13 Gestión administrativa
Vamos a conocer...
1. La gestión administrativa en la empresa
2. El proceso de compraventa en la empresa
3. Documentos relacionados con el proceso de compraventa
4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro
PRÁCTICA PROFESIONAL
Cómo cumplimentar una letra de cambio
ACTUALIDAD EMPRESARIAL
Encuentra tu papel: Hábitos saludables en la gestión
de la documentación administrativa
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La gestión administrativa en la empresa
Toda empresa necesita en su funcionamiento diario, ya sea por exigencias legales
o bien por propia organización interna, llevar a cabo una serie de procesos que se
reflejan en la documentación administrativa. a conseguir un beneficio económico.
caso práctico
inicial
Requisitos de una eficaz gestión administrativa:
El proceso ha de ser oportuno
El proceso ha de minimizar los costes
El proceso ha de ser riguroso y seguro
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El proceso de compraventa en la empresa
.
Dentro de las relaciones comerciales de la empresa, tanto con sus clientes
como con sus proveedores, las empresas han de utilizar una serie de
documentos relacionados con la compraventa de bienes y servicios, así
como con la forma de pago y cobro de los mismos.
Este proceso se repite múltiples veces a lo largo del día a día de cualquier
empresa, por lo que generalmente estas establecen unos modelos de cada
uno de estos documentos administrativos, lo que les permite una mayor
agilidad en su tratamiento.
También, para una adecuada gestión administrativa, se estandarizan los
procesos de orden y conservación de todos estos documentos, siempre
teniendo en cuenta las exigencias legales, tanto para su cumplimentación como
para su conservación.
caso práctico
inicial
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El flujo del proceso administrativo en la empresa
El proceso administrativo seguirá en general el siguiente flujo:
Se detecta la necesidad por parte del cliente que realiza el
correspondiente pedido que envía al vendedor.
El vendedor entrega la mercancía solicitada por el cliente en
el lugar acordado junto con el albarán de entrega.
El vendedor presenta la factura de la entrega realizada y el
comprador abona su importe en el plazo estipulado y
mediante el medio de pago convenido.
El vendedor, una vez recibido el importe de la venta, emite
un recibo justificante del pago
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Documentos relacionados con el p. de compraventa
El proceso de compraventa en una empresa, ya sea en relación con los
proveedores o con sus clientes, genera los siguientes documentos:
Pedido
Albarán
Factura
e-procurement - es la compra y venta de productos y servicios entre
empresas a través de internet.
e-business o e-commerce - es la compra y venta de productos
y servicios a través de internet, redes internas de empresas, etc..
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El pedido.
.
El pedido es una petición de compra que un cliente hace a un proveedor
para que este le suministre los bienes o servicios solicitados.
El pedido en firme se produce una vez que el vendedor acepta la propuesta
de pedido por parte del comprador.
No existe un modelo legal estandarizado de pedido, por lo que la mayoría de
las empresas realiza uno propio adecuándolo a sus necesidades y a la
forma en la que se envía dicho pedido al cliente :
• fax
• correo electrónico
• a través de la página web del comprador
• correo...
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El pedido II
Independientemente de la inexistencia de un modelo estandarizado, es
necesario que todo pedido conste, como mínimo, de los siguientes elementos:
Número del pedido, lugar y fecha en que se efectúa.
Identificación de la empresa que efectúa el pedido.
Identificación de la empresa a la que se formula el
pedido .
Condiciones del pedido (dirección de envío, fecha y
forma de pago, gastos de envío, etc.).
Descripción de los artículos solicitados en el pedido
(número de referencia, cantidad, importe unitario e
importe total).
Firma de la persona que formula el pedido
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El pedido: ejemplo I
.
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El pedido: ejemplo II
.
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El albarán I
El albarán es un documento que detalla y justifica la entrega de mercancías que
se efectúa al cliente. En él se relacionen la mercancías correspondientes a un
determinado pedido y lo acompañan con la finalidad de acreditar su entrega.
El albarán, firmado en el momento en que se ha hecho la entrega, es el
documento clave que permite la emisión de la factura y su posterior cobro.
No existe un modelo legal estandarizado de albarán, por lo que la mayoría de
las empresas realizan uno adecuándolo a sus necesidades :
caso práctico
inicial
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El albarán II
Independientemente de la inexistencia .de un modelo estandarizado, es
necesario que todo pedido tenga como mínimo los siguientes elementos:
Identificación de la empresa vendedora y la
compradora.
Datos del documento
Identificación de la mercancía
Condiciones de entrega:
pago , lugar y fecha de entrega
Fecha y firma de la persona que recibe la mercancía
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Copias del albarán
Se emitirán el original y tres copias del albarán:
• El original para el comprador.
• Una copia para el almacén como justificante de salida de la
mercancía.
• Una copia para el departamento comercial.
• Una copia que el comprador debe firmar dando su conformidad y
que entrega al transportista que lleva la mercancía.
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El albarán: ejemplo I
.
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El albarán: ejemplo II
.
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La factura
La factura es el documento legal expedido por el vendedor, a cargo del
comprador, que acredita jurídicamente la compraventa de bienes o la
prestación de servicios.
Está regulada por el Código de Comercio, la Ley 37/1992, del IVA y el Real
Decreto 1496/2003, sobre obligaciones de facturación
Por imperativo legal los empresarios deben conservar las copias de las
facturas, tiques o vales emitidos por ellos, así como los recibidos de sus
proveedores durante un tiempo de 6 años.
Las facturas correspondientes a compras de bienes de inversión deberán
conservarse durante 10 años; cuando se trate de adquisiciones de terrenos o
edificaciones el plazo será de 15 años.:
La administración tributaria no exige la expedición de
factura siempre y cuando el importe de esta no exceda
de 3.005,06 euros. En estos casos, es suficiente un
vale numerado o un tique de una máquina registradora.
caso práctico
inicial
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Contenido de la factura
Aunque el modelo de factura es libre, su contenido está regulado legalmente y
siempre ha de contener la siguiente información:
Número de factura.
Identificación del emisor y del destinatario.
Descripción de los bienes o servicios objeto de la
factura.
Cuantía de la operación y datos para el cálculo de la
base imponible: tipo de IVA y cuota
Lugar y fecha de emisión
En caso de que el emisor o el destinatario sean una
sociedad deberán hacer constar en la factura los datos
identificativos de su inscripción en el R- Mercantil.
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El cálculo del IVA en la factura
Para calcular el importe total de la factura, debemos considerar
los siguientes elementos:
Importe bruto
Descuentos
en factura
Resultado de multiplicar la cantidad de cada artículo solicitado
por el precio.
Bonificaciones o rebajas que los proveedores aplican sobre el
valor de los productos..
Gastos en
factura
Portes, seguros
Impuestos
Una vez aplicados al importe bruto los descuentos en factura y
los gastos, se aplicará el tipo de IVA correspondiente, con lo
que obtendremos la cuota de IVA.
Esta cuota se sumará a la base imponible y se obtendrá el importe total de la
factura.
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La factura: ejemplo
.
13Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro
El pago de la cantidad estipulada en la factura se puede realizar de dos formas:
Pago al contado
se paga el precio en el momento en que se
recibe la mercancía.
Pago aplazado o
a crédito
se paga el precio en un momento posterior a la
recepción de la mercancía.
Tipos de instrumentos de pago
Pago en efectivo y en
cheque
Tarjeta de débito o de
crédito
Pagaré
Transferencia y
domiciliación bancaria
Letra de cambio
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El recibo
El recibo es un documento que expide la persona que recibe una determinada
cantidad (el vendedor) para que sirva al que paga (el comprador) como
justificante de que realiza la entrega de dinero y que detalla todos los elementos
básicos relativos al pago efectuado.
El documento, que suele utilizarse en talonarios,
consta de dos partes:
Matriz
Recibo
propiamente
dicho
Es la parte que está sujeta al talonario y que
queda en poder de quien expide el recibo
como elemento de control.
Es el resguardo que entrega firmado como
justificante de pago.
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Modelo de recibo
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Instrumentos de pago I
Pago en
efectivo
El pago en efectivo se realizará mediante la entrega de billetes
o moneda de curso legal, sea en moneda nacional o en
moneda extranjera.
Transferencia
Mediante la transferencia bancaria, el comprador ordena a su
banco que transfiera fondos a una cuenta bancaria del
vendedor.
Domiciliación
bancaria
El vendedor presenta el recibo en un banco al que el
comprador ha autorizado a pagar.
Tarjeta de
débito
Las entidades bancarias ofrecen a sus clientes una posibilidad
de pago, pudiendo ser únicamente utilizadas cuando el cliente
tiene fondos depositados en alguna cuenta de la entidad
bancaria.
Tarjeta de
crédito
Para poder pagar con una tarjeta de crédito, no es necesario
tener fondos, ya que implican la concesión de un préstamo
hasta una cantidad límite en un plazo breve (generalmente un
mes).
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El cheque: tipos
. cheque es un documento mercantil por el que un banco o entidad de crédito
El
se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno de sus clientes
y con cargo a su cuenta bancaria.
caso práctico
inicial
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Sujetos que intervienen en la vida del cheque:
Librador
Persona que emite el cheque y que ordena el pago..
Librado
Entidad bancaria que recibe la orden de pago con los fondos
que el librador tiene a su disposición.
Tenedor
Persona que se encuentra en posesión del título. Al primer
tenedor se le denomina tomador.
Endosante
Avalista
Persona distinta del librador que transmite el cheque mediante
endoso.
Persona que garantiza el pago del cheque si no lo hace el
principal obligado al que él avala.
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El flujo de la vida del cheque
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Modelo de cheque
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La letra de cambio
La letra de cambio es un documento mercantil por el que una persona (el
librador) ordena a otra (el librado) el pago de una determinada cantidad de
dinero en una fecha determinada o con un vencimiento concreto.
El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero,
llamado beneficiario, tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido o
endosado la letra de cambio.
Flujo de la vida de una letra de cambio:
13 Sujetos que intervienen en la vida de la letra de cambio:
Librador
Persona que emite la letra de cambio y que ordena el pago.
Librado
Persona que recibe la orden de pago.
Tenedor
Persona que legítimamente se encuentra en posesión del
título. Al primer tenedor también se le denomina tomador.
Endosante
Avalista
Persona que transmite la letra mediante endoso.
Persona que garantiza el pago de la letra de cambio si no lo
hace el principal obligado, al que avala.
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La letra de cambio: conceptos relevantes
Aceptación
Aval
Acto en virtud del cual el librado se compromete al pago de la
letra a su vencimiento.
Es un compromiso que adquiere una tercera persona de pagar
en caso de no hacerlo el librado. El avalista garantiza que la
letra se pagará a su tenedor legitimo.
Endoso
Cláusula por la que el tomador puede ceder la propiedad de la
letra de cambio a otra persona transmitiendo así todos los
derechos resultantes de la misma.
Protesto
Mecanismo legal para exigir el pago de una letra si esta no es
aceptada o pagada por el librado. El protesto tendrá un plazo
de cinco días hábiles después del vencimiento.
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Modelo de letra de cambio
La letra de cambio se ha de extender en el modelo oficial que presentamos a
continuación, que cumple, a su vez, la función de liquidación del impuesto de
transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.
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El pagaré : modelo
El pagaré es un título que contiene la promesa de pagar una determinada
cantidad de dinero, por parte de la persona que lo emite (el firmante) a otra
que se denomina beneficiario o tenedor.
El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, supone una promesa
incondicional de pagar una suma de dinero en moneda nacional o su
equivalente internacional, no una orden de pago.
El pagaré puede ser endosado de forma similar a la letra de cambio y avalado
por parte de un tercero diferente al firmante o persona que promete realizar el
pago de la cantidad determinada.
caso práctico
inicial
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Gestión administrativa
Al finalizar esta unidad
 Diseñarás el flujo administrativo de una empresa estándar
del sector al que pertenece tu ciclo formativo.
 Distinguirás entre los diferentes documentos administrativos que
intervienen en el proceso de compraventa dentro de la empresa.
 Cumplimentarás, teniendo en cuenta las exigencias legales
correspondientes, pedidos, albaranes y facturas.
 Elegirás de entre los diferentes medios de cobro y pago aquel que
más se adecue a las necesidades de la empresa.
 Cumplimentarás, teniendo en cuenta las exigencias legales
correspondientes, recibos, cheques, letras de cambio y pagarés.
 Valorarás la importancia de una correcta gestión y archivo de la
documentación administrativa de la empresa y el ahorro de costes que
ello supone.
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Trabajo en equipo - FOLJuliaContreras