REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
GESTIÓN DE LA CALIDAD
ALUMNOS:
CARRILLO MEIFRY
PÉREZ JONATHAN
RAMÍREZ JOYNER
RESEÑA INFORMATIVA DEL
DEPARTAMENTO
Nombre de la
organización:
Universidad Simón
Bolívar Núcleo del Litoral
Nombre del
Departamento
Sección de Compras de la
Universidad Simón Bolívar Núcleo
del Litoral.
Ubicación:
Se Ubica En la Universidad Simón Bolívar, en
el Edificio Básico II, 3er. piso. Sartenejas,
Baruta, Estado Miranda.
Misión:
Su misión es satisfacer las necesidades de
las unidades solicitantes en cuanto a la
adquisición de bienes y materiales de
oficina, de manera rápida y efectiva para el
funcionamiento óptimo de la Organización.
RESEÑA INFORMATIVA DEL
DEPARTAMENTO
Descripción del Área General y líneas
de producción
La sección de Compras de La Universidad Simón Bolívar, se encarga de adquirir
materiales y Útiles de oficina a todas las unidades adscritas al núcleo del litoral.
Población de Trabajadores
La sección de Compras cuenta con 9 trabajadores.
Recursos Materiales y
tecnológicos
Los equipos y materiales de oficina necesarios para su funcionamiento: computadores,
escritorios, impresora, etc.
A nivel tecnológico (software) poseen programas básicos del ambiente Windows:
Microsoft office (Word, Excel, power point) e internet.
RESEÑA INFORMATIVA DEL
DEPARTAMENTO
Organigrama de la Sección
de Compras
JEFE DE
COMPRAS
Asistente
Administrativo
Secretaria
Comprador
Jefe
Comprador
Almacenista
Jefe
Almacenista
y Obreros
RESEÑA INFORMATIVA DEL
PROCESO
Proceso a Estudiar
Contempla desde la Requisición de Materiales y Equipos por parte de la unidad
solicitante, hasta el envío del Informe de Recepción a la Dirección de Finanzas
por parte de los Centros de Compra, para la tramitación del pago.
Unidades que Intervienen en el
Proceso
•Sección de Compras.
•Unidades Solicitantes (Administrativas y Académicas).
•Departamento de Finanzas Sede del Litoral
•Departamento de Registro y Control.
RESEÑA INFORMATIVA DEL
PROCESO
Formularios utilizados en el Proceso
•Orden de Compra.
•Requisición de Materiales y Equipos.
•Solicitud de Compra
•Especificaciones técnicas del bien solicitado.
•Nota de devolución de requisición.
•Carta de Apertura de Sobre
•Carta de Buena Pro
•Carta de invitación.
•Criterios de evaluación de selección del proveedor.
•Informe de recepción.
RESEÑA INFORMATIVA DEL
PROCESO
Bases Legales referidas al proceso.
Ley de la Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público. Gaceta Oficial No 37.978 del 13 de julio de 2004.
Ley Orgánica de la Contraloría General de al República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal. Gaceta Oficial No 37.347 del 17 de diciembre de 2001.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas Nº 5929 de
fecha 14 de marzo de 2008, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinario de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 5877 de fecha 14 de marzo de 2008
Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial No 37.305 del 17 de
octubre de 2001.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial No
37.606 del 09 de enero de 2003.
Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas Gaceta oficial 39.181 de fecha
19 de Mayo 2009.
FLUJOGRAMA
Unidad Solicitante Jefe de Compras Comprador Jefe
Envía
Requisición
Comprador
Revisa
Información
Elabora
Invitaciones
Si está
correcta
o no
Corrige la
requisición
Envía por fax a
Proveedores
no
si
Carga en Excel
Reúne toda la
documentación
Verifica si
recibieron las
cotizaciones
Envía al
comprador Jefe
Decide si
se
recibieron
o no
no
si
Envía al
Comprador
Verifica calidad,
garantía etc.
Verifica la
documentación
Realiza Análisis
de Cotización
Elabora carta de
buena pro, Orden
de Compra y
Apertura de sobre
Arma Expediente
con toda la
documentación
original
Secretaria
Registro y Cont.
Almacén
FLUJOGRAMA
Unidad Solicitante Jefe de Compras Comprador Jefe
Firma Orden de
Compra y carta de
Apertura de sobre
Comprador
Secretaria
Registro y Cont.
Almacén
Firma la carta
“apertura de Sobre”
Obtiene fotocopias
de todo el
expediente y una
copia adicional de
la orden de compra
Recibe copia de la
orden de compras
Verifica el
expediente
Decide
si
acepta
o no
no
Procede a realizar
la carga
presupuestaria
Anula la orden de
compra
si
Firma la orden de
compra y la carta
de apertura de
sobre
Envía por fax la
orden de compra
al proveedor para
que despache la
mercancía.
Realiza
memorando,
indicando Nº de
orden de compra
Informa a la
sección de
compras que ya ha
sido cargado en
sistema
Recibe Mercancía
por el proveedor
Elabora Informe de
recepción que es
enviado a finanzas
para que se realice
el pago
FIN
Evaluación Covenin
Resultados
Obtenidos
Puntos por Área de Evaluación  2500
Puntos Obtenidos por Área de Evaluación 2225
Área
Total Deméritos
1. Organización de la Empresa (150)
40
2. Organización de Sección de Compras (200)
40
3. Planificación de Procesos (200)
10
4. Mantenimiento Correctivo (750) *
50
5. Mantenimiento Preventivo (750) *
50
6. Personal de Sección de Compras (200)
10
7. Apoyo Logístico (100)
0
8. Recursos (150)
75
Total Deméritos Obtenidos
275
Conclusiones
El Departamento de Adquisiciones y Almacén (sección de Compras) consta de 2
programas los cuales son: compras y almacén, estos no requieren de ningún
cambio a nivel operativo o funcional.
El Departamento de Adquisiciones y Almacén cuenta con un personal calificado,
pero por falta de tiempo, exceso de trabajo y ubicación geográfica se ve afectada
la gestión de los procesos.
El Departamento de Adquisiciones y Reproducción brinda grandes oportunidades
para el desarrollo del personal, en vista que, permite que el trabajador desarrolle
sus habilidades y destrezas en cualquiera de los programas adscritos al
Departamento.
Recomendaciones
Que continúen aplicando los manuales de normas y procedimientos para cada actividad
que se realice
Que cada programa adscrito al Departamento, tenga una mejor ubicación física para
que pueda tener privacidad en el desarrollo de sus funciones, ya que se manejan
muchos documentos confidenciales y de gran importancia.
Orientar al personal que ingrese al Departamento, acoplarse a las normas y
procedimientos establecidos, con el fin de que se puedan cumplir a cabalidad los
procedimientos a realizarse.
Es indispensable la adquisición de equipos (fotocopiadoras, computadoras, impresoras),
además de la implementación de programas computarizados y automatizados, en
los distintos grupos de trabajo adscritos al Departamento.
Implementar tecnología más avanzada para poder agilizar los procesos realizados
dentro del departamento.
Realizar una limpieza y organización de los archivos dentro de las oficinas del
departamento, para así tener mejor desenvolvimiento de los empleados dentro del
área de trabajo,
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
¡BUENOS DIAS!
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