TALLER TEÓRICO PRÁCTICO
SOBRE EL SISTEMA DE REGISTROS PRESUPUESTARIOS
PARA LOS CENTROS REGIONALES DE SENASA
Tema:
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Diciembre 2009
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Temas para conversar

Algunas pautas y herramientas

El concepto de gestión efectiva

Que implica administrar un equipo de alto rendimiento

Trabajar orientado por los resultados

Algunos aspectos claves para que las intenciones puedan ser
realidad
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunas pautas y herramientas
¿CUALES SON LOS
PROBLEMAS QUE
ENFRENTAMOS?
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunas pautas y herramientas
Enfoque Sistémico
MACROENTORNO
MACROENTORNO
RAMO
ACTIVIDAD
RAMO
DEDE
LA
ACTIVIDAD
ORGANISMOS DE
INFLUENCIA
COMPETENCIA
CONDUCCIÓN
INFO
OPERACION
PROVEEDORES
RECURSOS
PROCESOS
PRODUCTOS
FACTORES DE PODER
USUARIOS
COMUNIDAD
HISTORIA
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunas pautas y herramientas
ACCIONES Y MEDIOS PARA EL DESARROLLO DE NUESTRAS ACTIVIDADES
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
“Yo no grito…,
hago goles.”
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
• EFICACIA
• EFICIENCIA
• EFECTIVIDAD
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
CONDUCCIÓN
ARQUITECTURA
ESTRATEGIA
ESTRUCTURA
SISTEMAS
A 3
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
60%
40%
20%
0%
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
No plan
Plan
inadecuado
Plan
adecuado
54%
45%
1%
• Ninguno, prácticamente,
realiza ejercicios de
planificación a mediano o largo
plazo.
• La mayoría de los organismos no
realizan un ejercicio de
planificación, o confunden el
simple agregado de metas en la
etapa de formulación del
presupuesto con un proceso de
planificación.
PLANIFICACIÓN MP/LP
100%
80%
60%
40%
20%
0%
PLANIFICACIÓN
MP/LP
No plan
Plan
inadecuado
Plan
adecuado
87%
13%
1%
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
Trabajar para el largo plazo o para el corto plazo
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
DIMENSIÓN DEL CONTROL – MATRIZ DE DELEGACIÓN
Delegar
siempre
FRECUENCIA
DE LA TAREA
Manejo por
valores
Delegar siempre
con dos alternativas:
a. Proceso interno
b. Proceso con
3ros.
Básico
Gestión de línea
Clave
TIPO DE TAREA
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO POR FRECUENCIA
Delegar, se
revisa con
lógica
FRECUENCIA
DE LA TAREA
No mueve la aguja
Es el negocio
Control de un
nivel alto de
la línea
No es el negocio
Control de un
nivel alto de la
línea con vista
previa de
especialista
Bajo
Alto
IMPORTE
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO - INVERSIÓN
INVERSIÓN
GASTO
Alto nivel de la
línea, con vista
de especialista
Delegar, se
revisa con
lógica
Cúspide
estratégica
Control con vista
de la línea, sube
por merito del
importe
Bajo
Alto
IMPORTE
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Que implica administrar un equipo de alto rendimiento
Un equipo es una forma de organización
particular del trabajo,
donde se busca en conjunto
que aflore el talento colectivo
y
la energía de las personas.
Esta forma de organización es particularmente útil
para alcanzar altos niveles de calidad en la gestión
de una institución.
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Que implica administrar un equipo de alto rendimiento
• Tener ganas, energía
• Pensar en los retos que
implica:
• Liderar gente
• Resolver problemas
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Que implica administrar un equipo de alto rendimiento
CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS EFICACES
TACTICAS PARA LOS JEFES QUE AYUDAN A AUMENTAR LA
COHESIÓN Y EL DESEMPEÑO DE LOS EQUIPOS
•
•
•
•
•
Compartir toda la información posibles
Pedir la opinión de la gente
Ayudar a la gente a progresar
Apelar a la diversión
Gestionar de manera que la gente sienta el desafío en su
propia piel
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Que implica administrar un equipo de alto rendimiento
CINCO RECOMENDACIONES
COMO EVITAR LOS ERRORES MÁS COMUNES
EN LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS INICIATIVAS
•
•
•
•
•
Evaluar la cultura prevalente
Acondicionar la cultura
Comprometer tiempo y energía
Convocar a un equipo de implementación capaz
Juntar coraje
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
El concepto de gestión efectiva
ROLES DE LA CONDUCCIÓN
Orientado a
terceros
Orientado al
organismo
Operador
Innovar
Administrador
Liderar
(Educar)
Hacer
Pensar
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
Actividad – Objetivos - Estrategia
Indicadores de Gestión > Gestión por Resultados
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS
¿QUE SON LOS INDICADORES?
• UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON
IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN
¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES?
• CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL
PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA
ORGANIZACIÓN
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS
¿QUE SON LOS INDICADORES?
• UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON
IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN
¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES?
• CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL
PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA
ORGANIZACIÓN
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
TIPOS DE INDICADORES
La siguiente es una posible clasificación de los
indicadores…
CU A N TITA TIVO S
CU A LITA TIV O S
D IR ECTO S
IN D IR ECTO S
N EG A TIV O S
PO SITIV O S
EFICIEN CIA
EFICA CIA
FIN A N CIER O S
EFECTIV ID A D
N O FIN A N CIER O S
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
TIPOS DE INDICADORES
..los coloreados son los que son usados más
frecuentemente…
CU A N TITA TIVO S
CU A LITA TIV O S
D IR ECTO S
IN D IR ECTO S
N EG A TIV O S
PO SITIV O S
EFICIEN CIA
EFICA CIA
FIN A N CIER O S
EFECTIV ID A D
N O FIN A N CIER O S
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
TIPOS DE INDICADORES
… los señalados abajo son los que resultan ser los más
complejos de implementar.
CU A N TITA TIVO S
CU A LITA TIV O S
D IR ECTO S
IN D IR ECTO S
N EG A TIV O S
PO SITIV O S
EFICIEN CIA
EFICA CIA
FIN A N CIER O S
EFECTIV ID A D
N O FIN A N CIER O S
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
¿PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES?
USOS
IMPULSAR
ACCIONES
CONCENTRAR
ESFUERZOS
COMUNICAR
LO QUE ES
IMPORTANTE
CONTROLAR
ACCIONES
MONITOREAR
LA
ORGANIZACION
IMPACTO DE
NUESTROS
ESFUERZOS
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
MACROENTORNO
MACROENTORNO
RAMO DE ACTIVIDAD
SECTOR
ORGANISMOS DE
INFLUENCIA
ASPECTOS A
LOS QUE SE
DEBEN
REFERIR LOS
INDICADORES
COMPETENCIA
CONDUCCION
INFO
OPERACION
FUENTES DE
RECURSOS
RECURSOS
PROCESOS
SERVICIOS
CIUDADANOS
RESULTADOS
CP - LP
PODER POLITICO
COMUNIDAD
HISTORIA
Basado en Anatomía de la Organización de Santiago Lazzati – Editorial Macchi
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
MACROENTORNO
MACROENTORNO
RAMO DE ACTIVIDAD
SECTOR
Coherencia / Correspondencia con el entorno
Eficacia
Utilidad
ASPECTOS A
LOS QUE SE
DEBEN
REFERIR LOS
INDICADORES
Fortalecimiento
CONDUCCION
INFO
Calidad
Productividad - Innovación
RESULTADOS
CP - LP
Nivel
Impacto
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
RESULTADOS FINANCIEROS
O SUPERFICIALES
RELACION CON LA
COMUNIDAD
ASPECTOS A
LOS QUE SE
DEBEN
REFERIR LOS
INDICADORES
CALIDAD DE LOS PROCESOS
Y SISTEMAS
TECNOLOGÍA Y EQUIPOS DE
ALTO RENDIMIENTO
INVERSIÓN
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES
NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
• Aspectos referidos al organismo
• Duros
• Blandos
• Aspectos del entorno
• Aspectos políticos controvertidos
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES
NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
Aspectos duros referidos al organismo:
• Implementar una administración preparada para el
aprendizaje
• Equipo, presupuesto, herramientas y tecnología
• Definir, previamente, criterios para evaluación de
resultados: eficacia, eficiencia y efectividad
• Mantener un sistema dirección y seguimiento basada
en información - Inversión
• Controlar para aprender
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES
NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
Aspectos duros referidos al organismo (cont.):
• Contar con un plan (Visión, Misión, Valores/Políticas,
Objetivos, Metas e Indicadores)
OPERACIÓN
PLANIFICACIÓN
Recursos y Habilidades – Metas – Objetivos – Politicas/Valores – Misión - Visión
Reales o Potenciales
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES
NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
Aspectos duros referidos al organismo (cont.):
• Traducir un plan estratégico en un plan operativo
posible de implementar y formular el presupuesto
• Tiempo/Constancia
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES
NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
Aspectos blandos (cont.):
• Tener una visión común del plan – comunicación
• Compartir una perspectiva común del desafío de
gestión: general vs. operativo
• Fortalecer el equipo en conocimientos y tecnología
• Implementar en plataforma adecuada (equipo)
• Responsable
• Respaldado
• Honesto
• Constructivo
• Comprometido • Capaz
• Flexible
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Trabajar orientado por los resultados
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES
NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
Aspectos referidos al entorno:
• Conducción estable – Consensos políticos de mediano
plazo
• Institucionalización de prácticas de responsabilidad
• Funcionamiento de las instituciones en lo que se
refiere al control: parlamento, entidades dedicadas al
control
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES
NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?
Un tema controvertido
• Implantación de políticas que reconozcan el logro incentivos
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
60%
40%
20%
0%
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
No plan
Plan
inadecuado
Plan
adecuado
54%
45%
1%
• Ninguno, prácticamente,
realiza ejercicios de
planificación a mediano o largo
plazo.
• La mayoría de los organismos no
realizan un ejercicio de
planificación, o confunden el
simple agregado de metas en la
etapa de formulación del
presupuesto con un proceso de
planificación.
PLANIFICACIÓN MP/LP
100%
80%
60%
40%
20%
0%
PLANIFICACIÓN
MP/LP
No plan
Plan
inadecuado
Plan
adecuado
87%
13%
1%
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
CIRCUITO DE APRENDIZAJE
100%
50%
0%
CIRCUITO DE
APRENDIZAJE
No controla
Controla/N
o aprende
Aprende
31%
69%
0%
• Es muy visible que se
desprecia el ejercicio de la
planificación y el control como
una oportunidad crítica para
mejorar y aprender.
• Los organismos consultados
que efectúan un ejercicio de
control, lo realizan con fines
administrativos sin relacionar
los resultados con planes de
desarrollo para las personas,
para los equipos o para el
rediseño de la organización.
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
COMUNICACIÓN EFECTIVA DEL PLAN
• Los problemas de comunicación
son enormes, y la cultura los
acepta.
100%
50%
0%
COMUNICACIÓN
EFECTIVA DEL PLAN
No
comunica
Com No
Efectiva
Com
Efectiva
8%
89%
3%
• La atención y foco de las iniciativas,
tanto como de los intentos de medir
están concentradas en la mayoría de
los casos en la operación. No se
concibe el problema como un desafía
organizacional,
NOCIÓN DEL DESAFÍO
100%
50%
0%
NOCIÓN DEL DESAFÍO
Global
Operativa
2%
98%
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
RESPALDO POLÍTICO
100%
50%
0%
RESPALDO POLÍTICO
Comprometido
No comprometido
5%
95%
Hay poco o nulo respaldo político para este tipo de iniciativas.
En la mayoría de los casos es un discurso más que un
compromiso que resulta de una sensación de importancia o
de urgencia.
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
Estos son enfoques incorrectos para la implementación
de un sistema de indicadores de desempeño…
• Esperar a que el entorno del organismo se estabilice
• Buscar la implementación en condiciones inconvenientes
• No adecuar la solución para la producción de información
con el sistema de seguimiento
• Construir indicadores incorrectos
• Enfocar solo a la operación
• No vincular el ejercicio del control con el desarrollo (errores
de implementación o de planificación)
• Buscar resultados en un tiempo inadecuado
• No considerar los factores externos que condicionan la
productividad
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
… Y ESTOS SON LOS PROBLEMAS
MÁS COMUNES Y GRAVES!!
• El exceso de información
• La ceguera por el indicador
• Creer que con la publicación de los
indicadores se resuelve el tema de
comunicación
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
ALGUNA CONCLUSION Y PROPUESTAS…
• ¿A quien le importa este tema?
• ¿Que podemos esperar que suceda en el entorno en el
corto plazo?
• ¿Que podemos hacer?
• En general:
Investigar, promover estas ideas y dar el debate
• En cada organismo:
- Trabajar las condiciones para la implementación:
capacitar los equipos y adecuar la tecnología
- Formular el presupuesto basado en un proceso de
planificación dinámico
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
“Una seria deficiencia en los sistemas de gestión tradicionales:
su incapacidad para unir la estrategia de largo plazo de la
empresa con sus acciones de corto plazo”.
Robert S. Kaplan / David P. Norton
“Balanced Scorecard,
Traslating strategy in action”
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
¡Gatee antes de caminar,
camine antes de correr!
Algunos aspectos claves para la gestión eficaz
Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
Si usted no sabe adónde va,
probablemente nunca llegue
Forrest Gump
Usted no tiene que hacer esto.
La supervivencia no es obligatoria!!
Dr. W. Edwards Deming
PREGUNTAS - CONCLUSIONES
¡ MUCHAS GRACIAS !
Profesor Hernán PIOTTI LÓPEZ
Subsecretario de Administración
y Normalización Patrimonial
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Hipólito Yrigoyen 250 Piso 5° Oficina 529
C1086AAB - Ciudad de Buenos Aires
República Argentina - MER.CO.SUR
Teléfono: (54-11) 4349-8600/8583/6912
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