Es la profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y
redactar correspondencias de un superior, es quien además lleva la
agenda, quien custodia y organiza documentos en una oficina con
el fin de dar cumplimiento a unos procesos administrativos que
conducen al éxito de su labor.es la que se ocupa de realizar pagos,
diligenciar formatos elaborar facturas y además documentos
menores en la empresa, es también una persona eficiente, eficaz,
activa, responsable, proactiva, organizada, pulcra, dinámica,
creativa y recursiva en todas sus funciones y finalmente es la
auxiliar administrativa que desempeña las gestiones
organizacionales.
•Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y cumpla con las siguientes
características:
•Buena presencia
•Persona de buen trato amable, Cortez y seria
•Excelente redacción y ortografía
•Facilidad de expresión verbal y escrita
•Persona proactiva y organizada
•Facilidad para interactuar en grupo
•Dominio de Windows, Microsoft office, internet
•Brindar apoyo a todos los departamentos de la empresa
•Desempeñarse eficientemente en el área
•Aptitud para la organización
•Buenas relaciones interpersonales
•Dinámica y entusiasta
•Habilidades para el planeamiento, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones
•Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión
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Ser puntual en todas sus actividades y funciones
Reclutar las solicitudes de servicio por parte de departamentos del servicio al
cliente
Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y
servicio de este
Recibir e informas asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente
para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado
Mantener discreción sobre todo lo relacionado con la empresa
Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento
de la empresa
Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los
compromisos y demás asuntos
Obedecer instrucciones que sean asignadas por el jefe
Mejorar el aprendizaje continuamente
Es la herramienta esencial atreves de la
cual se organizan las acciones de las
personas en una organización.
•procesos
•flujos de la comunicación
•ascendentes
•descendentes
•lateral
•desaparecen los rumores y la radio pasillo
•se comprenden mejor los problemas
•se moviliza la capacidad colectiva de solución
de problemas
•favorecen la identificación del personal
•incrementan la participación
•se establecen política basadas en la consulta y
en el consenso
•aumenta la pro actividad
•la participación recibe el adecuado
reconocimiento
•aumenta el sentido de pertenencia
•Barreras del emisor
•Barreras del receptor
•Barreras físicas
•Barreras semánticas
•Barreras psicológicas
•Escrita
•Verbal
•Corporal
•Palabras
•Acciones
•Imágenes
•Gestos
•Contextos
•Simplificación y precisión
en mensajes escritos
•Capacidad de escucha
empática
•Coherencia entre el
mensaje y la acción
•Que comunicar
•Quien da la información
•A quien se le va a comunicar
•Cuando comunicar
•Como comunicar
•Cuanto comunicar
La comunicación existe siempre en las
comunicaciones (informal e informal)
•Los
empleados
necesitan
comunicarsen con sus superiores
•La comunicación es un proceso
continuo y acumulativo
•La comunicación efectiva requiere
canales múltiples con mensajes
consistentes .
identificar las normas de
cortesía
y
etiqueta,
para
aplicarlas
correctamente en su mundo profesional y
cotidiano.
Reconocer la importancia que tiene la
presentación personal en el ámbito laboral.
•Comprensión y ternura
•Comunicación
•Apoyo
•Respaldo económico
•Respeto por la familia
•Sentirse orgullosas
•Sexo
•Orgulloso
•Apoyo
•Ternura
•Bonitas y arregladas
•Sumisión
proporcionar las herramientas necesarias
en cuanto a la presentación personal y etiqueta en
mi presentación como secretaria.
Las relaciones comerciales, Laborales y sociales exigen pautas
de comportamiento que garanticen armonía y bienestar para las
personas que participan en ella.
Las personas cultas logran distinguirse, entre otras razones, por
su presentación personal y la observación de las normas de
cortesía y etiqueta.
Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de los
familiares, vecinos, compañeros y de la humanidad en general:
•Saludar y responder el saludo
•Reconocer y respetar los derechos de los demás
•Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes
•Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia
•Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento
En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales con los
cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos; sin que el
comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza
cotidianamente, a continuación
se presentan algunas
recomendaciones:
•Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperen a que señalen
el lugar que debe ocuparse.
•No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de los puestos, no lo haga o lo indique
explícitamente.
•Adoptar una posición erguida.
•No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo.
•Empezar a comer cuando hallan servido a todos los comensales.
•No hablar con la boca llena.
•No empuñar los cubiertos, sostenerlos con naturalidad.
•No hacer ruido con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar, ni al beber del vaso o tomar al
sopa.
•No tomar con la cuchara o tenedor grandes porciones de alimento.
•No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad.
•No tocar el plato con las manos, solo el de la sopa puede inclinarse.
•No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos.
•No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado educado come lo que le
sirvan.
•No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.
•No retocarse en la mesa.
•Si la comida no corresponde con el pedido, esta fría o si no es del agrado
devolverá con discreción y cultura
•Si se derrama algo, no limpiar la mesa, solicitar al camarero que lo haga.
•Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero
•Si en la mesa ha sucedido un desastre por que algo se rego debe pasarse a
otra, pero no llevar los platos, ni la copa, esto lo hace el camarero.
•Actualmente una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante, en
este caso, ella sugiere la comida, pero siempre pide a su invitado que escoja
las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere
puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.
A tener la capacidad para contestar 4 teléfonos amablemente y atender al
mismo tiempo 2 visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista
dentro de cinco minutos y aunque tengo la plena certeza que apenas mañana
será firmada.
A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un
papel que tal cual yo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe.
A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron
inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a
recordar.
Finalmente a tener la sabiduría de varios profesores universitarios aunque mis
estudios hayan sido simplemente secundarios.
A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá aunque eso
no lo sepa nadie y mucho menos su esposa.
A que cuando el año termine tenga al inteligencia necesaria para no obedecer
la orden de mi jefe para destruir esos archivos que me pedirá un par de
semanas después.
A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi
jefe no quiere recibir después de que he dicho no esta y de repente el me habla
en voz alta.
reconocer la importancia en la
profesión de secretariado de trabajar en
conjunto con otras personas para lograr un
objetivo en común.
Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que se organizan de una
forma determinada para lograr un objetivo común.
Los equipos de trabajo están formados por personas que aportan a los mismos
una serie de características diferenciales (Formación, personalidad, aptitudes,
etc.)
Se refiere al hecho de que cada miembro del equipo aporte a estos todos sus
recursos, personales para ayudar al logro del objetivo común este se observa
cuando los componentes del equipo realizan actividades.
•Ofrecer nuevas ideas y proporcionar soluciones a las dificultades del equipo.
•Interesarse por las ideas de los otros y desarrollarlas.
•Ofrecer información relevante y hechos contrastados.
•Evaluar los resultados del equipo.
Se caracterizan por que tienen nuevas ideas y cuando esto surge, se encausan y se
resuelven de manera positiva.
Valora su pertenecía y se esfuerzan por mantener relaciones positivas con los miembros
de los otros equipos.
Cada miembro favorece las relaciones interpersonales y aporta sus habilidades para
trabajar juntos a lo largo del tiempo.
•Animar, aceptar y mostrar acuerdo con las ideas de los demás, mostrando solidaridad.
•Caminar con el equipo, estando de acuerdo en realizar las ideas de los otros.
•Alertar la participación de todos y no solo de unos pocos.
esta competencia engloba las características, entre los miembros de los equipos
de trabajo.
: se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en funcionamiento
todos sus recursos para el logro de sus objetivos.
hablamos de motivación, de la compatibilidad entre objetos personales y los
objetivos del equipo.
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Manual de la secretaria moderna