DEFINICIÓN DE SISTEMAS
”Conjunto
de
elementos (partes)
coordinadas e interrelacionadas para
alcanzar un conjunto de objetivos”
OBJETO DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Procurar:
Que todas las actividades y operaciones de las entidades
públicas.
Sus recursos.
La administración de la información.
Se realicen de acuerdo con las normas y en
cumplimiento de la misión de cada organismo.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Proteger los recursos de la organización.
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en
todas las operaciones.
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento
de la gestión organizacional.
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la
información.
Fomentar el compromiso de los funcionarios
hacia el cumplimiento de la misión
institucional.
ELEMENTOS GENERALES DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO
PLANEACIÓN
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN Y
COMUNICACION.
INDICADORES
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
POLÍTICAS
OFICINA
DE QUEJAS
Y RECLAMOS
ESQUEMA
ORGANIZACIONAL
PLATAFORMA
ESTRATÉGICA
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SOPORTADOS E IMPLEMENTADOS EN MANUALES
OFICINA DE
CONTROL
PLANEACIÓN
DISCIPLINARIO
INTERNO
INDICADORES
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
POLÍTICAS
OFICINA
DE QUEJAS
Y RECLAMOS
ESQUEMA
ORGANIZACIONAL
PLATAFORMA
ESTRATÉGICA
MANUALES
MOMENTOS EN LA APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
1. ESTUDIO DE LA SITUACIÓN ACTUAL.
2. RACIONALIZACIÓN DE LOS PROCESOS.
3. IMPLANTACIÓN DEL PROCESO MEJORADO.
4. MEJORAMIENTO CONSTANTE DEL PROCESO.
FASES PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LOS
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
1. DISEÑO DEL DEL SISTEMA (ELEMENTO)
2. ADOPCIÓN OFICIAL DEL SISTEMA
3. IMPLANTACIÓN Y APLICACIÓN EL SISTEMA
4. SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTO CONTINUO
METODOLOGÍA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
•
1. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS BÁSICOS Y DE SOPORTE
MEDIANTE MAPAS DE PROCESOS

2. ELABORACIÓN DE CATÁLOGO Y ESTRUCTURA DE LOS
MANUALES
MAPA GENERAL DE PROCESOS. HOSPITAL ...
PLAN
ESTRATEGICO
CONVENCIONES
GESTIÓN
ASESORÍA
PRESTACIÓN DE
SERVICIO DE SALUD
MECANISMOS DE
VERIFICACION
INTERNA
TALENTO
HUMANO
PORTAFOLIO
DE SERVICIO
LEGAL
RECURSOS
FÍSICOS
SOPORTE
PLANEACIÓN E
INFORMATICA
RECURSOS
FINANCIEROS
MAPA DE PROCESOS DE PRESTACIÓN
DE SERVICIO DE SALUD HOSPITAL
INGRESO
ADMISION
REGISTRAR
INFORMACION
BASICA
PROCESO
SERVICIOS
HACER REGISTRO
POR SERVICIO
PRESTADO
EGRESO
EGRESO
VITAL:
REMITIDO
CONTROL
INTERCONSULTA
HABILITADO
NO VITAL:
MEDICINA LEGAL
FAMILIARES
ESTADISTICA
MORGUE
MAPA DE PROCESOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
HOSPITAL DE
CONDUCTOS A
SERVICIOS
URGENCIAS
ADMISION
CONSULTA
EXTERNA
PROMOCION
PREVENCION
AREAS FUNCIONALES:
UNIDADES DE SERVICIO MEDICO
• CIRUGIA GENERAL
• CIRUGIA PLASTICA
• CIRUGIA
• PEDIATRICA
• SALUD ORAL
• PEDIATRIA
• GINECOBSTETRICIA
• UROLOGIA
• NEUROLOGÍA
• HEMATOLOGIA
• NEUROCIRUGIA
• PATOLOGIA
• CUIDADOS INTENSIVOS
H
O
S
P
I
T
A
L
I
Z
A
C
I
Ó
N
• MEDICINA INTERNA
• MEDICINA INTERNA
• FARMACIA.
• NEUMOLOGIA
• NEUMOLOGIA
• DERMATOLOGIA
• DERMATOLOGIA
• SALUDMENTAL
MENTAL
• SALUD
• ANESTESIOLOGIA
• ANESTESIOLOGIA
• OFTALMOLOGÍA
• OFTALMOLOGÍA
• OTORRINOLARINGOLOGIA
• OTORRINOLARINGOLOGIA
• GASTROENTEROLOGIA
• GASTROENTEROLOGIA
• ORTOPEDIA
• ORTOPEDIA
• CARDIOLOGIA
• CARDIOLOGIA
• TOXICOLOGIA
• TOXICOLOGIA
• FISIATRIA Y
• NUTRICION
Y DIETETICA
REHABILITACION
•OTROS
.....
• NUTRICION Y DIETETICA
UNIDADES DE APOYO
DIAGNOSTICO
•LABORATORIO CLINICO
•BANCO DE SANGRE
•IMAGENOLOGIA
DIRECTO
ENFERMERIA
UNIDADES DE APOYO
TERAPEUTICO
• TERAPIA FISICA
• TERAPIA DEL LENGUAJE
• TERAPIA RESPIRATORIA
• TERAPIA OCUPACIONAL
• AUDIOMETRIA
• FISIATRIA Y REHABILITACION
EGRESO
METODOLOGÍA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
3. CONFORMACIÓN, COORDINACION E
INSTRUCCIÓN AL GRUPO DE TRABAJO
(Un representante de Cada Área)
VEEDURÍA DISTRITAL.PLANILLA Nº1 FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO
(Planilla No 1)
1.NOMBRE DEL PROCESO: __________________________________________________
2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:___________________________________________
3. CÓDIGO_________
4.OBJETIVOS:________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5.BASE LEGAL:_______________________________________________________________
6.DOCUMENTOS:_____________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
7. MEDIDAS Y POLÍTICAS DE AUTO CONTROL.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
1
MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DEL SERVICIO
( Planilla No 3.)
1.Nombre del proceso:
_______________________________________
1.1Nombre Subproceso:
_______________________________________
2. Nombre del procedimiento: ________________________________
3. Código:
4. Análisis para el mejoramiento y modernización del procedimiento:
¿Qué recibo?
(Por insumo)
1.
¿De quién lo recibo?
(mi proveedor)
¿Cómo lo recibo?
¿Cómo quisiera recibirlo?
1.Oportunidad y Frecuencia 1.Oportunidad y Frecuencia
2.Forma y Especificación
2.Forma y Especificación
2.
1.Oportunidad y Frecuencia 1.Oportunidad y Frecuencia
...
2.Forma y Especificación
¿Qué entrego?
¿A quién se lo entrego? (mi ¿Cómo lo entrego?
cliente )
1.
6. Firma:
¿Cómo quisiera mi cliente que se
lo entregara?
1.Oportunidad y Frecuencia 1.Oportunidad y Frecuencia
2.Forma y Especificación
5. Sugerencias e ideas para mejorar el procedimiento:
2.Forma y Especificación
2.Forma y Especificación
REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS LEVANTADOS
(Planilla No 4.)
1. Responsable:______________________________________________________
2. Fecha de entrega: _____ _____ _____
3.
Nº
7.
4. Nombre del
procedimiento
Firma del responsable:
5. Nombre del archivo
magnético
6. Disquete Nº
METODOLOGÍA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
5.
ANÁLISIS, ACLARACIONES Y CORRECCIONES
FINALES A LOS PROCEDIMIENTOS
I. ANÁLISIS DEL LEVANTAMIENTO
1.
Verificar catálogo VS. planillas reportadas.
2.
Verificar copia de los documentos por
procedimiento.
3.
Verificar que todas las planillas estén
debidamente diligenciadas.
4.
Corregir mapa de procesos
catálogo de procedimientos.
y
definir
II. ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO
1.
Análisis según los siguientes criterios.
a. Objetivos: El procedimiento ofrece un producto concreto o de
utilidad estraégica.
b. Sustento legal: Envió a jurídica sobre su concepto de
vigencia y aplicabilidad.
c. Documental: Establecer el nivel de soporte según decreto
2150 de 1996.
Son suficientes o insuficientes los documentos.
Contenido y diseño para consolidar, agrupar o eliminar.
2.
Verificación de contenidos y redacción de planillas.
II. ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO
3.
Secuencia: es adecuado el orden de ejecución. Identificar:
devoluciones, transporte y reprocesos necesarios.
4.
Correspondencia de la ejecución VS. Cargo/Area: quien realiza la
actividad es el funcionario según área y competencia.
5.
Análisis de los valores agregados.
6.
Análisis de los indicadores del número de actividades y el tiempo.
7.
Establecer los riesgos y controles de las actividades considerando
intraprocedimiento e intraprocesos.
8.
Mejoramiento y negociación interna según planilla No.3.
III. ANÁLISIS DE IMPLANTACION
1. Procesos duplicados.
2. Controles duplicados.
3. Soportes de información duplicados
4. Falta de coordinación en los datos
5. Falta de coordinación en el tiempo
6. Problemas de captación de datos
7. Problemas de procesamiento de datos
8. Ordenamiento inadecuado de archivos de documentos
METODOLOGÍA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
6.
INTEGRACIÓN Y ADOPCIÓN DE LOS MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS
9. INCLUSIÓN DE LOS MANUALES EN LA
RED PARA CONSULTA
10. SEGUIMIENTO, EVALUACION Y
ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS
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CAPACITACION DE ALIADOS