PLANILLA GIA – Aplicación Web -
Fecha: Diciembre 2008
Subdirección / Dirección: DSI
¿Qué es Planilla GIA Web?
Es un sistema que busca facilitarle a YPF capturar información
estadística de accidentología que son solicitadas a las contratistas en
forma mensual.
•Esta información es cargada por las contratistas, para cada uno de los
servicios que estas prestan en las distintas Unidades Económicas, en
planillas llamadas GIA (Gestión de Información de Accidentes). Dicha carga se
realiza a mes vencido.
•De la misma manera en que las contratistas reportan esta información
estadística, los coordinadores de seguridad de cada Unidad Económica
deben ingresar los datos de accidentología del personal propio de su Unidad
Económica.
•Una vez que las contratistas y los coordinadores de seguridad cargan los
datos solicitados, se hace una consolidación de estos datos a nivel Unidad
Económica y posteriormente a nivel Unidad de Negocios, para poder obtener
un gráfico de cuadrantes que permita visualizar la tendencia que se va
teniendo en materia de accidentología en los distintos niveles de la
compañía.
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Entornos de la Aplicación …
Esta aplicación contará con dos ambientes, uno que será accedido a
través de Internet, al que le llamaremos Extranet, para que las
contratistas puedan cargar sus datos desde sus oficinas. Y otro que
sólo podrá ser accedido a través de la Intranet que posee YPF, para
reportar los datos del personal propio y realizar la gestión de las
Planillas GIAs.
http:// …..
http://planillagia.ypf.com.ar/planillagiaextranet
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Consideraciones para la gestión de las Planillas GIAs
En la aplicación “Planilla GIA” existirán usuarios que cumplan diferentes roles
funcionales para colaborar en la gestión y capturar de información estadística
sobre accidentología. Estos roles son …
Contratista
•Cargar Planilla GIA para los contratos que posee en las distintas Unidades
Económicas.
Coordinador Seguridad Unidad Económica
•Consultar planillas GIA de los servicios que prestan las contratista en la UE.
•Consolidar datos de las distintas planillas cargadas en una única planilla para la UE.
•Consolidar los datos de las distintas planillas en una única planilla. Y subir este
archivo a la aplicación.
•Verificar datos cargados en las planillas de las contratistas para aprobarlos o
rechazarlos.
Coordinador Seguridad Unidad Negocio
•Consultar planillas GIA de los servicios que prestan las contratista en las UE.
•Consultar planillas GIA consolidadas de las Unidades Económicas.
•Consolidar datos de las distintas planillas GIA de las UE en una única planilla para
la UN. Y posteriormente subir este archivo a la aplicación.
Staff Técnico
•Consultar todas las planillas GIA cargadas en el sistema.
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Administración de Usuarios…
Los usuarios externos son aquellos que accederán desde la extranet a la aplicación
para cargar los datos de su contratista. Por tal motivo es necesaria la parametrización de
usuarios para trabajar con este ambiente. Esta parametrización consistes, básicamente
en realizar las altas, bajas y modificaciones de los usuarios externos. Estas personas
son los representantes que las contratistas designan para puedan cargar sus datos de
accidentología (laboral e industrial) una vez al mes.
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Usuarios Externos… permisos
Los PERMISOS que se han definido para la gestión de esta aplicación
para una contratista son los siguientes…
Consultar Planillas
•Permitirá realizar consultas a planillas cargadas, ÚNICAMENTE de aquellas planillas asociadas a
la jerarquía organizacional sobre las que se tiene permiso.
Cargar Planillas Contratistas
•Permitirá realizar la carga de los datos de accidentología laboral e industrial de las empresas
contratistas.
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FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN
•
•
•
•
•
Pantalla Inicial de la aplicación, consultar Planillas
Ciclo de vida de una Planilla
Administración de Planillas: Carga de una Planilla
Enviar, Aprobar o Rechazar una Planilla
Gestión de alertas(mail) generados por eventos
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Ingreso a la aplicación  Validación de acceso…
Cuando se accede a la aplicación desde el sitio Extranet, la aplicación solicitará su login de
acceso. En caso de que el usuario que se está logueando no se dado de alta en la aplicación o
no posea el permiso mínimo(Consulta de planillas) para acceder a la misma o la contratista a la que
representa se encuentre inactiva. Se le mostrará un mensaje indicándole lo sucedido, no
permitiéndole acceder a la aplicación…
Una vez validado el acceso, la aplicación mostrará el usuario logueado un listado de Planilla
GIAs, que se encuentran asociadas a una o más jerarquía sobre las cuales tiene permisos.
Para el caso de que el usuario sea externo, además acotará este listado a mostrar sólo las
planillas correspondientes a su empresa.
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Ingreso a la aplicación  Pantalla inicial …
 Ejemplo Pantalla Inicial …que se muestra a los usuarios externos
Filtros para acotar la
consulta
Grilla con el
listado de
Planillas GIAs
El usuario podrá acotar la consulta, o buscar una o más planillas seleccionando de los filtros la
información deseada.
Podrás Identificar claramente la planilla
¿Cómo acceder a una planilla del listado?
que fue seleccionada porque la aplicación
nuestra sobre la zona superior izquierda
de la pantalla el siguiente detalle: Nombre
de la empresa –> Jerarquía –> Servicio –>
Año, localizado.
Cuando el usuario logeado presiona sobre alguna de las filas
de la grilla que contiene el listado de planillas,
el sistema carga en pantalla la planilla que fue seleccionada,
de esta manera es como se puede acceder a una planilla GIA
específica.
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Planilla GIA, su ciclo de vida
Una Planilla GIA, posee diversos estado durante su ciclo de
vida…
ESTADO PENDIENTE
Usuario Administrador de
Planillas
ESTADO EN EDICIÓN
Usuario Carga de Planillas PP  YPF
Usuario Aprobador
Usuario Carga de Planillas PC
Contratista
ESTADO EN EDICIÓN  ENVIADA
No OK
OK
A Consolidar
Volver
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Planilla GIA: cargar datos en una planilla…
Una vez que la Planilla GIA fue creada, los usuarios podrán
cargar datos en ella
ESTADO PENDIENTE
Usuario Administrador de
Planillas
Usuario Carga de Planillas PC
Contratista
ESTADO EN EDICIÓN  ENVIADA
Para acceder a una Planilla GIA para consultar o cargar datos…el usuario deberá hacer clic sobre
la Planilla deseada que se encuentra en la grilla. Y a continuación el sistema mostrará al usuario la
siguiente pantalla…
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Planilla GIA: cargar datos en una planilla…
Solapa para registrar
los Accidentes
Laborales
Solapa para registrar
los Accidentes
Industriales
¿Cómo carga los datos sobre una Planilla GIA?
La aplicación muestra una pantalla organizada con dos solapas. Una es la que se utilizará para la carga de datos sobre accidentología laboral y la
otra para cargar los datos sobre accidentología industrial.
Sólo basta con hacer clic sobre la solapa deseada para que el sistema habilite la grilla y los casilleros correspondientes al mes vencido o
a los casilleros de aquellos meses que aún no han sido aprobados.
Cuando se haya seleccionado la Solapa de “Accidentes Laborales”, el sistema mostrará una grilla con los siguientes encabezados, los cuales harán
referencia a los datos que el usuario deberá completar.
Cuando se haya seleccionado la Solapa de “Accidentes Industriales”, el sistema mostrará una grilla con los siguientes encabezados.
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Planilla GIA: cargar datos en una planilla…
Importante…
•
•
•
•
•
Sólo se pueden cargar valores numéricos positivos incluyendo el cero, sobre los casilleros de una Planilla GIA.
Los casilleros que tienen asociados valores de Totales (referenciado a columnas de ambas pestañas) son calculados
automáticamente por el sistema, es por eso que No son Editables.
Los casilleros que hacen referencia a los indicadores de accidentabilidad laboral de cada mes (filas enero…fila
diciembre) son calculados automáticamente por el sistema, es por eso que NO son Editables. Estas columnas sólo
aparecen en la pestaña de accidentes laborales.
Recuerde…
Los casilleros (de la fila Total) son calculados automáticamente por el sistema, es por eso que NO son Editables.
Cuando se le solicita al sistema que
Columna En Gama:
grabe
los
datos,
sólo
ejecutará
éstapor el personal propio de
• Sobre esta columna las contratistas no podrán
cargar
datos.
Estos
datos
se administran
acciónmondo
resguardando
estos
YPF, básicamente los responsables de su contrato.A
informativo aquí
se datos
detalla información que relaciona
esta aplicación con la aplicación GAMA, aplicación
ésta
utiliza
para
reportar
y
realizar
el seguimiento de los
en la Base de Datos, NO cambiará
sucesos o eventos relacionados con los accidentes/incidentes
ocurridos
en la compañía.Las
contratistas solo
el estado de
la planilla.
Sólo
podrán ver esta información pasando el mouse sobre el botón referenciado, claro está sólo si existe algún dato
cambiará de estado cuando usted
cargado (Suceso en Gama).
haya
pulsado
el botón
enviar
Cuando el usuario pase el mouse sobre este botón
griseado,
el sistema
mostrará
asociado al botón un tool tip que
detalla el listado de números de sucesos que se encuentran asociados con los accidentes reportados.
Una vez que fueron cargados los correspondientes valores mensuales, para que el sistema resguarde estos datos se debe pulsar el botón.
Posteriormente, sobre un cuadro de diálogo, se le mostrará al usuario el siguiente mensaje informativo, comunicándole los resultados de la
operación.
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Planilla GIA: enviar, aprobar o rechazar una planilla…
Cuando han sido cargados los datos de una planilla, la misma es
enviada para ser aprobada o rechazada …
ESTADO PENDIENTE
Usuario Administrador de
Planillas
Usuario Carga de Planillas PP YPF
ESTADO EN EDICIÓN
Usuario Aprobador
Usuario Carga de Planillas PC
Contratista
ESTADO EN EDICIÓN  ENVIADA
No OK
OK
A Consolidar
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Planilla GIA: enviar una planilla para que sea aprobada
¿Cómo se comporta la pantalla de carga de una Planilla GIA según los permisos del usuario logueado y el
estado de la misma?
La pantalla de carga de datos de una Planilla GIA presenta diferente comportamiento según los permisos que el usuario logueado
posee sobre la aplicación.
•
•
Recuerde…
Cuando se pulsado el botón
Enviar
, el sistema
comunica
Si el usuario posee
sólo permiso
para consultar
los datos y vía
la planilla posee cualquier estado, la aplicación mostrará los formularios para la carga de
accidentes laborales,
accidentes
industriales
en
modo
de
No
mail, al responsable de su Edición. Y sólo se encontrará habilitado los botones de
contrato en YPF que usted ha
Si el usuario posee permiso para cargar datos y la planilla posee un estado distinto a aprobada, la aplicación mostrará los formularios para la carga de
enviado la Planilla GIA, para que
accidentes laborales, accidentes industriales en modo de No Edición los casilleros que corresponden a los meses que se encuentran aprobados y en
sea
aprobada
o rechazada.
modo de Edición los
casilleros
correspondiente
al mes vencido (siempre y cuando no se encuentren aprobados), o aquellos meses anteriores al mes
vencido cuyo estados se encuentran en edición. Los botones que se encontrarán habilitados para esta ocasión son:
•
Si el usuario posee permiso para cargar datos y la planilla posee el estado aprobada, la aplicación mostrará los formularios para la carga de
accidentes laborales, accidentes industriales en modo de No Edición y los botones habilitados son:
Desde aquí también se podrán realizar las siguientes acciones…
1. Enviar los datos de una planilla, para que sean validados y aprobados o rechazados.
2. Imprimir los datos correspondientes a la solapa que se encuentra activa.
3. Volver a la pantalla anterior “Listado de Planillas GIA”.
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Gestión de mensajes a los usuarios…
Con la finalidad de mantener la comunicación entre los actores de la aplicación, la misma
posee un gestor de mensajes, que permite comunicar eventos importantes colaborando
de esta forma al logro de una gestión óptima del sistema.
Los eventos que han sido definidos para que el sistema ante esta ocurrencia dispare un
mail son:
Comunicar que ha sido dado de alta el usuario externo representante de una
Contratista, quien será el responsable de reportar los datos en la Planilla GIA…
Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido enviada para
su aprobación o rechazo…
Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido rechaza, y
deberá volver a cargar los datos de forma correcta…
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Gestión de mensajes a los usuarios
Alta de usuario externo y reestablecimiento de contraseñas
Comunicar que ha sido dado de alta el usuario externo representante de una
Contratista, quien será el responsable de reportar los datos en la Planilla GIA…
Cada vez que un nuevo usuario externo es dado de ata en la aplicación, el sistema envía
un mail a la casilla que fue declarada cuando se le dió de alta a este usuario.
Entregándole la siguiente información
• Nombre de usuario para la aplicación
• Contraseña de acceso a la aplicación
Para: figura la casilla de correo del usuario
que fue dado de alta, el destinatario.
CC: casillas de correo de los usuarios
externos que se encuentran asignados a la
misma contratista.
Y …un mail con un formato parecido será e que la aplicación envíe al usuario externo cada vez que
haya soicitado reestabecer su contraseña.
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Gestión de mensajes a los usuarios
Envios y Rechazos de Planillas
Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido enviada para
su aprobación o rechazo…
Cada vez que un usuario externo ha decidido que la planilla está en condiciones de ser entregada, envía la
misma a los responsables de YPF para que la aprueben o rechacen. Ante este evento, el sistema envía un mail
(a usuarios internos y externos) comunicando la siguiente información…
• Nombre de la contratista asociada a la planilla que se está enviando
• Nombre del Servicio, año y jerarquía a la que se encuentra asociada la planilla que se está
enviando
• Un link para acceder directamente a la planilla en cuestión.
Si el se envía a
los usuarios
internos
(INTRANET
YPF)
Si el se envía a
los usuarios
externos
(EXTRANET)
La lista de destinatarios de este mail es =
a todos los usuarios internos que poseen
el permiso para aprobar planillas sobre el
mismo nivel jeráquico (o nivel superior) al
que se encuentra asociada la planilla.
La lista de destinatarios de este mail es =
a todos los usuarios externos que
pertenecen a la misma contratista y que
poseen el permiso para cargar planillas
sobre el mismo nivel jeráquico al que se
encuentra asociada la planilla.
El este Link direcciona al sitio Extranet,
o cual para mostrarle esta planilla al
usuario, la aplicación le solicitará que
se logee
El este Link direcciona al sitio
Intranet
Cuando se rechaza una planilla los mails que se
envían son iguales a lo explicado. Lo único que cambia
es el Asunto y el mensaje del contenido del mail, los
cuales informan que la planilla ha sido rechazada
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Para ver en detalle la funcionalidad del sistema
puede acudir al manual de Usuario
• Manual de Usuario_Extranet.doc
y/o acceder a la publicación de la aplicación Web en…
Ambientes de PreProducción:
EXTRANET
http://sdbuetbweb11.la.gr.repsolypf.com/PlanillaGIAExtranet
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20
Descargar

Capacitación Planilla GIA Extranet