Auditoría de Desastres
Contraloría General
de la República
Marzo, 2012
Análisis y Propuesta
de un Modelo
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Análisis
Hoy en día muchos sienten que se encuentran relativamente preparados para enfrentar
un desastre natural, debido a que han realizado algunos ejercicios de evacuación, han
desarrollado planes de contingencias, cuentan con algunas herramientas a utilizar para
paliar algunos eventos de desastres, entre otros.
Sin embargo, ¿son realmente suficientes y eficientes estos procedimientos?
¿Quién define si son apropiados estos procedimientos tanto para las entidades del sector
público, como para el sector privado?
¿Podemos pensar que se ha hecho necesario implementar un “Nuevo Modelo” que nos
permita prevenir los efectos de un desastre, cumpliendo con algún estándar y que
obedezca a una debida planificación?
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Modelo de prevención de efectos de un desastre
Todos tenemos claro que los “desastres naturales” no se pueden prevenir, sin embargo,
si podemos disminuir los efectos negativos en las entidades después de un desastre. Un
modelo de prevención de los eventuales efectos de un desastre debería contener a lo
menos los siguientes elementos:
Designación de un encargado de prevención de efectos de un desastre
Definición de medios y facultades del encargado de prevención de efectos de un desastre
Establecer un sistema de control y monitoreo,
que ayude a minimizar los efectos de un desastre
Supervisión y certificación de los sistemas de prevención de los efectos de un desastre
(similar Ley 20.393 sobre Responsabilidad Penal lavado activos, terrorismo y cohecho
o Sistema de Gestión ISO 9001)
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Modelo de prevención de efectos de un desastre
Definiciones de los estándares de capacitación sobre prevención de desastres
(que capacitar, quienes necesitan la capacitación, cuando se debe capacitar,
quienes efectúan la capacitación, proceso de evaluaciones).
Control y monitoreo de las donaciones recibidas y efectuadas relacionadas con desastres,
sin diferenciación entre sector público y privado.
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Modelo de prevención de efectos de un desastre
Para instituciones que tengan relación con la canalización de ayudas humanitarias,
especialmente en situaciones de emergencia y desastres, considerar en sus modelos lo
siguiente:
Descripción de procedimientos que garanticen que la ayuda
debe llegar a las víctimas sin demora.
Desarrollar un diagrama de flujo que permita rastrear y rendir los aportes recibidos
a los donantes de manera de no disuadir sus aportes.
Descripción de procedimientos y tecnologías que garanticen la conectividad entre las
principales entidades públicas asignadas a activar sus servicios en casos de desastre.
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Acreditación
Este modelo de prevención de efectos de un desastre debe contar con un sistema de
acreditación que sea verificable, auditable y continuo en el tiempo con el objeto que la
entidad se “certifique” con el cumplimiento de un estándar aceptado por los organismos
fiscalizadores de las entidades públicas y privadas.
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Procedimientos de
Auditoría Sugeridos
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Procedimientos de auditoría sugeridos
En base al modelo anteriormente sugerido los procedimientos de auditoría propuestos,
serían los siguientes:
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Procedimientos de auditoría sugeridos
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Verificar la existencia de un encargado de prevención, que:
a) Sea la máxima autoridad administrativa de la entidad
b) Cuente con autonomía respecto de la Alta Administración.
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Procedimientos de auditoría sugeridos
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Verificar la existencia de definiciones de medios y facultades del encargado, donde cuente con a lo
menos:
a) Los recursos que le permitan realizar adecuadamente sus funciones de acuerdo al tamaño
de la entidad
b) Comunicación directa con la Administración de la entidad que le permita presentar sus
informes a lo menos en forma semestral.
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Procedimientos de auditoría sugeridos
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Verificar la existencia de un sistema de prevención, que contemple a lo menos:
a) la identificación de las actividades o procesos de la entidad
b) el establecimiento de protocolos y procedimientos específicos que permitan intervenir
en los procesos mencionados en el punto anterior.
c) la identificación de los procedimientos de administración y auditoría de los recursos
financieros disponibles y utilizados con este motivo.
d) la existencia de sanciones administrativas internas, procedimientos de denuncia.
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Procedimientos de auditoría sugeridos
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Verificar procedimientos de supervisión y certificación del sistema de prevención
a) El encargado del modelo en conjunto con la administración deben buscar métodos para la
aplicación efectiva del modelo
b) buscar procedimientos de certificación y obtención de ellos, en relación a validar su modelo
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Procedimientos de auditoría sugeridos
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Auditoría a las donaciones recibidas y efectuadas relacionadas con desastres:
•
Revisión de los montos involucrados y circularización con donantes
•
Certificación de la utilización correcta de las donaciones
•
Revisión de la documentación respaldatoria de los gastos efectuados
•
Revisión de la rendición de gastos por parte de la entidad que tuvo el desastre
•
Examen y declaración de partes relacionadas
•
Examen de valores razonables sobre montos invertidos en infraestructura y otros
• Inspección física por peritos independientes en cada etapa relevante
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Procedimientos de auditoría sugeridos
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Procedimientos de auditoría a los controles de los sistemas informáticos en caso de “desastres”
(TI)
a) Plan de contingencias
b) Plan de continuidad de los sistemas informáticos y de la empresa
c) Seguridad de la información y procedimientos de respaldos
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Procedimientos de auditoría sugeridos
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Procedimientos de auditoría a las definiciones de capacitación efectuadas (se efectúa la
capacitación oportuna y en forma eficiente?, todos reciben la capacitación?, se efectúan
evaluaciones a los alumnos y expositores?, etc.
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Conclusiones
• Los desastres no se pueden prevenir, sin embargo, se pueden prevenir “nuevos
desastres” con posterioridad al evento
• Los desastres afectan al sector público como privado
• Creación de un Modelo de Prevención de Desastres (MPD)
• Certificación del MPD
• Capacitación continua sobre procedimientos de control post desastres
• Tomar buenas prácticas de implementación IFRS sector privado e IPSAS en el sector
público
• Efectuar reuniones de trabajo en conjunto con la Contraloría y otros organismos
públicos y privados
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