Evaluación COVENIN y Diagnostico del Proceso
de Control y Seguimiento de Actividades para el
Lanzamiento de un Nuevo Producto en
Avon Cosmetics de Venezuela C. A.
Elaborado por: Ing. Israel Machado
1
Diagnostico
La asignación de la campaña de lanzamiento de los nuevos
productos es vital, y es allí donde comienza el control y supervisión de
la Red Pert, quien responsable de coordinar y controlar todas las macro
actividades relacionadas en el desarrollo de Nuevos productos, con el
fin de cumplir los plazos estipulados, cuyo objetivo es lograr un optimo
servicio a las Representantes y Clientes.
Por tal razón, vamos evaluar el proceso de lanzamiento de un
nuevo producto y el seguimiento que realiza la red pert como área y/o
sistema de gestión de la calidad y productividad de los procesos.
2
Misión y Visión
Nuestra Misión es ser:
•El líder mundial en belleza
•La elección de compra de las mujeres
•La principal compañía de venta directa
•La mejor compañía donde trabajar
•La mayor fundación para las mujeres
•La compañía más admirada
Nuestra Visión
“Ser la empresa que mejor entienda y satisfaga las necesidades de
producto, servicio, realización personal de la mujer globalmente”.
3
Nuestra Historia
• Todo comenzó en 1886 cuando el joven norteamericano David McConnell se
dedicaba a vender textos de puerta en puerta, para luego diversificarse al área
de fragancias.
• McConnell decide crear una empresa productora de fragancias llamada
California Perfume Company – que luego llamaría Avon –, Ir de casa en casa
mostrando sus productos.
• Fue en 1914 cuando decide ir a vender su portafolio en Montreal.
Más de Cinco décadas
• El 24 de septiembre de 1954 se inician las operaciones de Avon Cosmetics de
Venezuela, en le último piso de un pequeño edificio de la urbanización Las
Acacias.
•En 1955 la empresa ya fabricaba algunos productos de línea, entre ellos
cremas y perfumes.
•En 1958 se traslada a la sede de Los Ruices, donde se ampliaron las líneas de
producción.
•En 1983 se inaugura la planta de Guatire (sobre un terreno de 65 mil metros
cuadrados) y que produce 70 por ciento del actual portafolio de la empresa.
4
Productos – Servicios
Avon cuenta con innumerables productos, los cuales
van dirigidos a un mercado principalmente de
mujeres, sin embargo también cuenta con productos
para los hombres, jóvenes y niños. Cuenta con:
• Fragancias,
• Maquillaje,
• Cremas corporales,
• Cremas Faciales,
• Productos para el Cabellos,
• Entre muchos productos para la belleza de la mujer.
Además de excelentes productos para el hogar.
5
Organigrama AVON Global
AVON GLOBAL
Casa Matriz - New York
EUROPA
LATAM
ASIA
USA
REGIONAL
CENTER OF EXCELENCE
(COE)
REGIONAL
COE
REGIONAL
COE
REGIONAL
COE
• SOURCING
• INGENIERIA PD
• PROJECT MANAGER
• PLANNING
• REGULATORY (RA)
• MARKETING
• COSTOS
Organigrama LATINOAMÉRICA
LATAM
REGIONAL
COE
BRAZIL
CLUSTERS
DE
LATINOAMERICA
CLUSTER
ANDINO
COLOMBIA (PLANTA)
ECUADOR
PERU
VENEZUELA (PLANTA)
CLUSTER
SUR
CLUSTER
NORTE
ARGENTINA(PLANTA)
CHILE
PARAGUAY
URUGUAY
BOLIVIA
MEXICO (PLANTA)
PAISES
CENTROAMERICA
7
CLUSTER
BRAZIL
Organigrama AVON Venezuela
AVON VENEZUELA
SUPPLY CHAIN
MARKETING
VENTAS
TECHNICAL SUPPORT
ING EMPAQUE
FINANZAS
RRHH
SUPERVISOR
LOGISTICA
PLANNING
ING.
EMPAQUE
PROJECT
MANAGER
MANUFACTURA
SOURCING
CALIDAD
8
ASISTENTE
Organigrama Mercadeo
MERCADEO
CFT
BCFT
PLANIFICADOR DE
CATEGORÍA
DPTO. DE
CAMPAÑAS
DPTO. DE
PLC/PLS
PLANIFICADOR
CAMPAÑAS
PLANIFICADOR
PLC/PLS
DPTO. DE
DISEÑO
DPTO. DE
SOPORTE
DISEÑADORES
ANALISTAS
9
DPTO. DE
INVESTIGACIÓN
PROCESO PRODUCTIVO
Lanzamiento de un Nuevo Producto (Red Pert)
El proceso comienza en Global donde nace el proyecto, se genera
la idea conceptual, se plantean los costos objetivos y se planifica la
línea de desarrollo del producto, además de ofrecer el concepto cada
Center of Excelence (COE). Cada COE ofrece la idea a su región,
donde cada cluster analiza y decide si continua con el proceso de
Conceptualización, Flexibilidad, Desarrollo e Implementación del
mismo. En las etapas de Desarrollo e Implementación es donde
Venezuela tiene participación. En la etapa de Desarrollo, Marketing da
el feedback con la colocación de la campaña de lanzamiento y las
unidades. En la Implementación, se genera los costos aprobados para
el lanzamiento y a su vez genera todos los procesos internos de 2
importantes etapas, Etapa de Costeo NPD y Etapa de Ordenes de
Compra. De allí parte todo el control y seguimiento de la Red Pert
hasta la 1era producción y aprendizajes del lanzamiento.
10
Venezuela participa en esta Fase
Ideation &
Pipeline
Planning
Conceptualization
Feasibility
Stage Gates
Development
Implementation
ETAPA DE COSTEO
ETAPA ORDENES
DE COMPRA
1.0 Concept
Ideation
2.0 Establish
Opportunity & Cost
Objective
3.0 Pipeline
Planning
7.0 Create Marketing
Concept Work Order
8.0 Share CrossFunctional Requirements
& Brief
13.0 Investigate
Formula Options
16.0 Develop Formula
23.0 Commercialize
Formula
14.0 Investigate Design
and Pack Options
17.0 Develop Package
24.0 Commercialize
Package
18.0 Develop Graphics &
Color
25.0 Create Copy &
Artwork
9.0 Conduct
Collaborative Design
19.0 Develop Costing for
Package & Formula
20.0 Validate Launch Plans
4.0 Determine Unit
& Sales Estimates
15.0 Update Unit & Sales
Estimates
1st Production
1st
&Production
Learning
& Learning
29.0 Launch
30.0 Review &
Embed
Learnings
26.0 Product
Registration &
Regulatory
21.0 Finalize Unit & Sales
Estimates
22.0 Creative process
10.0 Develop Name & Trademark
5.0 Conduct
Concept Screen
6.0 Perform
Concept Refinement
11.0 Develop Fragrance
27.0 Validate
Communication
12.0 Conduct Concept Test w/ volumetrics
Concept Charter Gate
11
Development Gate
28.0 Conduct Concept
Product Fulfillment Test
Implementation Gate
Post Launch Gate
Etapa de Costeo NPD
PRESENTACION
PERFIL REGIONAL
(MKT LOCAL)
ITRA
Ri´s NUEVOS
(RA)
STANDARD DE
PROCESOS
(PROCESOS)
REGIONAL SPECS
PRELIMINARES
(PD COE)
REGIONAL START
QUOTATION
(SOURCING COE)
REGIONAL
SOURCING
RECOMENDATION
(SOURCING COE)
BOM COSTEO
CT´S NUEVOS
(TS LOCAL)
COTIZACIONES
LOCALES (SOURCING
LOCAL)
STANDARD DE
EMPAQUE
(ING. INDUSTRIAL)
COSTOS
LOCALES
(COSTOS LOCAL)
12
1
Etapa Ordenes de
Compra
LOCAL COST
APPROVAL
(MKT LOCAL)
1
COST APPROVAL
REGIONAL
(MKT COE)
REGIONAL FINAL
SPECS
(PD COE)
BOM FINAL
(TS LOCAL)
IPQ
(ESTIMADOS)
FORMULA FINAL
SUFFERN
CARGA FI
SISTEMA
LOCAL)
(RA
CARGA BOM FINAL
MAC PAC
(PLANNING)
QUOTATION
(SOURCING LOCAL)
ORDEN DE COMPRA
(PLANNING)
1ERA RECEPCION DE
COMPONENTES ()
PLANNING/LOGÍSTICA
PRIMERA
PRODUCCION FMB
(PLANNING)
INTRODUCCION
LANZAMIENTO
13
¿Qué es la red PERT?
Es la función responsable de coordinar y controlar todas las macro actividades
relacionadas en el desarrollo de Nuevos productos, con el fin de cumplir los plazos
estipulados por la Red Pert, cuyo objetivo es lograr un optimo servicio a las
Representantes y Clientes.
Funciones la red PERT
•
Controla y realiza seguimiento de las actividades de los productos nuevos a
través del sistema PERT.
•
Provee y circula Alertas de los productos en riesgo o situaciones críticas a las
áreas involucradas a nivel local y Regional.
•
Verifica en las presentaciones de perfiles de mercadeo la campaña de
introducción planteada.
•
Revisa y Actualiza la red PERT.
•
Presta y mantiene estrecha relación con los usuarios de la RED PERT a fin de
garantizar que se realicen las actividades en los tiempos estipulados.
14
Funciones con quien interactúa PERT
RED PERT
SUPPLY CHAIN
FINANZAS
MARKETING
CALIDAD
REGULATORY
AFFAIRS (RA)
ING DE EMPAQUE
ESTIMADOS
LOGISTICA
PLANNING
MANUFACTURA
SOURCING
PROCESOS
15
CONTROL CAMBIARIO
TESORERÍA
Qué requiere PERT del área de…
MKT LOCAL
TS LOCAL
ING
INDUSTRIAL
Input a PERT Local:
•Informar cambios de CP y posibles cancelaciones a nivel Local y Cluster.
•Proveer presentaciones de productos locales e indicar de las presentaciones regionales cuales aplican para Vzla.
•Costo aprobar los productos localmente.
•Informar FS y formulas de los productos.
•Asistir a la reunión Pert para recibir status de los productos críticos.
Input a PERT Local:
•Realizar especificaciones técnicas de los productos nuevos según fecha PERT
•Realizar modificaciones y cambios de campañas en BON de costeo una vez mercadeo informe a todas las áreas.
•En reunión Pert Informar status de artes y molderias nuevas
•Asistir a 1eras corridas de componentes en los proveedores.
•Buscar muestras para inicio de SENCAMER.
Input a PERT Local:
•Realizar el Standard de empaque en la etapa de costeo
•Revisar los componentes involucrados y contenido neto del producto.
•Determinar el numero de operarios que se necesita para producir, las Velocidades de líneas, el tiempo de set up.
• Proveer informaciones de manufactura para el embalaje.
•Informar oportunamente en Pert algún tipo de complejidad para la fabricación de un producto.
16
Qué requiere PERT del área de…
PROCESOS
REGULATORY
AFFAIRS
Input a PERT Local:
•Realizar Standard de procesos en la etapa de costeo del producto.
Input a PERT Local:
•Realizar la revisión de la formula de los productos nuevos y detectar ingredientes nuevos o dormidos.
•Realizar modificaciones y cambios de campañas en mac pac una vez mercadeo informe a las áreas.
•Aprobar textos y artes de productos nuevos.
•Informar cambio de fórmulas o nombres de los productos y artes.
•Tramitar requisitos legales tales como Reconocimiento CPE, CVL y NSO.
•En reunión PERT Informar sobre los productos que tienen Reconocimientos CPE, CVL y NSO.
17
Qué requiere PERT del área de…
SOURCING
LOCAL
PLANNING
Input a PERT Local:
Cotizar los componentes de los productos nuevos.
•Informar las fuentes de suministro alternas para compra de componentes
•Negociar entregas con los proveedores.
•Informar acerca de las soluciones a problemas de pago con los proveedores
•Colocar cotizaciones en sistema mac pac después de la reunión de ipq.
Input a PERT Local:
•Colocación de ordenes de compra a proveedores asignados.
•Monitoreo y recepción de componentes nuevos.
•Realizar modificaciones y cambios de campañas en mac pac una vez mercadeo informe a las áreas.
•Informar posibles problemas de CADIVI o MILCO.
•Negociar entregas de componentes con los proveedores
•Informar oportunamente posibles problemas de suministro de componentes
•Dar status y soluciones en reunión pert de los productos críticos.
•Informar fechas de 1era producción de productos en planta.
•Carga de los BOM finales en mac pac.
18
Qué requiere PERT del área de…
LOGÍSTICA
ESTIMADOS
Input a PERT Local:
•Informar oportunamente posibles problemas de los productos críticos que se encuentran en tránsito o en la aduana
•Dar status y soluciones en reunión pert de los productos críticos que se encuentran en transito o en la aduana.
•Informar las fechas de en que saldrán los requisitos SENCAMER Y PERMISOS DE IMPORTACION
•Iniciar tramite de permisos de importación mediante la evaluación de producto según fecha pert.
Input a PERT Local:
•Realizar hoja de PPC en fecha PERT
•Realizar modificaciones y cambios de campañas en mac pac una vez mercadeo informe a las áreas
19
Qué requiere PERT del área de…
TESORERIA
CONTROL DE
CAMBIO
Input a PERT Local:
•Informar oportunamente posibles problemas de pago con los proveedores
•Dar status y soluciones a pago de proveedores en orden de no retrasar la entrega de componentes
Input a PERT Local:
•Informar oportunamente posibles problemas de MILCO Y CADIVI
•Dar status y soluciones a pago de proveedores en orden de no retrasar la entrega de componentes.
•Informar acerca de los productos que tengan MILCO Y CADIVI APROBADO.
•Informar oportunamente mediante evaluación de producto aquellos productos que requiere certificado de no
producción o producción insuficiente
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Sistema PERT en Venezuela
NOMBRE
DEL
PRODUCTO
CATEGORIA
NUMERO
DEL
PERFIL
CAMPAÑA
INTRO
ACTIVIDADES
NOTAS
21
EVALUACION DE LA PRODUCCION
EVALUACIÓN COVENIN
Área
Total Deméritos
1. Organización de la Empresa (150)
130
2. Organización de Red Pert (200)
190
3. Planificación de Red Pert (200)
200
4. Personal del área Red Pert (200)
160
5. Apoyo Logístico (100)
100
6. Recursos (150)
150
7. Ergonomía (200)
130
Total Deméritos Obtenidos
1060 = 88,33% de un 100% de cumplimiento
22
ADMINISTRACCION DE LA PRODUCCION
Total Deméritos
Evaluación Área Red Pert
1. Organización de la Empresa (150)
2. Organización de Red Pert (200)
130; 12%
130; 12%
3. Planificación de Red Pert (200)
150; 14%
190; 18%
4. Personal del área Red Pert (200)
100; 9%
160; 15%
5. Apoyo Logístico (100)
200; 20%
6. Recursos (150)
7. Ergonomía (200)
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RECOMENDACIONES AL PROCESO
• Considero que es fundamental que cada área pueda desarrollar su
manual de procedimientos, de manera que se pueda centralizar el
proceso de seguimiento y control realizado por la Red Pert
• Esta iniciativa de seguro mejorará el proceso de estrategia de
lanzamiento de un producto nuevo y el seguimiento que realiza la red
pert como área y/o sistema de gestión de la calidad y productividad de
los procesos.
• Con los manuales se podrán estandarizar las responsabilidades y
cada área sabrá exactamente a quien afecta con sus retrasos.
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