CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los documentos que
sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el
momento de elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.
CLASIFICACIÓN:
Externos
Internos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas
de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
SOPORTES CONTABLES Y
REQUISITOS





Todos los soportes contables, para su justificación
deben contener la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
aprobar y contabilizar los comprobantes.
CONSERVACIÓN
Los documentos comerciales deben ser conservados
por diez años contados desde la fecha de emisión
del documento
Recibo de caja o Comprobante
de ingreso

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en
el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega
al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante
diario
de
contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la
cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido

Ejemplo
La Institución Educativa técnico Nacionalizado de Samacá, recibe en efectivo
el día 10 agosto, el arrendamiento de la tienda escolar.
Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques
de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.
La Institución Educativa Técnica Nacionalizado de Samacá el día 11
agosto consigna el banco Agrario de Colombia a la cuenta corriente
No. 1230020-7 la suma de quinientos mil pesos (500.000)
FACTURA DE COMPRAVENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de
compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Los adquirientes de bienes muebles o servicios están obligados a exigir la factura o documento
equivalente al igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la administración tributaria
debidamente comisionados para el efecto lo exijan
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
 Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso).
 Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso).

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
impreso).

Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso).
 Valor total de la operación

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
EJEMPLO: Compra 2 escritorios por 1.293.103, IVA 206.897
CHEQUE

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada
“girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiario”.
COMPROBANTE DE PAGO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es
un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del
cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los
soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa
EJEMPLO: Se gira a la DIAN el pago de las retenciones practicas
durante el mes de julio
NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por
mora en el pago de sus obligaciones.
Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensión
del estudiante Enrique Pérez.
NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre.
EJEMPLO. El Instituto Técnico nacionalizado de Samacá, consigno al
banco la suma de $250.000 y lo registro por valor de $230.000, Se
elabora la nota de contabilidad por la diferencia
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y
cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.
EJEMPLO: A la Institución le fueron consignados la suma de 5.000.000 por
concepto de transferencias del Municipio. Recibió por matriculas y
pensión la suma de 1.300.000.
MANEJO DE TESORERÍA
Es fundamental que los documentos soportes requeridos para la cancelación
de cada tipo de pago, sea establecido con anterioridad de manera clara,
y oportuna para conocimiento del publico y de todos los involucrados en
el proceso, con el fin de evitar inconvenientes al momento de radicar la
orden de pago, para su liquidación, causación, refrendación y
cancelación de la misma.
Igualmente tener un conocimiento claro de la normatividad tributaria vigente
para el momento de su liquidación.
PASOS PARA TRAMITAR UNA ORDEN PAGO.
 Que los rubros presupuéstales estén debidamente aprobados mediante
acuerdo por el consejo directivo de las Instituciones Educativas para la
vigencia.
 Certificación expedida por el órgano competente que el proyecto,
programa, se encuentra
matriculado en el banco de programas y
proyectos.

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


Radicación de la solicitud de CDP que garantice la existencia
de apropiación suficiente y Registro Presupuestal para que los
recursos con el financiados, no sean desviados a ningún otro
fin
La Ejecución de los gastos del presupuesto de las Instituciones
Educativas, se hará a través de PAC ( Programa anual
mensualizado de caja)
Recepcionar, radicar, verificar, los soportes requeridos para
elaborar las órdenes de pago.
Liquidar descuentos a las ordenas de pago de acuerdo al tipo
de orden de pago
Efectuar la causación de la orden de pago
Elaborar comprobante de egreso y el cheque o transacción
electrónica
Radicar cheques
Entrega de cheques al beneficiario por ventanilla En caso que
no sea retirado el cheque de tesorería , se debe notificar al
beneficiario y si pasado seis meses a partir de su expedición no
es retirado se anula.
Archivar los comprobantes con sus respectivos soportes.
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