PROYECTO
CENTRO DE ADMINISTRACION
DOCUMENTAL
ARCHIVO CENTRAL
JUSTIFICACIÓN
EN CUMPLIMIENTO A LOS ACUERDOS O48 Y 049 DEL
AGN, LA UNIVERSIDAD LIBRE COMO PRESTADORA DE
UN SERVICIO PÚBLICO DEBERÁ EJECUTAR LA
CONSERVACIÓN TOTAL, CONSERVACIÓN PREVENTIVA,
RESTAURACIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL CON EL
OBJETO DE GARANTIZAR LA PERMANENCIA,
PERDURABILIDAD Y LEGIBILIDAD DEL DOCUMENTO,
ADEMÁS DE LA GUARDA O TENENCIA DE LOS
DOCUMENTOS QUE IMPLICA RESPONSABILIDAD
JURÍDICA EN LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS MISMOS LO CUAL PERMITIRÁ A LA
UNIVERSIDAD TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO.
MARCO LEGAL
• CONSTITUCIÓN POLÍTICA
ARTICULO 8
• LEY 594 DEL 2000
(LEY GENERAL DE ARCHIVOS)
• ACUERDO 048 DEL 2000
(CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y RESTAURACIÓN
DOCUMENTAL)
• ACUERDO 049 DEL 2000
(CONDICIONES DE EDIFICIOS DESTINADOS A ARCHIVOS)
VENTAJAS
• NEUTRALIZA LOS COSTOS GENERADOS POR SANCIONES AL
INCUMPLIMIENTO DE LA LEY.
• MAXIMIZA LA PRODUCTIVIDAD DEL TRABAJADOR.
• OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN, AL ACCEDER
OPORTUNAMENTE A LA INFORMACIÓN.
• EFICIENCIA Y EFICACIA EN LA ATENCIÓN AL USUARIO
• CONSERVACIÓN ADECUADA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA
UNIVERSIDAD.
• SALVAGUARDA DE LOS ARCHIVOS SIN RIESGOS IGNÍFUGOS, HUMEDAD,
TEMPERATURA Y PLAGAS.
• CONCENTRAR LA INFORMACIÓN ÚTIL YA SEA PARA LA TOMA DE
DECISIONES ADMINISTRATIVAS, ACADÉMICAS O PARA EL CONOCIMIENTO
DEL DESARROLLO HISTÓRICO INSTITUCIONAL.
• GENERA UTILIDADES POR LA REDUCCIÓN DE GASTOS EN
ALMACENAMIENTO.
FASES DEL PROYECTO
1.
DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL (ENTREGADO)
– VOLUMETRÍA DOCUMENTAL AG Y AC (918 ML)
– MAPA DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL
– MATRIZ MEFI
2.
INVENTARIO DOCUMENTAL DEL FONDO ACUMULADO (PROPUESTA)
– INVENTARIO EN ESTADO NATURAL, CON 10 CAMPOS DE DESCRIPCIÓN.
– CODIFICACIÓN A UNIDADES DOCUMENTALES Y CAJAS.
– ENTREGA EN APLICATIVO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL.
3.
ADECUACIÓN FÍSICA DEL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
4.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
(PROPUESTA)
– LEVANTAMIENTO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (SERIES Y
SUBSERIES)
– ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (FASE
I)
CENTRO DE ADMINISTRACION
DOCUMENTAL
ARCHIVO CENTRAL
ARQUITECTA NIDIA AMPARO SALAZAR HERREÑO - TESIS LAUREADA- MAYO 2013
PROYECTO
ARQUITECTURA AL SERVICIO DE LOS ARCHIVOS
• PROYECTO No. 1
ADECUACION Y CONSOLIDACION ARQUITECTONICA PARA EL
CENTRO DE DOCUMENTACION DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL
JUSTIFICACION
OBJETIVO GENERAL
• Continuar con el fortalecimiento del centro de
documentación documental – archivo central- de
La Institución mediante
la adecuación
arquitectónica del espacio actualmente del
archivo central y la incorporación de los espacios
aledaños con el fin mejorar
la capacidad
documental y protección de la memoria de la
institución (Marco legal norma 049 del 2000 del Archivo General de la
Nación )
• OBJETIVO ESPECIFICO
Aplicar las técnicas recomendadas por el
Archivo general de la Nación , en la adecuación
de los espacios y características en muros,
techos, cielo rasos, pisos, mobiliario y ambiente
de humedad
y temperatura
para
la
conservación de los documentos.
ALCANCES
• El proyecto se orienta hacia el mejoramiento de
la conservación y gestión documental, de igual
manera mediante las siguientes adecuaciones:
• Área de correspondencia
• Área de consulta y préstamo
• Área de servicios técnicos
• Área de administración
• Área de Deposito documental
LOCALIZACION, DIAGNOSTICO
CARACTERISTICAS Y AREAS PARA EL PROYECTO
CARACTERISTICAS: NO PRESENTA RIESGO DE HUMEDAD SUBTERRANEA, MANTENIMIENTO DE
CUBIERTAS, ESTABILIDAD, FACIL ACCESO, BUENA VENTILACIONDON DONDE SE REQUIERE.
CAMBIO TOTAL DEL SISTEMA
ELECTRICO
EL TECHO ES IDEAL POR SER
INCLINADO
• ZONIFICACION
ORGANIGRAMA
RECEPCION
PERSONAL
ARCHIVO
JEFE
LIMPIEZA
AUXILIAR
DESINFECCION
APOYO
SELECCION
ENCUADERNACI
.
ENTREGA DE ARCHIVO
ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO HIT.
FLUJO DE FUNCIONABILIDAD
manipulación, transporte y
seguridad de la documentación.
adecuación climática
establecidas para la
conservación del material
elementos de control y aislamiento
zonas de trabajo archivístico,
consulta y prestación de
servicios estarán fuera de las de
almacenamiento
DISEÑO ARQUITECTONICO 1 PISO
MUROS AISLADOS CON
CAMARA DE AIRE Y MATERIAL
TERMOAISLANTES
LUZ EXTERIOR
RETIRADAA 2 MTS
LUZ
INCANDESCENTE
PUIERTAS CON
FALDONES DE
CAUCHO
Paredes claras pintura EPOXICA
MEZANINE
SISTEMA ESTRUCTURAL MEZANINE
UBICACIÓN DE ESTANTERIA
ESTANTERIA TIPO
MECANO Y LISA
SEPARACION EL ESTANTE DE LA
PARED .20CMS
ASPECTO ESTRUCTURAL Y CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
La adecuación climática a las
normas establecidas para la
conservación del material
documental
El crecimiento documental
de acuerdo con los
parámetros archivísticos
que establezcan los
procesos de retención y
valoración documental
R PLACA1200 k/mt2
R ESTANTERIA 100 KG/1ML
ACABADOS
PISOS , MUROS, TECHOS Y PUERTAS SERAN CONSTRUIDOS CON MATERIAL
IGNIFUGOS DE ALTA RESISTENCIA
CONDICIONES AMBIENTALES
Humedad relativa entre
45% y 60%
LA TEMPERATURA DEBE SER
CONTROLADA ENTRE 15 Y 18 MAX
Almacnamiento magnetico
lumínica, menor o igual a 100 lux. Para radiación ultravioleta, menor o
igual a 70 uw/lumen.
Temperatura 14 a 10 oC.
Humedad relativa de 40%
a 50%
extintores de CO2,
Solfaclan o Multipropósito
iluminación artificial se podrá
emplear luz fluorescente pero de
baja intensidad y utilizando filtros
ultravioleta.
LOS ARCHIVOS DEBEN ESTAR AL ABRIGO DE LAS CONDICIONES EXTREMAS
DE HUMEDAD Y TEMPERATURA
CONSERVACION EXTERNA INTERNA DE LA DOCUMENTACION
LIMPIADORES MAGNETICOS (DUST
MAGNET)
CUBRIMIENTO DE VENTANAS DE
VENTILACION EN ZONA DEBIDAMNETE
PINTADAS
M
E
D
I
D
A
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S
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R
V
A
R
SELLAMIENTO TOTAL DE VENTANAS HENDIDURAS Y PISOS
Actividades periodicas
INTERNA
OXIDACION-proceso natural
producido por el aire
ACIDEZ-por factores de calor y
humedad
(SINTOMA COLOR AMARILLENTO) PAPEL DE ALTO
CONTENIDO
LIGNINA Y EL PAPEL CONSOLIDADO
EXTERNA
FISICOS---luz humedad, temperat.
MECANICOS-condiciones de almc.
QUIMICOS-metal isecticida,sudor lo
BIOLOGOS-microorg. Hogos,
cucaracha, polilla etec
LA INTESIDAD LUMINICA
LA EXCESIVA LUZ NATURAL O LA
ARTIFICIAL(SOBRETODO LA
FLUORESCENTE) OCACIONAN EL
DECOLARCION DE LOS TINTES
LOS INSECTOS
TIZANUROS(PECECILLO DE PLANTA)
ORTOPTEROS(CUCARACHAS)
COLEOPTEROS(ESCARABAJOS)
RUTA DE EVACUACION
PUERTAS CONTRA
FUEGO
SISTEMA DE AIRE ACONDICONADO
Y RED CONTRA INCENDIOS
PARA MANTENER LA TEMPERATURA Y
HUMEDAD REQUERIDA SE DEBEN MANTENER
LOS EQUIPOS PRENDIDOS LAS 24 HORAS DEL
DIA Y LOS 365 DIAS DEL AÑO
AIRE ACONDICIONADO
DETECTOR DE HUMO Y DE
INCENDIO CONECTADO A
UNA ESTACION DE
BOMBEROS MAS CERNANA
DESHUMIDIFICADORES
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
UBICACIÓN DE LAMPARAS
CUADRO DE AREAS Y CAPACIDAD
DEPOSITO
PRESUPUESTO
ESPECIFICACIONES TECNICAS
FRESCASA DE FABER GLASS --AISLANTE TERMICO
AIRE ACONDICONADO
DESHUMIDIFACOR
SISTEMA DRY WALL PARA CIELO RASO Y MUROS
PISO PARA DEPOSITO
Por qué concreto pulido?
El concreto pulido es sin duda la alternativa en pisos más
importante desarrollada durante los últimos 10 años. La
superficie del concreto es destroncada y pulida (brillada),
luego es aplicado un endurecedor penetrante.
El resultado es una superficie que es altamente reflectiva,
bella, durable, resistente a la abrasión, ambientalmente
amigable y fácil de mantener. Hoy en día es una de las
superficies preferidas en los proyectos LEED. certificados
•Durabilidad
•Bajo
mantenimiento
•Encanto
•Facilidad de
limpieza
•Reflectividad de
luz (30%
incremento)
•Ambiente
saludable
Bajo mantenimiento
Concreto pulido ofrece un
mantenimiento extremadamente bajo
para cualquier aplicación.
No necesita encerarse-cristalizarse
Bajo circunstancias normales no
necesita Re-pulirse u otro
mantenimiento que implique alto
trabajo. Pero si por alguna circunstancia
hay que rehacerlo el día de mañana su
costo será cerca de la mitad de su costo
inicial
Reflectividad de la luz
La reflectividad del piso de
concreto pulido reduce la
demanda de iluminación
necesaria para aclarar los
espacios
adecuadamente. La
reflectividad de la luz en un
ambiente industrial puede
crear un área de trabajo más
eficiente y productiva.
Un espacio sombreado
puede convertirse en un
entorno luminoso con
sensación confortable
gracias al concreto pulido.
La combinación del pulido y la aplicación profesional de
endurecedores de silica crea una superficie que es hasta dos
veces más dura que el concreto sin tratar.
El brillo que sale del concreto pulido en la superficie del
concreto, no es una cera o alguna otra capa superficial es
Un briilo NATURAL por lo tanto no es resbaloso.
El uso diario del concreto pulido resulta en una superficie
aun más brillante.
El nivel de durabilidad es inigualado por cualquier otro
producto para piso.
Es resistente a raspaduras, trafico de maquinaria, polvo y
abrasión.
Es inigualado por terminados epóxicos, terrazo, vinilo,
cerámica.
PISO EN PORCELANATO PARA ZONA DE CORRESPONDENCIA,
CONSULTA SERVICIOS TECNICOS, ADMINISTRACION
Pintura epoxica para Piso Y Muros
MOBILIARIO
Archivo rodante con desplazamiento
mediante impulso manual. Consta de
dos módulos dobles rodantes y dos módulos
fijos sencillos, y un total de 6 estantes
metálicos de 200 x 92 x 30 cm, cada uno
con 6 entrepaños (4 de ellos graduables).
Con cerradura y capacidad para 360 AZs.
Precio: $ 2.800.000= más IVA.
($ 3.248.000 IVA incluido)
Planoteca horizontal de 5 gavetas.
Con capacidad aproximada
para 500 planos de 100 x 70 cm.
Fabricada en lámina cold rolled, con
acabado en pintura electrostática color
gris, beige o negro.
Estante de 200 cm de alto, 92 cm
de ancho y 40 cm de fondo, con 6
entrepaños graduables.
Ideal para almacenar cajas X200
Capacidad: 20 o 24 cajas (si se utiliza
el entrepaño superior).
Precio (sin las cajas)
$ 145.000= más IVA
($ 168.200=, IVA incluido)
Archivador aéreo. Tapa
ecualizable
(se desliza sobre el mueble).
90 cm de ancho, 40 cm de alto,
37 cm de fondo.
Con frente en madera:
$ 232.000 más IVA
($ 269.120=, IVA incluido)
Con frente en lámina:
$ 195.000 más IVA
($ 226.200=, IVA incluido)
Silla giratoria tipo secretaria
sin brazos. Ergonómica,
base neumática, tapizada
en paño. Varios colores.
Precio: $129.000 más 16% IVA
($ !49.640, IVA incluido)
Con brazos: $ 149.000 más IVA ($
172.840, IVA incluido)
Distribuidor Industrias Cruz Muebles
Bogotá D.C. - Colombia
Silla Isósceles.
Base en tubo cold rolled
con pintura
electrostática. Asiento
y espaldar en plástico.
Apilable.
Precio: $ 72.000 más
IVA
( $ 83.520, IVA incluido
CAJAS
Caja X200 con impresión personalizada
Con capacidad aproximada para 15
carpetas tamaño oficio.
Dimensiones: 26 cm de alto, 21 cm de
ancho y 40 cm
de fondo, con tapa frontal. En cartón
corrugado de 400 gramos. Adecuada para
archivo activo o inactivo.
Troquelada, técnicamente diseñada y muy
fácil
de armar (no requiere pegante).
Impresa a una tinta, con el nombre y logo
de la
empresa o entidad, más espacios para
identificar
la caja y su contenido.
Precio por unidad: $ 3.200= más IVA
Cantidad mínima que se imprime y envía:
200 cajas
Precio de las 200 cajas: $ 742.400=, IVA
incluido
Precio por unidad para 500 o más cajas: $
3.000= más IVA
Los precios indicados no incluyen el costo
del envío a ciudades diferentes a Bogotá
Caja X300, sin impresión
Con capacidad aproximada para 30
carpetas tamaño oficio.
Dimensiones: 27 cm de alto, 31 cm de
ancho y 41 cm de fondo, con tapa
independiente (medidas netas, sin
incluir
la tapa). En cartón corrugado de 400
gramos, con pared sencilla más dos
pestañas internas que sirven para
colocar carpetas colgantes, y dos
orificios que
funcionan como manijas.
Adecuada para archivo activo o
inactivo.
Troquelada, técnicamente diseñada y
muy fácil
de armar (no requiere pegante)
Precio por unidad: $ 4.500= más IVA
Cantidad mínima que se envía: 30
cajas
Precio de las 30 cajas: $ 156.600=, IVA
incluido
Precio por unidad para 100 o más
cajas: $ 4.100= más IVALos precios
indicados no incluyen el costo del
envío a ciudades diferentes a Bogotá
ESTANTERIA MEDIDAS
estantes deben estar construidos en láminas metálicas
sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben
ser redondeados para evitar desgarres en la
documentación.
COCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
PRACTICAS DE CONSERVACION
PREVENTIVAS
LIMPIEZA PERIODICA DE ESTANTERIAS,
CAJAS Y DOCUMENTOS
FUMIGACIONES PERIODICAS
COLOCACION DE DOCUMENTOS EN CAJAS
DEPOSITO CLIMATIZADOS A 20% A 50% HR
(ideal par controlar el desarrollo
microorganismo)
PERSONAL capacitado}
PLAN ANUAL presupuestado para limpieza
general
DEBEMOS RECORDAR EL DETERIORO NO
SE PUEDE DETENER Y SINO RETARDARSE
ARCHIVO PARA 2 KM DE
ARCHIVO
IMÁGENES
INTERIOR
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proyecto centro de administracion documental archivo central