TALLER DE GESTIÓN DE ASAMBLEAS Y REUNIONES
III. Técnicas para lograr la participación, la democracia y la
transparencia en las organizaciones sociales
PROGRAMA DE APOYO AL DESARROLLO DE ASOCIACIONES DE INMIGRANTES Y REFUGIADOS-FOMENTO DEL TRABAJO EN
RED 2014
Para acabar con la Reunionitis…
Una parte importante de nuestra vida social pasa por las reuniones. Ya sea en
la comunidad de vecinos, en el trabajo , el sindicato, la asociación (de padres
y madres de alumnos, de vecinos, culturales, etc.), la cuadrilla, el partido, la
asociación, cultural... [...].
Aunque nos reunamos, todos nos solemos quejar: que si las
reuniones son largas, aburridas, que si siempre hablan los
mismos, que no son efectivas....
Y cómo no va a ser así… Ya dijo Sartre que el infierno son los otros.
Nos han enseñado a competir y no a cooperar, a trabajar contra o
para otros, y no a trabajar con otros.
Así que tendremos que cambiar y aprender otras actitudes y
valores, pero también otras formas de funcionar y trabajar.
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Contenidos del Taller
• Tipos de Asambleas y Reuniones
• Reglas del Juego
• Contextos
• Condicionantes
• Preparación
• Niveles
• Objetivos
• Corresponsabilidades, roles, actitudes y sentimientos
• Moderación comunicación
• Técnicas de división en grupos
• Actas
• Comisiones
• Evaluación, innovación, entretamientos
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¿De que depende el funcionamiento
asambleario?
• Aportaciones
• Capacidades (comunicación – resolución
de conflictos)
• Disposiciones hacia el trabajo grupal
• Capacidad del grupo para neutralizar
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Ventajas de la Asamblea
• Sentido social
• Comunitario
• Cooperativo
• Democracia directa
• Creatividad
• Productividad
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Problemas - Soluciones
• Reuniones largas
• Poco productivas
• Poco participativas
• Antidemocráticas
• Acumulación de experiencia
• Adquisición de conocimiento
técnico
• Entrenamiento
• Pesadas
• Poco atractivas
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Actitudes de Boicot
• Disconformidades
• Conflictos
• Desacuerdos con
la organización
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• Ridiculización de posturas
contrarias
• Personalizaciones
• Monopolios de palabra
• Interrupciones
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Tipos de Reuniones
1. Reuniones informativas.
Se convocan y realizan con el fin de difundir una determinada información entre un grupo
concreto de personas, garantizado así que todas ellas la conocen y conocen la forma en
que les afecta.
2. Reuniones consultivas.
Se convocan y realizan con el fin de recoger opiniones sobre un problema o cuestión determinada
entre aquellas personas que están directa o indirectamente implicadas, garantizando así que todas ellas
la conocen y conocen la forma en que les afecta.
3. Reuniones decisorias
Se convocan y realizan con el fin de valorar la información existente sobre un problema o cuestión determinada y
tomar una decisión entre aquellas personas responsables de la misma.
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Tipos de Reuniones
Reuniones
informativas
Reuniones
consultivas.
Reuniones
decisorias
Estos tres tipos de reuniones tienen finalidades distintas y
requiere desarrollos diferentes. A veces se combinan, a
lo largo de una misma reunión, en distintos momentos.
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Tipos de Reuniones
4. Reuniones formativas
Son aquellas en las que se busca y se produce un aprendizaje.
5. Reuniones formales
Se realiza, periódicamente o en una ocasión determinada, de acuerdo
con una convocatoria anticipada y una agenda de trabajo previamente
establecida, con participantes seleccionados.
6. Reuniones informales.
Se convocan, con mayor o menor inmediatez, sobre la marcha, en las que
participa un grupo de reunión informal. Su desarrollo es menor formal.
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Niveles de Objetivos de las reuniones
La diferenciación de estos tres niveles será orientadora de todos los pasos a dar: preparación,
presentación, moderación, participación de los asistentes y evaluación. Al mismo tiempo servirá como
guía para realizar una evaluación de la reunión. Como veremos más adelante, la organización de la
reunión va a tomar en cuenta estos tres niveles de objetivos no sólo en el momento del desarrollo,
propiamente dicho, de la asamblea, sino también en su preparación previa y en los momentos postasamblearios.
LA EFICACIA
Cuando hay
incompatibilidades,
no sacrificar un
nivel a favor de
otro.
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LA PARTICIPACION DEMOCRÁTICA
RELACIONES PERSONALES DE
CORDIALIDAD Y COOPERACIÓN
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La Eficacia
• Que
• Que
• Que
• Que
estén bien analizados los problemas
haya buenos criterios de valoración
se tomen las decisiones mas adecuadas
se informe bien
• Que todo esto se resuelva en el tiempo fijado
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La Participación Democrática
• Escuchar y tener en cuenta las opiniones y sugerencias
• Que cada cual tenga a su disposición toda la
información necesaria
• Que las decisiones se tomen sin imposiciones o
coacciones
• Que las decisiones se tomen preferiblemente por
consenso, y si no es posible por votación mayoritaria.
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Relaciones personales de cordialidad y cooperación
• Que el clima de trabajo sea agradable
• Que esté basado en el respeto mutuo
• Que se resuelvan los conflictos de forma no violenta
• Que esté garantizada la confianza para abordar los
temas y favorecer la comunicación y el acuerdo
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Convocatoria y Orden del día
En muchos casos la convocatoria se limita a comunicar la existencia de la reunión tal día a tal
hora, obstaculizando así su preparación.
La convocatoria se hará con suficiente antelación, incluyendo el orden
del día si es elaborado previamente. Conviene que todos y todas tengan
claro cuándo va a ser la reunión, qué puntos van a tratarse, en qué
orden,cuánto tiempo se estima que durará y qué tareas son necesarias
hacerantes de la reunión (conseguir información, habilitar un espacio,
aportar materiales para una dinámica, estudiar el orden del día, etc.).
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Para prepara los temas existen diversas formulas:
• Elaborar documentos previos y hacerlos llegar a los y las participantes
• Organizar reuniones o entrevistas con personas expertas en las cuestiones que vamos a
abordar (gente que haya superado ya la misma problemática o bien profesionales de la
materia)
• Consultar y dar a conocer, en asamblea, documentos o materiales sobre un tema (una
posibilidad es que cada persona se encargue de leer un documento y se haga una puesta
en común de todos en una parte del tiempo de la asamblea)
• Haciendo grupos de trabajo previos a la asamblea donde se discutan os problemas y las
alternativas con mas tiempo.
• Traduciendo informes, cuentas o informaciones complicadas a un lenguaje comprensible
por todo el mundo .
• Aprovechando los espacios informales para hacer comentarios clarificadores e ir
tomando posturas.
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La moderación es una función clave para cualquier reunión
El papel del moderador o moderadora se entiende en muchas ocasiones como la
mera organización del turno de palabra.
Sin embargo, quien modera debe asumir una función más compleja:
• Facilitar la consecución de los objetivos por parte del grupo.
• Ayudar al grupo para que trabaje provechosamente.
Esta ayuda consiste en ejercer un cierto control de la dinámica del grupo, pero sobre
todo en dinamizarlo, con propuestas, mediaciones oportunas, etc.
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Funciones de el/la Moderador/a
Facilitar la
consecución de
los objetivos.
Controlar la
dinámica de
grupo.
Dinamizar.
Sus intervenciones deben ser, en general, más sobre
la organización que sobre los contenidos de trabajo.
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Facilitador o Facilitadora
El papel de facilitadora o facilitador del trabajo del grupo no
implica que quien modera asuma toda la responsabilidad de
la marcha de la reunión, ya que se necesita de la aportación
responsable de todos los asistentes.
Pero sí implica que va a ser la persona que más atención
preste a los elementos técnicos y organizativos, y quien le
recuerde al grupo que tiene que alcanzar los objetivos fijados
en un tiempo limitado.
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Dinamizador o Dinamizadora
sugiriendo preguntas, cuidando que exista una
sensación colectiva de que se avanza,
dinamizando con la propuesta de métodos,
formas de distribuirse en el espacio, etc.
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Problemas en la moderación
favoreciendo la expresión de las
opiniones que más se ajustan a la suya
propia
MANIPULAR
LA REUNIÓN
acaparando la palabra
formulando interesadamente los
temas y métodos de discusión…
Moderar NO puede ser tomar decisiones individuales suplantando al grupo,
sino un modo de sugerir cómo continuar, haciendo que todas las personas
del grupo comprendan los temas y las distintas opiniones sobre ellos y se
sientan responsables de la discusión y de las decisiones.
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Problemas en la moderación
PENSAR QUE QUIEN MODERA DEBE TENER UNA ACTITUD «MODERADA», POCO
PROTAGONISTA, QUE CASI NO TIENE QUE DEJARSE VER
Muy al contrario, en su función facilitadora y dinamizadora la persona que
lleva la moderación de la reunión debe ocupar un espacio central e
intervenir en todo momento que se considere necesario, no dejando que
el grupo pierda la orientación y ofreciendo todas las herramientas a su
alcance para encontrar los objetivos.
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Problemas en la moderación
Dependerá del saber hacer y la disposición del resto de participantes que el moderador
pueda tener un papel menos presente
Si de forma ordenada el grupo es capaz de respetar los turnos, avanzar en los argumentos,
hacer propuestas de método, mediar en los conflictos que puedan surgir, etc.,
modera puede reducir su intervención.
quien
Pero si el grupo tiene dificultades para autorregularse será la moderadora o moderador quien
asuma más firmemente esta responsabilidad, interviniendo cuantas veces haga falta.
La diferencia entre un papel protagonista y un papel manipulador es que el
protagonismo se obtiene por intervenciones, en general, más sobre la organización
que sobre los contenidos de trabajo.
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Problemas en la moderación
Moderar
NO es liderar o dirigir, sino responsabilizarse de ayudar al grupo a cumplir sus
objetivos, la tarea o el trabajo que se marca a nivel organizativo:
•Abordar todos los puntos del orden del día.
• Hacerlo en el tiempo disponible prefijado.
• En cada caso, tomar decisiones, producir
argumentos, informar, generar ideas, coordinarse
Eficacia
•Para cada objetivo, atender a los tres niveles:
Participación
democrática
Relaciones cordiales y
cooperativas.
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Criterios para elegir al moderador/a
EL GRADO DE IMPLICACIÓN CON EL CONTENIDO
No es conveniente que modere una persona cuyo
grado de implicación con el contenido de la reunión es
alto
Sobrecarga de trabajo estar pendiente al mismo
tiempo de las cuestiones de fondo y de las cuestiones
de forma.
Habitualmente provoca una desatención de
funciones.
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Criterios para elegir al moderador/a
LA CAPACIDAD TÉCNICA, LAS DESTREZAS DESENVUELTAS EN SU FUNCIÓN
Podemos enmarcarlas en los siguientes campos:
• Saber aplicar las diferentes técnicas de organización de reuniones, según el tipo de reunión de
que se trate y adaptar su forma de actuar a lo que requiera cada circunstancia.
• Conocer los procesos dinámicos del grupo y reconducirlos hacia la consecución de los objetivos.
Prestar atención a cómo se da la comunicación, al clima, a los distintos papeles que se asumen, a
la distinción entre argumentos, etc.
• Tener habilidades para la animación, sobre todo para fomentar la participación de todas las
personas.
• Saber intervenir oportunamente y con amabilidad y respeto.
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Criterios para elegir al moderador/a
PRINCIPALES ERRORES
• El moderador no es capaz de moderarse a sí mismo y utiliza su status para
monopolizar las reuniones
• No tiene en cuenta todas las opiniones
• No recoge todas las propuestas y dinamiza para que se concreten
• No controla el tiempo
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Galería de personajes
El que no
escucha
El que se
repite
El que no
se entera
El que
quiere ser
simpático
El que se
aburre y pasa
El que
habla
mucho
El que no está
de acuerdo
en nada
El que
quiere
destacar
El que no
deja
acabar
El que
personaliza todo
en sí mismo
El que va
al grano
El que se
altera
El que
no
habla
El que conversa,
aparte, con
otros
participantes
…
¿Exíste el participante ideal?
NO, no existe.
Todos y todas tenemos virtudes y defectos en
nuestra participación en las reuniones.
La clave está en identificarlos y reconocerlos para
poder potenciar las virtudes y corregir los defectos.
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Actitudes básicas que facilitan el desarrollo de las reuniones
• CONCENTRACION; atención a los temas y cuestiones tratadas
• ESCUCHA ACTIVA; interés y respeto por las opiniones de los demás
• CLARIDAD Y CONCISIÓN en la aportación de las propias opiniones
• DISPOSICION AL DIALOGO, voluntad de negociación entre las
distintas opiniones y posturas, voluntad de producir acuerdos y
conclusiones
• ACTITUD SIMPÁTICA Y EMPÁTICA, contribución activa a un clima
relacional.
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Clasificación de los Roles
• La persona positiva: Empuja hacia delante, busca el éxito del equipo y se involucra en el proyecto; contagia su entusiasmo al resto.
El moderador debe reconocerlo públicamente, buscando que sigan su ejemplo.
• El crítico: El destructivo, todo le parece mal pero no aporta soluciones; los compañeros son unos inútiles, él que es perfecto. Deteriora el
ambiente de trabajo.
Si sobrepasa cierto límite el moderador tendrá que llamarle la atención.
• El discutidor: No está de acuerdo con nada, siempre defiende otra tesis. Pesado pero sin ánimo destructivo. Inconformista permanente,
aunque busca el bien del equipo sólo consigue sacar a la gente de quicio.
Hay que animarle a que piense en positivo, a que aporte soluciones prácticas.
• El inoportuno: Hace comentarios desafortunados en el momento menos adecuado. Pesado, pero no tiene ánimo destructivo.
Igual que al crítico, si sobrepasa cierto límite el moderador le tendrá que llamar la atención.
• El hablador: Nunca callado, discute aunque no entienda del tema, dificulta y alarga las reuniones, interrumpe permanentemente, impide
que la gente se centre en la tarea.
En las reuniones no se pueden tolerar sus interrupciones. Si hace falta se le llamará la atención
Clasificación de los Roles
• El listo: Lo sabe todo, suele tener una preparación por encima de la media, aunque un conocimiento muy superficial y poco sólido.
A veces sus aportaciones son oportunas, pero resultan cansadoras.
Habrá que animarle a que profundice algunas de sus consideraciones válidas.
• El pícaro: Se aprovecha del resto de los compañeros, pero lo hace de manera sutil y sus compañeros apenas se percatan. Su
aportación es nula y termina deteriorando el ambiente de trabajo.
• El rígido: Esquemas mentales muy consolidados, resulta muy difícil moverle. Sin flexibilidad para aceptar o considerar otros planteos.
Una persona entregada al equipo que requiere paciencia y persuasión.
• El reservado: le cuesta participar o no participa, a pesar de dominar la materia. Necesita un empujón. Si rompe la barrera inicial
será un gran activo.
Hay que animarle desde un principio a que participe en los debates.
• El gracioso: Sus aportaciones profesionales son muy discretas pero relaja el ambiente y crea una atmósfera más cálida,
contribuyendo a una mayor cohesión del equipo. Puede llegar a ser molesto.
Hay que dejarle cierto margen, pero señalándole también unos limites.
Clasificación de los Roles
• El cuchicheador: Se pasa las reuniones cuchicheando con sus compañeros, distrae a los compañeros, no se entera de
los acuerdo y retrasa al grupo con preguntas sobre acuerdos ya tomados. Puede llegar a ser muy molesto.
Si sobrepasa cierto límite el moderador tendrá que llamarle la atención.
• El despistado: No se prepara las reuniones antes de venir, y no sabe como participar hablando de temas que no se
están tratando.
El moderador, debe llamarle la atención y situarle en el tema que se está tratando
• El organizador. Clave dentro del equipo, preocupado porque las cosas funcionen, que se avance, superar dificultades,
y no perder el tiempo.
Contar con él, consultarle, realzar su papel (auténtico activo para el equipo).
• El subempleado: Tiene asignado cometidos muy por debajo de sus capacidades. Termina por aburrirse y perder interés.
Buscarle nuevas responsabilidades. Personas valiosas que no hay que dejar marchar.
• El incompetente: Lo opuesto del anterior; los cometidos superan sus capacidades. Por no reconocer sus limitaciones
asume nuevas responsabilidades que no sabrá atender, y terminara generando ineficiencias.
Apoyarlo con otros compañeros y tener claro su techo de competencia .
En el equipo ideal se consigue…
• Espíritu de equipo
• Colaboración
• Ser respetuosos de las diferentes personalidades
• Tener buen carácter
• Ser leales
• Asumir responsabilidades
• Trabajar
• No ser conformistas, ir por más logros
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Desperdicios internos de tiempo
• Falta de prioridades
• Falta de planes
• Objetivos no claros
• Falta de autodisciplina
• Dejar cosas para después
• Intentar hacer muchas cosa a la vez
• Falta de habilidad y conocimientos
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Reuniones y Asambleas de Asociaciones