“Mi País, mi vocación”
IDEA INNOVADORA:
UN PORTAL DE ASISTENCIA
AL SERVIDOR PÚBLICO
Curso iberoamericano de Ambientes Web y Gestión colaborativa para la
entrega de servicios públicos
Grupo 5 Colombia
2014
Teniendo en cuenta la finalidad del portal, objetivos propuestos y conocimientos
obtenidos en el curso, vimos la oportunidad de realizar un cambio de look sobre este, con
el propósito de convertirlo en un portal Web 2.0, interactivo, donde los servidores públicos
realmente puedan opinar, aprender e intercambiar información relacionada con temas de
función y gestión pública, mediante una práctica activa de comunicación con todos los
niveles jerárquicos de la administración pública; adicionalmente permita la integración
con canales de redes sociales, no limitándose a un link de twitter o facebook, sino dando
la posibilidad de integrar comentarios y twits en los propios contenidos del portal web.
Contamos con la plataforma “Liferay Portal” en la que se encuentra desarrollado el portal
que nos permitirá cumplir con todas estas expectativas ya que entre lo que ofrece se
encuentra: “Gestión de contenidos”, “Entornos de colaboración” y una “Plataforma para
redes sociales”.
Ver información de la plataforma en:
https://www.liferay.com/es/products/liferay-portal/features/collaboration
Portal de internet: Es un sitio web que ofrece al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a
una serie de recursos y de servicios relacionados a un mismo tema. Incluye: enlaces,
buscadores, foros, documentos, aplicaciones, compra electrónica, etc. Principalmente un portal
en Internet está dirigido a resolver necesidades de información específica de un tema en
particular.
Servidores públicos: Es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es el Estado,
incluyendo la Administración pública y los entes regulados por Derecho público.
Herramientas WEB 2.0: El término Web 2.0 comprende aquellos sitios web que facilitan el
compartir información, la interoperabilidad, el diseño centrado en el usuario1 y la colaboración
en la World Wide Web. Un sitio Web 2.0 permite a los usuarios interactuar y colaborar entre sí
como creadores de contenido generado por usuarios en una comunidad virtual, a diferencia de
sitios web estáticos donde los usuarios se limitan a la observación pasiva de los contenidos que
se han creado para ellos.
WEB semántica: La web semántica (del inglés semantic web) es un conjunto de actividades
desarrolladas en el seno de World Wide Web Consortium tendente a la creación de tecnologías
para publicar datos legibles por aplicaciones informáticas (máquinas en la terminología de la
Web semántica).1 Se basa en la idea de añadir metadatos semánticos y ontológicos a la World
Wide Web.
Coordinador del proyecto:
Luis Fernando Nuñez
Demás integrantes:
Karina Tenjo
Luz Adriana Hernández
Rodrigo Bernal
Grupo:
Grupo 5: COLOMBIA – Función Pública – Atención al ciudadano
Coordinador:
Luis Fernando Nuñez
Integrantes:
Karina Tenjo
Luz Adriana Hernández
Rodrigo Bernal
Portal “Sirvo a mi país”
¿En qué consiste?
El portal Sirvo a mi país nació como una comunidad virtual diseñada por el
Gobierno Nacional para que todos los servidores públicos tengan un espacio
virtual de comunicación, participación, interacción, documentación e intercambio
de ideas, independiente de la entidad o la región en donde desempeñen sus
labores. El propósito es ayudar en la ejecución de las tareas y
responsabilidades del servidor publico, brindar información útil para el trabajo, y
oportunidades que beneficien tanto en la vida personal, como familiar. Sirvo a mi
país es el punto de encuentro donde todos los que estamos vinculados con el
Estado, compartimos el orgullo de trabajar en el servicio público, por y para los
colombianos.
Soluciones
Hallazgos
En este momento el portal no es
interactivo
Idea
innovadora
Se usan los recursos del Departamento
Administrativo de la Función Pública
(Colombia)
Los recursos son limitados
El Portal no hace parte del quehacer
del Departamento Administrativo de
la Función Pública (entidad que lo
maneja)
Valor agregado depende de alianzas
Estratégicas
No esta acorde a la web 2.0
Queremos con este proyecto proponer
e incentivar el uso de redes sociales en
el portal
Sirvo a mi País
un portal de asistencia al
Servidor Público
por parte del
Departamento
Administrativo de la
<Función Pública
(Colombia)
Portal como herramienta para brindar
asistencia en temas de dominio del
DAFP
Espacio virtual de información,
interacción e integración de los
Servidores Públicos
Canales de comunicación abiertos
permitirán perfilar correctamente
nuestros usuarios. Queremos proponer
llevarlo a la web 2.0
Módulos de encuestas
Módulos de participación
de usuarios, a través de
propuestas en forma de
ideas e iniciativas que
sirvan para generar
políticas de desarrollo.
Gestión del conocimiento.
Módulo consulta a
expertos,
Módulo de aportación de
noticias para ser incluidas
como contenido en el portal.
Módulo de foro con el que
crear un sitio de
intercambio de ideas,
experiencias o simplemente
debatir acerca de un tema
propuesto. El usuario a
diferencia del portal actual
pueda acceder a cualquier
temática de foro
Módulo de valoración de
contenidos
Módulo de comentarios que
permite la participación de
los usuarios de la web
La herramienta de desarrollo
https://www.liferay.com/es/produ
cts/liferayportal/features/collaboration
dispone de un avanzado sistema
de categorización de la
información, siendo sencilla e
intuitiva la creación de nuevas
categorías así como la
asociación de categorías a los
contenidos o recursos existentes
en el portal.
Un portal de asistencia
al servidor público
Objetivo del proyecto:
(Resultados esperados)
Ser el primer portal en Vocación del Servicio Público, en estar en el Top of mind de los
Servidores Públicos colombianos, siendo el portal más visitado y utilizado por ellos.
Objetivos específicos:
(Resultados esperados)
•
•
•
•
•
Impulsar y promover la vocación por el Servicio Público.
Convertirse en el portal de interacción de preferencia de los servidores públicos. Un
espacio virtual de comunicación, participación, interacción, documentación, motivación y
ayuda para los Servidores Públicos.
Impulsar el buen gobierno y la eficiencia administrativa con el uso de las TIC's.
Dar reconocimiento a los Servidores Públicos.
Motivar al Servidor Público para que sea gestor y promotor del reposicionamiento de la
imagen que tiene el Servidor Público en la sociedad.
Para efectos de definir con claridad los roles que cada
integrante va a desempeñar en la materialización del proyecto,
es importante considerar los siguientes puntos:
a) Profesiones de los integrantes.
b) Autoevaluación de competencias de los integrantes.
c) Conocimientos de los integrantes, incluido el adquirido en
herramientas Web 2.0.
a)
Profesiones:
• Karina Tenjo: Abogada
• Luz Adriana Hernández: Ingeniera industrial.
• Luis Fernando Núñez: Abogado.
• Rodrigo Bernal: Abogado.
b) Autoevaluación de competencias:
En la siguiente ruta se encuentra reposado el documento para consultar:
http://atencionciudadanocol.wordpress.com/
c) Conocimientos:
• Karina Tenjo: Conocimiento en temas de interés a los servidores públicos.
• Luz Adriana Hernández: Analista funcional para levantamiento de
requerimientos
• Luis Fernando Núñez: Coordinación de grupo y desarrollo de proyectos.
• Rodrigo Bernal: Conocimiento en temas de interés a los servidores públicos.
Roles del grupo de trabajo
Nombre y
Apellidos
del actor
Institución y cargo o
función que
desempeña
actualmente el actor
Nombre del rol
que el
actor
desempeñaría
en el equipo
Luis Fernando
Nuñez
Función Pública - Coordinador
Grupo de Atención al
Ciudadano
Coordinador del
proyecto
Función Pública – Profesional
universitario de la oficina de
sistemas
Analista técnica y
funcional
Karina Tenjo
Función Pública – Profesional
especializado del Grupo
Atención al Ciudadano
Asesor en el área
de
servicios.
•
Recopilación de información de
los servicios (repositorio – foros
y otros) que se van a ofrecer.
Rodrigo Bernal
Función Pública - Profesional
especializado del Grupo
Atención al Ciudadano
Asesor en el área
de
servicios.
•
Recopilación de información de
los servicios (repositorio – foros
y otros) que se van a ofrecer.
Luz Adriana
Hernández
Descripción del rol
(principales tareas que el actor
desempeñaría en el
equipo)
•
•
•
•
Elaboración y seguimiento de la
propuesta a desarrollar.
Coordinación con las partes
interesadas.
Levantamiento de
requerimientos
Contacto con el área técnica
Roles a incorporar
Nombre y
Apellidos
del actor a
incorporar
Institución y cargo o
función que
desempeña
actualmente el actor a
incorporar
Nombre del rol que el
actor a incorporara
desempeñaría
en el equipo
Dolly Amaya
Función Pública – Asesor
Responsable del portal
William Pinto
Función Pública – Profesional
especializado área de
comunicaciones
Diseñador gráfico
Camilo Castellanos
Función Pública – Profesional
especializado oficina de
sistemas
Desarrollador web
Lideres de
procesos
Función Pública
Colaboradores como
lideres de procesos en la
entrega de información
Estrategia de
reclutamiento / asociación
(¿Cómo planean realizar la
incorporación / asociación
del actor?)
Por medio de cartas de
solicitud formal y
reuniones para explicar el
proyecto.
Estrategias:
¿Cómo llegar de mi estado actual, al estado deseado?
Imagen Amigable
Posicionar la Herramienta de Política Pública, portal web "Sirvo a mi País", mediante el uso de una Línea
de estilos amigable que conserve los lineamientos de Calidad del DAFP y tenga en cuenta el Rol del
funcionario Público, manejar un lenguaje que haga del portal un sitio cercano, que valora al Servidor y con
el cual este se identifica.
Contenidos
Sensibilizar a los Servidores Públicos, frente a la vocación por el Servicio Público en Colombia, mediante
la constante motivación.
Difusión
Motivación por medio de canales de mercadeo que ayuden en el posicionamiento del Portal entre su
Público Objetivo.
Participación
Interacción con los Servidores Públicos en la construcción de un portal que responda a sus necesidades
de reconocimiento, integración y participación.
Canales de Mercadeo
Beneficiar a los Servidores Públicos mediante alianzas estratégicas que faciliten su capacitación y le
signifique en descuentos y beneficios. Tarjeta Sirvo a mi País.
Indicadores
Encuesta de
Percepción
Índice de Satisfacción
% de Servidores Satisfechos
% de Visitas x
secciones
# de Servidores
Inscritos
# de Menciones en la
web 2.0
# de Retweets
# de Alianzas
Estratégicas
Exitosas
Nos basamos en la misma metodología de desarrollo adaptada para un
proceso de desarrollo de software utilizada por la oficina de sistemas
de la institución, en la que se encuentra desarrollada la plataforma del
portal, denominada “Proceso Racional Unificado” (Rational Unified
Process en inglés, habitualmente resumido como RUP) la cual
constituye como una metodología estándar y más utilizada para el
análisis, diseño, implementación y documentación de sistemas
orientados a objetos cabe anotar que el RUP no es un sistema con
pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologías
adaptables al contexto y necesidades de cada organización.
Cronograma de actividades
ETAPA 0
ETAPA 1
ETAPA 2
ETAPA 3
ANALISIS DE LA
SITUACIÓN ACTUAL Y
DEFINICIÓN DE LA
PROPUESTA
DEFINICIÓN DE LAS
MEJORAS A
IMPLEMENTAR
IMPLEMENTACIÓN
DE LAS MEJORAS
Y AJUSTES
INTERIORIZACIÓN,
DIFUSIÓN Y
CAPACITACIÓN
Sirvo a mi País un portal de asistencia a los servidores públicos
Tareas
1. Depurar contenidos (existe)
2. Definición conceptos claves y tematicas permanentes portal
2. Ajustes técnicos básicos
3. Creación nueva imagen portal
4. Actualización aspecto visual portal - producción (+)
5. Realizar el modelo operativo (*)
6. Implementar plan operativo "2014-2015"
7. Etapa de estabilización
8. Desarrollo Plan de Contenidos 2015
Diciembre
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Tipos de acciones
1
2
3
Rediseño
Difusión
Posicionamiento
4
Evolución e innovación
Todo el tiempo
Se cuenta con los siguientes recursos para la implementación del
proyecto:
- Equipos (Computadoras, Portátil, Impresora, servidores)
- Instalaciones (Electricidad, Agua, Internet)
- Administración de la plataforma (recurso humano)
Campaña de difusión de las mejoras a la plataforma
Campaña de inscripción masiva en el portal
Campaña de participación a posibles mejoras
Interiorizar el portal como una herramienta tecnológica de asistencia al
servidor público, que forma parte del DAFP.
IDEA
INNOVADORA
Sirvo a mi País
un portal de asistencia
al Servidor Público
por parte del DAFP
Desarrollar competencias que permitan interpretar las quejas y reclamos no
como un índice negativo, sino como una fuente de información que
fortalezca la asistencia a los servidores públicos, por parte del DAFP.
Estrategia clara de asistencia al servidor público.
Desarrollo de competencias para abrir y gestionar espacios que permitan la
innovación abierta.
Actualización del aspecto gráfico del portal.
Factores críticos de éxito
Portal Sirvo a mi País como una
herramienta de asistencia al Servidor
Público
•
•
•
Se usan los recursos del DAFP.
•
•
•
Portal como herramienta para brindar
asistencia en temas de dominio del DAFP.
•
Espacio virtual de información, interacción
e integración de los Servidores Públicos.
•
•
Canales de comunicación abiertos
permitirán perfilar correctamente nuestros
usuarios.
•
•
•
Una estrategia clara de asistencia al servidor público, relacionada
con el quehacer del DAFP.
Apertura de canales de comunicación serán insumo para la
creación de nuevos y actualizados contenidos.
Información abierta que motive tanto a los servidores públicos
como a los ciudadanos a formar parte del Estado.
El éxito del portal estará en brindar un mejor servicio al servidor.
Contenidos de Calidad de carácter permanente.
El trabajo del equipo se enfocará en:
o La intermediación entre los servidores y los especialistas del
DAFP.
o Abrir y gestionar espacios que permitan la innovación abierta
como herramienta para la construcción del país.
Al contar con los especialistas del DAFP, se desarrollarán
estrategias que respondan a los objetivos misionales con una mejor
asistencia hacia los usuarios.
Especialización en la información suministrada a través del Portal.
El Portal se integrará al quehacer de la entidad y se verá como un
vehículo en el desarrollo de la estrategia de los procesos.
Posicionar el portal como una solución tecnológica de información y
asistencia al servidor público.
Proyecto permanente de apoyo a las estrategias del DAFP
Proponer a la administración la creación de redes sociales en el
portal y un blog y wiki
Dimensión comunicacional:
El sitio colaborativo Sirvo a mi País diseñado sobre la plataforma Liferay que contenga
herramientas web 2.0 para que los servidores públicos puedan trabajar de forma
colaborativa dentro de un minisitio privado solo accesible a través de usuario y contraseña.
El portal hace uso de los elementos de infraestructura de red provistos por datacenter del
DAFP.
•
•
•
•
•
Disponible a dispositivos móviles.
Acorde a lineamientos y políticas institucionales
Integración con herramientas web 2.0
Control de contenidos por las partes responsables como el área de comunicaciones
Capacitación en el uso del nuevo sistema.
Dimensión organizativa:
Actualmente existen roles como jefes de redes de apoyo que se encargan de moderar foros
y promover la participación de los servidores.
Administrador
Jefes redes de apoyo
Líderes de red de apoyo
DAFP
Usuarios
Guía general de uso:
Los usuarios ingresaran con un usuario a un rol que les permitirá acceder a distintas
herramientas web 2.0 ofrecidas en el portal.
Tipo de competencias
requeridas
Disponibilidad
Carencias
Estrategias para
suplir dichas
carencias
Gestión documental
Administración de documentos en
liferay
Capacitación
en clasificación
de
documentos
Realizar evaluaciones de
competencias
Gestión de
herramientas
colaborativas
Elaboración un espacio de
comunicación por medio de redes
sociales, wikis, blogs, foros,
multimedios, chats en línea.
Falta de
participación
por parte de
los usuarios
Campañas de acuerdo a
nuestra estrategia de
comunicación
PORTAL
Director:
(Direccionamiento estratégico)
Asesor jurídico
Asesor en Comunicación & Diseño:
(Publicación de Contenidos & Asesoría)
- Presidencia
- Ministerio de tecnologías y
comunicación
Comité Directivo & Editorial
Revisión de Contenidos & Estrategias
Jefe de Contenidos:
(Proponer las temáticas de cada edición)
Contenidos
Recolector de Contenidos - Interna
Redactores
Diseñador
Fotógrafo
Editor de Cierre: Gabriela Osorio
(Ortografía y Redacción)
Tecnología
Diseñador Web y/o Programador
(Mantenimiento y monitoreo del Portal)
Jefe de Comunicaciones & Mercadeo:
(Proponer las Tácticas de difusión)
Comunicaciones & Mercadeo
Responsabilidades:
- RRPP & Comunicaciones
- Mercadeo y Publicidad
El proyecto se encuentra dentro de un marco Institucional del sitio web
El Departamento Administrativo de la Función Pública busca generar un espacio
colaborativo de intercambio de ideas, reflexiones y opiniones sobre diversos temas
relacionados con el servidor público.
•
La plataforma web se encuentra alojada en los servidores utilizados por los diferentes
sistemas de la institución.
•
Las herramientas a utilizar descritas son completamente de uso libre sin generar ningún
costo para el Estado Colombiano.
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Sirvo a mi país