EMPALME DE
OPERADORES LOGÍSTICOS
DE MEDICAMENTOS
Bogotá D.C. 22-Enero-2015
- (CÓDIGO: MDN – CGFM – PRODIRES –COMES –FU.95.1-5 - V08)
AGENDA
1. Funciones
del
Jefe
de
Establecimiento de Sanidad
Militar de Dispensación.
2. Funciones de los delegados de la
DGSM en cada ESM de
dispensación. (Agenda).
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AGENDA
3. Funciones del Operador
Logístico DROSERVICIO
Ltda para el inicio de
operaciones en los
ESM.
4. Auditoria y supervisión.
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FUNCIONES DEL JEFE DE
ESTABLECIMIENTO DE SANIDAD
MILITAR DE DISPENSACIÓN
El Jefe de cada ESM en modalidad de
dispensación:
• Solicitará Stock de medicamentos
(Como requisición para 2 días según
oficio). Ver.
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• Verificar la racionalidad de la
requisición
de
Stock
de
medicamentos.
• Stock inventariado y disponible debe
estar en el espacio designado desde
los días 26 y 27 de enero de 2015.
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• Designará el espacio físico para
dispensar de manera temporal
(31/01/2015 – 01/02/2015).
• Designará
el
funcionario
(Enfermera Jefe o Regente de
farmacia) para dispensar.
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• Garantizar que la Unidad Militar
pueda realizar el estudio de
seguridad a los funcionarios de
Droservicio Ltda que laborarán en
cada ESM.
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• Garantizar el acceso de los
funcionarios de la DGSM, Operado
Logístico
Droservicio
Ltda
(Administrativos) y La firma Auditora
SAMA desde 23 enero 2015 (Según
cartas) y en especial el Viernes 30 de
enero de 2015.
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• Facilitar los procesos de realización del
contrato de arrendamiento entre la
Unidad Militar y Droservicio Ltda.
• Garantizar la presentación del delegado
de la DGSM, ante el comandante de la
Unidad Militar, Brigada ó División según
la ubicación de cada ESM
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• Garantizar
punto
de
red
(Internet) para el acceso del
funcionario de MEDMFEN19 con
el Auditor de medicamentos de
cada ESM, para liquidación de los
contratos 075-DGSM-2012 y 046DGSM-2014.
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• Garantizar la custodia de toda la
formulación, facturación de los
Contratos 075-DGSM-2012 y 046DGSM-2014.
• Garantizar el acceso de los
funcionarios, vehículos, enseres y
medicamentos para el inicio de
operaciones de Droservicio Ltda el
dia 30/01/2015 desde el medio dia.
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• Diligenciar las actas de
entrega en cada punto de
dispensación.
Archivo
físico y medio magnético,
para entregar copia al
delegado de la DGSM.
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FUNCIONES DE LOS DELEGADOS DE LA
DGSM EN CADA ESM DE DISPENSACIÓN
(AGENDA)
La función es garantizar el cumplimiento de
las actividades y directrices impartidas en la
Directiva Transitoria 0001 de 2015.
La DGSM designará a un delegado desde el
30/01/2015 hasta el 02/02/2015, como
veedores.
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• El delegado se presentará en la
Unidad o Establecimiento el día 30
de enero 2015 a primera hora.
• Se realizará la presentación con el
comandante de unidad, Brigada o
División según la ubicación del ESM
y su jurisdicción desde las 9:30 de la
mañana
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• El delegado de la DGSM realizará la
presentación y socialización de las
actividades de empalme ante:
– Jefe de ESM.
– Ordenador del Gasto de la Unidad Militar
– Oficial y Suboficial de Servicio del fin de
semana. (Oficial de inspección/Guarnicion)
– Representante del OPL Medmfen19
– Representante del OPL Droservicio
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• El delegado de la DGSM entregara la
documentación enviada por el señor
MGA. Julio Roberto Rivera Jimenez Director General de Sanidad Militar
y socializara la lista verificación.
• Esta lista será la base para el
informe
de
las
actividades
realizadas por cada delegado.
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• El delegado de la DGSM y el Jefe de ESM
estarán realizando desde las 14:00 horas, las
inspecciones y verificaciones siguientes:
– Espacio de farmacia alterna.
– Documento de requisición y los medicamentos.
– Persona designada para la dispensación
temporal (Enfermera jefe o Farmacia).
– Lista de funcionarios que ingresaran el dia
Sábado 31 desde la 13:00 por parte de los
operadores logísticos, con los enterados de los
comandantes de Guardia.
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– El puesto de trabajo con punto de red (Internet)
para el funcionario de Medmfen19 que realizará
las conciliaciones y liquidaciones con el auditor
de punto. Contratos 075-2012 y 046-2014.
– Que el ordenador del gasto y el OPL Droservicio
este tramitando el contrato de arrendamiento
(Según la información de Minuta, contrato 060DGSM-2014 y lista de valores de alquiler
socializados)
– Toda la lista de verificación del delegado que se
pueda realizar antes del 31 de enero 2015
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• Durante el día 31 Se verificará a las
12:00 horas, que el Jefe ESM realice
con el representante de Medmfen19,
el cierre de la dispensación en la
farmacia.
• Se verificará que este la información
para los Usuarios (Avisos), Donde se
realizará la dispensación temporal
por parte del ESM
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• El día 31 de enero de 2015 a las 15:30
Horas, se verificará que el espacio físico de
la farmacia, este desocupado (Pertenencias
de OPL Medmfen19 según negociaciones
con Droservicio Ltda) para hacer la
devolución
del
espacio
físico
de
dispensación a la Unidad Militar.
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El 31/01/2015 a las 16:00 horas, empieza
la devolución del espacio físico donde
participan:
• Ordenador del Gasto de la Unidad Militar,
su delegado o el que haga sus veces.
• El Jefe del ESM
• Químico, Administrador o Regente de
Farmacia, responsable del punto de
dispensación por parte del OPL SALIENTE.
• Delegado de DGSM (Veedor)
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El 31/01/2015 a las 17:00 horas se inicia la
Entrega del espacio físico participan al OPLE:
• Ordenador del Gasto de la Unidad Militar, su
delegado o el que haga sus veces.
• El Director o Jefe del ESM
• Químico, Administrador o Regente de Farmacia,
responsable del punto de dispensación por parte
del OPL ENTRANTE.
• Delegado de DGSM (Veedor)
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• Se verificará durante esta entrega,
que se entregue las carpetas y
documentos al Jefe de ESM, para
iniciar los estudios de seguridad a
los funcionarios del OPL Entrante.
Por parte de la Unidad Militar.
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• Durante la entrega del punto de dispensación,
se verificará que el Operador Logístico
Entrante, entregue al Jefe de ESM una copia
del Listado de medicamentos ofertados con
marcas y presentaciones para que la
formulación no genere entregas en cantidades
diferentes a la orden medica. (Se socializará
con el personal medico de cada ESM)
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• Verificar el inicio de la prestación de
servicios los días Domingo con Jefe de ESM
el 01/02/2015. desde las 08:00 horas. Los
ESM (24 Horas)
• Verificar con el Jefe de ESM, que el día
Lunes 02/02/2015 se preste atención de
forma correcta, con la ayuda de campañas
informativas para los procesos de
dispensación.
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FUNCIONES DEL OPERADOR LOGÍSTICO
DROSERVICIO LTDA PARA EL INICIO DE
OPERACIONES EN LOS ESM
• Entregar con antelación al Jefe de ESM,
la información de los funcionarios, que
van a laborar en la farmacia. para
realizar las respectivos autorizaciones
por parte de la Unidad Militar.
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• Entregar con antelación al Jefe de ESM, el
listado de personal, enseres, vehículos y cajas
de medicamentos que ingresarán el día
sábado 31/01/2015 al medio día, para
realizar la autorización respectiva.
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AUDITORÍA Y SUPERVISIÓN
• Auditores de Establecimiento – Contratos
075-2012 y 046-DGSM-2014.
• Proceso de Auditoria – Consorcio SAMA –
Contrato 060-DGSM-2014
• Jefes de ESM - Supervisores de los Puntos
• Fortalecimiento de Atención al Usuario
(Quejas y requerimientos del servicio
farmacéutico) Nueva Directiva de ejecución
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MAPA DE RIESGOS - EMPALME
CLASE
Especifico
Especifico
Especifico
Especifico
FUENTE
Externa
Externa
Externa
Externa
ETAPA
Empalme
Empalme
Empalme
Empalme
TIPO
Externa
Externa
Externa
Externa
Empalme Empalme Empalme Empalme
Operacional
Que no pueda
llegar el OPLE
DESCRIPCIÓN Dificultades por dificultades
en el transporte
(que puede
para el
(derrumbe-vias
pasar y como acceso a la
de accesoUnidad.
puede ocurrir)
accidentes,
orden público,
etc.)
Incumplimient
o del contrato
por parte del
contratista al
no entregar
CONSECUENCI
los
A DE LA
medicamento
s
OCURRENCIA descritos en
DEL EVENTO la propuesta
tecnica, por
no poder
mantener los
precios
ofertados
Especific Especific Especific Especific
o
o
o
o
Que no se de
el empalme en
el tiempo
previsto y la
operación no
inicie el 2 de
febrero de
2015.
Fallas de la
Energia
Falla el internet
El OPLS
Dificulta
no este
Que no El OPLS
des
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lleguen no este
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lo
los
en el
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a que la trastorno
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No se puede manejar es y se
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