República Bolivariana de Venezuela
Universidad Simón Bolívar
Cátedra: Administración de Materiales
Departamento de compras
Plan de Mejoramiento
Para el año
Angélica Villamizar
07-1264
Departamento de compras
El departamento de compras es el encargado de realizar las
adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y
calidad requerida y a un precio adecuado.
Funciones
 Establecer las características de lo que va a comprar, que más adelante,
en el momento de recibirlo, le va a ayudar para decidir si lo acepta o no.
1. Colocarse en una mejor posición con respecto al vendedor y poderle
exigir calidad, buenos tiempos de entrega y en general, tener más libertad
para negociar.
2. Estar seguro de que lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no
se puede comprar papel tapiz, sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que
especificar el color, la textura, el tamaño, etc.
Objetivos generales de un departamento de
compras
Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y
necesidades de la empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor
calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con
capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento
honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Encontrar o desarrollar vendedores competentes
Estandarizar los productos comprados
Objetivos específicos de un departamento de
compras
Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente
para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.
Localizar nuevos materiales y productos.
Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida
y calidad adecuada de los artículos.
Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
Mantener un costo de operación económico en el departamento de
compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
Polìticas del departamento de Compras
Producir o comprar
Proveedores exigen precios
altos
Compras a instancias
Compras por contrato
¿ Cuando se necesitan los materiales y
activar la compra?
Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad
mínima, La cual se establece mediante diferentes factores. Cuando en el
almacén se llega a tal cantidad de material, se debe activar la compra, este
criterio se utiliza con referencia a materiales que se compran frecuentemente,
están almacenados y se conoce su consumo aproximado en determinado
período.
¿Fabricar o comprar?
Razones para fabricar
1.Menor costo de producción.
·
Proveedores no adecuados.
·
Asegurar el suministro adecuado (en
cantidad o instante de entrega).
·
Utilizar los excedentes de mano de obra e
instalaciones y hacer una contribución marginal.
·
·
·
·
Obtener la calidad deseada.
Evitar la connivencia entre proveedores.
Obtener un producto único que acarreará un
compromiso prohibitivo para el proveedor.
Mantener las capacidades de la organización y
proteger al personal de un despido.
·
Proteger el diseño patentado o la calidad
Razones para comprar
1. Menor costo de adquisición
2. Mantener el compromiso con el proveedor
3. Obtener habilidad técnica o de gestión
4. Capacidad inadecuada.
5. Reducir costos de inventario.
6. Asegurar fuentes alternativas.
7. Recursos de gestión o técnicos inadecuados
8. Reciprocidad.
9. El artículo está protegido por una patente o secreto industrial.
Causas de retraso del departamento de compras
Falta de material en el
almacén
Descuadre stock
El material para la preparación de los
pedidos no se encuentra en el
almacén.
El número de unidades de
producto existente en el almacén
es diferente al número ofrecido
por el sistema informático.
Causas de retraso del departamento de compras
Pedido a proveedor
. Errores de proveedor en
la entrega
Los errores producidos desde la realización del
pedido por personal de la organización hasta la
entrega del material por parte del proveedor
pueden influir en la disponibilidad de materiales
para ser entregados y, por consiguiente, en los
plazos de entrega al cliente.
Material equivocado o defectuoso
entregado por el proveedor que
genera retraso en la entrega al
cliente
Técnicas de compras
Compra
Sin
factura
Pedidos
Electrónicos
Compras sin
inventario
Compras justo
A tiempo
Estandarización
Único proveedor de todas las unidades de un producto concreto.
Los pedidos electrónicos no sólo pueden reducir el papeleo,
sino que también acelera el plazo de adquisición
el proveedor mantiene el inventario en lugar del comprador.
Los inventarios en consignación son una opción relacionada.
Las compras justo a tiempo (JIT) reducen
el despilfarro que se presenta en la recepción y en la inspección
de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los
retrasos.
el departamento de compras debe hacer importantes
esfuerzos
para incrementar los niveles de estandarización.
Características de las compras justo a tiempo
Proveedores
•Pocos proveedores.
•Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos.
•Repetir negocio con los mismos proveedores.
•El comprador se resiste a la integración vertical y a la consecuente
eliminación del negocio del proveedor.
•Los proveedores son animados a extender las compras JIT a sus
proveedores.
Características de las compras justo a tiempo
Cantidades
Tasa de producción constante (un prerrequisito deseable).
Entregas frecuentes en lotes pequeños.
Acuerdos contractuales a largo plazo.
Papeleo mínimo para lanzar los pedidos.
Calidad
Mínimas especificaciones del producto impuestas al proveedor.
Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad.
Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la
calidad del comprador y del proveedor.
Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso
en lugar de la inspección de lotes por muestreo.
¿cómo realizar la compra?
Orden de Compra
Después de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar
el material. En algunos casos, esta comunicación se puede hacer
telefónicamente o de palabra. Se llama al proveedor,
se le confirma la cantidad que cotizara y se le pide
que envíe los materiales.
La orden de compra
Debe contener lo siguiente:
1. Fecha en que se colocó el pedido.
2. Nombre del proveedor.
3. Cantidad del material.
4. Precio unitario.
5. Valor total (sin impuesto).
6. Porcentaje de impuesto y su valor.
7. Valor total con impuesto.
8. Descripción de la forma de pago.
9. Fecha de entrega.
Ejemplo de una orden de compras
Responsabilidades del departamento de compras
 Obtener cotizaciones de precios de los vendedores para los artículos que aparecen
en las requisiciones de compra recibidas.
 Elegir entre los posibles abastecedores después de tener los datos referentes a
precio, calidad, ciclo del tiempo de entrega y costo del flete.
 Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra después de tomar en consideración los
descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos grandes, manejo de
materiales,
costos del pedido, limitaciones de espacio y el costo del capital comprometido
en los inventarios.
 Preparar órdenes de compra y enviarlas a los vendedores. Generalmente, estas
órdenes de compra se preparan en copias múltiples que
siguen los siguientes propósitos
Video relacionado con la
exposición
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