Manual del Tesorero
Procedimientos que debe conocer el Tesorero
Puesto: Tesorería
Indicadores: % de Trámites de Cobranza en menos a 24 Hrs., % de Trámites de Pago en menos de 24 Hrs.
5.3 Control de
Obras
5.2.3 Trámites Fianza de
Anticipo
5.3.3 Control SATIC
5.3.4 Control Caja Chica
5.3.5 Control Viáticos
5.4.1 Impuestos y
Dependencias
5.4.2 Pagos a
Contratistas
5.4.3 Pagos a
Proveedores de
Servicios
5.4.4 Pagos a
Proveedores de
Materiales
5.4.5 Pagos a gastos de
Facilidades
5.4.6 Nómina de
Proyecto
5.4.7 Nómina Onix
5.5.1 Anticipos
5.5.2 Estimaciones
5.5.3 Finiquitos
5.7.3 Revisión y Ajustes
Fiscales
6. Ejecutar
6.5 G
yE
5. Administrar
5.2 F y
S
4. Comprar
5.4 Pagos
3. Costear
5.5 Cobranza
2. Diseñar
5.7
Fiscal
1. Vender
6.5.3 G y E Cliente
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Solicitud
de Fianza
de Cumplimiento
Contratación
de la Fianza
de Cumplimiento
Cancelación
de la Fianza
de Cumplimiento
5.2 Fianzas y
Seguros
Proceso clave
5.2.3 Trámites
Fianza de
Cumplimiento
• Solicitar a la Afianzadora una Fianza de Cumplimiento
y enviar copia del Contrato con el Cliente.
• Recibir de la Afianzadora la cotización de la Fianza de
Cumplimiento.
• Presentar la cotización de la fianza al Gerente
Comercial para su autorización.
• En caso de ser rechazada la cotización comunicar a la
Afianzadora las razones y solicitar otra cotización.
• En caso de ser aceptada, notificar a la Afianzadora para:
• Hacer el pago electrónico.
• Recibir la Fianza de Cumplimiento.
• Enviar copia de la Fianza al Jefe de Construcción y archivar
copia de la fianza.
• De acuerdo con el “Programa de Fianzas y Seguros” solicitar al
Jefe de Construcción el “Acta de Entrega de la Obra”
debidamente aceptada y firmada por el Cliente.
• En caso de no recibir estos documentos en la fecha prevista +
una holgura de 8 días, se notifica al Gerente Comercial.
• Enviar estos documentos a la afianzadora, solicitar la
cancelación del fianza, recibir la cancelación y archivarla.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefa de
Administración
Gerente
Comercial
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Gerente
Comercial
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefa de
Administración
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Evento
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Preparar los
Documentos
para SATIC
Onix
Tramitar el
SATIC Onix
Retenciones
provisionales
del SATIC
Onix
5.3 Control de
Obras
Proceso clave
5.3.3 Control
SATIC
• Preparar una copia del “Contrato de Obra y Anexos” con el
Cliente.
• Solicitar al Jefe de Construcción el “Programa Maestro”,
recibirlo y validarlo contra el alcance del “Contrato de Obra y
Anexos” con el Cliente.
• Solicitar las correcciones al Jefe de Construcción.
• Recibir el “Programa Maestro” revisado.
• Preparar la “Carátula de Documentos SATIC Onix” e
integrar las copias del Contrato de Obra y Anexos con el
Cliente y del Programa Maestro.
• Entregar al Despacho Contable la carátula y los
documentos descritos y conservar y controlar la copia de
la carátula firmada por el Despacho.
• Recibir los trámites del SATIC de Onix.
• Crear la cuenta contable “Retenciones SATIC Cliente”.
• Tesorería debe registrar en la cuenta contable las
retenciones aplicadas por el Cliente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefa de
Administración
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato de Obra y
Anexos
Programa Maestro
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
Formatos
Contrato de Obra y
Anexos
Formato
Carátula de Documentos
SATIC Onix
Programa Maestro
Frecuencia
Quién
Jefa de
Administración
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Retenciones SATIC
Cliente
Paso
4
Paso
5
Obtención
del Oficio de
Conclusión
(IMSS)
• De acuerdo con el “Programa de Eventos de los Contratos”,
verificar con Construcción la entrega de las obras definidas en
el “Contrato de Obra y Anexos” con el Cliente.
• Verificar con Tesorería las facturas por cobrar y el monto total
de las retenciones hechas por el Cliente.
• Validar que las retenciones hechas sean las previstas en el
“Contrato de Obra y Anexos” con el Cliente.
• Solicitar a cada Contratista su Oficio de Conclusión (por IMSS)
totalizar los SATIC provisionales pagados por Onix, calcular el
saldo pendiente de pagar del SATIC de Onix, solicitar el pago
correspondiente (Procedimiento: Impuestos y Dependencias).
• Recibir el Oficio de Conclusión del IMSS.
Frecuencia
Quién
Jefa de
Administración
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Formato
Evento
Memorando Retenciones
SATIC
Instructivo
SATIC de
cierre de
Contrato
con el
Cliente
Evento
Programa de Eventos de
los Contratos
Cuenta Retenciones
SATIC Contratista
Semanal
Contrato de Obra y
Anexos
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Gerente
Comercial
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
10
Paso
9
Paso
8
Paso
7
Paso
6
5. Administrar
Preparar los
Documentos
para SATIC
Contratistas
Entregar los
Documentos
para SATIC
Contratistas
5.3 Control de
Obras
Proceso clave
5.3.3 Control
SATIC
• Preparar una copia del “Contrato de Obra y Anexos” del
Contratista.
• Solicitar al Jefe de Construcción el “Programa de Obra del
Contratista”, recibirlo y validarlo contra el alcance del “Contrato
de Obra y Anexos” del Contratista.
• Solicitar las correcciones al Jefe de Construcción.
• Recibir el “Programa de Obra del Contratista” revisado.
• Preparar la “Carátula de Entrega de Documentos al
Contratista” e integrar las copias de:
• Contrato de Obra y Anexos del Contratista.
• Programa de Obra del Contratista.
• Entregar al Contratista la carátula y los documentos
descritos y conservar y controlar la copia de la
carátula firmada por el Contratista.
Retenciones
provisionales
del SATIC de
los
Contratistas
• Para cada Contratista crear la cuenta contable
“Retenciones SATIC Contratista”.
• Enviar el “Memorando Retenciones SATIC” a Tesorería
para que aplique las retenciones previstas a las facturas
de cada Contratista y acredite éstas en la cuenta contable
correspondiente.
• Verificar semanalmente la aplicación de las retenciones.
SATIC de
cierre de
Contrato
por
Contratista
• De acuerdo con el “Programa de Eventos de los Contratistas”,
verificar con Construcción la recepción de las obras definidas en
el “Contrato de Obra y Anexos” de cada Contratista.
• Verificar con Tesorería las facturas por pagar y el monto total de
las retenciones hechas al Contratista.
• Validar que las retenciones hechas sean las previstas en el
“Contrato de Obra y Anexos” de cada Contratista.
Devolución
de
retenciones
de SATIC
por
Contratista
• Solicitar a cada Contratista su Oficio de Conclusión (por IMSS).
• Aplicar a las retenciones del Contratista el total de los pagos de
SATIC hechos y preparar el “Memorando Cierre SATIC
Contratistas”.
• Obtener aprobación del memorando por el Gerente Comercial.
• Enviar a Tesorería el memorando para que libere el pago de las
devoluciones indicadas.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefa de
Administración
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato de Obra y
Anexos
Programa de Obra del
Contratista
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
Formatos
Contrato de Obra y
Anexos
Formato
Carátula de Entrega de
Documentos al Contratista
Programa de Obra del
Contratista
Frecuencia
Quién
Jefa de
Administración
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Cuenta Retenciones
SATIC Contratista
Frecuencia
Quién
Jefa de
Administración
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formato
Evento
Memorando Retenciones
SATIC
Instructivo
Formatos
Evento
Programa de Eventos de
los Contratos
Cuenta Retenciones
SATIC Contratista
Semanal
Contrato de Obra y
Anexos
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Gerente
Comercial
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Memorando Cierre SATIC
Contratistas
Cuenta Retenciones
SATIC Contratista
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Creación
de Caja
Chica de
Proyecto
Autorización
de Gastos
Regulares
Autorización
de Gastos
especiales
Reposición
de Caja
Chica
Cierre de
Caja Chica
5.3 Control de
Obras
Proceso clave
5.3.4 Control
Caja Chica
• Solicitar a la Jefa de Administración mediante el “Control de
Cuentas de Gastos” la autorización y apertura de una caja chica
con los datos del proyecto, del Superintendente y el monto
inicial de la caja chica.
• El Auxiliar Administrativo elabora el pagaré, recaba la firma del
Superintendente y notifica a la Jefa de Administración.
• Se notifica a Tesorería para que haga la transferencia de fondos.
• Los gastos regulares previstos para ser pagados por Caja Chica
son; Complementos o cambios de materiales menores y
Gasolina de vehículos oficiales de Onix.
• Todos los gastos regulares se registran en el formato: “Control
de Cuentas de Gasto”, para ser válidos deben llevar la firma del
Superintendente y contar con un comprobante fiscal válido o el
vale rosa correspondiente.
• Los gastos especiales son aquellos gastos diferentes a los
previstos en el paso 2.
• Todos los gastos especiales se registran en el formato: “Control
de Cuentas de Gastos”, para ser válidos deben llevar la firma del
Superintendente, la nota de referencia al correo de autorización
del Jefe de Construcción y contar con un comprobante fiscal
válido o el Vale Rosa correspondiente.
• El Superintendente debe mantener actualizado el “Control de
Cuentas de Gastos” junto con los archivos adjuntos de las
facturas y recibos.
• El Auxiliar Administrativo revisa diariamente este control y los
documentos adjuntos, define los gastos aprobados para pago y
solicita la autorización de la Jefa de Administración, se notifica a
Tesorería para que transfiera los fondos al Superintendente.
• Se verifica con el Superintendente que el “Control de Cuentas
de Gastos” de caja chica esté actualizado, se define el monto sin
comprobar por el Superintendente, se le pregunta la forma
como prefiere pagar el saldo (por nómina o por transferencia de
fondos), una vez acreditado este saldo en las cuentas de Onix,
entonces el Auxiliar Administrativo le devuelve al pagaré al
Superintendente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Superintendente
Jefe Administración
/ Tesorería
Auxiliar
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Instructivo
Solicitud de Caja Chica
Pagaré
Quién
Superintendente
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Evento
Frecuencia
Control de Cuentas de
Gastos
Vale Rosa
Instructivo
Evento
Frecuencia
Quién
Superintendente
Jefe de
Compras
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Vale Rosa
Instructivo
Evento
Frecuencia
Quién
Superintendente
Jefa y Auxiliar
Administrativo
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Instructivo
Frecuencia
Semanal
Quién
Superintendente
Jefe de
Administración
Auxiliar
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Instructivo
Control de Cuentas de
Gastos
Pagaré
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Autorizar
el Viaje
Asignar la
cuenta de
Váticos
Comprobar
los Gastos
Regulares
Comprobar
los Gastos
Especiales
Cierre de
cuenta de
Váticos
5.3 Control de
Obras
Proceso clave
5.3.5 Control
Viáticos
• Cualquier Funcionarios de Onix puede solicitar un viaje llenando
el formato “Solicitud de Viaje” indicando el objetivo, la razón
por la que el viaje es la mejor forma de cumplir el objetivo, las
personas / empresas / proyectos a visitar, el destino, la
duración, el costo y la cuenta a la que se cargaría.
• La solicitud debe ser revisada y aprobada por su Jefe Funcional y
por el titular del presupuesto al que se cargaría.
• Ya con la solicitud autorizada el solicitante debe enviar copia de
la “Solicitud de Viaje” autorizada a la Jefa Administrativa, llenar
el “Control de Cuentas de Gastos” y solicitar a la misma la
autorización y apertura de una cuenta de Váticos.
• Se notifica a Tesorería para que haga la transferencia de fondos
a RRHH para compra de boletos y al solicitante para ejercer el
presupuesto aprobado.
• Los Váticos regulares previstos para ser pagados son;
Alimentación, Hospedaje y Traslados.
• Todos los Váticos regulares se registran en el formato: “Control
de Cuentas de Gasto”, para ser válidos deben contar con un
comprobante fiscal válido o que correspondan al monto
autorizado para alimentos y deben ser autorizados por la Jefa de
Administración.
• Los gastos especiales son aquellos gastos diferentes a los
previstos en el paso 2.
• Todos los gastos especiales se registran en el formato: “Control
de Cuentas de Gastos”, para ser válidos deben contar con los
correos de autorización primero del Jefe inmediato, luego de la
Jefa de Administración y preferentemente contar con un
comprobante fiscal válido.
• Se verifica con el personal solicitante que el “Control de
Cuentas de Gastos” de Váticos esté actualizado, se define
el monto comprobado, en caso de saldo en contra se le
pregunta la forma como prefiere pagar el saldo (por
nómina o por transferencia de fondos) y en caso de saldo
a favor se notifica a Tesorería para que haga la
transferencia de fondos.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Funcionario
Jefe Funcional
Titular del
Presupuesto
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Solicitud de Viaje
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Auxiliar
Administrativo
Jefe de
Administración
Funcionario
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Tabulador de Váticos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Funcionario
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Control de Cuentas de
Gastos
Tabulador de Váticos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Funcionario
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Evento
Evento
Control de Cuentas de
Gastos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe de
Administración
Tesorería
Funcionario
Rol (RACI)
R
I
A
Formatos
Instructivo
Control de Cuentas de
Gastos
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.4 Pagos
Proceso clave
5.4.1
Impuestos y
Dependencias
Recibir el
Cálculo de
las
Obligaciones
por Pagar
• Recibir el Cálculo de las Obligaciones por Pagar, ya
revisado y aprobado por el Gerente Comercial.
• Notificar a Tesorería de los pagos autorizados de las
obligaciones por pagar.
Aplicar los
pagos
aprobados
de la
Obligaciones
por Pagar
• Tesorería debe:
• Aplicar en el banco los pagos aprobados.
• Tesorería verifica haya sido liberado el pago por el
Gerente Comercial.
• Captura en el sistema los pagos aplicados.
• Notificar a la jefa de Administración del pago de
las obligaciones aprobadas.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefa de
Administración
Gerente
Comercial
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Tesorería
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Calendario
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Calendario
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Recibir la
Factura
original del
Contratista
Verificar los
documentos
previos
Calcular el
pago al
Contratista
Aplicar el
pago al
Contratista
5.4 Pagos
Proceso clave
5.4.2 Pagos a
Contratistas
• Recibir y verificar los documentos enviados por el Auxiliar
Administrativo:
• Factura original del Contratista.
• Copia de los Generadores y Estimaciones del
Contratista aprobados por Construcción y por Costos.
• Copia del SATIC del Contratista (alta en caso de ser
anticipo ó la baja en caso de ser finiquito).
• Verificar que el Contrato del Contratista y la Orden de Sub
Contrato estén aprobados y dados de alta en el sistema.
• Verificar que la factura presentada a cobro coincida con el
“Programa de Eventos del Contrato” del Contratista y si se
requiere recabar la información para ajustar el programa.
• Envía al Jefe de Costos las facturas originales para firma de
aprobación.
• Si la factura no es de finiquito del Contratista, entonces hacer la
retención del SATIC del Contratista.
• Si por finiquito de obra se está solicitando la devolución de las
retenciones del SATIC y el Contratista entregó su Cierre del
SATIC, entonces calcular el monto a devolver.
• Solicitar la aprobación del pago al Gerente Comercial y enviar la
información para pago a Tesorería.
• Tesorería debe:
• Aplicar en el banco los pagos aprobados.
• Tesorería verifica haya sido liberado el pago por el
Gerente Comercial.
• Captura en el sistema los pagos aplicados.
• Notificar al Contratista del pago de su factura, al Jefe
de Construcción y a la Jefa de Administración.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefa de
Administración
Auxiliar
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Gerente Comercial
/ Jefe Construcción
Jefe de Costos
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Programa de Eventos del
Contrato
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Gerente
Comercial
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Tesorería
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
A
R
A
Formatos
Instructivo
Control de Cuentas de
Gastos
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.4 Pagos
Recibir la
Factura
original del
Proveedor
de
Servicios
• Recibir y verificar los documentos enviados por el Jefe de
Construcción:
• Factura original del Proveedor de Servicios.
• Copia de los reportes del Proveedor de Servicios
aprobados por Construcción y por Costos.
• Orden de Compra firmada por el Contratista (para pago
de contado).
Verificar los
documentos
previos
• Verificar que el Contrato del Proveedor de Servicios y la Orden
de Servicio estén aprobados y dados de alta en el sistema.
• Verificar que la factura presentada a cobro coincida con el
“Programa de Eventos del Contrato” del Proveedor de Servicios
y si se requiere recabar la información para ajustar el programa.
• Autoriza el pago y envía la información para pago a Tesorería.
Aplicar el
pago de la
Factura del
Proveedor
de
Servicios
Proceso clave
5.4.3 Pagos a
Proveedores de
Servicios
• Tesorería debe:
• Aplicar en el banco los pagos aprobados.
• Tesorería verifica haya sido liberado el pago por el
Gerente Comercial y notifica al Proveedor de
Servicios del pago de su factura.
• Captura en el sistema los pagos aplicados.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefa de
Administración
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Gerente Comercial
/ Jefe Construcción
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Tesorería
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
A
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.4 Pagos
Recibir la
Factura
original del
Proveedor
de
Servicios
• El Jefe de Almacén le entrega al Auxiliar Administrativo la
factura original del Proveedor de Materiales que recibió,
revisó, aceptó y capturó.
• El Auxiliar Administrativo envía la factura por mensajería a
la Jefa de Administración.
Verificar los
documentos
previos
• Verificar que la Orden de Compra esté aprobada y dada de
alta en el sistema.
• Verificar que la factura coincida con la Orden de Compra.
• En caso de haber diferencias solicitar al Jefe de Almacén
las aclaraciones necesarias.
• Autoriza el pago y envía la información para pago a
Tesorería.
Aplicar el
pago de la
Factura del
Proveedor
de
Servicios
Proceso clave
5.4.4 Pagos a
Proveedores de
Materiales
• Tesorería debe:
• Aplicar en el banco los pagos aprobados.
• Tesorería verifica haya sido liberado el pago por el
Gerente Comercial.
• Captura en el sistema los pagos aplicados.
• Notificar al Proveedor de Materiales del pago de
su factura.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Auxiliar
Administrativo
Jefe de
Almacén
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Gerente Comercial
/ Jefe Almacén
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Tesorería
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
A
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Recibir los
Recibos de
los Gastos
de Obra
Verificar
los Recibos
de los
Gastos de
Obra
Ejercer el
Presupuesto
de Gastos
de Obra
5.4 Pagos
Proceso clave
5.4.5 Pagos a
Gastos de
Facilidades
• Identificar en el “Programa de Facilidades” los pagos
previstos para la siguiente semana.
• Solicitar al Superintendente con 1 semana de anticipación
copia de los Recibos por pagar.
• Recibir los Recibos solicitados la semana anterior.
• Verificar que los recibos coincidan con los previsto en el
programa y en el presupuesto de gastos de facilidades.
• En caso de haber diferencias solicitar al Superintendente
las aclaraciones necesarias.
• Autoriza el pago y envía la información para pago a
Tesorería.
• Tesorería debe:
• Aplicar en el banco los pagos aprobados.
• Tesorería verifica haya sido liberado el pago por el
Gerente Comercial.
• Captura en el sistema los pagos aplicados.
• Transferir los fondos necesarios al Superintendente para
pagar los servicios que no se pagan electrónicamente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Auxiliar
Administrativo
Jefe de
Almacén
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Programa de Facilidades
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Gerente Comercial
/ Superintendente
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Presupuesto de
Facilidades
Programa de Facilidades
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Jefa de
Administración
Tesorería
Superintendente
Rol (RACI)
A
R
A
Formatos
Instructivo
Presupuesto de
Facilidades
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.4 Pagos
Recopilar y
liberar la
información
previa para
la Nómina
• Recibir las “Listas de Asistencia” y los “Reportes de
Incidencias” enviados por el Auxiliar Administrativo y
aprobados por el Superintendente.
• Identificar la cuenta de indirectos del proyecto y la
“Cédula de Indirectos del Proyecto”.
Calcular la
Nómina
• Calcular la Nómina (“Lista de Asistencia”, “Reporte de
Incidencias” y abonos o descuentos previstos).
• Cotejar la Nómina con los previsto en la “Cédula de Indirectos
del Proyecto” y en caso de discrepancias solicitar al Jefe de
Construcción el ajuste de la cédula de indirectos.
• Solicitar la aprobación del pago de la Nómina a la Jefa de
Administración, ella envía esta información para pago a
Tesorería y notifica al Gerente Comercial.
Aplicar el
pago de
Nómina
Proceso clave
5.4.6 Nómina
de Proyecto
• Tesorería debe:
• Verificar que la Nómina haya sido aprobada por la
Jefa Administrativa.
• Aplicar en el sistema los pagos aprobados y
controlar y archivar los recibos de Nómina.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
RRHH
Jefe de
Administración
Auxiliar
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Lista de Asistencia
Reporte de Incidencias
Formato
Cédula de Indirectos del
Proyecto
Frecuencia
Semanal
Quién
RRHH
Jefe Construcción/
Jefa Admon.
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Lista de Asistencia / Reporte de
Incidencias
Formatos
Nómina
Formato
Cédula de Indirectos del
Proyecto
Frecuencia
Semanal
Quién
RRHH
Tesorería
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
A
R
A
Formatos
Instructivo
Nómina
Frecuencia
Semanal
Paso
1
5. Administrar
Recopilar la
información
previa para
la Nómina
5.4 Pagos
Proceso clave
5.4.7 Nómina
de Onix
• Generar las correspondientes listas de asistencia y
reportes de incidencias del personal de Onix.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
RRHH
Jefe de
Administración
Auxiliar
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Lista de Asistencia
Reporte de Incidencias
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Calcular la
Nómina
Aplicar el
pago de
Nómina
• Calcular la Nómina (“Lista de Asistencia”, “Reporte de
Incidencias” y abonos o descuentos previstos).
• Solicitar la aprobación del pago de la Nómina a la Jefa
de Administración, ella envía esta información para
pago a Tesorería y notifica al Gerente Comercial.
• Tesorería debe:
• Verificar que la Nómina haya sido aprobada por la
Jefa Administrativa.
• Aplicar en el sistema los pagos aprobados y
controlar y archivar los recibos de Nómina.
Frecuencia
Semanal
Quién
RRHH
Gerente Comercial
/ Jefa Admon.
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Lista de Asistencia / Reporte de
Incidencias
Nómina
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
RRHH
Tesorería
Rol (RACI)
A
R
Formatos
Instructivo
Semanal
Nómina
Frecuencia
Semanal
5. Administrar
Proceso clave
5.5 Cobranza
5.5.1 Anticipos
Sub proceso
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
Procedimiento
Notificar los
Términos y
Condiciones
del Anticipo
Revisar los
Términos y
Condiciones
del Anticipo
Integrar los
documentos
para el
Anticipo
Emitir la
Factura
para el
Anticipo
Seguimiento
y cobro del
Anticipo
• Notificar a la Jefa de Administración sobre la asignación a
Onix de un Contrato con Anticipo.
• Asegurase que la Jefa de Administración cuenta con una
copia del Contrato con el Cliente.
• Comunicar cualquier nota a aclaración sobre los Términos
y Condiciones del Anticipo así como los datos de contacto
para entregar la factura del Anticipo.
• Revisar el Contrato con el Cliente para identificar:
• El monto del Anticipo.
• El plazo para el cobro.
• Los documentos previos que es necesario
presentar para liberar el pago del Anticipo.
• Las condiciones de amortización del Anticipo.
• Crear el “Check List para el Anticipo”.
• Solicitar a Construcción y Costos los documentos que es
responsabilidad de ellos generar.
• Recibir, revisar, validar y aceptar los documentos solicitados.
• Obtener los documentos que son responsabilidad de
Administración generar.
• Entregar a Tesorería estos documentos y solicitar que
elabore la factura para el anticipo.
• Preparar la factura para el Anticipo.
• Solicitar la aprobación de la factura del Anticipo al
Jefe de Proyectos y Presupuestos, al Jefe de
Construcción y al Gerente Comercial.
• Obtener validación de la factura por el SAT.
• Integrar los documentos y la factura del Anticipo y
entregarlos al Cliente.
• Verificar la recepción y aceptación por parte del Cliente de los
documentos y de la factura del Anticipo.
• Obtener la fecha prevista para el pago de la Factura, incorporar
la fecha al “Programa de Eventos de los Contratos” y verificar el
pago en la fecha prevista.
• En caso de mora obtener la nueva fecha de pago y notificar a la
Jefa de Administración y en caso necesario al Jefe de P y P y al
Gerente Comercial.
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Check List para el
Anticipo
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Jefe Construcción /
Jefe Costos
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Check List para el
Anticipo
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Tesorería
Jefe P y P / Jefe
Construcción
Gerente Comercial
/ Jefa Admon.
Rol (RACI)
R
A
A
Factura
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Tesorería
Jefa de
Administración
Jefe P y P / Gte.
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
5.5 Cobranza
Establecer el
Calendario
de Cobranza
de
Estimaciones
• Revisar el Contrato del Cliente para identificar las fechas y
requisitos para cobrar al Cliente los avances de obra.
• Revisar y ajustar en caso necesario el “Programa de Eventos de
los Contratos” para asegurar que incluyen al menos las fechas
en la que se deben recibir las Carátulas de Estimaciones
Autorizadas, y las fechas en las que se deben presentar ante el
Cliente las Facturas de Cobro del Avance de Obra.
Recibir la
Carátula
de
Estimación
Autorizada
• El día hábil anterior a cada fecha en la que se debe recibir una
“Carátula de Estimaciones Autorizada”, verificar con el
Residente Administrativo el estatus del documento.
• En caso de que no se reciba a tiempo la Carátula prevista o el
Residente Administrativa informa que ésta se va a demorar,
entonces comunicar esta situación a la jefa de Administración, al
Gerente Comercial, al Jefe de Construcción.
Facturar la
Estimación
autorizada
Seguimiento
y cobro de la
Factura de
la
Estimación
Proceso clave
5.5.2
Estimaciones
• Preparar la factura de la Estimación Autorizada.
• Obtener validación de la factura por el SAT.
• Integrar los documentos necesarios especificados por el
Cliente y la factura de la Estimación Autorizada y entregarlos
al Cliente.
• Verificar la recepción y aceptación por parte del Cliente de los
documentos y de la factura de la Estimación Autorizada.
• Obtener la fecha prevista para el pago de la Factura, incorporar
la fecha al “Programa de Eventos de los Contratos” y verificar el
pago en la fecha prevista.
• En caso de mora notificar a la Jefa de Administración, al Jefe de
Construcción y al Gerente Comercial y obtener fecha de pago.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Tesorería
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Programa de Eventos de
los Contratos
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Tesorería
Gerente Comercial
/ Jefe Construcción
Residente
Administrativo
Rol (RACI)
R
I
C
Formatos
Carátula de Estimaciones
Autorizada
Programa de Eventos de
los Contratos
Instructivo
Frecuencia
Semanal
Quién
Tesorería
Gerente Comercial
/ Jefe Construcción
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
R
I
A
Programa de Eventos de
los Contratos
Factura
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Semanal
Quién
Tesorería
Jefe Construcción /
Jefa Administración
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Factura
Programa de Eventos de
los Contratos
Frecuencia
Semanal
5. Administrar
Proceso clave
5.5 Cobranza
5.5.3 Finiquitos
Sub proceso
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
Procedimiento
Seguimiento
del Acta de
Entrega de
la Obra
Integrar los
documentos
para el
Finiquito
Emitir la
Factura
para el
Finiquito
Seguimiento
y cobro del
Finiquito
• En base a los previsto en el “Programa de Eventos de los
Contratos” solicitar al Superintendente el estatus del “Acta
de Entrega de la Obra” aceptada y firmada por el Cliente.
• En caso de mora en la recepción del acta, obtener del
Superintendente la nueva fecha, actualizar el “Programa
de Eventos de los Contratos” y notificar al Gerente
Comercial.
• Solicitar al Superintendente; el “Acta de Recepción de
la Obra” y la “Carta de no adeudos del Almacén”.
• Solicitar a la Jefa de Administración; Cierra del SATIC
de Onix, y la Fianza de Calidad.
• Recibir, revisar, validar y aceptar los documentos
solicitados.
• Preparar la factura para el recuperar el Finiquito.
• Solicitar la aprobación de la factura del Finiquito al
Jefe de Construcción y al Gerente Comercial.
• Obtener la validación de la factura por el SAT.
• Integrar los documentos y la factura del Finiquito y
entregarlos al Cliente.
• Verificar la recepción y aceptación por parte del Cliente de los
documentos y de la factura del Finiquito.
• Obtener la fecha prevista para el pago de la Factura, incorporar
la fecha al “Programa de Eventos de los Contratos” y verificar el
pago en la fecha prevista.
• En caso de mora obtener la nueva fecha de pago y notificar al
Jefe de Construcción y al Gerente Comercial.
Quién
Tesorería
Jefe de
Administración
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Tesorería
Jefa de
Administración
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Tesorería
Jefe de
Construcción
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
A
Factura
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Tesorería
Jefe de
Construcción
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Instructivo
Factura
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
5. Administrar
Revisión de
los Cálculos
de las
Obligaciones
por Pagar
Autorización
del pago del
las
Obligaciones
por pagar
5.7 Fiscal
Proceso clave
5.7.3 Revisión y
Ajustes Fiscales
• Revisar los Cálculos de las Obligaciones por Pagar.
• Solicitar al despacho Contable las aclaraciones
necesarias para justificar los pagos calculados.
• En caso necesario solicitar al despacho el ajuste de
los pagos calculados.
• Aceptar los Cálculos de las Obligaciones por Pagar ya
revisados y ajustados.
• Presentar y explicar al Gerente Comercial los Cálculos
de las Obligaciones por Pagar.
• Obtener la aprobación del pago de las obligaciones
por pagar.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefa de
Administración
Rol (RACI)
R
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefa de
Administración
Gerente
Comercial
Tesorería
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
6. Ejecutar
Ajustar los
GyE
Internos
de Onix
Negociar
los G y E
de Onix
Recibir la
Carátula
de
Estimación
Autorizada
6.5
Generadores y
Estimaciones
Proceso clave
6.5.3 G y E
Cliente
• Coordinar la revisión y ajuste de los Generadores y
Estimaciones de Onix entre el Jefe de Costos, el Gerente
de Operaciones , el Gerente Comercial y él mismo.
• Al recibir los Generadores y Estimaciones para cobro
aprobados por los Gerentes de Operaciones y Comercial,
verifica que éstos estén completos e incluyan sus anexos y
le envía estos documentos al Residente Administrativo.
• Presentarle al Cliente los Generadores y Estimaciones
de Onix para su revisión y aprobación.
• En caso de rechazo del Cliente, involucra al Jefe de
Construcción para que se coordine con el Jefe de
Costos y el Jefe de Proyectos y Presupuestos para
negociar las diferencias con el Cliente.
• Recibir la Carátula de Estimación Autorizada que
emite el Cliente.
• Enviar tanto en forma electrónica como físicamente
la carátula a Tesorería para proceder a su cobro.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe de
Construcción
Jefe de Costos
Gtes. Operaciones y
Comercial
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Semanal
(Jueves)
Quién
Residente
Administrativo
Jefe de
Construcción
Jefe Costos /
Jefe P y P
Rol (RACI)
R
A
A
Formatos
Generador
Estimación
Instructivo
Frecuencia
Quién
Residente
Administrativo
Tesorería
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Instructivo
Semanal
a Contratistas
Frecuencia
Semanal
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Manual del Tesorero (11.03.2013)