚMEROS DE TELÉFONO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE:
FIRMA DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGÓ
DISTRIBUCION DE LOS TANTOS ORIGINALES:
1.DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE BIENES
2.JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGA
3.FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS BIENES
4.OFICIALES DE SEGURIDAD: SÓLO CUANDO SE REQUIERA
CÉDULA:
CÉDULA:
FIRMA RESPONSABLE DEL BIEN (ES)
Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central
Decreto Ejecutivo Nº 30720-H del 26 de Agosto del 2002
Artículo 6º—Inventario. Las personas que se encuentren al servicio de la
Administración Central y de sus órganos adscritos en calidad de Jefes de Oficina o
Dependencia, los funcionarios de cualquier categoría y los contratistas o ejecutivos de
entes privados, que tengan a su cargo bienes, bajo su administración, custodia o
concesión, quedan obligados a lo siguiente:
a) Con base en los inventarios actualizados, los jefes de Oficina o Dependencia harán
entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio,
administración o custodia, o que les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante
inventarios individuales que los responsables deben firmar;
b) Los funcionarios designados como jefes de Oficina o Dependencia, al tomar posesión de
sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y
entrega de los bienes que queden a su cargo. Si el inventario y la entrega fuesen correctos,
se hará constar así, de lo contrario el funcionario entrante hará las observaciones que
sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y en ambos casos firmará con
quién le hubiese hecho la entrega;
c) Cuando una de las personas definidas en los incisos anteriores, cese en sus funciones o
sea trasladado, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tiene a
su cargo.
Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central
Decreto Ejecutivo Nº 30720-H del 26 de Agosto del 2002
Artículo7º—Firma de inventarios. La firma de inventarios por
parte de las personas a que se refiere este reglamento, implica
responsabilidad administrativa y civil, en cuanto a los bienes
encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o
indirectamente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos,
salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso
legítimo o de otra causa justificada.
Reformado por DECRETO EJECUTIVO Nº 31194-H de 3 de abril del 2003 Publicado en La Gaceta número 111 de 11 de junio del 2003
Control de Baja por Hurto o Robo
Director de
Recursos Humanos:
Funcionario
responsable:
* Interpone la
denuncia ante la
autoridad judicial
competente
*Rinde informe
dirigido a al
Encargado de la
Dependencia
(copia al jefe de
programa)
describiendo lo
sucedido y
adjuntando copia
de la denuncia
Encargado de la
Dependencia:
Con el informe y
la denuncia
coordina la
apertura del
procedimiento
administrativo
ante la Dirección
de Recursos
Humanos (envía
copia al
Departamento de
Administración
de Bienes)
*Procede con la
ejecución del
procedimiento
ordinario
administrativo ,para
determinar la verdad
de los hechos.
*Una vez concluido el
debido proceso y
exista una resolución,
comunicará el acto
firme del
procedimiento
administrativo al
funcionario
responsable (envía
copia al Encargado de
la Dependencia y al
Jefe del
Departamento de
Administración de
Bienes)
Departamento de
Administración de
Bienes:
Con base en la copia
de la resolución
procede a dar de baja
el bien el SIBINET.
Título V. Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central
Sólo debe indicar el nombre que le corresponde al
activo.
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN
VENTILADOR
IMPRESORA
TELÉFONO
CPU
LICENCIA
TECLADO
CALCULADORA
ESCRITORIO
No. PATRIMONIO
CODIGO DE
BARRAS
SERIE
MODELO
MARCA
ESTADO DEL
BIEN
Anotar el número de patrimonio
del activo, se refiere a la placa
metálica
colocada
por
el
Ministerio de Educación Pública
a través del Departamento de
Administración de Bienes, la cual
se presenta únicamente con las
siguientes tres numeraciones
autorizadas por el Ministerio de
Hacienda:
•1300000 (7 dígitos)
•0210-000000 (10 dígitos)
•2640000 (7 dígitos)
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN
No. PATRIMONIO
VENTILADOR
IMPRESORA
TELÉFONO
CPU
LICENCIA
TECLADO
CALCULADORA
ESCRITORIO
N/A
0210-001946
0210-034960
0210-003257
0210-001234
0210-003258
1378441
2640534
CODIGO DE
BARRAS
SERIE
MODELO
MARCA
ESTADO DEL BIEN
N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
Es una numeración adicional que se
encuentra en algunos activos, colocada
por el Ministerio de Educación Pública
a través del Departamento de
Administración
de
Bienes,
constituyendo
una
segunda
identificación, la cual se visualiza en
un sticker de color blanco de letras
negras.
La misma se identifica de la siguiente
forma:
•2100000000 (10 dígitos)
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN
No.
PATRIMONIO
CODIGO DE
BARRAS
VENTILADOR
IMPRESORA
TELÉFONO
CPU
LICENCIA
TECLADO
CALCULADORA
ESCRITORIO
N/A
0210-001946
0210-034960
0210-003257
0210-001234
0210-003258
1378441
2640534
2100002030
N/A
2100024083
N/A
N/A
N/A
N/A
2100004081
SERIE
MODELO
MARCA
ESTADO DEL
BIEN
N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
Generalmente se identifica bajo un
código de barras en equipos o
artefactos (en mobiliario no se
encuentra presente), y constituye una
numeración colocada al activo desde
su fabricación. Se puede encontrar
debajo, a los lados o dentro del bien,
como ocurre en el caso de
fotocopiadoras, impresoras, entre
otros.
En la mayoría de los casos se denota en
las siguientes formas:
•S/N
•Serial
•Serie
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN
No. PATRIMONIO
CODIGO DE
BARRAS
VENTILADOR
IMPRESORA
TELÉFONO
CPU
N/A
0210-001946
0210-034960
0210-003257
2100002030
N/A
2100024083
N/A
LICENCIA
TECLADO
CALCULADORA
ESCRITORIO
0210-001234
0210-003258
1378441
2640534
N/A
N/A
N/A
2100004081
SERIE
MODELO
MARCA
KS-629206
XPJ8627625
01AQB066093
42601
TTJB7-3JRBW-VC2VW8QHJM-3R337
18100046007
N/A
N/A
N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
ESTADO DEL
BIEN
Esta numeración
no es serie
En ocasiones es necesario abrir los equipos para
encontrar la serie ya que tienen numeraciones
en códigos de barra visibles, pero no
corresponden a la serie.
Serie correcta
Generalmente se identifica en equipos o
artefactos (en mobiliario generalmente
no se encuentra presente). En algunos
bienes no se incluye debido a que son
clones de equipos o han sido
ensamblados sin ningún respaldo.
En la mayoría de las ocasiones se
expresa de las siguientes formas:
•Mod
•Model
•Modelo
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN
No. PATRIMONIO
CODIGO DE
BARRAS
VENTILADOR
IMPRESORA
TELÉFONO
CPU
N/A
0210-001946
0210-034960
0210-003257
2100002030
N/A
2100024083
N/A
LICENCIA
0210-001234
TECLADO
CALCULADORA
ESCRITORIO
0210-003258
1378441
2640534
SERIE
MODELO
OVIDA
FS-3900DN
KX-TG4611LA
Nova Pro Vista
N/A
KS-629206
XPJ8627625
01AQB066093
42601
TTJB7-3JRBW-VC2VW8QHJM-3R337
N/A
N/A
2100004081
18100046007
N/A
N/A
KM-582P00030
WS-1400H
N/A
MARCA
N/A
N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
ESTADO DEL
BIEN
Normalmente se encuentra en la parte frontal del equipo, artefacto o mobiliario, el cual mediante un
signo distintivo nos indica que el bien fue elaborado por una determinada persona o empresa.
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN
No. PATRIMONIO
CODIGO DE
BARRAS
VENTILADOR
IMPRESORA
TELÉFONO
CPU
N/A
0210-001946
0210-034960
0210-003257
2100002030
N/A
2100024083
N/A
LICENCIA
TECLADO
CALCULADORA
ESCRITORIO
0210-001234
0210-003258
1378441
2640534
N/A
N/A
N/A
2100004081
SERIE
MODELO
MARCA
KS-629206
XPJ8627625
01AQB066093
42601
TTJB7-3JRBW-VC2VW8QHJM-3R337
18100046007
N/A
N/A
OVIDA
FS-3900DN
KX-TG4611LA
Nova Pro Vista
TMT
KYOCERA
PANASONIC
FPC
N/A
KM-582P00030
WS-1400H
N/A
N/A
FPC
CANON
METALIN
ESTADO DEL
BIEN
Se debe especificar el estado físico en que se encuentra
el bien de la siguiente forma:
•Excelente: Totalmente nuevo, nunca ha sido usado.
Excelente
Bueno
Regular
Malo
•Bueno: En perfecto estado, ya ha sido usado.
•Regular:
Presenta inconsistencias en su funcionamiento, pero
aún se puede utilizar.
•Malo:
Dejó de funcionar por agotamiento, inservibilidad o
rotura.
En caso de que se traslade por desuso debe incluir el
visto bueno o adjuntar certificación emitida por el
especialista respectivo.
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN
No. PATRIMONIO
CODIGO DE
BARRAS
SERIE
MODELO
MARCA
ESTADO DEL
BIEN
VENTILADOR
IMPRESORA
TELÉFONO
CPU
N/A
0210-001946
0210-034960
0210-003257
2100002030
N/A
2100024083
N/A
OVIDA
FS-3900DN
KX-TG4611LA
Nova Pro Vista
TMT
KYOCERA
PANASONIC
FPC
MALO
BUENO
BUENO
MALO
N/A
KS-629206
XPJ8627625
01AQB066093
42601
TTJB7-3JRBW-VC2VW8QHJM-3R337
LICENCIA
0210-001234
N/A
N/A
BUENO
TECLADO
CALCULADORA
ESCRITORIO
0210-003258
1378441
2640534
N/A
N/A
2100004081
18100046007
N/A
N/A
KM-582P00030
WS-1400H
N/A
FPC
CANON
METALIN
REGULAR
BUENO
BUENO
Al entregar el Formulario para el Control de Activos en el Departamento de Administración de Bienes no
se debe presentar oficios adicionales;
Si se requiere llevar un control interno se le puede colocar el número de oficio departamental a la boleta.
Se devolverá todo formulario que se entregue incorrecto o incompleto.
CERTIFICACION DE VERACIDAD DE LA INFORMACION
Yo, _______________________________________ (nombre del funcionario), cédula de
identidad No._________________, en mi calidad de ________________ (cargo que
ocupa), de ____________________________________________________ (Departamento
y/o Dirección), del Ministerio de Educación Pública, certifico que he fiscalizado el proceso
de verificación de los inventarios del área a mi cargo, y que los Formularios para el Control
de Activos que se adjuntan, con mi sello y firma, son veraces, en cuanto a la cantidad,
calidad y funcionarios responsables de los bienes que han sido asignados a esta
dependencia. Todo lo anterior de conformidad con lo establecido en el Reglamento para el
Registro y Control de Bienes de la Administración Central, el artículo 42 incisos h) e i) del
Reglamento Interior de Trabajo del Ministerio de Educación Pública, artículo 71 inciso c)
del Código de Trabajo, artículo 110 inciso b) y h) de la Ley de Administración Financiera
de la República y Presupuestos Públicos, artículo 8 inciso a), artículo 12, artículo 15
incisos a) y b) (ii, iii, iv), artículo 17 incisos a) y b) y párrafos 1 y 2 del artículo 39 de la
Ley General de Control Interno, artículos 332 (incumplimiento de deberes) y 360 (Falsedad
Ideológica) del Código Penal, artículo 94 de la Ley General de Administración Pública,
artículo 212 y 214 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y artículo 38
inciso d) de la Ley de Enriquecimiento Ilícito. Se extiende la presente a solicitud del
Despacho del Viceministro de Planificación y Coordinación Interinstitucional del
Ministerio de Educación Pública, en la ciudad de ____________________, a los _____ días
del mes de _________________ de dos mil once. -------------- UL ----------------
______________________________
Firma del Jefe o Director que certifica
SELLO
Puntos importantes
 Garantía: El funcionario debe de coordinar: Si es equipo de computo con
informática (Soporte Técnico). Si no es computo, con el encargado de programa.
 Expediente por funcionario: Esto lo realiza en que lleva el control de
inventarios
 No hacer donaciones (solo la comisión de donaciones)
Proveedora Institucional
Jefe Administración de Bienes
Oficial Mayor
Representante del ministro
 Reposición de placas
Contáctenos:
Lic. Edwin Hernández Muñoz
Jefe Departamento Administración de Bienes
 Teléfono: 2223-1566/2223-5932 Fax: 2256-8096
 Correos Electrónicos: [email protected]
[email protected]
[email protected]
 Ubicación del Departamento: Calle 6, Avenida 0 y 2°, San José. Edificio
Raventós, 6° piso
Descargar

1. Descripción de bien - Ministerio de Educación Pública