Manual del Jefe de Costos
Procedimientos que debe conocer el Jefe de Costos
Puesto: Jefe Costos
Indicadores: Antigüedad promedio del Catálogo Master, % de Conceptos ($) no costeados de un proyecto, % de Variación entre los G y E pagados y las cotizaciones aprobadas,
Presupuesto Construcción vs Contratado, Concursos perdidos por Costo
3.1.2 Padrón de
Contratistas
5.1.3 Contratación de
Personal
3.1.3 Evaluación de
Contratistas
5.1.4 Inducción
3.1.4 Mejora del
Proceso Costear
3.2.1 Alcances de
Contratistas
3.2.2 Negociación con
Contratistas
5.1.5 Capacitación para
el Puesto
5.1.6 Entrenamientos
Cruzados y para Ascender
5.1.7 Control de
Procedimientos y Políticas
3.2.3 Comparativa y
Selección de Contratistas
5.1.9 Organización y
Descripción de Puestos
3.2.4 Contratación de
Contratistas
5.1.10 Bajas de
Personal
3.3.1 Validación de
Pagos a Contratistas
5.3.1 Contratos de
Contratistas y Proveedores
3.3.2 Validación de
Cobros al Cliente
3.4.1 Costeo de
Propuesta
5.5.1 Anticipos
3.4.2 Revisión Prog. Sub
Contratos
3.4.3 Revisión Flujo de
Efectivo
3.4.4 Costeo de
Retrabajos y Aditivas
3.4.5 Costeo de Extras
3.4.6 Neg. Retrabajos,
Aditivas y Extras
5.3.5 Control Viáticos
6. Ejecutar
6.5 Generadores y 6.4 Ej. 6.1 A.
Estimaciones
Obra de Pry
4.2
Prg. y
Pres.
5.1.2 Reclutamiento y
Selección
4.2.1 Revisión de Precios
para Concurso
5.1 Recursos Humanos
1.3.4 Pres. y Prog. de
Construcción
5. Administrar
5.3 Control
de Obras
1.3 Pq.
Pry.
1.2.12 Cotizar y Acordar
Órdenes de Aditivas e
Interferencias
3.1.1 Catálogo Master
4. Comprar
5.5
Cob.
1.2.7 Coordinación de
Revisión por Costos
3.1 Catálogo Master y
Padrón
1.2.5 Programas y
Flujos Preliminares
3.2 Contratistas
1.2.4 Catálogos y
Costos Preliminares
3. Costear
3.3 Validación
G. y E.
1.2 Propuesta
1.2.3 Programa y
Presupuesto para
Propuesta
2. Diseñar
3.4 Costeo en Prp. y en Const.
1. Vender
6.1.8 Programas de
Contratistas
6.4.10 Estado del
Proyecto
6.5.1 G y E Contratistas
6.5.2 G y E Interna
6.5.3 G y E Cliente
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
1.2 Propuesta
Listar las
actividades
para
elaborar la
Propuesta
• Identificar todas las actividades tanto internas como
externas que se requieren para cotizar el proyecto:
• Ingeniería.
• Visitas a sitio del proyecto.
• Cotizaciones de proveedores y contratistas.
• Integración de costos y elaboración de programas.
• Etc.
Cuantificar
los recursos
necesarios
para ejecutar
cada
actividad
• Identificar y cuantificar las actividades internas de
Onix, las HH requeridas de cada funcionario y los
gastos asociados (viajes, materiales, etc.).
• Identificar y cuantificar las actividades que Onix
necesita sub contratar para cotizar el proyecto
(Ingeniería, levantamientos de campo, etc.).
Ordenar y
relacionar
las
actividade
s para la
Propuesta
• Establecer las precedencias de cada actividad.
• Establecer el orden lógico de ejecución de las
actividades.
Elaborar el
Programa
Solicitud
del Cliente
• Establecer el peso relativo de cada actividad para
cotizar (% / 100%).
• Establecer la duración estimada de cada actividad.
• Crear el Programa Solicitud del Cliente:
• Establecer las fechas de inicio y de fin de cada
actividad.
• Establecer la tolerancia de cada actividad.
Elaborar el
Presupuesto
Solicitud del
Cliente
Calendarizado
Proceso clave
1.2.3 Programa
y Presupuesto
para Propuesta
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Ingeniería
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Frecuencia
Evento
Frecuencia
Evento
Programa Solicitud del
Cliente
Instructivo
• Establecer los montos erogables y no erogables de
cada actividad.
• Totalizar el costo de cotizar el proyecto incluyendo los
sub totales erogables y no erogables.
• Crear el Presupuesto Solicitud del Cliente
Calendarizado del Presupuesto.
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Programa Solicitud del
Cliente
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Instructivo
Evento
Presupuesto Solicitud del
Cliente Calendarizado
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
1.2 Propuesta
Listar y
especificar
los
Conceptos
del
Presupuesto
• Identificar y especificar todos los Conceptos
requeridos por el Presupuesto.
• Verificar que todos los conceptos estén en el
Catálogo Master.
Solicitar
Conceptos
fuera del
Catálogo
Master
• Solicitar los Conceptos identificados y especificados
que requiere el Presupuesto y que no están incluidos
en el Catálogo Master.
• Ingeniería y Costos deben desarrollar los conceptos
nuevos e incluirlos en el Catálogo Master.
• El Jefe de Proyectos y Presupuestos debe verificar
que los conceptos cumplan con lo especificado.
Catálogo
Preliminar
de
Conceptos
Proceso clave
1.2.4 Catálogos
y Costos
Preliminares
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Catálogo de Conceptos
Instructivo
• Integrar el Catálogo Preliminar de Conceptos del
Presupuesto.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Ingeniería
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Paso
4
Paso
5
Cédula
Preliminar
de
Indirectos
• Identificar y estimar todos los Indirectos asociados al
Presupuesto.
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Operaciones
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Cédula de Indirectos
Instructivo
• Integrar la Cédula Preliminar de Indirectos.
Evento
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Listar y
estimar los
Indirectos
del
Presupuesto
Evento
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Instructivo
Evento
Cédula de Indirectos
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
1.2 Propuesta
Listar las
actividades
para
ejecutar el
Presupuesto
• Identificar todas las actividades tanto internas como
externas que se requieren para ejecutar el Proyecto:
• Ingeniería.
• Contratos de proveedores y contratistas.
• Integración de costos y elaboración de programas.
• Etc.
Cuantificar
los recursos
necesarios
para ejecutar
cada
actividad
• Identificar y cuantificar las actividades internas de
Onix, las HH requeridas de cada funcionario y los
gastos asociados (viajes, materiales, Trabajos, etc.).
• Identificar y cuantificar las actividades que Onix
necesita sub contratar para ejecutar el proyecto
(Ingeniería, Servicios, etc.).
Ordenar las
actividades
para ejecutar
el
Presupuesto
• Establecer las precedencias de cada actividad.
• Establecer el orden lógico de ejecución de las
actividades.
Elaborar el
Programa de
Obra del
Presupuesto
• Establecer el peso relativo de cada actividad para
ejecutar el proyecto (% / 100%).
• Establecer la duración estimada de cada actividad.
• Crear el Programa de Obra:
• Establecer las fechas de inicio y de fin de cada
actividad.
• Establecer la tolerancia de cada actividad.
Programa
Preliminar
de Flujo de
Efectivo del
Presupuesto
Proceso clave
1.2.5 Programas
y Flujos
Preliminares
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Evento
Programa de Obra
Instructivo
• Establecer los montos erogables y no erogables de
cada actividad.
• Totalizar el costo de ejecutar el proyecto incluyendo
los sub totales erogables y no erogables.
• Crear el Programa de Flujo de Efectivo del
Presupuesto.
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
I
C
Formatos
Programa de Obra
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
I
C
Formatos
Instructivo
Flujo de Efectivo
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Solicitar a
Costos la
revisión del
Presupuesto
Recibir la
revisión
por Costos
1.2 Propuesta
1.2.7
Coordinación de
Revisión por
Costos
• Explicar:
• El alcance del Presupuesto.
• La estrategia del Presupuesto.
• El Catálogo de Conceptos.
• El Programa de Flujo de Efectivo
• Entender, validar las justificaciones y aprobar los
cambios al:
• Catálogo de Conceptos.
• Programa de Flujo de Efectivo.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Programa de Flujo de
Efectivo
Catálogo de Conceptos
Paso
3
Instructivo
Ajustar el
Catálogo
de
Conceptos
• Realizar los cambios aprobados al Catálogo de
Conceptos.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Paso
4
• Revisar con el Jefe de Construcción los cambios
propuestos en el Programa de Flujo de Efectivo.
• Realizar los cambios aprobados en el Programa de
Flujo de Efectivo.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Evento
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Ajustar el
Programa
de Flujo de
Efectivo
Evento
Evento
Programa de Flujo de
Efectivo
Frecuencia
Evento
Paso
1
1. Vender
Revisar las
Órdenes
de Aditivas
ó de Extras
1.2 Propuesta
1.2.12 Cotizar y
acordar Órdenes
de Aditivas ó
Extras
• Recibir del Jefe de Construcción:
• Los Catálogos de Conceptos correspondientes.
• Las modificaciones al Programa de Obra.
• Revisar y solicitar las aclaraciones correspondientes.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Jefe de
Construcción
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Orden de Aditiva
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Preparar la
Propuesta de
las Órdenes
de Aditivas ó
de Extras
• Preparar la Propuesta de las Órdenes de Aditivas ó de
Extras aplicando los mismos criterios y factores
aprobados por Dirección para las Propuestas al
Cliente.
Presentar y
acordar las
Propuestas
de Aditivas ó
de Extras
• Presentarle al Cliente las Propuestas de las Aditivas ó
de Extras
• Obtener la aceptación de éstas Propuestas por parte
del Cliente.
• Notificar al Jefe de Construcción de la aceptación de
las Propuestas.
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Propuesta de Aditiva
Orden de Aditiva
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Propuesta de Aditiva
Orden de Aditiva
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Diseñar
Responsable
del Catálogo
Master
3.1 Catálogo
Master y
Padrón
Proceso clave
3.1.1 Catálogo
Master
• El Jefe de Costos es el único responsable y autorizado
de:
• La integridad del contenido del Catálogo.
• Recibir, revisar y aprobar cualquier propuesta de
Concepto a Costear.
• Modificar el contenido del Catálogo.
Especificar
el
contenido
mínimo por
Concepto a
Costear
• Descripción completa y detallada del concepto
elaborada ésta de acuerdo a la estructura del código
de cada concepto (ver Instructivo: Codificación de
Conceptos).
• En cada caso el Jefe de Costos adecuará el formato de
“Captura de Conceptos” para especificar la
información requerida para cada Concepto Costeado.
Revisar y
aprobar el
contenido
de cada
Concepto
Costeado
• El Jefe de Costos debe:
• Revisar cada Concepto Costeado.
• Solicitar en caso necesario al originador del
Conceptos a Costear los cambios definidos en la
revisión.
• Aprobar el Concepto Costeado.
Dar de Alta
el
Concepto
Costeado
en el
Catálogo
• Para capturar el alta de un Concepto Costeado se
debe asignar su Número de Concepto y se deben
capturar los Materiales, Servicios y Actividades, sus
descripciones correspondientes y demás requerido
(ver formato e instructivo).
Actualizar
el
contenido
del
Catálogo
• Después de cada proyecto el Jefe de Costos debe
revisar la documentación “As Built” y el Catálogo de
Soluciones Tipo para reflejar en los Conceptos
Costeados los cambios hechos y debe también
actualizar las listas de materiales en caso de haber
nuevos proveedores o sustitución de materiales.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Catálogo Master de
Costos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Catálogo Master de
Costos
Codificación de
Conceptos
Captura de Conceptos
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Instructivo
Catálogo Master de
Costos
Alta de Concepto
Costeado
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Evento
Catálogo Master de
Costos
Instructivo
Formatos
Continua
Evento
Evento
Catálogo Master de
Costos
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Diseñar
Responsable
del Padrón
de
Contratistas
3.1 Catálogo
Master y
Padrón
• El Jefe de Costos es el único responsable y autorizado
de:
• La integridad del contenido del Padrón.
• Recibir, revisar y aprobar cualquier propuesta de
inclusión en el Padrón.
• Modificar el contenido del Catálogo.
Especificar
el
contenido
mínimo
del Padrón
• Para cada Contratista:
• Datos Generales.
• Catálogo del Contratista.
• Calificación Técnica.
• Calificación Administrativa.
• Zonas geográficas de trabajo.
• Currículo actualizado con referencias.
Revisar y
aprobar el
contenido
del Padrón
• El Jefe de Costos debe:
• Revisar y verificar la información, las instalaciones
y los recursos de cada Contratista.
• Solicitar en caso necesario al Contratista la
actualización de la información correspondiente.
• Aprobar el contenido del registro de cada
Contratista.
Alta de
Contratista
en el
Padrón
Actualizar
el
contenido
del Padrón
Proceso clave
3.1.2 Padrón
de Contratistas
• Solicitar a Administración el Número de Contratista y
capturar toda la información especificada y aprobada.
• Para Contratistas nuevos contactados en sitio el Residente
Administrativo debe recabar los datos generales y el
catálogo del contratista y enviarlos al Jefe de Costos para
que verifique, complemente y capture el alta según este
procedimiento.
• Después de cada proyecto el Jefe de Costos debe
verificar con Construcción y con Administración el
desempeño de cada Contratista y actualizar al menos
su Calificación Técnica, su Calificación Administrativa
y su Currículo.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Padrón de Contratistas
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Padrón de Contratistas
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Gerente de
Operaciones
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Continua
Evento
Padrón de Contratistas
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Padrón de Contratistas
Instructivo
Alta de Contratista
Frecuencia
Evento
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Instructivo
Padrón de Contratistas
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Diseñar
Calidad de
Ejecución
Rendimiento
de
materiales
Ejecución
a Tiempo
Calidad de
Generadores
y
Estimaciones
Calificaciones del
Contratista
3.1 Catálogo
Master y
Padrón
Proceso clave
3.1.3
Evaluación de
Contratistas
• El Jefe de Costos debe entrevistarse con Construcción
y recabar la información necesaria para llenar la 1ª
parte (Calidad de la Ejecución) del formato
“Evaluación Técnica” y para registrar cualquier
observación o comentario adicional por parte de
Construcción.
• El Jefe de Costos debe entrevistarse con Construcción
y recabar la información necesaria para llenar la 2ª
parte (Aprovechamiento de Materiales) del formato
“Evaluación Técnica” y para registrar cualquier
observación o comentario adicional por parte de
Construcción.
• El Jefe de Costos debe entrevistarse con Construcción
y recabar la información necesaria para llenar la 3ª
parte (Ejecución a Tiempo) del formato “Evaluación
Técnica” y para registrar cualquier observación o
comentario adicional por parte de Construcción.
• El Jefe de Costos debe entrevistarse con Construcción
y recabar la información necesaria para llenar el
formato “Evaluación Administrativa” y para registrar
cualquier observación o comentario adicional por
parte de Construcción.
• El Jefe de Costos debe generar las calificaciones del
Contratista (Calificación Técnica y Calificación
Administrativa) de acuerdo con el instructivo
“Calificación del Contratista” usando la información
recabada en los formatos “Evaluación de la
Ejecución” y “Evaluación Administrativa”.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Evaluación Técnica
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Evaluación Técnica
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Evaluación Técnica
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Evaluación
Administrativa
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Evaluación Técnica
Instructivo
Calificaciones Técnica y
Administrativa
Evaluación
Administrativa
Frecuencia
Evento
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
Establecer
Metas de
Costear
3.1 Catálogo
Master y
Padrón
• Establecer Metas de:
• Antigüedad promedio del Catálogo Master.
• % de conceptos ($) de un proyecto no costeados.
• % de variación entre los G y E pagados y las
cotizaciones aprobadas.
• Presupuesto Construcción VS Contratado.
• Concursos perdidos por costo.
Observar
resultados
y
ejecución
de Costear
• Medir y registrar los resultados obtenidos de las
Metas de Costear.
• Observar y registrar la forma de ejecución del Jefe de
Costos.
• Verificar el cumplimiento de las Acciones de Mejora
acordadas.
Identificar
Causas de
los
resultados
de Costear
• Utilizar la Herramienta AID para identificar las causas
que explican el desempeño:
• Registrar los resultados deficientes.
• Registrar las formas de ejecución deficientes.
• Relacionar los resultados y la forma de ejecución
para identificar las causas que explican el
desempeño.
Definir y
aplicar las
Acciones
de Mejora
de Costear
Proceso clave
3.1.4 Mejora
del Proceso
Costear
• Definir las posibles Acciones de Mejora que se
pueden aplicar para corregir las causas que explican
el desempeño.
• Acordar y registrar con el Jefe de Costos las Acciones
de Mejora a aplicar.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Metas Costear
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
C
R
Formatos
Metas Costear
Instructivo
Frecuencia
Quién
Gerente
Comercial
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Cuatrimestral
Metas Costear
Cuatrimestral
AID / HOT Costear
Instructivo
Frecuencia
Mensual /
Cuatrimestral
Quién
Gerente
Comercial
Jefe Costos
Dirección
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Herramienta AID
TAM
Frecuencia
Cuatrimestral
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
3.2
Contratistas
Revisión
de los
antecedentes del
Proyecto
• Recibir el “Alcance a Subcontratar” correspondiente.
• Recopilar y revisar los documentos disponibles del
Proyecto (Alcance, Estrategia, Presupuesto de
Construcción y Programa de Obra).
• Consultar con Construcción las dudas y documentar
las aclaraciones.
Delimitar
los
Alcances a
Sub
Contratar
• Desglosar el Alcance del Proyecto en todos sus
entregables tanto finales como intermedios.
• Crear los grupos de Conceptos del Catálogo de
Conceptos que cumplen con la Estrategia del
Proyecto y permiten obtener cada entregable
identificado.
• Establecer los insumos de cada entregable.
Detallar
los
Alcances a
Sub
Contratar
• Detallar los insumos y entregables correspondientes.
• Detallar el Alcance específico para cada entregable.
• Identificar, solicitar, obtener y entender las
instrucciones especiales necesarias en caso de existir.
• Definir las Fechas probables de inicio y fin de cada
alcance.
Validar los
Alcances a
Sub
Contratar
Proceso clave
3.2.1 Alcances
de Contratistas
• Recabar las firmas de aprobación de Construcción de
los Alcances a Sub Contratar
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Alcances para Sub
Contratar
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Instructivo
Evento
Alcances para Sub
Contratar
Instructivo
Formatos
Evento
Evento
Alcances para Sub
Contratar
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
Preparar la
convocatoria
de cotización
para cada
Alcance
Identificar a
los
Contratistas
viables
Depurar la
lista de
Contratistas
viables
3.2
Contratistas
Proceso clave
3.2.2
Negociación con
Contratistas
• Establecer la mecánica de aclaraciones.
• Establecer la fecha limite para recibir las cotizaciones.
• Elaborar cada Convocatoria de Cotización integrando
el Alcance, la información completa de los Insumos y
Entregables, las Fechas de inicio y fin, la mecánica de
aclaraciones y la fecha limite para recibir las
cotizaciones.
• Para cada Alcance a Sub Contratar, buscar e
identificar en el “Padrón de Contratistas” a todos los
Contratistas que cumplen con el alcance.
• Ingresar los datos de los Contratistas identificados en
la “Lista de Cotizaciones por Entregable”.
• Eliminar a los Contratistas con calificaciones
inaceptables y/o que estarían fuera de su zona
geográfica de trabajo.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Convocatoria de
Cotización
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Convocatoria de
Cotización
Lista de Cotizaciones por
Entregable
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Convocatoria de
Cotización
Paso
4
Paso
5
• Enviar las Convocatorias de Cotización a cada
Contratista viable.
• Aclarar las dudas de los Contratistas de acuerdo a la
mecánica establecida.
• Recibir las cotizaciones de los Contratistas y registrar
esto en la “Lista de Cotizaciones por Entregable”.
Revisar y
validar las
cotizaciones
recibidas
• Verificar que cada cotización recibida cumpla al 100%
con el alcance especificado.
• Aclarar con cada Contratista las dudas sobre su
Cotización.
• Descartar las cotizaciones que no cumplen el alcance
y registrar esto en la “Lista de Cotizaciones por
Entregable” y en el “Padrón de Contratistas”.
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Convocatoria de
Cotización
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Instructivo
Evento
Lista de Cotizaciones por
Entregable
Instructivo
Formatos
Evento
Lista de Cotizaciones por
Entregable
Instructivo
Convocar y
desarrollar
el proceso
de obtener
cotizaciones
Evento
Lista de Cotizaciones por
Entregable
Evento
Padrón de Contratistas
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
Establecer
los
conceptos y
criterios de
calificación
3.2
Contratistas
3.2.3
Comparativa y
Selección de
Contratistas
• Los conceptos mínimos a calificar son: Calificación
Técnica, Calificación Administrativa y Precio.
• Establecer en conjunto con Construcción los
conceptos adicionales a calificar.
• Establecer el peso de cada concepto a calificar de
manera que la suma de los pesos de todos los
conceptos sume 100%.
Integrar la
Tabla
Comparativa
de las
Cotizaciones
• A partir de la “Lista de Cotizaciones por Entregable”
integrar la “Tabla Comparativa de Contratistas” con el
# de Contratista, su nombre y los conceptos a
calificar.
Calificar y
ordenar las
Cotizaciones
• Calcular la calificación de cada cotización asignando a cada
concepto a calificar una calificación entre 1 y 4 en donde 1
es inaceptable y 4 es excelente, afectar cada uno por su
peso de ponderación y sumar.
• Ordenar las cotizaciones según la calificación obtenida.
• Registrar los resultados en la “Tabla Comparativa de
Contratistas” y en el “Padrón de Contratistas”.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Gerente de
Operaciones
Rol (RACI)
R
C
A
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
Formatos
Tabla Comparativa de
Contratistas
Evento
Lista de Cotizaciones por
Entregable
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Gerente de
Operaciones
Rol (RACI)
R
C
A
Formatos
Instructivo
Tabla Comparativa de
Contratistas
Padrón de Contratistas
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
3.2
Contratistas
Validar la
información
del
Contratista
ganador
• Verificar con el Contratista la información necesaria
para elaborar el Contrato.
Integrar el
Contrato de
Obra y
Generar la
Orden de
Sub Contrato
• Capturar en el formato de “Contrato de Obra” el Alcance a Sub
Contratar, las Fechas de inicio y fin, las Condiciones Comerciales
(% anticipo, % Fondo Garantía, SATIC, Fianza, Seguro RC, etc.) e
integrar los Anexos: Especificación de Insumos y Entregables,
Alcance detallado e Instrucciones Especiales.
• El Jefe de Costos genera en el sistema la “Orden de Sub
Contrato” (ver instructivo: “Orden de Sub Contrato”).
Obtener la
aprobación
del Gerente
de
Operaciones
• El Jefe de Costos le envía al Gerente de Operaciones
el borrador de “Contrato de Obra” y la “Orden de Sub
Contrato” para su revisión y autorización.
• En caso de haber observaciones el jefe de Costos
hace los cambios en el borrador de “Contrato de
Obra” y la “Orden de Sub Contrato” y se los envía al
Gerente de Operaciones.
Obtener
aprobación
del Gerente
Comercial
• Una ves aprobados por el Gerente de Operaciones, se le
envía el Contrato de Obra al Gerente Comercial para que
lo revise y obtenga las observaciones del despacho legal
• En caso de haber observaciones el jefe de Costos hace los
cambios en el borrador de “Contrato de Obra” y la “Orden
de Sub Contrato” y luego los autoriza el Gerente de
Operaciones.
Enviar el
Contrato a
Administración
Proceso clave
3.2.4
Contratación
de Contratistas
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Padrón de Contratistas
Instructivo
• Una vez autorizados el “Contrato de Obra” y la
“Orden de Sub Contrato” el Jefe de Costos se los
envía al Jefe de Administración.
• Al recibir estos documentos el Jefe de Administración
envía al Jefe de Costos un correo de confirmación de
recepción del contrato y la orden.
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato de Obra y
Anexos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato de Obra y
Anexos
Instructivo
Orden de Sub Contrato
Evento
Orden de Sub Contrato
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Evento
Contrato de Obra y
Anexos
Evento
Orden de Sub Contrato
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Gerente
Comercial
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
C
A
Formatos
Instructivo
Contrato de Obra y
Anexos
Orden de Sub Contrato
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
3.3 Validación
Generadores y
Estimaciones
Recibir
Generadores
Estimaciones
y programa
de
Contratistas
• El Jefe de Costos recibe semanalmente los jueves
antes de las 12:00 Hrs. los Generadores, Estimaciones
y Tabla de Pagos a Contratistas que envía el
Superintendente y que ya fueron revisados y
aprobados por los Residentes de Obra y el mismo.
Revisar
Generadores
Estimaciones
y Programa
de
Contratistas
• El Jefe de Costos debe verificar que los conceptos,
cantidades de obra y montos incluidos en los
Generadores, Estimaciones y Tabla de Pagos a
Contratistas correspondan a los previstos en el
Catálogo de Conceptos actualizado con las Adendas
por Aditivas y Retrabajos.
Ajustar
Generadores
Estimaciones
y programa
de
Contratistas
Proceso clave
3.3.1 Validación
de pagos a
Contratistas
• Eliminar de los Generadores, Estimaciones y Tabla de
Pagos a Contratistas todos los conceptos que no
estén previstos.
• Corregir los montos equivocados de los conceptos
aceptados.
Autorizar
Generadores
Estimaciones
y programa
de
Contratistas
• El Jefe de Costos autoriza para pago los Generadores,
Estimaciones y Programa ya revisados ya ajustados y
los envía antes de las 12:00 Hrs. del viernes de esa
misma semana al Superintendente con copia al Jefe
de Construcción.
Aprobar
las
Facturas
originales
del
Contratista
• Recibir las Facturas originales del Contratista enviadas
por el Jefe de Administración para su aprobación
final.
• Revisar que las Facturas reflejen los ajustes hechos
por Costos a las mismas.
• Devolver las Facturas firmadas en caso de coincidir
con lo aprobado previamente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Jueves)
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Residente de
Obra
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Jueves)
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Residente de
Obra
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Jueves)
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Superintendente
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Viernes)
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Semanal
(Lunes)
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
Recibir
Generadores
Estimaciones
y programa
de Onix
Revisar
Generadores
Estimaciones
y programa
de Onix
3.3 Validación
Generadores y
Estimaciones
Proceso clave
3.3.2 Validación
de cobros al
Cliente
• El Jefe de Costos recibe semanalmente los jueves
antes de las 18:00 Hrs. Los Generadores y
Estimaciones que envía el Residente Administrativo y
que ya fueron revisados y aprobados por los
Residentes de Obra y el Superintendente.
• El Jefe de Costos debe verificar que los conceptos,
cantidades de obra y montos incluidos en los
Generadores y Estimaciones correspondan a los
previstos para cobro en el Catálogo de Conceptos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Residente
Administrativo
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Instructivo
Ajustar
Generadores
Estimaciones
y programa
de Onix
• El Jefe de Costos debe:
• Eliminar de los Generadores y Estimaciones todos
los conceptos que no estén previstos.
• Corregir los montos equivocados de los conceptos
aceptados.
Autorizar
Generadores
Estimaciones
y programa
de Onix
• El Jefe de Costos libera los Generadores y
Estimaciones ya ajustados y los envía antes de las
12:00 Hrs. del viernes de esa misma semana al
Gerente de Operaciones y al Gerente Comercial con
copia al Jefe de Construcción para su aprobación para
cobro.
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Semanal
(Jueves)
Semanal
Generadores y
Estimaciones
Instructivo
Frecuencia
Semanal
Quién
Jefe de Costos
Gtes. Operaciones y
Comercial
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Generadores y
Estimaciones
Frecuencia
Semanal
(Viernes)
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
3.4 Costeo en
Propuesta y en
Construcción
Revisión del
Catálogo de
Conceptos
de la
Propuesta
• Recibir del Jefe de Proyectos y Presupuestos el
alcance del Proyecto, la estrategia del proyecto y el
Catálogo de Conceptos.
• Revisar y solicitar las aclaraciones necesarias para
entender todos los conceptos previstos y sus
cantidades.
Identificar
Conceptos
no previstos
en el
Catálogo
Master
• Identificar los conceptos no previstos en el Catálogo
Master.
• Solicitar al Jefe de Proyectos y Presupuesto la
información técnica de los conceptos nuevos.
• Solicitar al Jefe de Compras los costos de los
materiales y servicios nuevos.
Costeo de
Conceptos
no previstos
en el
Catálogo
Master
• Recibir y verificar las informaciones solicitadas al Jefe
de Proyectos y Presupuestos y al Jefe de Compras.
• Calcular y crear los conceptos nuevos en el Catálogo
Master.
Creación del
Presupuesto
por
Especialidad
• Actualizar el Catálogo de Conceptos de la Propuesta.
• Agrupar por especialidad los conceptos del Catálogo
de la Propuesta.
• Calcular y crear el Presupuesto por Especialidad.
• Crear la explosión de Insumos y Servicios para
Compras.
Entregar el
Presupuesto
por
Especialidad
Proceso clave
3.4.1 Costeo de
Propuesta
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Compras
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Compras
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
• Revisar con el Jefe de Proyectos y Presupuestos el
Catálogo de Conceptos revisado, el Presupuesto por
Especialidad y la Explosión de Insumos y Servicios.
• Obtener del Jefe de Proyectos y Presupuestos la
aprobación de estos documentos.
• Enviar a Compras la Explosión de Insumos y Servicios.
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Superintendente
Jefe de
Compras
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Presupuesto por
Especialidad
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente Comercial
/ Jefe Compras
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Presupuesto por
Especialidad
Catálogo de Conceptos
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
3. Costear
Recibir y
revisar el
Programa
de
Suministros
Definir los
plazos de
Sub
Contratación
3.4 Costeo en
Propuesta y en
Construcción
Proceso clave
3.4.2 Revisión
del Programa de
Sub Contratos
• Recibir del Jefe de Construcción el “Programa de Sub
Contrato” y la “Estrategia del Proyecto”.
• Solicitar las aclaraciones necesarias y en su caso las
correcciones sobre el “Programa de Sub Contratos”.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Construcción
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Programa de Sub
Contratos
Estrategia del Proyecto
Instructivo
• Estimar para cada Sub Contrato previsto en el
“Programa de Sub Contratos” los plazos de tiempo
necesarios para concursar y contratar a cada
Contratista.
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Programa de Sub
Contratos
Paso
3
Instructivo
Completar
el Programa
de Sub
Contrato
• Complementar el “Programa de Sub Contratos”:
• Incorporando las actividades de concurso y contratación
para cada Sub Contrato.
• En base a los plazos definidos en el paso anterior, incorporar
al programa las fechas de inicio de las actividades de
concurso y contratación.
• Regresar el programa complementado al Jefe de Construcción
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Evento
Evento
Programa de Sub
Contratos
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
3.4 Costeo en
Propuesta y en
Construcción
Recibir y
revisar el
Flujo de
Efectivo para
Construcción
• Recibir del Jefe de Construcción el “Flujo de Efectivo”
y la “Programa Maestro”.
• Solicitar las aclaraciones necesarias y en su caso las
correcciones sobre el “Flujo de Efectivo”.
Definir los
plazos de
Sub
Contratación
• Identificar los conceptos del “Programa Maestro” no
previstos en el “Flujo de Efectivo”.
• Solicitar al Jefe de Construcción la información
complementaria de los conceptos nuevos.
• Solicitar al Jefe de Ingeniería aclaraciones de las
especificaciones de los materiales y servicios nuevos.
• Recibir y verificar las informaciones solicitadas.
Completar
el Programa
de Sub
Contrato
Proceso clave
3.4.3 Revisión
del Flujo de
Efectivo
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Construcción
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Flujo de Efectivo
Programa Maestro
Instructivo
• Ejecutar el paso 3 del Procedimiento: “Costeo de
Propuesta”.
• Regresar el “Flujo de Efectivo” revisado al Jefe de
Construcción.
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Jefe de
Ingeniería
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Flujo de Efectivo
Programa Maestro
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Evento
Flujo de Efectivo
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
3. Costear
Revisión del
Catálogo de
Conceptos
del
Retrabajo o
Aditiva
Creación del
Presupuesto
por
Especialidad
3.4 Costeo en
Propuesta y en
Construcción
Proceso clave
3.4.4 Costeo de
Retrabajos y
Aditivas
• Recibir del Jefe de Construcción el Alcance y el
Catálogo de Conceptos de los Retrabajos o de las
Aditivas.
• Revisar y solicitar las aclaraciones necesarias para
entender todos los conceptos previstos y sus
cantidades.
• Agrupar por especialidad los conceptos del Catálogo
de Conceptos del Retrabajo o de la Aditiva.
• Calcular y crear el Presupuesto por Especialidad.
• Crear la Explosión de Insumos y Servicios.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Construcción
Jefe de Costos
Jefe de
Compras
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
Formatos
Paso
3
Entregar el
Presupuesto
por
Especialidad
Evento
Frecuencia
Evento
Presupuesto por
Especialidad
Instructivo
• Revisar con el Jefe de Construcción el Presupuesto por
Especialidad y la Explosión de Insumos y Servicios.
• Obtener del Jefe de Construcción la aprobación de estos
documentos.
• Enviar a Compras la Explosión de Insumos y Servicios.
• Enviar copia de los presupuestos al Jefe de Proyectos y
Presupuestos y al Jefe de Administración.
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Jefe P y P, Jefe
Administración
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Presupuesto por
Especialidad
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
3.4 Costeo en
Propuesta y en
Construcción
Proceso clave
3.4.5 Costeo de
Extras
Revisión del
Catálogo de
Conceptos
de los
Extras
• Recibir del Jefe de Construcción el Alcance y el
Catálogo de Conceptos de la Extra.
• Revisar y solicitar las aclaraciones necesarias para
entender todos los conceptos previstos y sus
cantidades.
Identificar
Conceptos
no previstos
en el
Catálogo
Master
• Identificar los conceptos no previstos en el Catálogo
Master.
• Solicitar al Jefe de Construcción la información
técnica de los conceptos nuevos.
• Solicitar al Jefe de Compras los costos de los
materiales y servicios nuevos.
Costeo de
Conceptos
no previstos
en el
Catálogo
Master
• Recibir y verificar las informaciones solicitadas al Jefe
de Construcción y al Jefe de Compras.
• Calcular y crear los conceptos nuevos en el Catálogo
Master.
Creación del
Presupuesto
por
Especialidad
de los Extras
• Actualizar el Catálogo de Conceptos del proyecto.
• Agrupar por especialidad los conceptos del Catálogo
de Conceptos de la Extra.
• Calcular y crear el Presupuesto por Especialidad.
• Crear la Explosión de Insumos y Servicios.
Entregar el
Presupuesto
por
Especialidad
de los Extras
• Revisar con el Jefe de Construcción el Presupuesto por
Especialidad y la Explosión de Insumos y Servicios.
• Obtener del Jefe de Construcción la aprobación de estos
documentos.
• Enviar a Compras la Explosión de Insumos y Servicios.
• Enviar copia de los presupuestos al Jefe de Proyectos y
Presupuestos y al Jefe de Administración.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Construcción
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Jefe de
Compras
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Jefe de
Compras
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
Formatos
Presupuesto por
Especialidad
Evento
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Jefe P y P, Jefe
Administración
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Presupuesto por
Especialidad
Catálogo de Conceptos
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
Revisión del
Anexo al
Contrato
del
Contratista
3.4 Costeo en
Propuesta y en
Construcción
3.4.6
Negociación de
Retrabajos,
Aditivas y Extras
• Recibir de Administración el Anexo al contrato del
Contratista amparando los Retrabajos, Aditivas o
Extras.
• Revisar y solicitar las aclaraciones necesarias para
entender las Adendas al Contrato y asegurase que los
conceptos a contratar son los correctos.
Explicar al
Contratista
el Alcance
del Anexo a
su Contrato
• Explicar al Contratista el Alcance de las Adendas.
• Aclarar las dudas respecto a el Alcance y las fechas en
las que se requiere.
Negociar
con el
Contratista
la
aceptación
del Anexo
• Presentar el Anexo a su Contrato aclarando lo
necesario respecto a las condiciones económicas.
• Obtener la aceptación del Contratista sobre el
Alcance y Términos de las Adendas a su Contrato.
• Informar al Jefe de Construcción sobre la aceptación
de las Adendas por parte del Contratista.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Administración
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Anexo Contrato
Contratista
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
Formatos
Frecuencia
Evento
Frecuencia
Evento
Anexo Contrato
Contratista
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Instructivo
Anexo Contrato
Contratista
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
4. Comprar
4.2 Programas
y Presupuestos
Proceso clave
4.2.1 Revisión
de Precios para
Concurso
Revisión del
Catálogo de
Conceptos
de la
Propuesta
• Recibir del Jefe de Costos el alcance del Proyecto, el
Catálogo de Conceptos, la Explosión de Insumos y
Servicios y la Cédula de Indirectos.
• Revisar y solicitar las aclaraciones necesarias sobre la
Explosión de Insumos y Servicios.
• Crear la “Lista de Precios por Material o Servicio” con los
Proveedores y precios registrados en los padrones.
Identificar
Conceptos
no previstos
en los
Catálogos
• Identificar los conceptos no previstos en los Catálogos de
Materiales y de Servicios.
• Solicitar al Jefe de Costos la información complementaria
de los conceptos nuevos.
• Solicitar al Jefe de Ingeniería aclaraciones de las
especificaciones de los materiales y servicios nuevos.
• Recibir y verificar las informaciones solicitadas.
Preparar
Solicitudes
de Cotización
(Materiales o
Servicios
nuevos)
• Identificar a los Proveedores viables en los en los
Padrones de Proveedores ó vía prospectación (ver
Procedimiento: Prospectación Proveedores).
• Crear “Lista de Cotizaciones por Material o Servicio”.
• Crear las solicitudes de cotización usando los
formatos “Solicitud de Cotización de Materiales” o
“Solicitud de Cotización de Servicio”.
Cotizar
Conceptos
no
previstos
en los
Catálogos
• Enviar las solicitudes de cotización a cada Proveedor
viable
• Recibir y verificar las cotizaciones solicitadas y
registrarlas en la “Lista de Cotizaciones por Material o
Servicio”.
Revisar y
validar las
cotizaciones
recibidas
• Verificar que cada cotización recibida cumpla al 100%
con el alcance y especificaciones especificadas.
• Aclarar con cada Proveedor las dudas sobre su
Cotización.
• Descartar las cotizaciones que no cumplen y registrar
esto en la “Lista de Cotizaciones por Material o
Servicio” y en los Padrones de Proveedores.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Compras
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Explosión de Insumos y
Cédula Indirectos
Lista de Precios por
Material o Servicio
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de
Compras
Jefe de Costos
Jefe de
Ingeniería
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Explosión de Insumos y
Cédula Indirectos
Catálogos de Materiales y
de Servicios
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de
Compras
Rol (RACI)
R
Formatos
Solicitud de Cotización
(Materiales o Servicios)
Lista de Cotizaciones por
Material o Servicio
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
Formatos
Solicitud de Cotización
(Materiales o Servicios)
Frecuencia
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Instructivo
Lista de Cotizaciones por
Material o Servicio
Evento
Lista de Cotizaciones por
Material o Servicio
Instructivo
Formatos
Evento
Evento
Padrones de Proveedores
Frecuencia
Evento
Paso
10
Paso
9
Paso
8
Paso
7
Paso
6
5. Administrar
Buscar
Candidatos
Entrevistas
Preliminares
Aplicar
Exámenes
Pre
Seleccionar
a los
Candidatos
Seleccionar
al Candidato
para
contratación
5.1 Recursos
Humanos
Proceso clave
5.1.2
Reclutamiento
y Selección
• Definir la cantidad mínima de Candidatos a buscar.
• Buscar los candidatos en las “Tablas de Reemplazos”
y por referidos proporcionados por otros elementos
de Onix, por clientes o por contratistas, instituciones
educativas ó agencias de colocación.
• El responsable de RRHH debe entrevistar a los
Candidatos que cumplan los requisitos solicitados
para verificar la información y aclarar áreas grises en
sus currículos.
• El Titular del Departamento solicitante de la vacante
debe entrevistar a los candidatos para identificar a los
que probablemente sean más aptos para el puesto.
• El Titular del Departamento solicitante y el responsable de
RRHH se coordinan para recibir la documentación completa
de cada candidato filtrado en las primeras entrevistas.
• Convocan a los Candidatos filtrados para presentar los
exámenes de selección en el lugar y fecha definidos por
RRHH.
• RRHH aplica y califica los exámenes correspondientes.
• Complementar los resultados de los exámenes con las
observaciones hechas a cada Candidato en las entrevistas
preliminares.
• Pre Seleccionar a los Candidatos cuyos resultados y
observaciones los califiquen suficientemente para el puesto.
• Entregar al Titular del Departamento solicitante los
expedientes de los Candidatos Pre Seleccionados.
• Revisión de los expedientes Pre Seleccionados.
• Validación de las conclusiones de RRHH.
• Convocar a entrevista con el Gerente correspondiente al
Candidato mejor calificado.
• Entrevistar (el Gerente) al Candidato seleccionado y en
caso necesario podrá entrevistar a otros Candidatos.
• El Gerente selecciona a un Candidato para contratación.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Responsable
RRHH
Rol (RACI)
R
Formatos
Solicitud de Vacante
Descripción del Puesto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Solicitud de Vacante
Instructivo
Guía de Entrevista
Descripción del Puesto
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular
Departamento
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular
Departamento
Rol (RACI)
R
C
Frecuencia
Quién
Titular
Departamento
Gerente
Correspondiente
Rol (RACI)
R
A
Instructivo
Evento
Expediente de Candidato
Instructivo
Formatos
Evento
Documentación de Pre
Ingreso
Expediente de Candidato
Instructivo
Formatos
Evento
Evento
Expediente de Candidato
Frecuencia
Evento
Paso
1
5. Administrar
Notificación
de
Selección
5.1 Recursos
Humanos
Proceso clave
5.1.3
Contratación
de Personal
• El Gerente correspondiente informa al responsable
de RRHH sobre su selección del Candidato.
• El responsable de RRHH notifica al Candidato
seleccionado y agenda la cita para firma del contrato.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Responsable
RRHH
Gerente
Correspondiente
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Expediente de Candidato
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Elaboración
de Contrato
Contratación
• Llenar el formato de “Contrato Provisional de
Personal”.
• Preparar el “Convenio de No Divulgación de
Información”.
• Solicita la revisión, aprobación y firma del Titular del
Departamento y del Gerente correspondiente.
• Se recibe al Candidato seleccionado, se le explica el
contrato en lo referente al período de prueba, puesto de
trabajo, jefe, responsabilidades y productos, las
prestaciones y sueldo asignados.
• Se explica el “Convenio de No Divulgación de Información”
y se solicita su firma de aceptación.
• Una ves firmado el Convenio anterior se firma el Contrato.
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato Provisional de
Personal
Documentación de
Ingreso
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Evento
Evento
Contrato Provisional de
Personal
Frecuencia
Evento
5. Administrar
5.1 Recursos
Humanos
Proceso clave
5.1.4 Inducción
Sub proceso
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
Procedimiento
Documentos
Información
y Reglas
Onix
Contactos
en Onix
Presentación
al personal
de Onix
Puesto de
Trabajo
Expectativas
• Carta de Bienvenida.
• Historia y Organización de Onix.
• Metas y Planes de Onix.
• Material de los Procesos y Procedimientos de Onix
que le corresponden.
• Reglas de puntualidad, vestimenta, horarios, etc.
• Entregar los datos de contacto de:
• Responsable RRHH.
• Jefe de Administración.
• Jefe del Departamento.
• Gerente Correspondiente.
• Otros funcionarios de interés para el nuevo
elemento.
• Convocar a la Sala de Juntas primeramente al personal del
Departamento que le corresponde y luego al resto del
personal de Onix.
• Presentar en cada caso al nuevo elemento al grupo y luego
invitar a cada miembro del grupo a presentarse.
• Recorrer las instalaciones de Onix y en su caso del
proyecto.
• Presentar al nuevo elemento su estación de trabajo.
• Verificar el inventario físico de los equipos, materiales y
demás que se le entrega para realizar su trabajo.
• Solicitar la firma de recepción del equipo asignado.
• Explicación del funcionamiento de los equipos y sistemas
de Onix.
• Explicar del plazo en el que se espera que de
resultados.
• Etapas previstas para su desarrollo.
• Metas y objetivos relevantes de Onix, del
Departamento y del nuevo elemento.
• Cómo se espera que el nuevo elemento contribuya a
las Metas y objetivos.
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Paquete de Inducción
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Evento
Directorio Onix
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Evento
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Inventario Estación de
Trabajo
Evento
Carta Recepción de
Equipo Asignado
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Evento
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.1 Recursos
Humanos
Entrega de
los
Manuales e
Instructivos
del Puesto
• Revisar la “Matriz de Procedimientos por Puesto” e
identificar los Manuales e Instructivos que le
corresponden a cada Puesto.
• Preparar una versión electrónica y/o impresa de los
Manuales e Instructivos según sea más conveniente.
• Registrar en el sistema los documento entregados
(versión y fecha).
Impartir
Taller de
Procesos y
Procedimientos
por Puesto
• Preparar los materiales didáctOnix y de apoyo previstos
para cada Taller de Procesos.
• Verificar la disponibilidad del Titular del Departamento y
del nuevo elemento para programar el Taller de Procesos
correspondiente.
• Impartir el Taller de Procesos previsto en la fecha
programada con el apoyo del Titular del Departamento.
Impartir
Taller
Sistema
Onix
• Preparar los materiales didáctOnix y de apoyo previstos
para el Taller de Sistemas.
• Verificar la disponibilidad del Titular del Departamento y
del nuevo elemento para programar el Taller de Sistemas.
• Impartir el Taller de Sistemas previsto en la fecha
programada con el apoyo del Titular del Departamento.
Certificación
del
Aprendizaje
Seguimiento
y refuerzo
del
Aprendizaje
Proceso clave
5.1.5
Capacitación
del Puesto
• Al finalizar cada sección o tema de cada Taller se debe
aplicar la “Evaluación de Tema” prevista .
• Al finalizar cada Taller aplicar la “Encuesta del Taller”, se
deben revisar las evaluaciones aplicadas y se debe calcular
la calificación obtenida.
• Registrar los Talleres recibidos y las calificaciones
obtenidas en el “Expediente Personal” correspondiente.
• Durante los siguientes 3 meses a la impartición de
cualquier Taller se deben aplicar una ves por mes
evaluaciones sorpresa sobre los temas vistos en el
Taller.
• Se debe reforzar (repasar, practicar, etc.) cada tema
con calificación deficiente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Responsable
RRHH
Rol (RACI)
R
Formatos
Control de Documentos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Evento
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Evento
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Encuesta de Taller
Formato
Expediente Personal
Evaluación de Tema
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Evaluación de Tema
Evento
Evento
Expediente Personal
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.1 Recursos
Humanos
5.1.6
Entrenamientos
Cruzados y para
Ascender
Elaborar el
Plan de
Entrenamientos
Cruzados
• Para cada puesto, identificar con cada Gerente y Jefe los
puestos dentro de Onix cuyos perfiles son razonablemente
similares, crear su grupo para entrenamiento cruzado y la “Tabla
de Puestos Cruzados”.
• Crear el “Plan de Entrenamientos Cruzados”, acordando con los
Gerentes el orden de impartición de los talleres por puesto y
programar talleres cada 1º Sábado de mes.
Seleccionar
a los
Candidatos
a Ascender
• En base a las evaluaciones de las capacitaciones,
entrenamientos y del desempeño del personal, crear la “Lista de
Candidatos para Ascender”.
• Para cada puesto, seleccionar con cada Gerente y Jefe los
candidatos a preparar para ascender a cada puesto.
• Incorporar a los grupos de entrenamiento cruzado
correspondientes a los Candidatos seleccionados.
Impartir
los
Entrenamientos
Cruzados
• Cada taller para entrenamiento cruzado deberá ser
impartido por el titular del puesto con el apoyo de RRHH.
• RRHH deberá asegurarse de contar para cada taller con
los materiales didáctOnix y de apoyo, de los Manuales del
puesto y de aplicar en su totalidad el Procedimiento
“Capacitación del Puesto”.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
RRHH
Gerentes Comercial
/ Operaciones
Jefes de
Departamento
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Tabla de Puestos
Cruzados
Plan de Entrenamientos
Cruzados
Instructivo
Frecuencia
Anual
Quién
RRHH
Gerentes Comercial
/ Operaciones
Jefes de
Departamento
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Responsable
RRHH
Titular del
departamento
Rol (RACI)
R
A
Anual
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
5.1 Recursos
Humanos
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Responsable
de la
Distribución
de Procedimientos y
Políticas
Contenido
de las Listas
de
Distribución
Proceso clave
5.1.7 Control de
Procedimientos
y Políticas
• La titular de RRHH es la única responsable y autorizada de:
• Crear las “Listas de Distribución” en base a las
“Matrices de Procedimientos por Puesto” aprobadas.
• Asegurar que todos los Funcionarios conocen y tienen
acceso a la versión vigente de los Documentos que
deben conocer.
•
•
•
•
Nombre del Documento (Procedimiento ó Política).
Nombres del Proceso y Sub Proceso al que pertenece.
Fecha de aprobación de la versión vigente.
Nombre de cada Funcionario con acceso al Documento e
indicando si además cuenta con copia impresa del mismo.
• Fecha y firma de cada Funcionario aceptando la notificación y/o
entrega de la versión vigente del Documento.
Responsabilidad de los
Gerentes
Comercial y
de
Operaciones
• En conjunto con sus Jefes de Departamento actualizar y
aprobar las “Matrices de Procedimientos por Puesto”.
• Al aprobar cualquier Procedimiento ó Política de cualquier
Proceso de su Gerencia, deben notificar mediante un
correo a la titular de RRHH sobre la nueva versión del
Documento y deben anexar copia del mismo en el correo.
Distribución
de nueva
versión de
Documento
• Preparar las copias impresas necesarias según lo especifique
la “Lista de Distribución” de cada Documento a distribuir.
• Crear y emitir los correos de notificación y confirmación de
recepción de la nueva versión de cada Documento.
• Entregar las copias impresas y recabar la firma en una copia
impresa de la “Lista de Distribución” correspondiente.
• Actualizar las correspondientes “Listas de Distribución”.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
RRHH
Rol (RACI)
R
Formatos
Matriz de Procedimientos
por Puesto
Listas de Distribución
Instructivo
Quién
RRHH
Rol (RACI)
R
Formatos
Frecuencia
Continua
Frecuencia
Continua
Listas de Distribución
Instructivo
Quién
RRHH
Gerentes Comercial
y de Operaciones
Jefes de
Departamento
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Matriz de Procedimientos
por Puesto
Instructivo
Frecuencia
Quién
RRHH
Rol (RACI)
R
Formatos
Instructivo
Listas de Distribución
Continua
Matriz de Procedimientos
por Puesto
Frecuencia
Continua
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.1 Recursos
Humanos
5.1.9
Organización y
Descripción de
Puestos
Responsable
del
Organigrama
y del
Catálogo de
Puestos
• El Responsable de RRHH es el único responsable y
autorizado de:
• La integridad del contenido del Catálogo de Puestos y
del Organigrama.
• Recibir, revisar y aprobar cualquier propuesta de
Puesto a Describir y a agregar.
• Modificar el contenido del Catálogo y del Organigrama.
Especificar
el
contenido
mínimo por
Descripción
de Puesto
• Establecer el contenido de la descripción de cada puesto:
• Identificación del Puesto, Posición en la Organización.
• Objetivo, Funciones, Responsabilidades y Resultados.
• Perfil del Candidato (Básico, Escolaridad, Habilidades y
Competencias, Laboral).
• Otros contenidos sugeridos por el Gerente y/o Titular
del departamento correspondiente.
Alta de
puesto en el
Catálogo de
Puestos
• Elaborar la descripción del puesto (RRHH y Titular superior).
• Obtener la aprobación de la descripción de cada puesto de Onix
por parte del Titular del puesto inmediato superior y del
Gerente correspondiente.
• Capturar en el Catálogo de Puestos cada puesto aprobado de
acuerdo con el formato “Descripción de (Nombre de Puesto)”
correspondiente.
Actualización
cruzada del
Catálogo de
Puestos y del
Organigrama
• El responsable de RRHH debe:
• Revisar que cada Descripción de Puesto del Catálogo de
Puestos cumpla con el contenido especificado.
• Revisar que el Organigrama de Onix incluya correctamente
todos los Puesto contenidos en el Catálogo.
• Revisar que el Catálogo contenga todas las descripciones de
puesto identificadas en el Organigrama.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Responsable
RRHH
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Catálogo de Puestos
Organigrama
Instructivo
Frecuencia
Continua
Quién
Responsable
RRHH
Gerente
Comercial
Titular superior
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Descripción de (Nombre
de Puesto)
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Responsable
RRHH
Gerente
Comercial
Titular superior
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Descripción de (Nombre
de Puesto)
Catálogo de Puestos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Responsable
RRHH
Gerente
Comercial
Titular superior
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Instructivo
Catálogo de Puestos
Organigrama
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Identificar
la Baja
Justificar y
Documentar
la Baja
Recibir
Solicitud
de Baja de
Personal
Validar
causas de
Baja
Elaborar
Finiquito
de
Personal
5.1 Recursos
Humanos
Proceso clave
5.1.10 Bajas de
Personal
• El Titular del Departamento debe:
• Identificar a elementos de Onix que por cualquier
razón considere que deben causar baja.
• Establecer la fecha a partir de la cual estos
elementos de Onix deben separarse de la empresa
• Identificar la causa que justifica la solicitud de baja:
• Disminución de carga de trabajo.
• Incompetencia.
• Violaciones al contrato de trabajo.
• Llenar la “Solicitud de Baja de Personal” especificando la
razón de la baja y en caso de violaciones al contrato de
trabajo o incompetencia, adjuntar “Acta Administrativa”.
• Recibir y revisar la “Solicitud de Baja de Personal”
verificando que esté completa especialmente en lo
referente a la identificación del personal y el motivo,
verificar que la solicitud haya sido debidamente
firmada por los dos niveles jerárquOnix superiores
inmediatos y directos y que en caso necesario incluya
el “Acta Administrativa” correspondiente.
• Entrevistar por separado al jefe directo y al personal que va a
ser baja para verificar las evidencias y razones que justifican la
baja.
• En caso necesario entrevistar a otros elementos de Onix para
corroborar las causas que motivan la baja.
• Presentar al Gerente correspondiente las causa de baja ya
verificadas y revisadas para la aprobación o rechazo de la baja.
• Calcular e integrar el finiquito y documentos de baja
que corresponden según la Ley federal de trabajo y
las Políticas Laborales de Onix.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Inmediato
Superior
RRHH
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Inmediato
Superior
RRHH
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Acta Administrativa
Instructivo
Acta Administrativa
Evento
Solicitud de Baja de
Personal
Frecuencia
Evento
Quién
RRHH
Jefe Inmediato
Superior
Elementos Onix
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Solicitud de Baja de
Personal
Acta Administrativa
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
RRHH
Jefe Inmediato
Superior
Elementos Onix
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Solicitud de Baja de
Personal
Instructivo
Frecuencia
Quién
RRHH
Rol (RACI)
R
Formatos
Instructivo
Acta Administrativa
Solicitud de Baja de
Personal
Evento
Finiquito
Frecuencia
Evento
Paso
6
5. Administrar
Acordar
Baja con
Personal a
dar de baja
5.1 Recursos
Humanos
Proceso clave
5.1.10 Bajas de
Personal
• Presentar al personal baja la propuesta de finiquito
así como los documentos de baja.
• Acordar la aceptación de la propuesta.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
RRHH
Jefe Inmediato
Superior
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Finiquito
Paso
7
Instructivo
Tramitar
Baja de
Personal
• Inmediatamente que se acepte la propuesta se debe
proceder a la firma de los documentos de baja
correspondientes y a la entrega del cheque de
finiquito acordado y aceptado.
Frecuencia
Quién
RRHH
Gerente
correspondiente
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Evento
Finiquito
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.3 Control de
Obras
Proceso clave
5.3.1 Contratos
de Contratistas
y Proveedores
Recibir los
Contratos
de los
Contratistas
y
Proveedores
• Recibir los correos enviados por el Jefe de Costos con las
Órdenes de Sub Contrato / Adenda / Servicios de los
Contratistas y por escrito el Contrato / Adenda correspondiente.
• Recibir los correos enviados por el Jefe de Compras con las
Órdenes de Servicio / Materiales de los Proveedores y por
escrito el Contrato de Servicio / Orden de Material firmada por
el Proveedor.
Verificar los
Contratos
de los
Contratistas
y
Proveedores
• Verificar que:
• Los Contratos y Órdenes sean congruentes entre sí
y estén firmados y autorizados por Onix .
• Los Contratos estén firmados además por el
Contratista o el Proveedor correspondiente.
• Que los Contratos de los Contratistas incluyan la
clausula de retención del SATIC.
Confirmar
la
recepción
y estatus
de cada
Contrato
• Enviar los correos de recepción de los Contratos al
Jefe de Costos o al Jefe de Compras según
corresponda.
• Indicar en el correo el estatus de aceptado o devuelto
para revisión de cada Contrato.
• Enviar copia de cada Contrato aceptado al Jefe de
Construcción.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
R
Formatos
Contratos Contratistas /
Proveedores
Órdenes Sub Contrato /
Servicio
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
R
Formatos
Contratos Contratistas /
Proveedores
Evento
Órdenes Sub Contrato /
Servicio
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Jefe de Costos /
Compras
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
I
I
Formatos
Instructivo
Contratos Contratistas /
Proveedores
Órdenes Sub Contrato /
Servicio
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Autorizar
el Viaje
Asignar la
cuenta de
Viáticos
Comprobar
los Gastos
Regulares
Comprobar
los Gastos
Especiales
Cierre de
cuenta de
Viáticos
5.3 Control de
Obras
Proceso clave
5.3.5 Control
Viáticos
• Cualquier Funcionarios de Onix puede solicitar un viaje llenando
el formato “Solicitud de Viaje” indicando el objetivo, la razón
por la que el viaje es la mejor forma de cumplir el objetivo, las
personas / empresas / proyectos a visitar, el destino, la
duración, el costo y la cuenta a la que se cargaría.
• La solicitud debe ser revisada y aprobada por su Jefe Funcional y
por el titular del presupuesto al que se cargaría.
• Ya con la solicitud autorizada el solicitante debe enviar copia de
la “Solicitud de Viaje” autorizada a la Jefa Administrativa, llenar
el “Control de Cuentas de Gastos” y solicitar a la misma la
autorización y apertura de una cuenta de Viáticos.
• Se notifica a Tesorería para que haga la transferencia de fondos
a RRHH para compra de boletos y al solicitante para ejercer el
presupuesto aprobado.
• Los Viáticos regulares previstos para ser pagados son;
Alimentación, Hospedaje y Traslados.
• Todos los Viáticos regulares se registran en el formato: “Control
de Cuentas de Gasto”, para ser válidos deben contar con un
comprobante fiscal válido o que correspondan al monto
autorizado para alimentos y deben ser autorizados por la Jefa de
Administración.
• Los gastos especiales son aquellos gastos diferentes a los
previstos en el paso 2.
• Todos los gastos especiales se registran en el formato: “Control
de Cuentas de Gastos”, para ser válidos deben contar con los
correos de autorización primero del Jefe inmediato, luego de la
Jefa de Administración y preferentemente contar con un
comprobante fiscal válido.
• Se verifica con el personal solicitante que el “Control de
Cuentas de Gastos” de Viáticos esté actualizado, se define
el monto comprobado, en caso de saldo en contra se le
pregunta la forma como prefiere pagar el saldo (por
nómina o por transferencia de fondos) y en caso de saldo
a favor se notifica a Tesorería para que haga la
transferencia de fondos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Funcionario
Jefe Funcional
Titular del
Presupuesto
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Solicitud de Viaje
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Auxiliar
Administrativo
Jefe de
Administración
Funcionario
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Tabulador de Viáticos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Funcionario
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Tabulador de Viáticos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Funcionario
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Evento
Evento
Control de Cuentas de
Gastos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de
Administración
Tesorería
Funcionario
Rol (RACI)
R
I
A
Formatos
Instructivo
Control de Cuentas de
Gastos
Frecuencia
Evento
5. Administrar
Proceso clave
5.5 Cobranza
5.5.1 Anticipos
Sub proceso
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
Procedimiento
Notificar los
Términos y
Condiciones
del Anticipo
Revisar los
Términos y
Condiciones
del Anticipo
Integrar los
documentos
para el
Anticipo
Emitir la
Factura
para el
Anticipo
Seguimiento
y cobro del
Anticipo
• Notificar a la Jefa de Administración sobre la asignación a
Onix de un Contrato con Anticipo.
• Asegurase que la Jefa de Administración cuenta con una
copia del Contrato con el Cliente.
• Comunicar cualquier nota a aclaración sobre los Términos
y Condiciones del Anticipo así como los datos de contacto
para entregar la factura del Anticipo.
• Revisar el Contrato con el Cliente para identificar:
• El monto del Anticipo.
• El plazo para el cobro.
• Los documentos previos que es necesario
presentar para liberar el pago del Anticipo.
• Las condiciones de amortización del Anticipo.
• Crear el “Check List para el Anticipo”.
• Solicitar a Construcción y Costos los documentos que es
responsabilidad de ellos generar.
• Recibir, revisar, validar y aceptar los documentos solicitados.
• Obtener los documentos que son responsabilidad de
Administración generar.
• Entregar a Tesorería estos documentos y solicitar que
elabore la factura para el anticipo.
• Preparar la factura para el Anticipo.
• Solicitar la aprobación de la factura del Anticipo al
Jefe de Proyectos y Presupuestos, al Jefe de
Construcción y al Gerente Comercial.
• Obtener validación de la factura por el SAT.
• Integrar los documentos y la factura del Anticipo y
entregarlos al Cliente.
• Verificar la recepción y aceptación por parte del Cliente de los
documentos y de la factura del Anticipo.
• Obtener la fecha prevista para el pago de la Factura, incorporar
la fecha al “Programa de Eventos de los Contratos” y verificar el
pago en la fecha prevista.
• En caso de mora obtener la nueva fecha de pago y notificar a la
Jefa de Administración y en caso necesario al Jefe de P y P y al
Gerente Comercial.
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Check List para el
Anticipo
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Jefe Construcción /
Jefe Costos
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Check List para el
Anticipo
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Tesorería
Jefe P y P / Jefe
Construcción
Gerente Comercial
/ Jefa Admon.
Rol (RACI)
R
A
A
Factura
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Tesorería
Jefa de
Administración
Jefe P y P / Gte.
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
1
6. Ejecutar
Revisar los
Programas
de los
Contratistas
6.1 Arranque
de Proyecto
Proceso clave
6.1.8
Programas de
Contratistas
• Recibir los Programas de los Contratistas.
• Verificar que cumplan con el Alcance solicitado y con las
Fechas previstas de inicio y terminación.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Programas Contratistas
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Validar los
Programas
de los
Contratistas
Ajustar el
Programa
de Obra y el
Programa
de
Suministros
• Validar los Insumos y Productos de los Programas de los
Contratistas.
• Identificar las posibles interferencias o conflicto entre
actividades de los Contratistas.
• Resolver las interferencias y conflictos entre actividades.
• Ajustar los Programas de los Contratistas involucrados y
notificar estos cambios a los mismos.
• Reflejar los ajustes a los Programas de los Contratistas en
el Programa de Obra y en el Programa de Suministros.
• Notificar al Jefe de Costos y al Jefe de Compras sobre los
ajustes a los programas.
Frecuencia
Quién
Jefe de
Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Programas Contratistas
Evento
Programa Maestro
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de
Construcción
Superintendente
Jefe Costos /
Jefe Compras
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Programas Contratistas
Programa Maestro /
Programa de Suministros
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Recopilar
los
Reportes
de cada
Proyecto
Preparar la
Carátula
del Estado
de cada
Proyecto
Presentar
el Estado
de cada
Proyecto
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.10 Estado
del Proyecto
• Recopilar los siguientes programas, presupuestos y
reportes debidamente actualizados:
• Programa Maestro y Flujo de Efectivo ejercido.
• Programa de Suministros y Presupuesto de
Compras ejercido.
• Estimaciones de Contratistas.
• Estimaciones a cada Cliente.
• Para cada Proyecto preparar su “Carátula de Estado del
Proyecto” que incluya los montos totales ejercidos y por
ejercer General del Proyecto, y desglosado en Contratistas
y en Compras, el % de avance real, el % de avance
programado, los Incidentes relevantes del período, las
Amenazas identificadas y las Acciones Preventivas y
Correctivas previstas.
• En la fecha prevista presentar al Gerente de
Operaciones las Carátulas de Estado de cada
Proyecto.
• Incorporar a cada Carátula los comentarios, acciones
adicionales sugeridas y los compromisos hechos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Construcción
Superintendente /
Jefe Administración
Jefe de Costos /
Jefe de Compras
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quincenal
Quién
Jefe de
Construcción
Superintendente /
Jefe Administración
Jefe de Costos /
Jefe de Compras
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Carátula de Estado del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de
Construcción
Gerente de
Operaciones
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Quincenal
Carátula de Estado del
Proyecto
Frecuencia
Quincenal
Paso
4
Paso
3
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Recibir los
G y E de los
Contratistas
Verificar los
G y E de los
Contratistas
Crear la
Tabla de
Pago a
Contratistas
Notificar
los Pagos
aprobados
y recibir
las
Facturas
Enviar las
facturas de
los
Contratistas
6.5
Generadores y
Estimaciones
Proceso clave
6.5.1 G y E
Contratistas
• Recibir los Generadores y estimaciones de los Contratistas
verificando que contengan:
• Catálogo de Conceptos de su contrato indicando lo
ejercido en la semana a estimar.
• Croquis indicando la ubicación con ejes de referencia y el
volumen de los trabajos.
• Fotografías de los Trabajos.
• Verificar físicamente la cantidad y la calidad de los Trabajos
amparados por los Generadores y Estimaciones entregados por
cada Contratista.
• En caso necesario ajustar las cantidades de los G y E.
• Entregar los Generadores, Estimaciones y documentos anexos
ya revisados y ajustados al Superintendente para su recepción y
firma.
• Recopilar todos los Generadores, Estimaciones y documentos
anexos de los Contratistas y crear la “Tabla de Pago a
Contratistas” desglosando la especialidad, el contratista, el
monto de cada contrato, el estimado acumulado, el estimado
de la semana, el saldo, el avance financiero y el avance real (%).
• Enviar el jueves antes de las 12:00 hrs. al Jefe de Costos los
Generadores, Estimaciones, anexos y la Tabla de Pago.
• Recibir a más tardar el Viernes antes de las 12:00 hrs. La “Tabla
de Pago a Contratistas” con los montos autorizados, notificar al
Jefe de Construcción en caso de no recibir la tabla a tiempo.
• Notificar inmediatamente a los Contratistas para que elaboren y
entreguen sus facturas.
• Recibir las facturas firmarlas y entregarlas al Auxiliar
Administrativo.
• Subir las facturas recibidas al sistema (Viernes).
• Enviar por paquetería al Jefe de Administración las
Facturas, Generadores, Estimaciones y anexos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Quién
Residentes de
Obra
Superintendente
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Semanal
(Miércoles)
Generadores y
Estimaciones
Semanal
(Miércoles)
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Jueves)
Instructivo
Quién
Superintendente
Jefe de Costos
Auxiliar
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Tabla de Pago a
Contratistas
Instructivo
Frecuencia
Semanal
(Viernes)
Quién
Auxiliar
Administrativo
Jefe de Costos
Jefe
Administración
Rol (RACI)
R
I
I
Formatos
Generador
Instructivo
Estimación
Frecuencia
Semanal
(Sábado)
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Preparar
los G y E
Internos
de Onix
Verificar
los G y E
Internos
de Onix
6.5
Generadores y
Estimaciones
Proceso clave
6.5.2 G y E
Interna
• Recopilar los Generadores, Estimaciones y anexos de los
Contratistas aprobados para pago.
• Solicitar al Superintendente los Generadores y Estimaciones
de los conceptos ejecutados por Onix directamente.
• Calcular los Generadores y Estimaciones Internos
(Contratistas + Onix) de Onix en base al Catálogo de
Conceptos del Contrato.
• Verificar con el Superintendente los Generadores y
Estimaciones Internos.
• Hacer las correcciones necesarias a los Generadores y
Estimaciones Internos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Residente
Administrativo
Superintendente
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Quién
Residente
Administrativo
Superintendente
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Generador
Estimación
Paso
3
Instructivo
Enviar los
GyE
Internos
para ajuste
• Enviar los Generadores y Estimaciones Internos y sus
anexos al Jefe de Construcción, al Jefe de Costos, al
Gerente de Operaciones y al Gerente Comercial para
su ajuste y aprobación para presentarse al Cliente.
Semanal
(Jueves)
Frecuencia
Semanal
(Jueves)
Quién
Residente
Administrativo
Jefes Construcción
y Costos
Gtes. Operaciones y
Comercial
Rol (RACI)
R
I
I
Formatos
Instructivo
Generadores
Estimaciones
Frecuencia
Semanal
(Jueves)
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Ajustar los
GyE
Internos
de Onix
Negociar
los G y E
de Onix
Recibir la
Carátula
de
Estimación
Autorizada
6.5
Generadores y
Estimaciones
Proceso clave
6.5.3 G y E
Cliente
• Coordinar la revisión y ajuste de los Generadores y
Estimaciones de Onix entre el Jefe de Costos, el Gerente
de Operaciones , el Gerente Comercial y él mismo.
• Al recibir los Generadores y Estimaciones para cobro
aprobados por los Gerentes de Operaciones y Comercial,
verifica que éstos estén completos e incluyan sus anexos y
le envía estos documentos al Residente Administrativo.
• Presentarle al Cliente los Generadores y Estimaciones
de Onix para su revisión y aprobación.
• En caso de rechazo del Cliente, involucra al Jefe de
Construcción para que se coordine con el Jefe de
Costos y el Jefe de Proyectos y Presupuestos para
negociar las diferencias con el Cliente.
• Recibir la Carátula de Estimación Autorizada que
emite el Cliente.
• Enviar tanto en forma electrónica como físicamente
la carátula a Tesorería para proceder a su cobro.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Construcción
Jefe de Costos
Gtes. Operaciones y
Comercial
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Semanal
(Jueves)
Quién
Residente
Administrativo
Jefe de
Construcción
Jefe Costos /
Jefe P y P
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Quién
Residente
Administrativo
Tesorería
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Instructivo
Semanal
a Contratistas
Frecuencia
Semanal
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