PLANEACION Y
ADMINISTRACION
ESTRATEGICA
Por Miguel Herrera y
Gabriel Leandro
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PLANEACIÓN
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La planeación es la función administrativa
básica que implica:
– el establecimiento de objetivos y
– el planteamiento de las acciones necesarias
para cumplirlos,
– apoyando la eficacia en la toma de decisiones
y el manejo adecuado de los recursos
organizacionales.
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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La administración sin planeación no tiene
razón de ser:
– Sin objetivos específicos que lograr y
estrategias para alcanzarlos, la organización,
la dirección y el control se vuelven
innecesarios o carentes de un sentido
práctico.
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PLANEACION
• Es un proceso de decidir de antemano
qué se hará y de qué manera.
• Incluye determinar:
– las misiones globales,
– identificar los resultados claves y
– fijar objetivos específicos,
– así como políticas para el desarrollo,
programas y procedimientos para
alcanzarlos.
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PLANEACION
• Es un proceso que comienza por los
objetivos, define estrategias, políticas y
planes detallados para alcanzarlos.
• Establece una organización para la
instrumentación de las decisiones e
incluye una revisión del desempeño y
mecanismos de retroalimentación para el
inicio de un nuevo ciclo de planeación.
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PLANEACION
• En conclusión, la planeación es:
el proceso de establecer lo que la
organización quiere lograr en el futuro, por
medio de la misión y los objetivos
organizacionales, definiendo resultados
claves y las estrategias, políticas,
programas y procedimientos para
alcanzarlos.
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PLANEACION
• SE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?
• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
¿COMO DEBE HACERSE?
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PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE
REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE
ALREDEDOR DE LA EMPRESA.
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Importancia de la planeación
Da sentido de dirección
Facilita el control
Planeación
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
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SUPREMACÍA DE LA
PLANEACIÓN
• La planeación y el control son
inseparables.
• Los planes establecen los estándares de
control.
• Cualquier control sin planes carece de
sentido.
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ESTRECHA RELACIÓN
Planeación y Control
Planeación
Instrumentación
de los planes
Control
Desviación
Acción
correctiva
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Principales objetivos de la
planeación
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y por
su parte, en la función de control se
comparará el desempeño real contra los
objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.
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Principales objetivos de la
planeación
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar
su impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.
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Principales objetivos de la
planeación
• Reducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su
realización sea muy largo, confuso o
tardado.
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Principales objetivos de la
planeación
• Establecer el esfuerzo coordinado:
• Cuando todos lo que están involucrados
sepan hacia dónde se dirige la
organización y qué es lo que deben
aportar para lograr los objetivos
organizacionales, pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos
con otros y trabajar en equipos.
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Tipos de planes
• Planes por su ámbito de influencia
• Planes por su horizonte temporal
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Planes por su ámbito de influencia
• Planes estratégicos: buscan lograr las
metas generales de la organización,
colocándola en términos de su ambiente y
afecta a todas las áreas funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que
especifican los detalles respecto a la
forma como se van a alcanzar los
objetivos de la organización. Se derivan
de los planes estratégicos.
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Planes por su horizonte temporal
• Planes a corto plazo. Cubren periodo
menores a un año.
• Planes a mediano plazo. Cubren
periodos entre un y tres años.
• Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a
largo plazo y los operacionales a mediano
y corto plazo.
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Planes por especificidad
• Planes específicos. Son aquellos que
están claramente definidos y no dan lugar
a interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se
establecen como patrones generales.
Proporcionan un enfoque, pero dan
libertad de acción.
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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIÓN
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Propósito y misión estratégicos
Visión
Premisas
Objetivos y metas
Estrategias
Reglas y Políticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos www.auladeeconomia.com
PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• La misión o propósito identifica la función
o tarea básica de una empresa.
• Es una declaración concisa de en cuál
negocio está la empresa o se quiere estar
durante un período establecido.
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PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• El propósito estratégico se enfoca en el
ambiente interno de la organización e
implica identificar sus recursos, valores,
capacidades y aptitudes, reflejando lo que
ésta puede hacer para aprovecharlos.
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PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• La misión se deriva del propósito
estratégico, se enfoca en el exterior e
implica la razón de ser de la organización
en términos de productos a ofrecer y los
mercados a cubrir.
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VISION
• La visión es la orientación que la alta
dirección le da a la empresa; es decir,
expresa cómo se quiere idealmente que
sea la empresa en el futuro.
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VISION
• Debe cubrir ciertas características:
– ser formuladas por la alta dirección,
– conocida y compartida por todos los
colaboradores,
– sustentarse en los valores de la organización,
– ser positiva y alentadora y, lo más importante,
– orientar a todos los miembros de la
organización durante la transición de lo que
se es a lo que debe ser la empresa en un
tiempo determinado.
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Premisas
• Las premisas de planeación son las
condiciones previstas en que operan los
planes.
• Esto incluye supuestos o pronósticos
sobre las condiciones futuras que
afectarán la operación de los planes.
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Premisas
• La técnica más conocida para elaborar las
premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
– fortalezas,
– oportunidades,
– debilidades y
– amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente
interno y externo de la organización.
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OBJETIVOS Y METAS
• Metas: Son generales y expresan deseos
que la alta dirección busca satisfacer.
– Son fines a los que se quiere llegar.
– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos
de largo plazo.
– Surgen de los objetivos.
– Las metas se fijan basados en el desempeño
pasado con adaptación de acuerdo a las
fuerzas futuras de la empresa, las tendencias
del mercado, los recursos.
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OBJETIVOS Y METAS
• Objetivos: Son los fines a los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuales.
– Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).
– Los objetivos son el fin determinado.
– Son los que permiten alcanzar metas.
– Constituyen el plan básico de la empresa.
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ESTRATEGIAS
• La estrategia es la determinación del
propósito, misión y objetivos básicos a
largo plazo de una empresa, así como la
adopción de cursos de acción y de los
recursos necesarios para cumplirla.
– Es una guía de acción para la organización y
todos sus miembros.
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REGLAS Y POLÍTICAS
• Reglas: Emiten acciones u omisiones
especificas no sujetas a discrecionalidad.
– Son normas que dictan la acción o la
abstracción y no permiten la excepción o la
elección personal.
– Ejemplo: No fumar.
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REGLAS Y POLÍTICAS
• Políticas: Enunciados o criterios
generales que orientan o encausan el
pensamiento durante la toma de
decisiones en la empresa.
– La esencia de las políticas es la existencia de
cierto grado de discrecionalidad (libertad)
para guiar las decisiones.
– Pueden ser escritas o verbales.
– Ejemplo: política salarial.
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PROCEDIMIENTOS
• Los procedimientos establecen métodos
para el manejo de actividades cotidianas.
– A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.
– Son los planes que establecen un método o
forma para llevar a cabo una actividad o serie
de actividades.
– Pueden definirse como series cronológicas,
pautas a seguir, que indican la forma exacta
en que se debe de realizar una actividad.
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PROGRAMAS
• Los programas son un conjunto de
actividades interrelacionadas y
cronológicamente ordenadas, que
describen las actividades que se tienen
que realizar, quiénes las van a realizar y
cuándo van a terminarse.
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PROGRAMAS
• Técnicamente los programas se diría que
son el conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear
y otros elementos que son necesarios
para ejecutar un determinado curso de
acción, normalmente respaldado por
capital y prepuestos de operaciones.
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PRESUPUESTOS
• Un presupuesto es un listado que detalla
los recursos o dinero asignado para la
realización de una actividad o un proyecto.
– Son una expresiones en términos numéricos.
– Obligan a la empresa a prepararse por
adelantado a los recursos que se necesitarán.
– Constituyen medios de control.
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PRESUPUESTOS
• Existen varios tipos de presupuestos:
– Presupuesto de operación: Es el más
importante se utiliza para planear y controlar
los ingresos y gastos de una organización,
así como las utilidades resultantes de la
operación de la empresa.
– Presupuesto de gastos: Contempla los
recursos necesarios para la operación de
cada una de las áreas funcionales de la
empresa.
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PRESUPUESTOS
– Presupuesto de ingresos: Planea y controla
todas las entradas de dinero provenientes de
las ventas.
– Presupuesto de efectivo: Conocido como
flujo de efectivo, contempla las entradas y
salidas de dinero en efectivo producto de la
operación normal de la empresa.
– Presupuesto de capital. Es utilizado para el
control de grandes proyectos o inversiones
actualizándose cada año.
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JERARQUIA DE LAS
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIÓN
Propósito
y misión
Visión
Premisas
Objetivos y metas
Estrategias
Reglas y políticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
(APO)
OBJETIVOS
• Son los fines importantes hacia los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuos.
• Existen objetivos:
– a largo y corto plazo,
– generales y específicos.
• Los objetivos deben ser verificables:
– se debe determinar si se alcanzan o no en un
período determinado.
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JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Prop.
socioeconómico
Misión
Método
descendente
Objetivos generales de la
organización (largo plazo-estrat.)
Método
ascendente
Objetivos generales más específicos
Áreas claves (Costos-inversión - calidad)
Objetivos Divisionales
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Individuales: Desempeño
y Objetivos de desarrollo personal
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La Administración por Objetivos (APO) es
una técnica de planeación y control que
implica “establecer y comunicar objetivos
organizacionales, identificando los
objetivos individuales relacionados con
ellos y estudiando la actuación del
personal en torno a los mismos”.
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• En la administración por objetivos:
– los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,
– especifican las áreas principales de
responsabilidad de cada puesto en relación
con los resultados esperados de cada uno, y
– utilizan esas medidas como guías para
mejorar la operación del área, verificando a la
vez la contribución de todos y cada uno de
sus miembros.
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La mayor aportación de la APO a la TGA
es la conceptualización del trabajo.
• El énfasis se coloca entonces ya no sólo
en el qué, sino también en el cómo del
desempeño organizacional.
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque
no profundizó en su desarrollo.
• La APO representó un gran avance para
el desarrollo de la ciencia administrativa
que sus modelos y técnicas eran muy
precisos y basados en investigaciones de
muchos años en diversas empresas.
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• Además, su implantación adecuada incide
directamente en la motivación y actitud del
personal, ya que los involucra en su
trabajo y con sus objetivos personales y
laborales al hacerlos claros y alcanzables.
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
• La administración por objetivos es un
conjunto formal de procedimientos que
establecen y revisan el progreso hacia las
metas comunes por parte de los
administradores y sus colaboradores.
• La APO explica el proceso mediante el
cual los objetivos caen en cascada por
medio de los diversos niveles de la
organización.
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BENEFICIOS DE LA APO
• Mejora la administración (planeación
orientada a resultados).
• Obliga a los gerentes a clarificar la
estructura de la organización.
• Estímulo del compromiso personal, tanto
con los objetivos propios como los
organizacionales.
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DESVENTAJAS DE LA APO
• En ocasiones los administradores dejan
de explicar la filosofía basada en el
autocontrol y autodirección, y no dan
pautas para la fijación de objetivos.
• Los administradores deben conocer los
objetivos de la empresa.
• Hincapié en metas a corto plazo, por
encima de la solidez que ofrece una
organización en el largo plazo.
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FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:
EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
Planeación
• Planeación:
• es el proceso sistemático y consciente de
tomar decisiones acerca de las metas y
actividades que un individuo, grupo,
unidad u organización perseguirán.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de contribución al objetivo.
• Todos los planes tiene que ser elaborados
en función de los objetivos
organizacionales.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de primacía de la planeación.
• Indica que la planeación precede a todas
la demás funciones administrativas
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de eficacia de los planes.
• Indica que todos los planes deberán
generar más beneficios en su relación con
los costos.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de adhesión al objetivo.
• Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la
organización.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de flexibilidad.
• Con este principio se establecen los
márgenes de tolerancia aceptables
(atribuibles a hechos inesperados en un
plan de trabajo).
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de cambio de ruta.
• Bajo este principio se establece la revisión
de los planes y su reelaboración en caso
de que así se requiera, para el
cumplimiento de objetivos.
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El proceso básico de planeación:
sus etapas y pasos
Partes de la planeación
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para
alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para alcanzar los objetivos.
Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de
decisiones
Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o
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fallas del plan.
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ag03-planeacion y administracion estrategica