EL SECRETARIO Y LA
JUNTA DIRECTIVA
Es importante decir algunas cosas específicas
sobre las actividades que debe cumplir el
secretario en la relación con la Junta Directiva
del nivel de organización donde actúa.
RECIBIR ÍTEMS PARA
AGENDA
Esta tarea atiende básicamente dos áreas
que pasamos a describir:
a. Reunir información:
Toda junta o comisión necesita información
para tomar las decisiones que integrarán la
agenda. El Secretario es responsable de
reunir todas las informaciones relacionadas
con los ítems que aparecerán en la agenda,
así como cada uno de los puntos que están
en ella.
RECIBIR ÍTEMS PARA
AGENDA
b. Recibir las sugestiones de los miembros
y obreros:
Puede ocurrir que miembros de las iglesias y
obreros,
especialmente
del
área
–
Asociacíones/misión, unión, división -, a la
cual sirve la Junta Directiva de la que es
secretario, deseen presentar sus ideas o
sugestiones a esa junta. El acceso a todos
ellos a la Junta Directivo es el Secretario.
RECIBIR ÍTEMS PARA
AGENDA
Por esta razón, él debe tener siempre
disposición para incorporarlas a la agenda
cuando sea necesario. En este proceso, el
Secretario debe aclarar todas las situaciones
que le sean planteadas, de tal manera que los
miembros y obreros con preocupaciones
específicas, puedan sentirse plenamente
satisfechos con la contribución que el
Secretario les haga o con la posibilidad de que
el conduzca sus ideas a la Junta Directiva.
PREPARACIÓN DE LA
AGENDA
El Secretario debe preparar todos los
ítems de agenda ya que ninguna Junta
Directiva trabaja con otros asuntos que
no estén incluidos en la agenda del día
cuando se reúne:
TIPOS DE AGENDAS
1. Agenda para Junta Plenaria.
2. Agenda para Junta Ordinaria.
3. Agenda Complementaria.
1. AGENDA JUNTA PLENARIA:
A los menos dos juntas en el año deben ser
plenarias, esto quiere decir, que serán citados
el 100% de los miembros.
A estas juntas asiste al menos un
administrador de la Organización,
inmediatamente superior.
TIPOS DE AGENDA
1. AGENDA JUNTA PLENARIA:
Puntos a tratar:







Programa de evangelismo para el siguiente período
eclesiástico.
Solicitudes de subvenciones Especiales.
Presupuesto del Campo e instituciones.
Credenciales de Obreros (Comisión Credenc.)
Puntaje de FMR (Comisión AUDIT)
Distribución de obreros y personal.
Etc.
TIPOS DE AGENDA
2. AGENDA JUNTA ORDINARIA:
Es importante calendarizar las juntas para el
año, sin embargo debido a la marcha del
programa de la iglesia, hay ocasiones en que
se torna necesario tener juntas adicionales a las
calendarizadas o mover alguna fecha en casos
excepcionales.
Puntos a tratar:



Propios del desarrollo general del programa.
Ajustes de fechas y actividades.
Etc.
TIPOS DE AGENDA
3. AGENDA COMPLEMENTARIA:
Esta generalmente se confecciona en
ocasión de juntas plenarias, en que
surgen
registros
o
puntos
no
contemplados en agenda normal.
PREPARACIÓN DE LA
AGENDA
a.
Discusión de los ítems con las personas que
corresponda:
En primer lugar, puede haber personas afectadas por los
ítems de la agenda por el hecho de que éstos
pertenezcan a su área de trabajo. Específicamente,
corresponde
atender
a
los
secretarios
de
departamentos en los asuntos que integrarán la agenda
que están relacionados con el área de responsabilidad
que ellos atienden.
Una vez que el secretario ha analizado cada ítem con
todos los que de alguna forma son afectados por ellos,
los llevará para análisis administrativo con el presidente
y el tesorero. Se recomienda una pre-junta.
PREPARACIÓN DE LA
AGENDA
b. Agrupar los ítems afines:
Al preparar la agenda es conveniente que
estén agrupados todos los asuntos afines para
que el trabajo sea más productivo, más rápido
y con menos confusión.
c. Dar una secuencia apropiada:
Hay ocasiones cuando se necesita tratar un
asunto primero porque el otro depende de la
decisión que antes se haya tomado. El
secretario cuidará para que el orden de la
agenda permita esta secuencia.
PREPARACIÓN DE LA
AGENDA
d. Proveer material de apoyo:
Toda vez que haya algún ítem que necesite otros materiales de
apoyo o de aclaración, el secretario deberá incluirlos en la agenda o
proveerlos en el momento cuando se consideren.
e. Material para corrección del reglamento:
Toda vez que haya una corrección del reglamento, debe incluirse en
la agenda el material o el reglamento como está y las correcciones
específicas que se proponen. Los lugares corregidos pueden
presentarse en forma subrayada con una línea discontinua, para
que se distinga claramente lo que se propone cambiar. El nuevo
texto del reglamento debe ser incluido y subrayado con una línea
continua. De esta forma el material queda claramente visible y cada
miembro puede votar entendiendo exactamente lo que se pretende.
PRESENTACIÓN DE LA
AGENDA
El secretario debe presentar los ítems de
la agenda a la junta directiva. Hace esto,
previa autorización del presidente, que
anuncia el siguiente ítem dando la
palabra al secretario para que lo
explique. Para que esta explicación sea
completa, debe producirse de la
siguiente manera:
PRESENTACIÓN DE LA
AGENDA
a. Exposición objetiva del asunto en
discusión:
Evitar toda clase de explicaciones
confusas. El asunto debe ser explicado
objetivamente, pero de forma completa.
Nada
debe
ocultarse
de
las
consecuencias que pueda significar la
decisión que se tome, ni tampoco la
información necesaria para la decisión.
PRESENTACIÓN DE LA
AGENDA
b. Propuestas:
Una vez que se ha hecho clara la explicación, el
secretario propone a la junta una determinada
decisión. Puede ser que se apruebe lo que se
está sugiriendo o que la junta lo repruebe. En
cualquier caso, el secretario debe hacer una
propuesta clara para que, luego, el presidente
continúe con el proceso de la decisión que
incluye: el apoyo de alguno de los miembros, la
discusión del asunto y el voto final
CITACIÓN DE REUNIONES
Toda vez que la junta directiva se reúne, debe
ser debidamente citada por el secretario. Esto
es válido para las reuniones plenarias, para las
reuniones en minoría, y para las sesiones
extraordinarias de la junta directiva.
El secretario debe comunicar la fecha, la hora
y el lugar donde se realizará la reunión. Toda
vez que sea posible, debe informar los asuntos
que sean tratados. Especialmente si se trata
de una sesión extraordinaria.
REGISTRO DE LOS
MIEMBROS PRESENTES
El secretario debe registrar todos los miembros
que estuvieron presentes. Se
requiere
exactitud. Debe incluir a los que llegan tarde.
Esto requerirá algún sistema que el secretario
debe poner en práctica para que el registro
sea lo más exacto posible. La mayor dificultad
para cumplir esta tarea se produce en las
reuniones
de
las
juntas
plenarias.
Especialmente cuando hay muchos invitados.
De todas maneras, debe atenderse con
fidelidad.
PREPARACIÓN DE ACTAS
Es responsabilidad del secretario la
preparación de las actas de todas la
sesiones de la junta directiva. Algunos
asuntos que debiera tomar en cuenta son los
siguientes:
a. La redacción debe contener las ideas que
conforman el voto. La decisión de la junta
necesariamente debe ser expresada con
palabras. Estas toman la forma de un
acuerdo o voto. El secretario cuidará para
que las palabras expresen exactamente las
ideas que fueron decididas por la junta.
PREPARACIÓN DE ACTAS
b. Los acuerdos deben registrar solamente
lo que se votó, aún cuando informaciones
posteriores lleguen a demostrar que lo
decidido constituía un error. El secretario no
está autorizado para modificar lo acordado
por la junta aun cuando entre el momento del
acuerdo y el momento de su redacción,
hayan surgido elementos indicadores de que
la decisión estuvo errada. En ese caso, en
una reunión posterior, debe ser aclarada la
situación y la junta deberá tomar un nuevo
voto cuyo registro quedará en las actas
correspondientes a ese día.
PREPARACIÓN DE ACTAS
c. Cada
acuerdo
debe
ser
debidamente enumerado. En el
sistema de numeración de la
organización que toma el voto, se
coloca el año al cual corresponde el
voto, un guión y el número del voto,
por ejemplo, un voto de 2002 se
registrará así:
2002 -115
PREPARACIÓN DE ACTAS
d. Los acuerdos son finales. Todos los
acuerdos que tienen decisiones de la junta
directiva son finales. Esto significa que no
deben ser sometidos a otra reunión de la
junta. Salvo cuando se trate de correcciones
por errores cometidos. Una junta en minoría
no está obligada a someter sus decisiones a
una junta plenaria. Debe cuidar solamente
que exista el quórum y que las decisiones
sean tomadas por unanimidad. El registro
que el secretario guarda de esas sesiones,
debe considerarse oficial y la última palabra
en relación con las decisiones de la junta
directiva.
PREPARACIÓN DE ACTAS
e. Las actas deben ser guardadas. Todo
secretario tiene la responsabilidad de
conservar las actas de todas las
reuniones de su junta directiva a
perpetuidad. Debe tener un lugar donde
archivarlas y un sistema de archivo.
Tradicionalmente encuadernamos las
actas año por año y conservamos los
libros en un lugar seguro.
PREPARACIÓN DE ACTAS
f. Disponibilidad de las actas. El
secretario debe tener todas las actas
disponibles para ser utilizadas por
cualquier persona que trabaja en el
nivel de organización a la cual
pertenecen las actas. También los
miembros de la iglesia tienen acceso a
ellas.
COMUNICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE LOS
ACUERDOS
Es importante tomar en cuenta los
siguientes elementos en relación con
este asunto.
a. La comunicación de todos los
acuerdos corresponde al secretario.
El es la voz oficial de todas las
comisiones directivas y es él quien
debe
comunicar
los
acuerdos
correspondientes a todos los afectados.
COMUNICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE LOS
ACUERDOS
b. Fuente de información para los miembros
de la junta. Ningún miembro de la junta debe
tomar las actas como la fuente de donde
obtener las decisiones de la junta. Estas
deben llegarle a través de una carta del
secretario. Si una decisión de la junta afecta
directamente a un miembro de ella o a otra
persona, tales personas deberán recibir una
carta informándoles acerca de este asunto.
Sólo deben sentirse afectados cuando
reciben la comunicación del secretario. Esto
significa que cada secretario cuidará para
que estas comunicaciones se realicen con la
mayor rapidez posible.
COMUNICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE LOS
ACUERDOS
c. Comunicaciones telefónicas o email. Para que las actividades se
ejecuten en forma más rápida, se
recomienda el uso del teléfono o e-mail.
Sin embargo, toda vez que se hagan
comunicaciones telefónicas o e´mail,
deberán de igual manera confirmarse
por escrito a través de una carta.
LEALTAD A LAS DECISIONES
DE LA JUNTA DIRECTIVA.
a.
Todos los miembros de la junta directiva deben
lealtad a las decisiones que ésta tome. El secretario
en primer lugar.
Comunicación de lo acordado. El secretario, y
ningún otro miembro de la junta directiva, tiene
derecho a comunicar sus puntos de vista con
respecto a la decisión. Las comunicaciones deben
contener exactamente lo que ha sido decidido por la
junta. Puede ser que alguien tenía una opinión
diferente de lo que la junta directiva decidió, tal
persona no puede informar sus puntos de vista en
lugar de la decisión de la junta. Especialmente el
secretario, debe evitar esos errores.
LEALTAD A LAS DECISIONES
DE LA JUNTA DIRECTIVA.
b. Asuntos confidenciales. Es necesario que
el secretario mantenga como confidencial las
decisiones y las discusiones que se
producen en las juntas en relación con lo
tratado.
Especialmente
cuando
las
decisiones implican asuntos confidenciales.
c. Aceptación de las decisiones. El
secretario, lo mismo que todos los miembros
de la junta directiva, tiene el deber de aceptar
las decisiones con espíritu de sumisión a la
junta que las tomó.
Descargar

EL SECRETARIO Y LA JUNTA DIRECTIVA