Confidencialidad
Cómo Proteger la Información Personal
Definiciones
• La Confidencialidad es definida por la
Organización Internacional de Normas (ISO)
como “garantizar que la información esté
accesible únicamente para quienes están
autorizados a tener acceso”.
•
La información confidencial no es secreta pero es
información que generalmente podría utilizarse
de forma incorrecta.
Ejemplos de material confidencial
•
Registros Educativos
•
Información sobre la salud
•
Información Financiera
•
Información de Identidad Personal (la cual podría
ser usada por otra persona)
¿La información de quién es confidencial?
•
Estudiantes
•
Empleados
•
Familias
•
Visitantes
Registros educativos
• La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la
Familia (FERPA por sus siglas en inglés) requiere que
los distritos escolares y el personal de la escuela
mantengan la confidencialidad de todos los registros
educativos que identifican a un estudiante
específico.
• Los datos resumidos, que no estén conectados con
un estudiante en particular, generalmente se
encuentran abiertos para el acceso y revisión del
público, conforme a las leyes de registros abiertos.
Información personalmente identificable
•
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•
•
•
•
El nombre del estudiante;
El nombre del padre del estudiante u otro miembro de la
familia;
La dirección del estudiante o de la familia del estudiante;
Un identificador personal, como por ejemplo el número de
seguro social del estudiante o el número de estudiante;
Una lista de las características personales que harían que la
identidad del estudiante sea fácilmente rastreable.
Otra información que pudiera hacer que la identidad del
estudiante sea fácilmente rastreable.
Los que necesitas saber
• La información confidencial no es secreta – es
información que debería limitarse a quienes
deban conocerla a nivel educacional.
• Existe una necesidad de saber a nivel
educacional cuando un maestro u otro
miembro del personal necesita acceder a la
información para brindar los servicios
apropiados.
Cómo proteger los registros educativos
• Los maestros deberán guardar los registros de los
estudiantes, como por ejemplo los libros de
calificaciones, en un gabinete o cajón cerrados con
llave, cuando no estén en uso.
• Los maestros deberán cerrar con llave las puertas de
las aulas cuando se retiren. Esto evitará que personas
no autorizadas puedan acceder a los registros que
pudieran estar sobre un escritorio
• Los maestros deberán cerrar sesión en las
computadoras para evitar que los estudiantes utilicen
su sesión abierta para acceder a datos confidenciales.
Conversaciones
• No converse con nadie que no tenga necesidad
específica de conocer el desempeño académico,
comportamiento, o estado de salud de un
estudiante.
• Tenga cuidado dónde y cuándo hable sobre la
información confidencial de los estudiantes para
evitar ser escuchado; no hable acerca de los
estudiantes fuera del entorno escolar.
Registros formales educativos
• El archivo con el registro formal del estudiante es
confidencial.
• Deberá asentarse el acceso a los registros de
cualquier persona que no sea el custodio de los
registros.
• Muchos registros se guardan de forma electrónica,
por lo tanto los maestros y otro personal deberán
proteger sus nombres de usuario y contraseñas para
reducir el riesgo de acceso no autorizado.
Preguntas sobre los registros educativos
Las preguntas relacionadas con los registros de
los estudiantes deberán dirigirse al custodio de
registros de la escuela.
Las preguntas relacionadas con los registros
específicos de educación especial podrán
dirigirse al especialista de diagnósticos.
Información sobre la salud
• La información sobre la salud de todos (no sólo de
los alumnos, sino también de los padres y
compañeros de trabajo) está protegida por leyes
federales y estatales.
• La Información confidencial sobre la salud está
definida por ley y no por los usos y costumbres.
• La información sobre la salud podrá compartirse con
aquellos que tengan una necesidad legítima de
conocerla.
Listas de conciencia
• Cuando se comparte información sobre la salud,
deberá limitarse a aquellos con necesidad de saber.
• Las listas genéricas con información sobre la salud,
como la lista de estudiantes con asma que asisten
a la escuela, deberán ser utilizadas con precaución.
• Las listas de planificación para emergencias deberán
guardarse en un lugar seguro o codificado para
reducir el riesgo de acceso no autorizado.
Información sobre la salud del personal
• La información sobre la salud del personal es
confidencial, los supervisores no deberán guardar la
información relacionada con la salud junto a los
registros del personal.
• Los informes de lesiones y otros datos relacionados
con la compensación de los trabajadores no deberán
guardarse en los archivos des personal.
• Los registros de acomodación de la ADA deberán
enfocarse en la necesidad específica de adaptar las
instalaciones y no en la discapacidad.
Preguntas sobre la información de la salud
• Las preguntas sobre la confidencialidad de la
información de la salud de los estudiantes
deberán dirigirse a la enfermera de la
escuela.
• Las preguntas sobre la confidencialidad de la
salud del personal deberán dirigirse a la
Oficina de Gestión de Riesgos.
Información financiera
• La información financiera que debe protegerse
incluye de forma enunciativa más no limitativa:
‐ Números de Seguro Social
‐ Números de Cuentas Bancarias Vigentes
‐ Números de Cuentas de Crédito
‐ Números de Identificación de los Estudiantes
‐ Números de Identificación del Personal
Cómo manejar la información financiera
• Confeccione únicamente lo que necesita; no
haga copias secundarias innecesarias.
• Asegure la información en un cajón o gabinete
cerrados con llave, o en una sala de archivo
con acceso restringido.
• Tenga cuidado al hablar sobre información
financiera confidencial; no permita que
otros escuchen la información.
Seguridad de las computadoras
• Proteja la información de su usuario – no
guarde el usuario y la contraseña juntas.
• Seleccione una contraseña que pueda
recordar; ¡no la escriba ni la pegue en el
teclado!
• ¡No permita que su computadora “recuerde”
su información para iniciar sesión!
• Cierre la sesión cuando se aleje de la
computadora.
¡Proteja su información!
• Para identificar a una persona habitualmente se
necesitan dos de los siguientes datos:
• ‐ Nombre y número de seguro social
• ‐ Nombre y fecha de nacimiento
• ‐ Identificación y PIN del estudiante
• ‐ Identificación del personal y contraseña
• No ofrezca esta información si no es
específicamente solicitada.
Robo de identidad
• El robo de identidad es mucho más que usar la
tarjeta de crédito de otra persona.
• El robo de identidad ha sido utilizado para
acceder a atención médica, abrir cuentas,
inscribirse en la escuela e incluso para
obtener licencia para conducir.
• ¡Proteja su información, la información personal
de los estudiantes, la de sus compañeros de
trabajo y sus superiores!
Cómo proteger la información
• Limítese a guardar solo lo que necesita; ¡destruya
los documentos cuando ya no sean necesarios!
• Mantenga las partes separadas.
• No permita que la computadora le recuerde sus
datos.
• Guarde la información confidencial bajo llave.
• Tenga precaución de no divulgar datos
verbalmente.
Preguntas
• Las preguntas relacionadas con la
confidencialidad de la información financiera
deberán ser dirigidas al Departamento de
Gestión de Riesgos.
Para obtener mayor información:
Confidencialidad de los Registros de los Estudiantes
http://www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa/index.
html
Confidencialidad de la información médica
http://www.hhs.gov/ocr/privacy/index.html
Confidencialidad de los Registros Financieros
http://www.ftc.gov/infosecurity
Protección de Robo de Identidad
http://www.ftc.gov/bcp/edu/microsites/idtheft
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