LAS VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS
DE LA RENAIES
LIC. ERIC CONDE LOPEZ
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Universidad Autónoma de Sinaloa
04 –ABRIL- 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO DE LAS UR’S DEL IPN
PRESENTACIÓN
 En virtud de la necesidad de atender lo
dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental,
se hace necesario diseñar o reajustar los
Manuales de Procedimientos que contemplen esta
normatividad.
De ahí la importancia de tomar en cuenta
factores, Operativos, de Recursos Financieros,
Materiales y Servicios, así como el Capital
Humano con el que cuenta la institución; y de no
ser así contemplar un programa que posibilite
cumplir en forma oportuna el acceso a los
mismos.
INTRODUCCIÓN
 La poca intervención de los archivistas en la
elaboración de Manuales de Procedimientos, da como
resultado que aquellos con los que se cuenta sean de
poca funcionalidad para el personal.
 Las decisiones de tipo político, o en ocasiones el
desconocimiento de los temas de archivos,
disminuyen las posibilidades de éxito en la aplicación
correcta de los Manuales de Procedimiento de una
unidad de archivo.
La poca importancia por tener lugares dignos para
preservar la documentación es una constante, ya que
se pueden encontrar lugares carentes de las mínimas
condiciones para desempeñar correctamente las
labores de archivo, así como personal poco capacitado
para el desempeño de sus funciones y que trabajan
bajo las mínimas normas de seguridad.
La solución a los problemas anteriores es la
participación eficiente del personal de los archivos
al interior de comités de planeación en la
elaboración de los programas de necesidades y
los “Manuales de Procedimiento”.
Partiendo de una buena Administración
Estratégica.
•La administración es aplicable a cualquier grupo social
(educativo, militar, comercial, entre otros). Su campo de
acción más representativo es la empresa.
•La empresa nace para atender las necesidades de la
sociedad y crea satisfactores a cambio de una
retribución que compense el riesgo de los inversionistas.
•En la empresa el factor humano es decisivo y la
administración establece los fundamentos para lograr
armonizar los numerosos intereses de los accionistas,
directivos, empleados, trabajadores y consumidores.
PLANEACIÓN.
 Si planeamos correctamente, podremos dirigir las
actividades de tal forma que permitan obtener una eficiencia
en el uso de los recursos, eliminando tareas inútiles e
eliminando el mayor numero de riesgos.
 Dentro de la planeación, se pueden definir dos aspectos,
anteproyecto y proyecto.
• En el primero se efectúa el compendio de información
necesaria para determinar si en principio es viable la
realización del proyectó, siendo un instrumento que facilita
la toma de decisiones.
• En el proyecto se plasman las modificaciones,
observaciones y recomendaciones que se hallan realizado
al anteproyecto “Manual de Procedimientos”.
PROCESO PARA LA ACTUALIZACION
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 Áreas que participan:
1.- Departamento de Administración de Documentos y
Archivos.- Propuesta de anteproyecto.
2.- Dirección de Planeación - Departamento de Desarrollo
funcional y de Procedimientos.- Realiza la revisión del
anteproyecto y en comunión con el área que lo propone
realiza un intercambio de información en la materia,
posteriormente solicita asesoria al Abogado General –
Dirección de Normatividad, Consulta y Dictaminación en
materia Jurídica para resolver aquellas situaciones en la
materia que permitan establecer legalmente y de manera
institucional el Manual.
3.-Se realiza una evaluación en la aplicación de las
disposiciones de las áreas que harán uso de este instrumento;
se genera el proyecto y se solicita el Aval de la Dirección
General por parte de su titular, hasta obtener el producto final
“Manual de Procedimientos Institucional.”.
¿COMO Y DONDE OBTENER INFORMACIÓN?
LAS FUENTES SON DIVERSAS, POR LO QUE ES
NECESARIO RECURRIR A:
1. Antecedentes Históricos (manuales anteriores de la
Institución, en caso de no contar con ellos, de
“empresas similares”.
2. Aplicaciones de tipo técnico,
3. Información especifica sobre conceptos que se
investigan, de aquellos que se pretenden introducir al
nuevo manual.
4. Entrevistas con especialistas del tema, confiables.
5. Asesoria Jurídica.
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE UN M.P.
1. ACTA DE AUTORIZACION.- Firmada por el titular de la
Institución.
2. INDICE.- Contenido Temático del Manual de
procedimientos:
• Introducción. Respuesta a los planteamientos que
generan el Manual
• Objetivo del manual.- Por ejemplo a detalle:
“Proporcionar un Instrumento Técnico Administrativo que
contenga los principales procedimientos para la
Recepción, Seguimiento, Organización, Conservación,
transferencia, Préstamo, Selección y Control de la
documentación recibida y generada por las UR’s”
• Políticas Generales.-Especificando el
¿Cómo?¿Quien?¿Cuando? y ¿Por qué?.
3. PROCEDIMIENTOS.- Contiene:
• Objetivos Específicos.
• Fundamento legal.
• Normas de Operación
4. Descripción de los “Procedimientos”.- Cada uno de
ellos en la etapa del proceso correspondiente.
5. DIAGRAMAS DE FLUJO.-Visualizar el procedimiento en
este instrumento descriptivo.
6. FICHAS DE CONTROL.- Para cada proceso que la
requiera, especificación de los formatos que se
emplearan.
7. GLOSARIO DE TERMINOS.- El lenguaje que se emplea
debe ser Universal, aclarando los conceptos técnicos
lo de la materia.
Así mismo existen.
OTROS FACTORES QUE SE DEBEN
CONSIDERAR PARA EL ADECUADO
FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO Y SON:
LAS NORMATIVAS:
1. Manual de Organización.
2. Manual de Seguridad,
3. Leyes y Reglamentos institucionales.
4.- Las referentes a calidad y medio ambiente
LAS TECNICAS:
1.- Equipo de seguridad para las instalaciones y el
personal que labora en el archivo.
2.- Métodos de seguimiento, evaluación y diagnóstico
operables.
LAS EXTERNAS
•
Revisión constante de nuevas Tecnologías, leyes,
normas, reglamentos, etc. Que apliquen en materia de
archivos.
LIMITES MAXIMOS DE TOLERANCIA DE
CONTAMINANTES DEL AIRE EN UN ARCHIVO.
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA NORMA ISO 11799
RECOMENDACIONES DE LAS CONDICIONES
DE CLIMA PARA INSTALACIONES DE UN
ARCHIVO.
Las normas, leyes, códigos,
estatutos
Manuales
de
Procedimiento
no
son
eternos, solo es eterno el
eterno cambio de las cosas.
“GRACIAS POR SU
ATENCION.”
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