Proceso de manejo de
documentos
Guía para administradores del sistema
Visual Software. Enero de 2005
Revisión 1.3 Febrero de 2010
DOCUMENTOS
•Proceso
•Número de
•Búsqueda
•Bloqueo
•Conceptos
•Comandos
técnico de identificación
Proceso de documentos
Lista
Nuevo
Buscar
Ordenar
Bloqueo
Filtro
Tipos
Clases
Conceptos
Auto contabilización
Encabezado
Inventarios
Contabilidad
Cotización
Nómina
Grabación
Número técnico de identificación
Todo documento genera un número técnico
de identificación. Es un número consecutivo
NT Id
DOC
1
FC000001
2
CE000001
3
FC000002
grabamos, una factura, llevaría el número uno,
4
FV000001
si el segundo documento que grabamos es un
5
FC000003
comprobante de egreso, llevaría el número
6
CD000002
único que se incrementa automáticamente
cada vez que incluimos un nuevo documento.
Por ejemplo el primer documento que
técnico 2, esta numeración es independiente
de la numeración consecutiva de cada tipo de
documento.
Lista de documentos
Control de facturación

Tan pronto se ingresa al programa, se
verificará que se tenga una autorización
de facturación vigente. Si está próxima a
vencerse, le informará diariamente la
fecha de vencimiento.
Búsqueda


Búsqueda de documentos. Para buscar, dé
clic en el icono de la lupa de la barra de
herramientas.
El documento aparecerá siempre y cuando
esté dentro del periodo contable que está
asignado. La búsqueda es intuitiva, es decir
que si usted está dentro de la carpeta de
facturas, el programa le solicitará el número
de la factura; si está dentro de la carpeta de
“c. egreso”, le solicitará el número del
comprobante de egreso, y así sucesivamente.
Resultados de búsqueda
Bloqueo y desbloqueo
Todos los objetos se pueden Bloquear y
desbloquear siempre y cuando se tenga los
permisos necesarios para hacerlo.
 En una lista los objetos bloqueados aparecen en
negrita y cuando están desbloqueados aparecen
con letra normal
 En el explorador contable, en la lista de
documentos, puede señalar el documento y
presionar F12, para desbloquear.

Ayuda y configuración
Configuración de facturación

Es posible asignar el
valor que ofrece el
programa al momento
de realizar compras o
ventas. En el valor de
compra y venta puede
seleccionar entre el
costo o el valor
asignado en la
definición del
producto. En la venta
también puede decidir
si toma el costo o el
promedio de compra.
Promedio ponderado

El costo promedio de la compra y el
precio promedio de venta se calculan
mediante el método de ponderación; es
decir que dependiendo de la cantidad y el
precio, varía el promedio. Ejemplos:
Canti Precio
dad
Total
10
1000
10000
15
1200
18000
20
1500
30000
2
2000
4000
Unidades: 47
Total compras: $62000
Promedio: $1319.14
Promedio ponderado:
Canti Precio
dad

Total
10
1100
11000
15
1000
15000
20
1200
24000
2
2100
4200
Unidades: 47
Total compras: $54200
Promedio: $1153.19
Apreciamos aquí que compramos la
misma cantidad de unidades, pero a
diferentes precios y diferentes porciones.
Esto afectó el precio promedio
ponderado.
Tipos de documentos
Clasificación
 Conceptos
 Comodín
 Grabación

◦
◦
◦
◦

Encabezado
Movimientos de Inventario
Movimientos contables
Movimientos de activos
Autocontabilización
Tipo de documento
Cada tipo de
documento lleva su
nombre corto, una
descripción, un prefijo
y un número de
secuencia automático.
El número de
secuencia indica en
que numero va la
numeración, o sea que
el próximo será mas
uno.
Clase DC
Nombre
Descripción
AJ
Ajustes
Ajustes de inflación y otros
AM
Amortizaciones
Amortizaciones
CB
Consignación
Consignaciones bancarias
CE
Comp. Egreso
Comprobantes de egreso / recibos caja
CI
Comp. Ingreso
Comprobantes de ingreso
CN
Nómina
Comprobante de pago de nómina
CP
Comp. Cierre
Comprobante de cierre de periodo fiscal
DP
Depreciaciones
Depreciaciones
FC
Compra
Compras de mercancías y productos
FV
Factura Venta
Venta de productos
DV
Devol. Ventas
Devolución de ventas
DC
Devol. Compras
Devolución en compras
NC
Nota Crédito
Nota crédito
ND
Nota Débito
Nota débito
OD
Compr. Inicial
Comprobante inicial
TR
Traslado
Remisión de mercancías entre bodegas propias
CT
Cotización
Cotización de mercancías
EN
Entrada
Entrada de mercancías sin factura
SA
Salida
Salida de mercancía sin factura
PR
Provisiones
Provisiones
Conceptos
Cada tipo de documento deberá tener
definidos unos conceptos, los cuales
agruparán documentos en una carpeta.
 A cada concepto es factible personalizar
su contabilización y otros valores por
defecto que se asumirán al momento de
incluir un nuevo documento.

Conceptos de documentos
Comodín *

En la lista de grupos, el primer ítem que
aparece es un asterisco o comodín. En ese
grupo podrá consultar todos los elementos
que están distribuidos dentro de los otros
grupos. En este grupo no es posible crear un
nuevo ítem, puesto que solo es de consulta.
Concepto de documento

Cada concepto
lleva un nombre,
una descripción y
opcionalmente
unos parámetros de
auto
contabilización.
Jerarquía en los documentos
Documentos
5 Tipo: ND
0 Concepto: Pago factura
0 Concepto: Pago teléfonos
1 Detalle: Consumo ene.
4 110508 Bco. Nacional
4 120530 Teléfonos
1 Detalle: …
5 Tipo: CE
Comandos
Comando
Función
Nuevo
Crea un nuevo documento
Eliminar
Anula el documento
Imprimir
Imprime según la vista actual
Grabar
Graba o actualiza la información
Anterior
Salta al anterior documento de la lista
Siguiente
Salta al siguiente documento de la lista
Auto contabiliza Genera los movimientos contables según programación
Importa
Importa documentos
Grabación de documentos
Un documento consta de varias partes:
 Encabezado: Contiene la identificación del
documentos, del tercero y las tarifas
generales que le afectan o se aplican a sus
movimientos. La grabación o actualización se
realiza dando clic en el comando de
grabación.
 Cuerpo: Contiene los movimientos de
inventarios y contables. Sus movimientos se
graba automáticamente al entrar en la lista.
 Pié: Contiene la parte de resumen de los
movimientos, como el balance y totales.
Grabación del encabezado
Campo
Descripción
IdTer
Código de identificación secuencial de tercero
Fecha
Fecha de creación o expedición del documento
Concepto
Detalle o descripción de la transacción
Centro
Centro de costo
Observaciones
Espacio adicional para detalles finales del documento
Vence
Fecha de vencimiento comercial del documento
NumDoc
Número del documento original (numero del cheque, de la
factura del cliente, de la cotización etc.)
Relativo
Código de identificación secuencial del documento con el
cual se está cruzando o cancelando la transacción
Vr Base
Cifra básica para la liquidación contable
% IVA
Tarifa de Iva aplicable en porcentaje
% ICA
Tarifa de ICA aplicable en porcentaje
Selección de un tercero

Cuando ya hemos registrado terceros y
deseamos ubicar alguno, se puede dar clic
en el nombre para consultar la lista de
terceros disponibles.
Selección de un centro global

Si se dispone de diversos centros de
costo, es posible ubicar alguno, dando clic
en el nombre del centro para desplegar la
lista de centros disponibles. Este centro
se ofrecerá en cada movimiento de
inventarios
Tarifas de impuestos

En el encabezado del documento, existen
unas casillas para indicar las tarifas de
impuestos para aplicar globalmente al
documento. Estos valores son en
porcentaje. Por ejemplo: Iva:16
Valor base

En algunos tipos de documentos se puede
calcular sus valores contables a partir de
un valor base. En el encabezado del
documento puede indicar el valor
predeterminado para posterior cálculo.
Número de documento origen

Cuando la empresa recibe un documento
externo, es importante registrarlo. Por
ejemplo la ETB nos envía su factura #
483356 y nosotros estamos registrando la
compra de las llamadas telefónicas. En el
número de documento escribiremos
483356
Número de documento origen

Cuando la empresa genera un documento,
es necesario llevar un registro del número
de la transacción o del cheque. En un
comprobante de egreso por ejemplo,
escribiremos los cuatro últimos dígitos de
la serie del cheque.
Movimientos de inventarios
Registro de inventarios

Recordemos que los documentos básicos
para el registro de movimientos de
inventarios son los siguientes:
Tipo Doc
Nombre
FC
Factura de compra
FV
Factura de Venta
DC
Devolución de compra
DV
Devolución de venta
EN
Entrada de almacén (no tiene efectos contables)
SA
Salida de almacén (no tiene efectos contables)
Movimientos de inventarios
Campo
Descripción
Idref
Número de identificación secuencial del producto
Ref
Referencia comercial del producto
Lista
Id de la lista de precios
Cantidad
Cantidad que entra o sale del producto
PSV
Precio sugerido de venta
Dcto
Porcentaje de descuento para ese producto
IVA
Porcentaje de IVA que se aplicará al producto
Centro
Centro de costo o bodega del cual se entra o saca
Serial
Número serial o información adicional descriptiva
Selección de productos

Cuando se está grabando movimientos de
productos y se desconoce el ID o la
referencia del producto, es factible
ubicarlo dentro de la lista de productos
disponibles, dando clic en el espacio de
descripción del producto:
Selección de productos

El ingreso de un movimiento de
inventarios se puede realizar dando el Id
del producto o la Referencia. Esto se
puede cambiar dando clic central sobre la
casilla de ID o Referencia. El proceso
activa o desactiva la casilla.
Aplicación de un movimiento a un
centro de costo

Cuando se está grabando movimientos de
productos, es factible aplicarlo a un
centro de costo específico. Puede
seleccionar de la lista de centros
disponibles, dando clic en el espacio de
descripción del centro:
Contabilización de un documento
Detalle de un movimiento contable
Campo
Descripción
Cuenta
Código de la cuenta PUC
Relativo
Número de identificación del documento contra el cual se
cruza o se aplica el movimiento contable
Tercero
Número de identificación del tercero al que se aplica el
valor contablemente
Centro
Número del centro de costo
Débito
Valor a debitar
Crédito
Valor a acreditar
Selección de una cuenta del PUC

En el proceso de contabilización manual,
es posible ubicar una cuenta auxiliar del
plan de cuentas de la empresa. Para ello
de clic en la descripción de la cuenta para
desplegar la lista.
Auto contabilización
Anulación de un documento

Un documento no se debe borrar. El
programa no lo permite; lo único que
permite es anularlo. Para ello se abre el
documento y se da clic en la X para
anularlo. El programa eliminará todos los
movimientos contables y de inventarios y
solicitará una razón de porque se está
anulando.
Des anular un documento

Cuando se ha anulado un documento; en
la lista de documentos aparecerá como
‘ANULADO’ y no se podrá acceder a él.
Si se desea des anularlo, en la lista de
documentos, presione la tecla F10; se le
solicitará la clave de instalación para
proceder.
Grabación de saldos iniciales.




CV no incluye proceso alguno para importar los saldos
iniciales de una empresa existente. Este proceso deberá
realizarse mediante la inclusión de cada uno de los
documentos activos hasta la fecha.
Otra opción es grabar un comprobante inicial, el cual
arroja los saldos débito y crédito de cada una de las
cuentas al final de un periodo contable.
Es recomendable grabar el comprobante inicial con
fecha de 30 de diciembre del aña anterior; y hacer un
comprobante de cierre el 31 de diciembre (recuerde
fijar el periodo contable entre el primero de enero y el
31 de diciembre del año que se va ha cerrar).
Para el ingreso de inventarios iniciales ha de realizarse
por medio de una compra. De igual forma los activos
fijos.
Comprobante de ingreso
Comprobante de egreso
Factura de compra
Factura de compra
Factura de venta
Cambiar periodo fiscal
Cambiar el periodo fiscal
Es posible filtrar los
movimientos dentro de un
periodo de trabajo o de
un periodo fiscal. Este
período puede ser de un
día, semana, mes trimestre
o anual.
 Los movimientos
anteriores aparecerán
como Saldo anterior. Los
movimientos dentro de
periodo estarán detallados
y los que está posteriores
será ignorados.

Cambio de periodo fiscal

Otra función del cambio del periodo
fiscal, es el de totalizar los saldos tanto
contables como de inventarios a las
cuentas o grupos de nivel superior.
Saldo
anterior
Débitos
Créditos
Nuevo
Saldo
REPORTES
Configuración impresora
Clases de reportes
Visor de reportes
Exportación de reportes
Impresión de reportes


CV imprime a través de la interface gráfica
de Windows. Asume la impresora que está
predeterminada en su equipo. Esta
impresora puede ser local o remota, de
matriz de puntos, de tinta o laser.
Todos los informes están diseñados para ser
impresos en papel tamaño carta. Por ello
debe asegurarse que su impresora esté
correctamente configurada para este tamaño
de papel. Asegúsere que no esté configurada
como tamaño A4 o tamaño oficio.
Clases de reportes

El programa tiene la capacidad de producir reportes
de varios tipos, entre ellos los siguientes:
Clase
Descripción
Generales
Incluyen información e general del programa, como grupos, tablas
de tarifas, plan de cuentas.
Auxiliares
Auxiliares de contabilidad, como movimientos por cuenta y
resumen de documentos
Oficiales
Agrupa los informes oficiales contables.
Inventarios
Maneja los informes de productos, clasificación y estado
Facturación Informes de compras y ventas de productos
Tesorería
Informes sobre las cuentas por cobrar y por pagar con terceros
Tributarios
Informes auxiliares de liquidación y pago de impuestos
Control
Informes de estado de la base de datos, control de secuencia e
integridad de documentos
Visor de reportes
Exportación de reportes

En la parte superior del visor de reportes,
aparece un botón que al presionarlo
invoca el asistente de exportación de
reportes. Esta opción no esta disponible
mientras el programa está en periodo de
demostración.
Destinos de reportes

Los reportes se puede exportar a:
◦
◦
◦
◦
Una aplicación (aplication)
Archivo en disco (disk file)
Carpeta de Exchange
MAPI (correo electrónico)
Destinos de reportes
Un reporte se puede exportar en
diferentes formatos:
RPT
• Crystal reports
PDF
• Acrobat reader
HTML
XLS
DOC
• Explorador de Internet
• Excel
• Documento de Word
TXT
• Archivo plano
CSV
• Archivo plano con campos
separados por comas
Descargar

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