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Auditor de sistemas de administración
bajo ISO 19011: 2011
(ISO/TS 16949: 2009)
Empresa Automotriz, S.A. de C.V.
Presentado por:
{nombre}
{puesto}
{empresa}
{Noviembre, 2011}
{Web: www.Auto-Consulting.org}
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Objetivo del curso
• Formar, actualizar, evaluar y calificar al participante en el
proceso de auditorias de calidad, entendiendo porqué,
cómo, quién, dónde y cuándo deben aplicarse.
• Se analizan y explican las 6 etapas básicas de una
auditoria y son:
–
–
–
–
–
–
Iniciación,
Preparación,
Conducción,
Reporte,
Terminación, y
Seguimiento.
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1- ¿Qué es una Auditoria?
Auditoria (de Calidad, Ambiental o de Seguridad)
 Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias y
evaluarlas en forma objetiva, para determinar el
alcance en el cual los criterios se cumplen.
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1- ¿Qué es una Auditoria?
Auditoria
 Evaluación Sistemática, Independiente y
Documentada de las acciones, actividades y
resultados de la gente, a fin de identificar no
conformidades y deficiencias/oportunidades de
mejora, y a partir de éstas, establecer acciones
correctivas y darles seguimiento.
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2- Tipos de auditorias
Otros Tipos de Auditorias




De Sistemas (partes y elementos de un sistema)
De Procesos (requerimientos de un proceso)
De Productos (requerimientos de un producto)
Por Niveles ó Capas (LPAs - participan Todos los
niveles de la organización)
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¿Qué son las Auditorias de Procesos por Niveles
ó LPAs?
*** Las LPAs (Layered Process Audits) requieren que niveles
operacionales múltiples dentro de una organización o planta de
manufactura revisen los mismos controles operacionales clave para
asegurar la calidad del producto.
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3- Hallazgo u observación
Hallazgo u Observación
 Resultados de Evaluación de Evidencias de
Auditoria recolectadas contra Criterios de Auditoria.
(Declaración de un hecho y soportado con
evidencias objetivas)
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4- Evidencia objetiva
Evidencia Objetiva
 Información que puede ser prueba verdadera,
basada en hechos obtenidos a través de
observaciones, mediciones, pruebas u otros
medios. Ej. de evidencias objetivas son:
Muestras, Documentos, Registros y Datos,
Reportes, Fotos y Hechos.
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5- No conformidades y deficiencias




No Conformidad
Incumplimiento a un Requerimiento Especificado.
No Conformidad Mayor (M)
Falta total de algún elemento o requerimiento especificado en
el sistema en cuestión y que pudiera resultar en el probable
envío de producto no conforme al cliente.
No Conformidad Menor (m)
Incumplimiento Parcial, por ej., de un período observado o
una parte o sección de algún elemento del sistema.
Desviación también puede ser una autorización escrita y
temporal de estar fuera de requerimientos originalmente
especificados.
La determinación de una no conformidad mayor o menor se basa
también en el juicio, criterio y experiencia del auditor o evaluador.
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5- No conformidades y deficiencias

Deficiencia (D/d)
Falla de efectividad y eficiencia en la implementación de algún
elemento o parte del sistema, que no permite alcanzar los
resultados y tendencias esperados. Es una Oportunidad de
Mejora dentro del Sistema en cuestión. Una deficiencia mayor
es una de alto impacto negativo y una menor es de bajo
impacto negativo; por supuesto, en base al juicio, criterio y
experiencia del auditor o evaluador.
Deficiencia =
Oportunidad de
Mejora ???
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6- Correcciones, acciones correctivas,
preventivas y de mejoramiento, y seguimiento

Acción Correctiva (C)
Es una acción para eliminar las causas de un problema
existente.

Acción Preventiva (P)
Es una acción para eliminar las causas de un problema
potencial.

Seguimiento
Es la acción de verificar el cumplimiento de un compromiso
hecho.
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6- Correcciones, y acciones correctivas,
preventivas y de mejoramiento
Causas
Problema-NC/D
Efectos
Corrección
Acciones
Correctivas y
Preventivas
Acciones de
Mejoramiento
Acciones
Preventivas
Acciones
Correctivas
Correcciones
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7- Actividades Típicas de una Auditoria
(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION
2- PREPARACION
1- Contacto inicial con el auditado,
y
2- Determinación de la Factibilidad
de la Auditoria.
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
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7- Actividades Típicas de una Auditoria
(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION
1- Revisión de documentos y registros,
2- Preparación del plan de auditoria,
3- Asignación del trabajo al equipo auditor, y
4- Preparación de documentos de trabajo.
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
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¿Listas de Verificación?
•
•
•
•
•
Ofrecen evidencia objetiva de que una auditoria se realizó,
Permiten trabajar con orden y organización, y ayudan a la
estandarización,
Ayudan en el control de aquellas áreas del plan que deben auditarse,
Proporcionan información de soporte para la reunión de cierre y el
reporte de la auditoria, y
Forman una base de información para futuras auditorias.
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7- Actividades Típicas de una Auditoria
(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
1- Junta inicial/apertura,
2- Revisión de documentos y
registros durante la auditoria,
3- Comunicación durante la
auditoria,
4- Asignación de roles y
responsabilidades a guías y
observadores,
5- Recolección y verificación de
información,
6- Generación de hallazgos,
7- Preparación de conclusiones, y
8- Junta de cierre/salida.
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Reunión de apertura
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•
Presentar a los miembros del equipo auditor
Informar el alcance y los objetivos de la auditoria
Explicar el método y los criterios de la auditoria
Explicar de manera muy clara la definición y clasificación de los
hallazgos (no conformidad, deficiencia u observación)
Confirmar horarios, fechas, recursos e instalaciones requeridas por el
equipo auditor
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Proceso de Entrevista
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•
En horas normales de trabajo
Introducción
Romper el hielo
Explica el propósito
Pregunta que la persona describa su trabajo
Analiza lo que está haciendo el entrevistado
Haz una conclusión tentativa
Confirma lo que has observado o encontrado y especifica el siguiente
paso
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Técnicas para Entrevistar
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Manten contacto visual y muéstrate interesado…
Observa el lenguaje corporal…
Haz propuestas abiertas…
Tiende a preguntas cerradas…
Asienta con la cabeza…
Haz Hipótesis: ¿Qué pasaría sí...?
Solicita evidencias…
¡Jamás acoses al auditado!...
Agradece la cooperación...
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Recolección y verificación de información en
una auditoria
Fuentes de información
Recolección por medios de muestreo apropiados
(Entrevistas, Observación de actividades y Revisión de documentos y registros)
Evidencias de auditoria
Evaluación contra criterios de auditoria
Hallazgos de auditoria
Revisión
Conclusiones de auditoria
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Hallazgos de la Auditoria
•
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•
Las evidencias de auditoria deben ser documentadas y evaluadas
contra los criterios de auditoria
Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad, o si
aplica, una oportunidad de mejora (ó deficiencia)
Todas las no conformidades y deficiencias deben ser reconocidas y
aceptadas por el auditado (aunque hay casos excepcionales)
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Redacción de una No Conformidad
•
•
•
•
Debe ser documentada en forma clara y concisa y respaldada con
evidencias
Debe ser identificada en términos de un incumplimiento a requisitos
específicos del estándar o documentos de referencia
Debe mencionar sólo funciones o puestos de la organización y NUNCA
nombres de personas
Sólo debe establecer hechos; no hacer conjeturas o suposiciones
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7- Actividades Típicas de una Auditoria
(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL
1- Preparación del reporte, y
2- Distribución del reporte.
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
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7- Actividades Típicas de una Auditoria
(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN
1- Completado de la auditoria.
6- SEGUIMIENTO
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7- Actividades Típicas de una Auditoria
(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
1- Conducción de seguimientos.
(si se especifica en el plan de la
auditoria)
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Práctica de una Auditoria de Calidad
(F1- Programa “Anual”)
1- INICIACION
2- PREPARACION
 Notificación y agenda
 Checklists
(F2- Plan de la Auditoria)
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL  Reporte de Auditoria
(F3- Reporte Final)
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
 SACs (Solicitudes de Acciones Correctivas)
(F4- SACs/CARs)
 Seguimiento y Cierre
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Auditor de sistemas de administración
bajo ISO 19011: 2011
(ISO/TS 16949: 2009)
Final de presentación
¿Preguntas?
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Presentado por:
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{puesto}
{empresa}
{Noviembre, 2011}
{Web: www.Auto-Consulting.org}
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