Universidad
del Valle
GICUV para
Laboratorios
Plan de Trabajo 2012
27 de Enero de 2012
Certificado N° SC 7267-1
Certificado N° SC 7267-2
Certificado N° SC 7267-3
Certificado N° GP 190-1
Balance del Proceso de
Certificación
1. Certificado NTCGP1000:2009 “Diseño y desarrollo de programas
académicos. Prestación de servicios de educación formal superior en
pregrado y posgrado (especialización, maestría y doctorado) y
educación continua asociada a los programas académicos. Servicios de
investigación científica y experimental y consultoría en temas
relacionados con la ciencia y la tecnología, la cultura, el arte y las
humanidades.
2. Certificado NTC-ISO 9001:2008 y Certificado IQNET ISO
9001:2008
– “Diseño y desarrollo de programas académicos. Prestación de servicios
de educación formal superior en pregrado y posgrado (especialización,
maestría y doctorado) y educación continua asociada a los programas
académicos.
– “Servicios de investigación científica y experimental en temas
relacionados con la ciencia y la tecnología, la cultura, el arte y las
humanidades”.
– “Consultoría en temas relacionados con la ciencia y la tecnología, la
cultura, el arte y las humanidades”.
7.6 Control Equipos Seguimiento y
Medición
Debe determinar el seguimiento y la medición
a realizar y los equipos de seguimiento y
medición necesarios.
Debe establecer procesos para asegurarse
de que el seguimiento y medición pueden
realizarse y se realizan de manera coherente
con los requisitos de seguimiento y medición
Asegurarse de la validez del equipo de medición debe:
a. Calibrarse o verificarse.
b. Ajustarse o reajustarse según sea necesario.
c. Identificado para determinar su estado de calibración
d. Protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado.
e. Protegerse contra los daños y el deterioro durante la manipulación,
mantenimiento y el almacenamiento.
Informe Auditoría Seguimiento
Diciembre de 2012 – ICONTEC •
Importante que se trabaje en el Control de los Registros, ya que fue
evidente la falta de un archivo de contratos, convenios y a su vez los
resultados que arroja la investigación o la consultoría;
•
Importancia de herramientas como el "programa 5´S" que ayudaría a
este objetivo.
•
Es evidente la falta de políticas centrales y el control que desde el nivel
central se debe ejercer sobre la gestión de los Laboratorios.
•
•
PLAN DE MEJORAMIENTO 2012:
Creación del Sistema Institucional de Laboratorios, el cual debe ser
aprobado por el Consejo Superior, en donde se da estructura y
organización a los laboratorios de la Universidad.
Cumplimiento del plan de mantenimiento, calibración y/o verificación
entregado a los laboratorios de extensión (para esto se requiere la
asignación de recursos).
Implantación de las Condiciones Mínimas que debe cumplir un
laboratorio de la Universidad para poder responder al GICUV.
•
•
Plan de Trabajo para el año
2012
1.
LABORATORIOS DE EXTENSIÓN:
•
Ejecución del plan de mantenimiento y calibración de
laboratorios de extensión.
2.
LABORATORIOS DE DOCENCIA E INVESTIGACIÓN:
•
Diagnóstico y plan de laboratorios de docencia e
investigación.
•
Condiciones mínimas de los laboratorios
3.
SISTEMA INSTITUCIONAL DE LABORATORIOS
•
Reglamentación del Sistema Institucional
•
Reorganización administrativa de laboratorios por
Facultad
Laboratorios de Extensión
•
Ejecución de los planes de mantenimiento y calibración de
equipos de los laboratorios de extensión del proyecto de
noviembre del año 2011.
•
Facultad de Salud: 5 Laboratorios visitados con 56 equipos.
•
Faculta de Ciencias Naturales y Exactas: 8 Laboratorios
visitados con 108 equipos.
•
Facultad de Ingenierías: 23 Laboratorios visitados con 200
equipos.
•
Consolidación de un Plan de Mantenimiento y Calibración
General.
•
Asignación de presupuesto para la ejecución del Plan y ajuste del
mismo de acuerdo con lo asignado en el Plan de Inversiones
$300 millones, realmente ejecutables $196 millones.
•
Realización del mantenimiento y calibración de acuerdo con el
Plan Institucional
Laboratorios de Docencia e
Investigación
•
Establecer las actividades de aseguramiento
metrológico básico en los laboratorios de la
Universidad del Valle de las Facultades de:
Ingenierías, Salud y Ciencias Naturales y Exactas,
de acuerdo con el inventario del Área de Calidad y
Mejoramiento y a su vez los Laboratorios que se
identifiquen en las Sedes Regionales (el Área de
Calidad y Mejoramiento tiene un inventario inicial y
se encargaría de rectificarlo).
Laboratorios de Docencia e
Investigación
•
ACTIVIDADES:
•
Realizar un diagnóstico de los equipos de cada Laboratorio. El diagnóstico
se orientará a definir cuáles cuentan con hojas de vida, programas de
mantenimiento preventivo y/o correctivo, y cuáles con programas de
verificación y/o calibración.
•
Definir qué medios de medición deben estar sometidos a mantenimiento
preventivo y/o correctivo, así como, que medios deberán estar sometidos
a verificación y/o calibración frecuente.
•
Proponer un Plan de Acción a fin de que los distintos laboratorios de
ensayo y calibración cumplan con las condiciones mínimas de operación
de los laboratorios a fin de cumplir con los requisitos del GICUV de
acuerdo con el referente NTCGP1000:2012. Programa de 5´S
•
Desarrollar una capacitación para participantes (empleados docentes y no
docentes) vinculados al sistema de gestión de equipos y control
metrológico.
•
Asesorar al Equipo de Laboratorios conformado por los representantes de
las Facultades sobre reglamentaciones, procedimientos y trámites para el
mejoramiento de procedimientos.
Laboratorios de Docencia e
Investigación
•
ENTREGABLES:
•
Diagnóstico de cada Laboratorio.
•
Hoja de Vida o Ficha técnica de cada Equipo por Laboratorio.
•
Programa de Mantenimiento Preventivo para cada laboratorio y sus
equipos reportados.
•
Programa de Calibración y/o Verificación por comparación según el
caso; para cada laboratorio y sus equipos reportados.
•
Formatos para los registros de mantenimiento correctivo y preventivo
de los equipos.
•
Procedimientos de verificación de las variables metrológicas más
comunes; que permitirán al personal de laboratorio realizar
comparaciones y establecer la trazabilidad metrológica.
•
Material de la capacitación y certificados por cada participante.
Sistema Institucional de
Laboratorios
•
REGLAMENTO:
LABORATORIOS
SISTEMA
INSTITUCIONAL
DE
•
Ajustes al documento de Propuesta de Reglamento de
constitución de un Sistema Institucional de Laboratorios con
base en las revisiones de profesores de las Facultades.
•
Revisión, análisis y mejora por parte de los tres Decanos de
las Facultades.
•
Presentación de la propuesta de Reglamento al Consejo
Académico. Modificaciones de acuerdo con la revisión.
•
Presentación de la propuesta al Consejo Superior.
•
Socialización e Implementación del Reglamento.
Sistema Institucional de
Laboratorios
•
Dicho Reglamento propone:
•
Conformación de la estructura de laboratorios del
nivel central y del nivel descentralizado.
•
Definición de los tipos de laboratorios.
•
Estructura de los laboratorios: Física y de Personal
•
Creación, modificación o cierre de laboratorios
•
Financiación de los laboratorios
•
Demás por reglamentación de Rectoría.
Sistema Institucional de
Laboratorios
•
POLÍTICAS PARA LA INVERSIÓN POR ESTAMPILLA:
•
•
Sólo se autorizará la adquisición de equipos para
laboratorios que cuenten con las disposiciones para su
ubicación física, mantenimiento y asignación de
responsable técnico y administrativo; igualmente que venga
direccionado por el Responsable de Laboratorios de la
Facultad.
POLÍTICAS PARA LA APROBACIÓN DE PROYECTOS
INVESTIGACIÓN:
•
Inducción a docentes sobre Buenas Prácticas
Investigación incluida la calibración de equipos.
•
Inclusión en las Actas de Trabajo y Compromiso con
proyectos nuevos, como parte de las obligaciones
profesor, verificar que la adecuada calibración de
equipos en los que se realiza la investigación.
DE
en
los
del
los
Sistema Institucional de
Laboratorios
•
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD:
•
Base de datos de funcionarios formados como auditores
internos de calidad en la norma 17025 o que tengan
conocimiento en laboratorios con el fin de tener una base de
datos de personas posibles a auditar.
•
Formación de auditores internos de calidad para laboratorios.
•
Realización de auditorías internas de calidad en laboratorios
como parte del Programa de Auditorías del 6° Ciclo de
Auditorías.
•
Establecimiento de Acciones Correctivas, Preventivas o de
Mejora resultado de las auditorías.
•
Implementación de las acciones
•
Seguimiento, evaluación y mejora con base en el ejercicio de
auditorías
“Una decisión no se
considera como tal
hasta que no se convierte
en una asignación de tareas”
Peter Drucker
http://gicuv.univalle.edu.co;
http://procesos.univalle.edu.co
EQTEC
CONSIDERACIONES GENERALES DE UN
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PARA LOS LABORATORIOS
LABORATORIO
Entiéndase por Laboratorio como aquella unidad dotada con espacio
físico y/o virtual (claramente delimitado), equipos e instrumentos
necesarios para llevar a cabo actividades de carácter experimental bajo
condiciones controladas que permitan: evitar influencias extrañas, repetir
las actividades experimentales y determinar la confiabilidad de los
resultados.
Por lo anterior, los laboratorios se podrán clasificar de acuerdo a la rama
de la ciencia y/o área del conocimiento (Referencia: Ministerio de Educación
Nacional. Glosario de Términos del Observatorio Laboral para la Educación) donde se
realizan las actividades de experimentación. Entre otros existen
laboratorios de: Química, biología, ingeniería, idiomas, computación,
psicología, etc.
De igual manera, los laboratorios se podrán clasificar según las funciones
sustantivas (termino tomado del glosario de la educación superior, Ministerio de Educación
Nacional) de una institución de educación superior, a saber: Laboratorios de
docencia, laboratorios de investigación y laboratorios de extensión.
ORGANIZACION
• Responsables : Técnico – Administrativo – Calidad
• Certificado de constitución del laboratorio.
• Organigrama del laboratorio y de la organización
• Disposiciones para el manejo, uso y comportamiento dentro del
laboratorio
Confidencialidad - Conflicto de Interés – Imparcialidad
Acceso al laboratorio – Utilización de Equipos
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
El Laboratorio debe cumplir con las disposiciones del Sistema
de Gestión De Calidad:
• Control de Documentos
• Control de Registros
• Control de Ensayos no conformes – Dificultades en el
desarrollo de los procesos
• Acciones Correctivas
• Acciones Preventivas
• Quejas, Reclamos y Peticiones – PQR´s
• Satisfacción de los Clientes - Usuarios
REVISION DE OFERTAS, SOLICITUDES Y
CONTRATOS
Establecer los procedimientos que le permitan a tender adecuadamente
los requerimientos de los clientes y asegurar que el laboratorio puede
prestar el servicio.
• Requisitos – incluyendo los métodos
• Conocer la Capacidad y los recursos necesarios
Dejar registros de estas actividades.
PERSONAL
Establecer la competencia del personal – Perfil de cargo
Identificar las necesidades de capacitación
Establecer programas de capacitación
Evaluar el desempeño del personal
Establecer programa de inducción y periodo de entrenamiento
Registros:
Hoja de vida y soporte del personal
Asistencia a capacitaciones
Evaluaciones de desempeño
Registro de inducción
Registro de entrenamiento
INFRAESTRUCTURA Y CONDICIONES
AMBIENTALES
• Infraestructura adecuada – depende del tipo de actividades
del laboratorio
• Establecer y mantener las condiciones ambientales
necesarias que permitan
el buen funcionamiento.
• Adecuada separación e identificación de las áreas.
• Protocolos o procedimientos de Aseo, Limpieza y
Desinfección.
• Personal de Aseo entrenado.
Registros:
Registro de condiciones ambientales
Registros de Aseo, limpieza y desinfección.
EQUIPOS
•
Ficha técnica (hoja de vida) de los Equipos, patrones y materiales de
referencia
•
Programa de Mantenimiento Preventivo – Establecer frecuencias
•
•
Determinar el tipo y nivel de control metrológico a los equipos,
patrones
y materiales de referencia usados en el laboratorio.
•
Programa de comparación y/o calibración de equipos.
•
Identificación de los Equipos.
•
Identificación de equipos defectuoso – Fuera de servicio
• Procedimientos y/o Instructivos de manejo
Registros:
• Mantenimiento Correctivo
• Mantenimiento Preventivo
• Certificados de Calibración
• Registros de comparaciones
• Registro de Utilización de los Equipos
METODOS
• Métodos no normalizados:
Casas fabricantes – Comunidades Científicas
Métodos Propios
• Métodos Normalizados
• Métodos Objeto de la investigación
• Métodos académicos - guías
Registros:
Datos primarios o registros asociados
a la ejecución del método
INFORMES
Procedimientos para:
• Informe de Ensayo
• Certificado de Calibración
• Informe de resultados de comparación
• Informe de resultados de investigación
• Informe de practica de Laboratorio
Registros:
Informes y/o Certificados
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