Aspectos Importantes a
Considerar en su
Facturación a Codelco
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Cuentas
por mayo
Pagar de 2010
GERENCIA DE CONTRALORÍA
Abril 2014
Proceso Compra - Pago
Compra/
Contratación
Entrega
bien/servicio
• Área
Abastecimiento
• Directas de las
Áreas
• Proveedores y
Contratistas
Pago
• Área
Contraloría
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Proceso de Pago
Recepción y Registro
de Documentos de
Pago
Validación
Pago
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Recepción y Registro de
Documentos de Pago
Validación
Pago
Recepción y Registro de
Documentos de Pago
Para que la Recepción y Registro de Documentos de Pagos se realice de manera eficiente, es
importante dejar de manifiesto las obligaciones del emisor con Codelco
OBLIGACIONES DEL EMISOR
PARA TODO TIPO DE DOCUMENTO SE DEBE:

Indicar número de referencia (Orden de compra, N° de HES, N° de SEP, N° Consignación)

Factura dirigida a Codelco RUT: 61.704.000-K. Huérfanos 1270, Santiago.
DOCUMENTOS DEL TIPO MANUAL
 Entregar sólo en Santiago.
Dirección: Huérfanos 1270, piso 1, oficina de
Recepción de Facturas, o a la Casilla 150 D
Santiago.
DOCUMENTOS DEL TIPO ELECTRÓNICO

Cumplir con los requisitos de emisión de
facturas electrónicas
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Requisitos de Codelco para los documentos
electrónicos (DTE)
• Status de Cumplimiento
- En nuestros sistemas, recibimos un número importante de DTE´s
que no cumplen los requisitos indicados por Codelco. Siendo
principalmente 2 los problemas:
 Facturas sin referencia: El proveedor no indica en el campo
referencia (código 801), el DTE relacionado (N° OC, N° HES o
N° SEP)
 Facturas con referencia errónea. El proveedor ingresa en el
campo referencia (código 801), números o letras que no
corresponden a ningún documento de compra existente (OC,
HES o SEP)
Es importante como proveedor que pueda revisar constantemente,
una vez emitida su factura electrónica, el estado de esta en
nuestro
portal
de
Pago
a
Proveedores.
http://pagofacturas.codelco.cl/
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Requisitos de Codelco para los documentos
electrónicos
• ¿Qué hacemos al respecto?
- Codelco posee un sistema llamado ARFEL (Automatización
Rechazo Electrónico de Facturas), que realiza el rechazo
automático de las facturas electrónicas que vienen con los
siguientes errores:
- Referencia errónea o sin referencia.
- Fecha emisión superior a un mes desde ingresada la factura.
Los rechazos son notificados automáticamente al correo que el
proveedor mantiene registrado ante el SII.
Para evitar molestias, se recomienda considerar la importancia de
dichos requisitos
Imágenes de
Principales errores
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Recepción y Registro de
Documentos de Pago
Validación
Pago
Validación
• En la etapa de validación, y dependiendo del origen del
documento, se realiza la revisión de condiciones entre la
información de los DTE´s recepcionados y los registros
asociados en nuestros sistemas:
- Condiciones generales de aprobación para el pago:
 El plazo de pago estipulado en el contrato es a 30 días.
 En casos excepcionales el plazo de pago puede ser diferente, cuya
información se indica claramente en el contrato.
 El Plazo de pago para documentos sin contratos (SEP) es de 30
días.
 El plazo de pago se entenderá en días corridos desde la fecha de
recepción de la factura.
 Debe haber recepción conforme del bien o servicio
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Recepción y Registro de
Documentos de Pago
Validación
Pago
Validación
- Condiciones generales de rechazo del documento:
 Si no existe número de referencia en el documento.
 Si no cumple con los requisitos de emisión de facturas electrónicas.
 Vigencia del documento mayor a 30 días desde su fecha de
emisión.
 Si es manuscrito.
 Si en caso de facturar bienes, estos no han sido recepcionados en
nuestras Bodegas.
 Si en caso de facturar servicios, estos no cuentan con la aprobación
del Administrador del Contrato, a través de la HES liberada.
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Pago – Condiciones
Recepción y Registro
de Documentos de
Pago
Validación
Pago
• Para iniciar el proceso de pago, se requiere cumplir con todos los
requisitos antes indicados
• Tipos de pago:
 Transferencia electrónica
 Vale vista electrónico
• La modalidad habitual son transferencia electrónica y vale vista
electrónico. Para estos efectos, favor mantener actualizada su N° de
cuenta bancaria en nuestros registros. Actualizando periódicamente su
información al correo de [email protected] identificándose con
el número de RUT de la empresa.
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Información de Pago
• Con el objeto de mantenerlo informado respecto de la situación de sus
pagos, le indicamos los canales de comunicación establecidos:
- Aviso de pago vía correo electrónico. Este se emite
automáticamente cada vez que se realiza una transferencia
electrónica.
- Consultas respecto a la recepción y estados de documentos:
 Portal Pago Proveedores: http://pagofacturas.codelco.cl/
 Mesa de Ayuda: Ticket disponible en Portal
Proveedores
Pago
 Teléfono: Llamar al número +56 02 – 28185765
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Información de Pago
- Consultas respecto de tránsito con sus documentos tributarios
electrónicos:
 Portal Pago de Facturas http://pagofacturas.codelco.cl/
 Rechazo DTE [email protected]
Le Recordamos que el envío del documento al SII
y la visualización del mismo, no significa que
Codelco lo haya recepcionado, para ello, debe
contar con la notificación de recepción
(Documento electrónico) que se envía al correo
que tiene registrado como empresa ante el SII.
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Todos estos mecanismos apoyan la Gestión
Comercial de Compra de Codelco.
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Actualización de Información
Es importante que mantenga toda su información actualizada, como su
e-mail de información de pago, su cuenta bancaria entre otros.
Para ello, tiene 3 alternativas:
A través del teléfono: (+56 2)
28185765
A través del e-mail:
[email protected]
Por el sitio Web de Codelco
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Glosario de Términos
• Hoja de Entrada de Servicio (HES): Es el documento electrónico de SAP,
mediante el cual el administrador del contrato
registra las obras,
correctamente, ejecutadas por el contratista y su correspondiente imputación
contable.
• Solicitud Electrónica de Pago (SEP): Aplicación que opera en SAP y
permite a los usuarios cursar solicitudes de pago a Contraloría por concepto
de gastos misceláneos.
• Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual la Corporación,
a través de Abastecimiento, comunica al
Proveedor la intención de
adquisición y suministro de determinadas mercancías o bienes. En éste
documento se estipulan las condiciones específicas de dicha compra, tales
como: descripción de la mercancía, cantidad, calidad, precio, condiciones de
pago, plazo de entrega, inspecciones técnicas, garantías, multas y, en
general, condiciones comerciales y técnicas de la mercancía o bien por
adquirir.
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Gracias
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Perfil Motivacional de Ejecutivos de Codelco