La organización de eventos es el proceso
de diseño, planificación y producción ,de
congresos, festivales, ceremonias, fiestas,
convenciones u otro tipo de reuniones,
cada una de las cuales puede tener
diferentes finalidades.
 es la de realizar el presupuesto y el
cronograma. la selección y reserva del
espacio en el que se desarrollará el
encuentro, la tramitación de permisos y
autorizaciones.


La organización es una unidad social
coordinada, consciente, compuesta por
dos personas o más, que funciona con
relativa constancia a efecto de alcanzar
una meta o una serie de metas
comunes.

Las personas que supervisan las
actividades de otras, que son
responsables de que las organizaciones
alcancen estas metas,

PLANIFICACIÓN: "Es el hecho de hacer el
plan o proyecto de una acción". Planificar
es el conjunto de organización,
planificación, ejecución y gestión.

ORGANIZAR: Es una de las funciones
administrativas e un gerente. Comprende
dos procesos básicos:
1)
el desarrollo del marco estructural para la
empres
2) La definición de las relaciones administrativas y
operativas.

PROGRAMACIÓN: "Es la acción de coordinar
en el tiempo y en el espacio las distintas partes
que intervienen y son necesarias para la
realización de la obra, fijando la
interdependencia entre ellos".

EJECUCIÓN: "La acción de poner por obra una
cosa". Es la acción de materializar lo que
estamos programando.

CONTROL: "Inspección, fiscalización,
intervención".

GESTIÓN: "Es la acción y efecto de administrar
Una organización de eventos consiste en
una serie de servicios globales que se le
ofrecen a una persona o empresa que
necesita realizar una reunión de carácter
social o corporativo.
 Un evento además de ser una reunión
cumple la función de carta de
presentación frente a posibles clientes,
medios de comunicación y público en
general
 La forma que tomará un proyecto de
organización de eventos dependerá del
tipo de reunión de que se trate:

INFORMALES :suelen ser los eventos
sociales bautizos, comuniones,
cumpleaños, bodas y aniversarios
 FORMALES: podemos ubicar las
reuniones empresariales como
inauguraciones, lanzamientos de nuevos
productos, eventos promocionales,
capacitaciones, exposiciones, fiestas
corporativas, galas y celebraciones


Por otra parte, vale destacar que el
éxito de un evento no solo dependerá
del desempeño de los especialistas y del
personal a cargo de las distintas áreas
que componen el proyecto integral, sino
que también estará ligado a la
adecuada elección del lugar y el
momento adecuado para realizar la
reunión

DISEÑO DEL EVENTO
En este primer paso se decidirá de manera conjunta
con el cliente cuál es el tipo de evento más
adecuado según sus necesidades. Posteriormente se
establecerán los objetivos y metas que se pretenden
alcanzar con la reunión/celebración

BÚSQUEDA, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE
PROVEEDORES
Según el presupuesto con que cuente cada cliente
se procederá a realizar la búsqueda, selección y
posterior contratación de proveedores de productos
y servicios, técnicos y profesionales que colaborarán
en el evento.
COORDINACIÓN Y PRODUCCIÓN
Una vez se ha contratado a los
proveedores y a los profesionales que
colaborarán en el evento será necesario
coordinar las distintas áreas y
departamentos para optimizar la dinámica
de trabajo.
 MONTAJE Y PUESTA A PUNTO
El montaje de un evento consiste en él la
preparación y correcta disposición de
todos los recursos técnicos y humanos en el
mismo sitio en que tendrá lugar el evento

IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO
Es el momento en que el evento tiene
inicio. Uno o dos organizadores podrán
estar presentes en la reunión
supervisando y brindando soporte
logístico para desarrollar todas las
actividades programadas según un
estricto cronograma.
 DESMONTAJE
Durante esta fase se procede a retirar
los materiales y productos empleados en
el evento.


EVALUACIÓN DE OBJETIVOS
Por último, se evaluará en qué medida
se han alcanzado los objetivos
establecidos en las instancias iníciales
del planeamiento

CONCLUSIONES
La organización de un evento es una
actividad que combina elementos de
diseño, planeamiento, logística y
desarrollo
las diferencias que existen entre
contratar a una compañía
especializada en la organización de
eventos
 Compañía organizadora de eventos
Organizar por cuenta propia
Los profesionales de la organización de
eventos se encargan personalmente de
gestionar y coordinar todas las
actividades durante una
reunión/celebración
 Por lo general, se dedican a la
organización de eventos a tiempo
completos

Para planificar un evento es necesario
conocer el objetivo del mismo, Es necesario
conocer a los asistentes al evento
 Elegiremos la sala, auditorio, hotel, etc. en
función del tipo de evento y sobre todo del
número de participantes.
 tendremos que confeccionar una lista de
comprobación con la relación de todos
aquellos elementos que serán necesario
para llevar a cabo la organización del
evento: audio, video, proyectores, red,
micrófonos, catering, etc.

Elegiremos el tipo de distribución más
conveniente para cada acto
 En cuanto a la logística, debemos
ocuparnos de verificar la sala:
temperatura, comodidad, medios,
elementos externos
 Si existen intervenciones, debemos
marcar las intervenciones, es decir,
quien intervendrá, en qué orden y
durante cuánto tiempo.


“Los principios dentro de un programa
se basan en los hechos que se derivan
del estudio del comportamiento
humano y de la naturaleza de la
sociedad en la cual vivimos, e incluye las
experiencias y las soluciones que los
dirigentes han enfrentado y solucionado
ante problemas y situaciones diferentes”

El programa debe consistir en la
realización de actividades que contemplen
las finalidades:
La institución: A través de sus fines y
objetivos.
 Los participantes: En su etapa de
participación inicial y posterior desarrollo.
 Los dirigentes: Que determinan objetivos
específicos y orientan la acción.
 Los profesionales: Que tienen a su cargo la
ejecución y convencimiento de las
diferentes actividades a realizar.


El programa debe incluir diversas
actividades basadas en tres aspectos
importantes del participante:
Sus necesidades.
Sus intereses.
Sus habilidades.

Lo más importante dentro del programa
recreativo es el participante, en él debe
estar centrada toda la atención. La
idea es programar con el participante y
no para el participante. Un programa
debe ser suficientemente vasto como
para proveer un campo amplio de
opciones para toda la gente, sin ningún
tipo de diferencias o preferencias por
edad, sexo, habilidad, etc.

El valor de un programa y de las
actividades que involucra, debe ser
medido por el grado de influencia
positiva que ejerce sobre el individuo.
 Mayor apertura de su nivel cultural.
Aumento del equilibrio emoción.
Mayor nivel de participación social.
 Mayor tolerancia en su accionar.
El programa no debe solamente reflejar la
cultura a la que pertenece el participante,
sino que debe tender a mejorarla:
 La responsabilidad de los dirigentes debe,
en primera instancia, llevar a desarrollar
programas que afirmen la cultura personal.
 También hay involucrada una
responsabilidad por enriquecerla, es decir,
no mirar la cultura como “entidad
inflexible" imposible de modificar.
 El programa debe tender a mejorar el nivel
sociocultural del participante.


El programa debe ampliar los intereses de
los participantes y orientarlos hacia
experiencias más positivas y satisfactorias.
Los deseos de los participantes sirven como
referencia y punto de partida, nunca como
una base exclusiva de un programa.

los deseos y los intereses de las personas,
por consiguiente de la comunidad, están
limitados por experiencias. Los dirigentes,
especialmente los profesionales del área,
deben presentar nuevos campos de
acción. No perpetuar y limitar.






Para que el programa recreativo cumpla
su alcance educativo debe tener líneas
claves de acción:
Que participen personas de diferentes
edades.
Que participen a la par damas y varones.
Que concurran personas de diversos
estratos socioeconómicos.
Que no existan limitaciones por diferencias
políticas o religiosas.
Que se utilicen diversas técnicas de
trabajo: individual, en grupo, masivo.
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