Plan de
Comunicaciones
Abril de 2007
Plan de Comunicaciones
OBJETIVO:
Desarrollar un taller de construcción de las
acciones
que conformarán
el Proyecto
denominado Plan de Comunicaciones y de
medios, orientado a la correcta difusión del
Plan Estratégico de la SNR
Plan de Comunicaciones
¿ Qué es un Plan de Comunicaciones ?
Es un instrumento de gestión estratégica, que mediante medios de comunicación busca
socializar y comprometer al talento humano de la empresa para conseguir el desarrollo
y cumplimiento de los objetivos organizacionales, establecidos en el Plan Estratégico
Institucional
Es una herramienta de gestión que genera cohesión, motiva,, socializa y
compromete al talento humano con la estrategia, con los procesos y con los
clientes.
Se formula para resaltar y reforzar la posición estratégica sostenible de la empresa.
La comunicación genera imagen y confianza. La imagen es el reflejo de percepción
que el ciudadano tiene del servicio y su experiencia de recibirlo y disfrutarlo para su
deleite. Si no se deleita no hay satisfacción, luego, no hay imagen.
Plan de Comunicaciones
¿Para qué sirve ?
Para desarrollar, reflejar, controlar, cambiar
decisiones tomadas por la dirección.
acciones derivadas de las
-Contribuye a lograr que las cosas ocurran conforme lo planeado, de manera
sincronizada, coherente y clara.
-Reduce los niveles de incertidumbre y da seguridad al personal para alcanzar
los objetivos y metas propuestas por la dirección en el plan estratégico.
-Transmite a los diferentes públicos de la organización los mensajes
orientados a mostrar hacia donde se dirige, generando confianza para
acompañarla en sus emprendimientos.
-Contribuye a sensibilizar al personal hacia el cambio reduciendo los niveles
de reacción negativa, pues cumple también la labor de hacer partícipes a los
empleados de las decisiones, metas, retos e información relevante para el
desarrollo de la organización
Plan de Comunicaciones
¿ Con quiénes nos comunicamos ?
La SNR necesita comunicarse con:
 Clientes. Usuarios de los servicios.
 Empleados.
 Consejo directivo y con la comunidad
 Proveedores.
 Entes reguladores (Nivel nacional)
 Grupos de interés especial (la comunidad)
De lo anterior se puede concluir que existen dos tipos de públicos con los
cuales debemos comunicarnos:
-Público Externo
-Público Interno
Plan de Comunicaciones
Herramientas de Comunicación Interna
1.
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Boletines.
Periódico institucional.
Buzón de comunicación.
Intranet. Internet
Carteleras.
Circulares y hojas informativas.
Código de ética y comportamiento.
Comidas de trabajo.
Correo electrónico – email Evaluaciones de desempeño, estudios de clima laboral
Eventos internos.
Equipos de trabajo.
Programas capacitación.
Programas de sugerencias.
Publicaciones Segmentadas.
Reportes técnicos.
Radio de circuito cerrado.
Recorridos por las instalaciones.
Reuniones.
Rumores.
Videoconferencias.
Video Institucionales.
Plan de Comunicaciones
Herramientas de Comunicación Externa
1. Publicidad: Prensa, Revistas, Televisión, Radio, Vía
Pública,
Internet, entre otros.
2. Promoción.
3. Marketing Directo.
4. Publicidad directa (catálogos).
5. Marketing electrónico.
6. Propaganda.
7. Eventos y acciones para el bien de la comunidad ( encuestas,
actividades de defensa del medio ambiente, campañas educativas y
culturales, donaciones,)
8. Relaciones con el gobierno.
9. Lobby
Plan de Comunicaciones
El Plan de Comunicaciones se constituye en un PROYECTO anual que debe ser
actualizado y enriquecido con base en el análisis de los siguientes aspectos:
-La imagen que está proyectando la Empresa vs. La imagen que desea
proyectar. Cambios de imagen para modernizar la organización y generar
impacto en la mente del cliente.
-Los efectos que están generando internamente los proyectos implantados.
-Las respuestas de la comunicad hacia las acciones emprendidas.
-Cambios relevantes que deban ser asimilados y apoyados por los diferentes
públicos de la empresa.
-La evaluación permanente de aspectos como: presencia institucional, la
pertinencia de las herramientas de comunicación que están siendo utilizadas, la
retroalimentación recibida del personal, el clima interno de trabajo, sugerencias,
nuevas regulaciones , entre otras.
Plan de Comunicaciones
Importancia de comunicar adecuadamente los Cambios
 Evita la propagación de rumores en los que se distorsionan los mensajes.
 Convierte lo desconocido en conocido y genera confianza hacia la dirección.
 Hace que la dirección tenga siempre el control de la situación.
 Reduce niveles de resistencia e incertidumbre.
 Convierte detractores en aliados.
Preguntas que surgirán en este proceso
1.
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¿ Qué pasa?
¿ Hacia dónde va la Institución ?
¿ En qué va a cambiar mi trabajo?
¿ Cómo me va a afectar?
¿ Qué debo hacer al respecto?
Plan de Comunicaciones
Actitudes que exhibe la gente ante el Cambio
 Innovadora: Personas que colaboran en la implantación de
cambios que consideran una mejora.
 Receptiva: Gente que se acoge bien a los cambios cuando
los conoce y acepta los beneficios que pueden reportar.
 Resignada: Gente que se adapta gradualmente al cambio
porque no cree que le quede otra opción.
 Resistente: Gente que lucha contra el cambio sin saber lo
que le espera y teme siempre lo peor. La resistencia es una
manifestación de “miedo a lo desconocido”
Plan de Comunicaciones
El Modelo P.E.E.A (P.H.V.A.)
Actuar
Adopte los cambios planteados, actuando
con base en los ajustes. Si los resultados no
son los esperados, abandone los ajustes o
haga otras revisiones. Repita el ciclo.
Planear
Elaborar un plan para llevar a cabo el
proyecto. Defina la meta a alcanzar y
establezca las acciones a seguir.
4.
Actuar
1.
Planear
3.
Estudiar
2.
Ejecutar
Estudiar
Estudie los resultados de las primeras
acciones, examine la efectividad de los
mensajes. Analice las causas de esos
resultados. Realice los ajustes necesarios.
Ejecutar
Capacite al equipo responsable. Ejecute las
acciones planeadas.
Plan de Comunicaciones
PLANEAR:
Identificar Acciones de Comunicación que deben emprenderse
Identificar Públicos
Identificar para cada público objetivo: canales, materiales, responsables y plazos de
(cronograma)
Asignar recursos necesarios para ejecutar el plan (costos)
Diseñar los mensajes teniendo en cuenta la sensibilidad e intereses de los beneficiarios
ejecución
EJECUTAR
Producir materiales con base en el plan
Iniciar contactos de acuerdo con los propósitos establecidos
Preparar a los responsables, coordinar el equipo en torno a los objetivos
Ejecutar campañas de acuerdo con el plan definido
ESTUDIAR
Continuo control y evaluación para analizar efectos y corregir las desviaciones a tiempo.
ACTUAR
Realizar los ajustes requeridos con base en la información de la verificación y volver a iniciar el ciclo
para asegurarse de que los mensajes han sido comprendidos.
Plan de Comunicaciones
APLICACIÓN PRÁCTICA
ETAPA 10
Plan de Comunicaciones
Formato 1
PLAN DE COMUNICACIONES
OBJETIVO: Definir actividades y herramientas de comunicación que
permitan dar a conocer, socializar, compartir y comprometer a los
servidores públicos con la ejecución y medición del Plan Estratégico
institucional. Además, compartirlo y darlo a conocer a otras
instituciones del Estado.
ACTIVIDAD
FECHA
INICIO
FECHA
FINALIZACION
RESPONSABLE
INDICADOR
FECHAS
CONTROL
COSTOS
Aprobación comité
directivo.
11 Mayo
30 de Mayo
Jefe oficia de planeación
Realización del
comité
Mayo 20
$0
Presentación y
aprobación del
Consejo directivo
Junio 04
Agosto 09
Superintendente y jefe oficina
Asesora de Planeación
Fecha por
definir
Julio 30
$0
Divulgación interna
Agosto
Agosto 30
Oficina de comunicaciones.
Publicaciones
Número de
medios de
comunicación
Julio 30
$0
Publicación y
presentación
institucional.
Agosto
Agosto 30
Oficina de comunicaciones.
Publicaciones. Superintendente
y Oficina de planeación.
# de
ejemplares
Julio 30
Cotizac
ión
Video institucional
Agosto
Agosto 30
Oficina de comunicaciones.
Publicaciones
Video
Agosto 30
Cotizac
ión
Encuentro regionales
AgostoDic.
Diciembre
20
Jefe oficia de planeación y
secretaria general y dirección
financiera.
# de
encuentros
Agosto 31
Gastos
viaje
Periódico virtual
Agosto
Oficina de comunicaciones.
Publicaciones
# de periódicos
mes
Agosto 31
Cotizac
ión
Plan de Comunicaciones
Formato 1
PLAN DE COMUNICACIONES
OBJETIVO: Definir actividades y herramientas de comunicación que
permitan dar a conocer, socializar, compartir y comprometer a los
servidores públicos con la ejecución y medición del Plan Estratégico
institucional. Además, compartirlo y darlo a conocer a otras
instituciones del Estado.
ACTIVIDAD
FECHA
INICIO
FECHA
FINALIZACION
RESPONSABLE
INDICADOR
FECHAS
CONTROL
COSTOS
Chat
Septiembr
e
Septiembre
30
Jefe oficina de planeación y
comunicaciones
# de Chat
Julio 30
$0
Video conferencia
AgostoSENA
Agosto
Jefe oficina de planeación y
comunicaciones
# video
conferencia
Agosto 31
Cotizaci
ón
Canal institucional
Pendiente
gestión
Agosto
Jefe oficina de planeación y
comunicaciones
Agosto 31
Cotizaci
ón
Boletín del
consumidor
Pendiente
Gestión.
Agosto
Jefe oficina de planeación y
comunicaciones
Agosto 31
Cotizaci
ón
Reunión con los
sindicatos
Agosto
Agosto 30
Jefe oficina de planeación
# de
reuniones
Julio 26
$0
Reunión con los
registradores
Agosto
Diciembre
Jefe oficina de planeación
# de
reuniones
Agosto 31
$0
Socialización con los
notarios
Agosto
Agosto
Jefe oficina de planeación
# de
reuniones
Agosto 31
$0
Descargar

Diapositiva 1