Manual del Residente de Obra
Procedimientos que debe conocer el Residente de Obra
Puesto: Residente de Obra
Indicadores: Cumplimiento de Planeación Semanal, % de Obras entregadas sin observaciones del Cliente, % ($) de Retrabajos
3.3.1 Validación de
Pagos a Contratistas
4. Comprar
5. Administrar
5.3
Ctrl
Obras
2.3.1 Aclaraciones de
Ingeniería
3. Costear
3.3
Val. G
yE
2. Diseñar
6. Ejecutar
5.3.5 Control Viáticos
6.4.2 Supervisión
6.4.3 Planeación
Semanal
6.4 Ejecución de Obra
2.3.3 Documentación as
Built
6.4.4 Inicio del Día
6.4.5 Fin de Día
6.4.6 Retrabajos
6.4.7 Aditivas y Extras
6.4.8 Cierre Semanal
6.4.9 Recepción de
Trabajos
6.6 Entrega de 6.5 G y
Proyecto
E
2.3 Servicios
a Const.
1. Vender
6.5.1 G y E Contratistas
6.6.1 Recepción Preliminar
de Obras Contratistas
6.6.2 Inspección y Entrega
de Obra a Cliente
Paso
3
Paso
2
Paso
1
2. Diseñar
2.3 Servicios a
Construcción
Visitas y
llamadas de
seguimiento
y
aclaraciones
• Visitas periódicas al sitio de obra del proyecto para
recorrer la obra y reunirse con el superintendente y
los residentes de obra.
Atención a
solicitudes
de
aclaraciones
• Recabar las dudas y las solicitudes de información
hechas por el equipo de Construcción.
• Responder en el momento las dudas y solicitudes de
información que sea posible.
• Preparar la información y documentos que permitan
aclarar las dudas pendientes de ser respondidas.
• Notificar por correo y por teléfono las respuestas.
Registro de
los cambios
de la
Ingeniería
por solución
aclaraciones
Proceso clave
2.3.1
Aclaraciones
de Ingeniería
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Ingeniería
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
• Registrar los cambios hechos en construcción, las
dudas sobre la ingeniería que está por construirse y
las explicaciones y aclaraciones correspondientes.
Frecuencia
Semanal
Quién
Jefe de
Ingeniería
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
I
I
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de
Ingeniería
Jefe de
Construcción
Gerente de
Operaciones
Rol (RACI)
R
I
I
Formatos
Instructivo
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
2. Diseñar
Inspección
final de
obra
parcial o
total
Documentación del
origen de
los
cambios
Actualización
de los
Paquetes de
Ingeniería
2.3 Servicios a
Construcción
Proceso clave
2.3.3
Documentación
As Built
• Antes de hacer la entrega parcial de una obra o de la
entrega final, se debe inspeccionar toda la obra en
compañía del Superintendente y de cada Residente
de Obra para comparar lo realizado contra lo
registrado en la Ingeniería.
• Se deben documentar todas las diferencias y su
explicación.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Ingeniería
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de
Ingeniería
Gerente de
Operaciones
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
I
I
Formatos
Bitácora Electrónica de
Proyecto
Instructivo
• Se deben incorporar a los paquetes de ingeniería
todos los cambios detectados y documentados
haciendo referencia clara a las justificaciones de cada
cambio (ver paso 5 del Procedimiento: Catálogo de
Soluciones Tipo).
Evento
Quién
Jefe de
Ingeniería
Rol (RACI)
R
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Frecuencia
Evento
Paquetes de Ingeniería
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
3. Costear
3.3 Validación
Generadores y
Estimaciones
Recibir
Generadores
Estimaciones
y programa
de
Contratistas
• El Jefe de Costos recibe semanalmente los jueves
antes de las 12:00 Hrs. los Generadores, Estimaciones
y Tabla de Pagos a Contratistas que envía el
Superintendente y que ya fueron revisados y
aprobados por los Residentes de Obra y el mismo.
Revisar
Generadores
Estimaciones
y Programa
de
Contratistas
• El Jefe de Costos debe verificar que los conceptos,
cantidades de obra y montos incluidos en los
Generadores, Estimaciones y Tabla de Pagos a
Contratistas correspondan a los previstos en el
Catálogo de Conceptos actualizado con las Adendas
por Aditivas y Retrabajos.
Ajustar
Generadores
Estimaciones
y programa
de
Contratistas
Proceso clave
3.3.1 Validación
de pagos a
Contratistas
• Eliminar de los Generadores, Estimaciones y Tabla de
Pagos a Contratistas todos los conceptos que no
estén previstos.
• Corregir los montos equivocados de los conceptos
aceptados.
Autorizar
Generadores
Estimaciones
y programa
de
Contratistas
• El Jefe de Costos autoriza para pago los Generadores,
Estimaciones y Programa ya revisados ya ajustados y
los envía antes de las 12:00 Hrs. del viernes de esa
misma semana al Superintendente con copia al Jefe
de Construcción.
Aprobar
las
Facturas
originales
del
Contratista
• Recibir las Facturas originales del Contratista enviadas
por el Jefe de Administración para su aprobación
final.
• Revisar que las Facturas reflejen los ajustes hechos
por Costos a las mismas.
• Devolver las Facturas firmadas en caso de coincidir
con lo aprobado previamente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Jueves)
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Residente de
Obra
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Jueves)
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Residente de
Obra
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Jueves)
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Superintendente
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Generadores y
Estimaciones
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Viernes)
Instructivo
Quién
Jefe de Costos
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Semanal
(Lunes)
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Autorizar
el Viaje
Asignar la
cuenta de
Viáticos
Comprobar
los Gastos
Regulares
Comprobar
los Gastos
Especiales
Cierre de
cuenta de
Viáticos
5.3 Control de
Obras
Proceso clave
5.3.5 Control
Viáticos
• Cualquier Funcionarios de Onix puede solicitar un viaje llenando
el formato “Solicitud de Viaje” indicando el objetivo, la razón
por la que el viaje es la mejor forma de cumplir el objetivo, las
personas / empresas / proyectos a visitar, el destino, la
duración, el costo y la cuenta a la que se cargaría.
• La solicitud debe ser revisada y aprobada por su Jefe Funcional y
por el titular del presupuesto al que se cargaría.
• Ya con la solicitud autorizada el solicitante debe enviar copia de
la “Solicitud de Viaje” autorizada a la Jefa Administrativa, llenar
el “Control de Cuentas de Gastos” y solicitar a la misma la
autorización y apertura de una cuenta de Viáticos.
• Se notifica a Tesorería para que haga la transferencia de fondos
a RRHH para compra de boletos y al solicitante para ejercer el
presupuesto aprobado.
• Los Viáticos regulares previstos para ser pagados son;
Alimentación, Hospedaje y Traslados.
• Todos los Viáticos regulares se registran en el formato: “Control
de Cuentas de Gasto”, para ser válidos deben contar con un
comprobante fiscal válido o que correspondan al monto
autorizado para alimentos y deben ser autorizados por la Jefa de
Administración.
• Los gastos especiales son aquellos gastos diferentes a los
previstos en el paso 2.
• Todos los gastos especiales se registran en el formato: “Control
de Cuentas de Gastos”, para ser válidos deben contar con los
correos de autorización primero del Jefe inmediato, luego de la
Jefa de Administración y preferentemente contar con un
comprobante fiscal válido.
• Se verifica con el personal solicitante que el “Control de
Cuentas de Gastos” de Viáticos esté actualizado, se define
el monto comprobado, en caso de saldo en contra se le
pregunta la forma como prefiere pagar el saldo (por
nómina o por transferencia de fondos) y en caso de saldo
a favor se notifica a Tesorería para que haga la
transferencia de fondos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Funcionario
Jefe Funcional
Titular del
Presupuesto
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Solicitud de Viaje
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Auxiliar
Administrativo
Jefe de
Administración
Funcionario
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Tabulador de Viáticos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Funcionario
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Tabulador de Viáticos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Funcionario
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Evento
Evento
Control de Cuentas de
Gastos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de
Administración
Tesorería
Funcionario
Rol (RACI)
R
I
A
Formatos
Instructivo
Control de Cuentas de
Gastos
Frecuencia
Evento
Paso
1
6. Ejecutar
Observar
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.2
Supervisión
• Recopilar información de calidad que permita
conocer y entender los resultados:
• Reportes de Fin de Día
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
R
Formatos
Fin de Día
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Definir
Actuar
• Identificar las causas que están impidiendo alcanzar
los resultados planeados:
• Entrevistas de Fin de Día.
• Inspecciones del Sitio de Obra.
• Entrevistas con el Contratista.
• Definir e implementar las acciones necesarias para
obtener los resultados previstos:
• Planeación Semanal.
• Preparación del Inicio del Día.
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
R
Formatos
Fin de Día
Formato
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
R
Formatos
Instructivo
Inicio del Día
Diario
Diario
Plan General de la
Semana X
Frecuencia
Diario
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Recopilar la
información
para
Planeación
Identificar
los
eventos de
la semana
Crear los
Planes de
la Semana
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.3
Planeación
Semanal
• Revisar el “Reporte Cierre de la Semana ”
correspondiente a la semana recién concluida.
• Recopilar el “Programa Maestro” y los “Programas de
Obra” de cada Contratista actualizados a la fecha
(avance real y actividades por ejecutar incluyendo los
cambios por retrabajos, aditivas y extras).
• Identificar los eventos previstos para la siguiente
semana.
• Agrupar los eventos identificados por Contratista.
• Ordenar cronológicamente los eventos identificados
y agrupados.
• Crear el “Plan General de la Semana X”.
• A partir de este plan crear el “Plan de la Semana X”
para cada Contratista.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Reporte Cierre de la
Semana
Formato
Programas de Obra
Programa Maestro
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Plan General de la
Semana X
Paso
4
• Entregar a cada Contratista su plan para la siguiente
semana y recabar su firma de recepción del plan en
una copia de su plan.
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Paso
5
• Identificar los cambios en el Programa Maestro y en
los Programas de Obra de los Contratistas que
puedan afectar los Planes de la Semana ya creados y
distribuidos.
• En caso necesario repetir los pasos 1 al 4 de este
Procedimiento.
Semanal
(Sábado)
Plan de la Semana X
Instructivo
Actualizar
los Planes
de la
Semana
Semanal
(Sábado)
Plan de la Semana X
Instructivo
Distribuir
los Planes
de la
Semana
Semanal
(Sábado)
Frecuencia
Quién
Superintendente
Rol (RACI)
R
Formatos
Programa Maestro
Formato
Plan General de la Semana X /
Plan de la Semana X
Semanal
(Sábado)
Programas de Obra
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
E6. jecutar
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.4 Inicio del
Día
Recopilar la
información
para el
Inicio del
Día
• Recopilar el “Fin de Día” correspondiente al día que
termina.
Identificar
los
eventos
relevantes
del Día
• Revisar el “Fin de Día” del día que termina y lo previsto para el
día siguiente en el “Plan General de la Semana X”.
• Identificar los objetivos principales, los eventos que requieren
atención especial ya sea por demoras, contratiempos,
problemas con el Contratista, etc., y el Residente de Obra
responsable de cada evento y objetivo.
• Registrar lo anterior en el formato “Inicio del Día”.
Sesión de
Inicio del
Día
• Antes de iniciar las labores de cada día se debe reunir
el Superintendente con los Residentes de Obra y
debe repasar con ellos los objetivos y los eventos
especiales identificados, y debe además involucrar a
los Residentes de Obra en la definición de las
acciones necesarias para cumplir con los eventos que
requieren atención especial.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Rol (RACI)
R
Formatos
Fin de Día
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Rol (RACI)
R
Formatos
Fin de Día
Formato
Inicio del Día
Plan General de la
Semana X
Diario (día
Frecuencia
anterior)
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Diario (día
anterior)
Inicio del Día
Frecuencia
Diario (día
actual)
6. Ejecutar
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.5 Fin de Día
Sub proceso
Paso
3
Paso
2
Paso
1
Procedimiento
Entrevistar
a los
Residentes
de Obra
Actualizar
los Planes
Semanales
Completar
el Reporte
de Fin de
Día
• Recibir en forma individual a cada Residente de Obra.
• Preguntar por los incidentes del día y registrarlos en el formato
“Fin de Día”.
• En caso necesario pedirle al Residente de Obra que verifique el
cumplimiento o estado de alguna actividad prevista para el día.
• Retroalimentar a cada Residente de Obra sobre su desempeño
del día y registrar esto en el “Fin de Día”.
• Verificar el cumplimiento de lo previsto para el día en
el “Inicio del Día” y registrar en el mismo documento
los resultados alcanzados para cada actividad.
• Actualizar el “Plan General de la Semana X” y los
“Planes de la Semana X”.
• Agregar al reporte “Fin de Día” las observaciones y
conclusiones del Superintendente.
• Integrar el reporte “Inicio del Día” al reporte “Fin de
Día” correspondiente.
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Fin de Día
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Plan general de la Semana X /
Plan de la Semana X
Inicio del Día
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Fin de Día
Instructivo
Diario
Diario
Inicio del Día
Frecuencia
Diario
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Detectar la
necesidad
de un
Retrabajo
Elaborar la
Orden de
Retrabajo
Autorización
de la Orden
de
Retrabajo
Recibir los
Programas y
Presupuestos
actualizados
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.6
Retrabajos
• El Residente de Obra debe identificar las actividades
que han sido efectuadas en forma defectuosa y que
por lo tanto requieren de retrabajarse para
corregirse.
• El Residente de Obra y el Superintendente deben
establecer los conceptos que se requieren para
ejecutar el retrabajo.
• Generar en el formato “Orden de Retrabajo”:
• Alcance (conceptos involucrados y desglose de los
materiales).
• Causa.
• Responsable.
• A cargo de quién se hará el retrabajo (Contratista ó
Onix).
• Firmar y recabar las firmas del Residente de Obra, del
Residente Administrativo y del Contratista.
• Enviar la Orden de Retrabajo al Jefe de Construcción para
coordinar la revisión del Jefe de Costos, y para la
actualización del “Programa Maestro”, del “Flujo de
Efectivo”, del “Programa de Compras” y autorizar por
Construcción.
• Recibir la Orden de Retrabajo, sus programas y
presupuestos autorizada por Construcción.
• Notificar y acordar con los Contratistas los cambios a
los “Programas de Obra” correspondientes.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Evento
Orden de Retrabajo
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Residentes de Obra
y Administrativo
Jefe Const. / Gte.
Operaciones
Rol (RACI)
R
C
A
Formatos
Programas Maestro / Flujo
Efectivo y Prog. Compras
Orden de Retrabajo
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Orden de Retrabajo
Evento
Programas Maestro y de Obras
/ Flujo Efectivo y Prog. Compras
Frecuencia
Evento
Paso
4
Paso
3
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Recibir la
solicitud
de Aditiva
ó de Extra
Elaborar la
Orden de
Aditiva ó
de Extra
Autorización
de la Orden
de Aditiva ó
de Extra
Cotizar la
Orden de
Aditiva ó
de Extra
Recibir los
Programas y
Presupuestos
actualizados
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.7 Aditivas y
Extras
• El Superintendente recibe la solicitud de Aditiva ó de Extra
solicitada por el Cliente.
• El Superintendente y los Residentes de Obra deben revisar el
alcance y establecer los conceptos que se requieren para
ejecutar la Aditiva.
• En le caso de una solicitud de Extra, se deben establecer los
conceptos requeridos en forma preliminar.
• Generar en el formato “Orden de Aditiva ó de Extra”:
• Alcance (conceptos involucrados y desglose de los
materiales).
• Fecha de solicitud.
• Fecha requerida.
• Enviar la Orden de Aditiva ó de Extra al Jefe de
Construcción.
• Recibir la solicitud de Aditiva ó de Extra y la correspondiente
Orden enviadas por el Superintendente para coordinar la
revisión del Jefe de Costos, y para la actualización del
“Programa Maestro”, del “Flujo de Efectivo”, del “Programa de
Compras” y autorizar por Construcción.
• Notificar y obtener las autorizaciones de los Gerentes de
Operaciones y Comercial.
• Solicitar al Jefe de Proyectos y Presupuestos que
cotice y acuerde con el Cliente la aceptación del
alcance y costo de la Orden de Aditivas ó de Extra.
• Recibir la Orden de Aditiva ó de Extra aceptada por el
Cliente.
• Enviar al Superintendente la Orden aprobada y los
programas y presupuestos correspondientes.
• Recibir la Orden de Aditiva ó de Extra liberada por el jefe
de Construcción.
• Recibir el “Programa Maestro”, los “Programas de Obra”
de los Contratistas involucrados, el “Flujo de Efectivo” y el
“Programa de Compras” actualizados.
• Notificar y acordar con los Contratistas los cambios a los
“Programas de Obra” correspondientes.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Orden de Aditiva / Orden
de Extra
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de
Construcción
Gerente de
Operaciones
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Orden de Aditiva / Orden
de Extra
Programas Maestro / Flujo
Efectivo y Prog. Compras
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de
Construcción
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Superintendente
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Orden de Aditiva / Orden
de Extra
Programas Maestro / Flujo
Efectivo y Prog. Compras
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Orden de Aditiva / Orden
de Extra
Evento
Programas Maestro y de Obras
/ Flujo Efectivo y Prog. Compras
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Recopilar
Planes y
reportes
de la
Semana
Redactar el
reporte de
Incidencias
de la
Semana
Enviar el
Cierre
Semanal
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.8 Cierre
Semanal
• Plan General de la Semana que termina y Plan
General de la Semana por iniciar.
• Programa Maestro , Programas de Obra por
Contratista y Flujo de Efectivo actualizados al cierre
de la semana.
• Documentación gráfica de los avances de la semana.
• A partir de los reportes “Fin de Día” preparar el
reporte “Incidencias de la Semana” identificando los
incidentes, sus causas, soluciones, acciones
correctivas implementadas y resultados obtenidos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Plan general de la
Semana X
Programas Maestro y de Obras
/ Flujo Efectivo y Prog. Compras
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Fin de Día
Incidencias de la Semana
Instructivo
• Integrar el reporte “Cierre Semanal” con los planes y
reportes de la semana.
• Enviar el reporte al Jefe de Construcción, al Gerente
de Operaciones.
Semanal
(Sábado)
Frecuencia
Semanal
(Sábado)
Quién
Superintendente
Gtes. Operaciones y
Comercial
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Cierre Semanal
Frecuencia
Semanal
(Sábado)
Paso
1
6. Ejecutar
Verificación
en sitio los
Trabajos
terminados
6.4 Ejecución
de Obra
Proceso clave
6.4.9
Recepción de
Trabajos
• Verificar que se hayan ejecutado totalmente y con la
calidad requerida los trabajos que está tratando de
entregar el Contratista.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Solucionar
los faltantes
de los
Trabajos del
Contratista
• Solicitar al Contratista la terminación de los faltantes
detectados y establecer una nueva fecha de verificación.
• Verificar en la fecha prevista los trabajos pendientes de
aceptar.
• Registrar los faltantes y las fechas compromiso para
presentarlos solucionados en el “Programa de Obra”
correspondiente.
Registrar
los Trabajos
terminados
• En la fecha prevista revisar la solución de los faltantes
detectados.
• En caso de aceptarse estos trabajos, entonces
registrar en el “Programa de Obra” correspondiente
los trabajos que se están aceptando como
terminados.
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Programa de Obra
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Programa de Obra
Frecuencia
Evento
Paso
4
Paso
3
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Recibir los
G y E de los
Contratistas
Verificar los
G y E de los
Contratistas
Crear la
Tabla de
Pago a
Contratistas
Notificar
los Pagos
aprobados
y recibir
las
Facturas
Enviar las
facturas de
los
Contratistas
6.5
Generadores y
Estimaciones
Proceso clave
6.5.1 G y E
Contratistas
• Recibir los Generadores y estimaciones de los Contratistas
verificando que contengan:
• Catálogo de Conceptos de su contrato indicando lo
ejercido en la semana a estimar.
• Croquis indicando la ubicación con ejes de referencia y el
volumen de los trabajos.
• Fotografías de los Trabajos.
• Verificar físicamente la cantidad y la calidad de los Trabajos
amparados por los Generadores y Estimaciones entregados por
cada Contratista.
• En caso necesario ajustar las cantidades de los G y E.
• Entregar los Generadores, Estimaciones y documentos anexos
ya revisados y ajustados al Superintendente para su recepción y
firma.
• Recopilar todos los Generadores, Estimaciones y documentos
anexos de los Contratistas y crear la “Tabla de Pago a
Contratistas” desglosando la especialidad, el contratista, el
monto de cada contrato, el estimado acumulado, el estimado
de la semana, el saldo, el avance financiero y el avance real (%).
• Enviar el jueves antes de las 12:00 hrs. al Jefe de Costos los
Generadores, Estimaciones, anexos y la Tabla de Pago.
• Recibir a más tardar el Viernes antes de las 12:00 hrs. La “Tabla
de Pago a Contratistas” con los montos autorizados, notificar al
Jefe de Construcción en caso de no recibir la tabla a tiempo.
• Notificar inmediatamente a los Contratistas para que elaboren y
entreguen sus facturas.
• Recibir las facturas firmarlas y entregarlas al Auxiliar
Administrativo.
• Subir las facturas recibidas al sistema (Viernes).
• Enviar por paquetería al Jefe de Administración las
Facturas, Generadores, Estimaciones y anexos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Residentes de
Obra
Rol (RACI)
R
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Quién
Residentes de
Obra
Superintendente
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Quién
Superintendente
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Semanal
(Miércoles)
Generadores y
Estimaciones
Semanal
(Miércoles)
Tabla de Pago a
Contratistas
Semanal
Frecuencia
(Jueves)
Instructivo
Quién
Superintendente
Jefe de Costos
Auxiliar
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Tabla de Pago a
Contratistas
Instructivo
Frecuencia
Semanal
(Viernes)
Quién
Auxiliar
Administrativo
Jefe de Costos
Jefe
Administración
Rol (RACI)
R
I
I
Formatos
Generador
Instructivo
Estimación
Frecuencia
Semanal
(Sábado)
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Verificar
Obras del
Contratista
6.6 Entrega de
Proyecto
6.6.1 Recepción
Preliminar de
Obra
Contratistas
• Verificar que se hayan ejecutado totalmente y con la
calidad requerida los trabajos previstos registrando el
estado de los trabajos inspeccionados en el Contrato
de Obra, sus Anexos y las Órdenes de Aditivas y de
Extras relacionadas.
Solucionar
Faltantes
de las
Obras del
Contratista
• Solicitar al Contratista la terminación de los faltantes
detectados y establecer una nueva fecha de
verificación.
• Verificar en la fecha prevista los trabajos pendientes
de aceptar.
Preparar los
Cierres por
Especialidad
y Almacén
• Cada Residente de Obra debe preparar su “Carta de
Cierre de Obras” describiendo los trabajos recibidos y
aceptados y las reservas e incidentes relevantes en
caso de existir.
• El Almacenista debe preparar su “Carta de No
Adeudo” indicando que el Contratista no debe
materiales, herramientas o equipos al Almacén.
Recepción
por Onix
de la Obra
de los
Contratista
• Notificar al Contratista que la aceptación definitiva de
la obra del Contratista está condicionada a la
aceptación de la obra por parte del Cliente.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Contrato de Obra y
Anexos
Órdenes Aditivas /
Órdenes Extras
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Contrato de Obra y
Anexos
Órdenes Aditivas /
Órdenes Extras
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Residentes de
Obra
Almacenista
Superintendente
Rol (RACI)
R
R
A
Formatos
Carta de Cierre de Obras
Carta de No Adeudo
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Gtes. Operaciones y
Comercial
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
6.6 Entrega de
Proyecto
Proceso clave
6.6.2 Inspección
y Entrega de
Obra a Cliente
Verificación
en sitio de
la
terminación
de la Obra
• Revisar junto con el Cliente los trabajos previstos en
el Contrato de Obra, sus Anexos y las Órdenes de
Aditivas y de Extras relacionadas.
• Recabar los trabajos inspeccionados indicando los
trabajos aceptados y las observaciones del Cliente y
registrar todo esto en el “Acta de Entrega de la Obra”.
Solucionar
las
Observaciones del
Cliente
• Identificar los Contratistas a los que les corresponden
las Observaciones del Cliente
• Solicitar al Contratista la solución de las
observaciones y establecer una nueva fecha de
verificación.
• Verificar en la fecha prevista los trabajos pendientes
de aceptar.
Obtener el
Acta de
Entrega de
la Obra
• Revisar junto con el Cliente la solución de las observaciones
hechas por el Cliente.
• Registrar en el “Acta de Entrega de la Obra” la aceptación de
la solución a las observaciones hechas por el Cliente y la
recepción de las obras completas por parte del Cliente.
• Solicitar al Cliente la “Carta de No Adeudos del Almacén”.
Carta de
recepción
de la Obra
de los
Contratista
• Elaborar las “Cartas de Recepción de Obra”
integrando a ésta las “Cartas de Cierre de Obras” y la
“Carta de No Adeudo” correspondientes.
• Enviar la carta al Jefe de Construcción, al Gerente de
Operaciones y al Gerente Comercial.
Cerrar la
Entrega de
la Obra al
Cliente
• Aplicar al Cliente la “Encuesta Final”.
• Integrar y entregar al Cliente copia del “Acta de
Entrega de la Obra”, la “Carta de No Adeudos del
Almacén” y la “Carpeta del Proyecto”.
• Notificar al Jefe de Construcción, al Gerente de
Operaciones y al Gerente Comercial sobre el cierre
de la obra.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Jefe Construcción /
Res. de Obra
Gerente de
Operaciones
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Formato
Contrato de Obra y
Anexos
Acta de Entrega de la
Obra
Órdenes Aditivas /
Órdenes Extras
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Residentes de
Obra
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
A
Formatos
Acta de Entrega de la
Obra
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Jefe Construcción /
Res. de Obra
Gerente de
Operaciones
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Acta de Entrega de la
Obra
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Gtes. Operaciones y
Comercial
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Carta de Recepción de
Obras
Carta de Cierre de Obras /
Carta de No Adeudo
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Superintendente
Gtes. Operaciones y
Comercial
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Acta de Entrega de las
Obras
Formato
Encuesta Final
Carpeta del Proyecto
Frecuencia
Evento