TEMA 2. CAI
ORGANIZACIÓN DE
LA EMPRESA
Presentación
Existen distintas formas de organizar una empresa ya que
no es lo mismo la organización de una gran multinacional
que la de una empresa pequeña y familiar; ni la
organización de una empresa privada comparada con la
de una entidad pública. Así, el tamaño de una empresa, la
actividad que desarrolla, el trato entre las personas, el
objetivo que persiguen, etc. son variables que determinan
el tipo de organización.
Una empresa se organiza en departamentos, que tienen
asignados como responsable, a una o varias personas que
lo dirigen y coordinan. De esta distribución resultan
departamentos como el de Administración, Relaciones
Públicas, Marketing, dependiendo siempre de las
necesidades de la empresa.
1.ORGANIZACIÓN
Toda empresa, para conseguir sus objetivos, necesita
dotarse de una organización. Una empresa requiere de
unos medios físicos, humanos y financieros que,
organizados de forma adecuada, permiten alcanzar los
fines fijados por la empresa.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
1. Fijación de objetivos: La empresa debe tener claro
qué es lo que quiere conseguir, sus objetivos. Las
actividades que realizan los trabajadores deben estar
orientadas hacia los objetivos propuestos.
2. Dirección: Debe existir siempre una autoridad visible,
un jefe concreto.
3. Diferenciación de funciones: Cada trabajador realiza
unas funciones que deben estar bien diferenciadas.
4. División del trabajo: Cada persona se especializa en
aquello para lo que posea mejores aptitudes y habilidades.
5. Jerarquización: Los miembros de la empresa deben tener
claro quiénes son las personas que pueden “mandar” y las
que tienen que “obedecer”, y en que nivel de dirección está
cada uno: hay jefes directos, de segundo nivel etc.
6. Coordinación y control: Las personas que poseen
personal a su cargo son responsables de coordinarlo y
controlarlo (por ejemplo: controlar el horario, el trabajo que
realizan, el tiempo que tardan etc.)
7. Uniformidad de actividades: El trabajo a realizar por un
determinado miembro de la empresa debe englobar tareas y
actividades similares, que tengan relación entre ellas.
Los organigramas: Gráficos que en forma de esquema
recogen la división de funciones en la empresa con los
distintos órganos y departamentos que la componen y las
relaciones entre los mismos. Permiten representar de forma
clara y sencilla la organización interna de la empresa
Ejercicio1
¿Qué es una organización? Señala la afirmación correcta.
1. Un conjunto de personas que trabajan en una empresa.
2. Una empresa encargada de llevar la gestión de otras
empresas.
3. Una combinación eficaz de todos los elementos que
intervienen en la empresa
4. El conjunto de actividades desarrolladas por la empresa.
Tipos de organización
• Organización funcional: Se divide la dirección en
departamentos funcionales, cada uno de los cuales está
dirigido por un supervisor que depende del Dr. General.
Ejemplo: La empresa se divide en funciones, cada una de ellas
con un director: Dr. De finanzas, Dr. de producción etc.. A su
vez, cada función tiene otros Directores: El Dr. de Contabilidad
tiene como jefe al Dr. de finanzas, y a la vez, tiene empleados
contables a los que dirige.
Tipos de organización
Organización divisional o por divisiones: Las empresas
grandes se dividen a veces en divisiones, que pueden ser
productos distintos que fabrican. Cada una de las divisiones
funcionan casi de forma autónoma bajo la coordinación y
control de una dirección general.
Ejemplo empresa PASCUAL: División A se centra en fabricar
leche, División B derivados lácteos, y División C zumos. Hay
un Dr. De Producción y de Marketing por cada división.
Tipos de organización
Organizaciones matriciales: Muy usado por empresas
industriales. Hay un doble flujo de autoridad: el que viene
de las funciones, y el que viene de los proyectos. Cada
proyecto es por ejemplo, una línea distinta de fabricación (2
coches distintos). El personal de cada función esta dividido en
distintos proyectos (coches). Esta organización permite más
coordinación y solucionar más rápido los problemas.
Tipos de organización
Staff de apoyo: Son personas de apoyo a la dirección
(asesores, asistentes, especialistas técnicos etc.
En este ejemplo depende directamente del Dr. General. Se
representa con una línea horizontal.
Ejercicio 2: Di qué tipo de organigrama tiene
esta empresa y a que crees que se dedica
Ejercicio 3: Realiza este organigrama funcional
• La empresa "DURMAMOS BIEN", se dedica a la fabricación y a la venta
de camas, divanes y hamacas a nivel nacional. La empresa está instalada
en Almería y cuenta con diversas unidades organizativas:
• El propietario desempeña el cargo de Gerente General y de él dependen
los siguientes ejecutivos y asesores:
a) Un asesor legal.
b) Existen cuatro Directores: uno financiero, uno de desarrollo
organizacional, uno de producción y otro de comercialización.
c) El Dr. de producción cuenta con una unidad "Staff' de control de calidad,
del cual depende un laboratorio que cuenta con cinco técnicos.
d) El Dr. financiero supervisa a cuatro departamentos: contabilidad,
tesorería, informática y gestión administrativa. Además tiene un
departamento asesor en sistemas y procedimientos.
e) El Dr. de producción también tiene bajo sus órdenes a dos unidades:
logística y fabricación.
f) El departamento de fabricación tiene bajo su control también a tres
unidades: camas, divanes y hamacas.
g) El Dr. de comercialización supervisa a cuatro departamentos: el de
publicidad, el de marketing, el de promoción y el de ventas.
Ejercicio 4: Realiza este organigrama funcional
La empresa "Computer Service", se dedica a la venta de
computadoras clonadas. La empresa está instalada en Madrid
y cuenta con diversas unidades organizativas. El propietario
es el Gerente General y de él dependen los siguientes
ejecutivos y asesores.
a) Un asesor organizativo.
b) Existen cuatro gerentes: financiero, producción,
comercialización y personal.
c) El gerente de producción supervisa a tres departamentos:
compras, ensamblaje e informática.
d) El gerente financiero tiene bajo su tramo de control a tres
departamentos: Contabilidad General, Contabilidad de Costos
y Tesorería.
e) El gerente de comercialización cuenta con un asesor de
marketing y tres departamentos: publicidad, promoción y
ventas.
Departamentos de la empresa
• Cada una de las personas que ocupan los
distintos puestos de la organización son
agrupadas en departamentos cada uno de los
cuales está bajo el mando de un superior.
• TIPOS DE DEPARTAMENTOS: Los
departamentos se suelen crear atendiendo a
diferentes criterios.
– Por funciones
– Por productos
– Por áreas geográficas o mercados
Departamentos de la empresa
Por funciones: Se agrupan los trabajos por las
funciones que se llevan a cabo en la empresa.
Corresponde a una organización funcional. Es el
más utilizado por las empresas
Departamentos de la empresa
• Por productos: Corresponde a una
organización divisional. Se dividen los
departamentos por líneas de productos.
• Por áreas geográficas o mercados: Se
dividen los departamentos por cada área o
mercado.
Departamentos de la empresa
Departamentos funcionales principales:
• Aprovisionamiento: Compra de materias primas,
mercaderías, y/o servicios; gestión del almacén.
• Producción: Fabricación de los productos terminados a
partir de las materias primas.
• Financiación: Inversiones, financiación, control de
cobros y pagos, contabilidad, liquidación de impuestos.
• Personal o Recursos Humanos: Contratación del
personal, pago de nóminas, formación del personal.
• Administración: Llevar al día la documentación,
registro y archivo de documentos. A veces se encarga
de la contabilidad e impuestos.
• Comercialización: Ventas, publicidad, marketing
(estudios de mercado, promoción).
Relaciones interdepartamentales
• La comunicación es esencial al funcionamiento de la
empresa. El problema no está en si es necesaria o no la
comunicación, sino en si se comunica bien o mal a lo
largo de la organización.
• El diseño de la organización debe permitir la
comunicación en tres direcciones:
– Descendente o hacia abajo: Comunicación de la
Dirección General a los mandos intermedios, y de
éstos a los empleados.
– Ascendente o hacia arriba: Información de los
empleados a sus directores de sus quejas,
aspiraciones, dificultades etc.
– Lateral u horizontal: entre departamentos. Por ejemplo
entre el Dpto. de Producción y el de Compras.
Integración de la información
• Integración: la empresa debe desarrollar unos mecanismos
mediante los cuales se logre que los distintos departamentos de la
empresa actúen coordinadamente para que ésta pueda alcanzar los
objetivos que se ha fijado. Por ejemplo, mediante sistemas de
trabajo en grupo que permiten resolver problemas o tomar
decisiones en conjunto. Estos grupos de trabajo están formados por
miembros de los distintos departamentos de la empresa.
• Además del trabajo en grupo, los departamentos se coordinan
utilizando el teléfono, el fax, el correo interno, y recientemente con
las nuevas tecnologías de la información basadas en los
ordenadores: intranet, email etc.
• Los ordenadores permiten también establecer en las empresas
bases de datos compartidas con la que la información puede
aparecer simultáneamente y en cualquier momento, en todos los
departamentos donde sea necesario, pudiéndose dar respuesta a
cualquier pregunta de los clientes, de la dirección etc.
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