SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN
SECRETARÍA EJECUTIVA
DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE
MINAET
Ministerio de Ambiente,
Energía y
Telecomunicaciones
REINTEGROS Y PAGOS POR EL FONDO
FIJO CAJA CHICA PARA EL SINAC
POR: JULIO HERNÁNDEZ CHAVARRIA
FEBRERO, 2013
NORMATIVAS Y LINEAMIENTOS APLICABLES A LA OPERACIÓN
DEL FONDO FIJO CAJAS CHICAS PARA EL SINAC
1. Reglamento del Fondo Fijo Caja Chica para el SINAC
2. Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas
3. Reglamento de Gastos de Alimentación para Funcionarios del
SINAC
4. Reglamento de Gastos de Viaje para Funcionarios Públicos
5. Manual Operativo para el Fondo General de Caja Chica del SINAC
6. Partidas Autorizadas
7. Límite de Gastos Autorizados
REGLAMENTO PARA LA OPERACIÓN DEL FONDO FIJO - CAJA CHICA
PARA EL SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN
Gaceta No. 52, del 13 de marzo, 2008
Definición del Fondo Fijo - Caja Chica. Lo constituirán los
anticipos de recursos propios y asignados por el SINAC, como
un servicio facilitador de la ejecución presupuestaria, para
realizar gastos menores, atendiendo situaciones no previsibles
oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter
indispensables y urgentes.
Naturaleza. Es un procedimiento de excepción para aquellos
gastos menores de verdadera necesidad e importancia para el
funcionamiento del SINAC, que justifique el pago fuera de los
trámites ordinarios, según criterio justificado de la
Administración.
Gastos menores indispensables y urgentes. Son aquellos que no
excedan el monto máximo fijado por el SINAC (15% monto
asignado) y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios
que no se encuentren en bodegas. Además, entre los denominados
gastos menores se consideran los viáticos.
La Proveeduría Institucional (basado en el Plan de Compras de las
AC’s) deberá organizarse y planificar adecuadamente las compras
de materiales y suministros que el SINAC necesite con el fin de
utilizar lo menos posible el Fondo Fijo - Caja Chica autorizado.
Contenido presupuestario y económico. Todas las compras o pagos
que se realicen por medio del Fondo Fijo - Caja Chica deberán
contar con el debido contenido presupuestario y económico.
Requisitos para Compras
 Evaluar la necesidad y urgencia de realizar compras por Caja
Chica.
- Que el bien o servicio solicitado corresponda a las subpartidas
presupuestarias y autorizadas para realizar gastos por caja chica.
 Seleccionar el proveedor de los bienes o servicios en procura
del mayor beneficio institucional en cuanto a precio y calidad.
 Para las compras de bienes superiores a un monto máximo
que defina el Responsable, se requerirá certificación del
Coordinador Administrativo, explicando detalladamente la
necesidad de la compra.
 Solicitar a los proveedores cotizaciones del bien o servicio a
comprar sin impuestos.
 Las compras de bienes y servicios se realizarán de acuerdo con
el formulario Vale Fondo Fijo de Caja chica.
 Las compras deberán estar exentas del Impuesto General sobre
las Ventas, salvo situaciones especiales y autorizadas por el
Responsable, en las que se podrán aceptar facturas o comprobantes
de caja con el impuesto de venta incluido.
 Recibido conforme de la compra del bien o servicio.
 Toda compra deberá quedar respaldada por factura comercial.
 En cajas auxiliares en efectivo se podrán realizar pagos
correspondientes a facturas, tiquetes o comprobantes por montos
menores.
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Energía y
Telecomunicaciones
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Condiciones de Pago a Proveedores
Todo pago realizado deberá quedar respaldo por una factura
comercial, tiquete o comprobante y cumplir con los siguientes
requisitos para su cancelación:
 Factura confeccionada en original a nombre del MINAET-SINAC,
(seguido de las siglas de cada área), indicando:
• bienes o servicios adquiridos
• fecha de adquisición
• sello de cancelación.
 En caso de pérdida de la factura original, se podrá aceptar una
copia o fotocopia que deberá estar sellada y firmada por el encargado
de la empresa responsable de estos trámites, haciendo constar que
es copia fiel de la factura original. El Director deberá dar el visto
bueno para que dicho documento sustituya la factura original
 Toda factura, tiquete o comprobante deberá indicar sólo bienes o
servicios de la misma subpartida presupuestaria.
 No se admitirán facturas con alteraciones, raspaduras,
deterioradas o ilegibles. Las facturas no se pueden modificar o
corregir de ningún modo con líquido corrector, tachaduras o
borrones.
 Las facturas canceladas mediante efectivo deberán
aprobadas al reverso por el Responsable de la Caja Chica.
estar
 Recibido conforme de los bienes o servicios, indicando el
nombre, la firma y el número de cédula de la persona que los recibió.
 Para su liquidación todas las facturas deberán tramitarse dentro
del año en que estén fechadas.
Reintegro al Fondo Fijo
 Reintegro de Caja Chica. El Responsable deberá procurar una
adecuada rotación del fondo a fin de que éste no se agote. El monto
mínimo estimado que deberá mantenerse en el fondo para solicitar los
reintegros será de un 10% del total asignado.
 El responsable deberá tramitar con la diligencia y frecuencia
debida, los reintegros de las sumas pagadas, de conformidad con el
procedimiento y los requerimientos presupuestarios y de pago que
establezca el Departamento Financiero-Contable de la Secretaría
Ejecutiva del SINAC. Cumplidos los requisitos anteriores, se
procederá al reintegro solicitado.
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REINTEGRO DE FONDOS DE CAJA CHICA EN EFECTIVO
FONDO DE PARQUES NACIONALES
UBICACION: ____________________________________
FECHA:________________________
_______________________________
PERÍODO QUE COMPRENDE:______________________________________________________
NOMBRE DEL ENCARGADO (A) DEL MANEJO DE LA CAJA CHICA:
BALANCE ÚLTIMA CUENTA:
₡
-
REINTEGRO FONDOS DE CAJA CHICA
₡
-
COMPROBANTES INCORRECTOS DEVUELTOS
₡
-
FACTURAS PENDIENTES DE LIQUIDAR
₡
-
VALES DE CAJA CHICA SIN LIQUIDAR
₡
-
TOTAL FONDOS CONFIADOS
₡
-
MENOS COMPROBANTES PAGADOS Y ADJUNTOS
₡
-
MENOS OTROS: (especifique)
₡
-
BALANCE EFECTIVO EN CAJA CHICA (*Art. 27 Reg.)
₡
-
(*debe mantenerse como mínimo el 10%, del monto asignado.)
Certifico que es correcto el anterior estado de cuenta y que el efectivo arriba indicado esta en mi custodia.
_____________________________
Firma Encargado (a) Caja Chica
_______________________________
Firma Responsable Caja Chica
PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE
REINTEGRO FONDOS DE CAJA CHICA:
COMPROBANTES INCORRECTOS DEVUELTOS
₡
-
OTROS, ARRIBA INDICADO
₡
-
CHEQUE No. ______________, del ___________________
₡
-
BALANCE EFECTIVO EN CAJA CHICA, ARRIBA INDICADO
₡
-
TOTAL FONDOS CONFIADOS
₡
-
______________________________________________________
ENCARGADO DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE
Observaciones:
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ARQUEO DE CAJA CHICA EN EFECTIVO
Fecha:
Ubicación:
MONTO AUTORIZADO DE CAJA CHICA (Por contar)
¢
CONTADO:
Facturas canceladas ( Anexo Nº 1)
¢
Vales ( Anexo Nº 2)
¢
Reintegro en trámite:
¢
*Balance Efectivo en Caja:
¢
Otros: (especifique)
¢
TOTAL CONTADO
¢
Diferencia:
Sobrante
Faltante
¢
*BALANCE EFECTIVO EN CAJA ( Billetes y Monedas)
DE 10.000,00
=
-
DE
50,00
=
-
DE
5.000,00
=
-
DE
25,00
=
-
DE
2.000,00
=
-
DE
20,00
=
-
DE
1.000,00
=
-
DE
10,00
=
-
DE
500,00
=
-
DE
5,00
=
-
DE
100,00
=
-
Observaciones:
Los aquí firmantes damos fe de que la información consignada en este arqueo es reflejo fiel y
exacto del estado real del fondo, tanto en efectivo como en otros valores presentes en la Caja
Chica a esta fecha y que fueron contados por el encargado de su manejo y custodia.
Realizado por
Encargado de Caja Chica
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FONDO FIJO CAJA CHICA EN EFECTIVO
ANEXO # 1 DETALLE DEL REINTEGRO POR FACTURAS CANCELADAS (ORDENADAS POR FECHA)
FECHA
TOTAL
CASA COMERCIAL O
BENEFICIARIO
FACTURA No.
SUBP.
MONTO
UTILIZADO EN:
OFICINA, P.N. (OTROS)
-
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ANEXO # 2 DETALLE DE VALES PENDIENTES DE FACTURA CANCELADA (ORDENADOS POR FECHA)
FECHA
TOTAL
SOLICITANTE
VALE No.
SUBP.
MONTO
PARA SER UTILIZADO EN:
OFICINA, P.N. (OTROS)
-
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RESUMEN POR SUBPARTIDAS Y PROGRAMAS
DETALLE:
SUBPARTIDA
MONTO
PROGRAMAS:
1- Recursos Foresta-
2- Áreas Protegidas
les y Vida Silvestre
2.01.04
2.99.03
TOTALES
21.500,00
10.000,00
-
Administración
21.500,00
-
31.500,00
21.500,00
CERTIFICO QUE ES CORRECTO EL MONTO ANTERIOR
Encargado (a) Caja Chica
3- Planificación y
Responsable Caja Chica
10.000,00
10.000,00
PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR COMPRAS MAYORES A
LOS MONTOS AUTORIZADOS POR EL FONDO FIJO CAJA CHICA
El procedimiento para cuando se necesite realizar compras
mayores al gasto máximo autorizado por el fondo fijo caja chica
en efectivo,
siempre que sean de carácter urgente,
indispensable e imprevisible es el siguiente:
1. Pedir autorización por medio de correo electrónico con su
debida justificación a la señora Ana Lucía Ovares, jefa del
Departamento financiero Contable, responsable del fondo fijo de
Caja Chica para el SINAC, para que el pago se realice por medio la
cuenta corriente #216554-6 SINAC FONDO FIJO CAJA CHICA
PARQUES NACIONALES.
2. Definida la necesidad del gasto, debe revisarse y verificarse que
se cuenta con el contenido presupuestario y económico, se envía al
Departamento Financiero Contable acompañado de:
Solicitud del pedido de compra Fondo Fijo Caja Chica (Anexo No1)
Cuadro comparativo de análisis de ofertas: dos proformas o
más (Anexo No 2).
Proformas de las casas comerciales participantes en las ofertas.
 Pedido de Compra (Anexo No. 3).
3. En el Departamento Financiero-Contable se procede a su
revisión, si es correcto, se autoriza el pedido de compra al Área
respectiva o Unidad Organizativa del SINAC, para que se proceda
a retirar los bienes o servicios adquiridos, acompañado de la
factura original autorizada por la Dirección General de Tributación
Directa.
De lo contrario se devuelve para que se realicen las
correcciones correspondientes.
4. El responsable de la compra en el Área o Unidad Organizativa
del SINAC, envía al Departamento Financiero-Contable la factura
original conjuntamente con la copia del pedido de compra
debidamente recibido, firmado y sellado por el proveedor, así
como también el informe de que se ha recibido a satisfacción los
bienes o servicios adquiridos para que se proceda con su
respectivo pago.
5. En el Departamento Financiero-Contable se procede a realizar
la trasferencia de fondos Rápida, a la cuenta del proveedor, ésta
transferencia se envía vía fax al Área respectiva o a la Unidad
Organizativa del SINAC correspondiente, para que se encargue de
que la casa proveedora confeccione el recibo de cancelación de la
factura.
6. El responsable de la compra en el Área, o Unidad Organizativa
del SINAC, envía al Departamento Financiero-Contable el original
del recibo para su respectivo archivo.
Se exceptúan de la aplicación del procedimiento anterior
únicamente
aquellos gastos
no previsibles oportunamente,
urgentes y de verdadera necesidad e importancia para el buen
funcionamiento de SINAC.
El procedimiento para estos casos es: a primera hora del día
siguiente de ejecutado el gasto, se debe informar a la jefatura del
Departamento Financiero Contable justificando por medio de oficio
la emergencia y enviarlo a este Departamento adjuntando los
documentos correspondientes.
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INFORME DE DEVOLUCIONES DE REINTEGROS Y PAGOS POR CAJA CHICA.
# DE FACTURA
MONTO
MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN
DEVUELTA
1195
28.250,00
Factura em itida a nom bre de AUTOSERVICIOS CHAVES
63564
20.930,00
Factura s in tim braje, concepto s ervicio de res taurant.
63565
14.465,00
Factura s in tim braje, concepto s ervicio de res taurant.
varias
158.919,00
Sum atoria de facturas no da con el m onto del reintegro.
varias
150.274,00
Sum atoria de facturas no da con el m onto del reintegro.
154310
11.030,00
Facturas de crédito, fecha con otro color de lapicero y otra letra.
154313
2.238,00
Facturas de crédito, fecha con otro color de lapicero y otra letra.
154314
19.831,00
Facturas de crédito, fecha con otro color de lapicero y otra letra.
154316
10.592,00
Facturas de crédito, fecha con otro color de lapicero y otra letra.
154317
7.101,00
Facturas de crédito, fecha con otro color de lapicero y otra letra.
-
-
Factura por confección de tarjetas de pres entación, (prohibición con fondos públicos s / acuerdo pres idencial 3 P-02)
227863
5.495,00
103
30.000,00
Factura s in tim braje, concepto reparación de celular, s in indicar el #, res pons abilidad del funcionario?
8080
26.775,00
por com pra de pizzas , palitos de ajo con ques o.
89055
23.850,00
por com pra de pollos as ados .
varias
80.121,00
no us o de los form ularios actuales
8202
-
fecha de adquis ición anterior a la fecha del cheque de apertura de la caja chica, com pras s in contenido económ ico
10014
-
fecha de adquis ición anterior a la fecha del cheque de apertura de la caja chica, com pras s in contenido económ ico
90693
-
fecha de adquis ición anterior a la fecha del cheque de apertura de la caja chica, com pras s in contenido económ ico
10014
6.000,00
135610
21.960,00
s in jus tificación.
155719
12.000,00
Factura em itida a nom bre de FUNDACA
varias
166.071,20
reintegro con form ularios incom pletos , s in firm as autorizadas
varias
102.447,08
Sum atoria de facturas no da con el m onto del reintegro.
varias
104.424,75
de la factura 70862 a la 70867, de la m is m a cas a com ercial, m is m o día, (fraccionam iento)
varias
45.000,00
facturas con varias s ubpartidas (s e perm ite únicam ente facturas de una m is m a s ubpartida)
varias
122.251,00
Proforma120
87.474,15
Pago por cuenta corriente, am bas proform as m is m a cas a com ercial, (m em brete a nom bre de la em pres a)
Proforma108
95.000,00
Pago por cuenta corriente, am bas proform as m is m a cas a com ercial (m em brete a nom bre del dueño)
varias
198.608,75
8938540
10.000,00
Factura por com pra de gas olina (s e adquiere por cupones o tarjeta)
8939395
varias
5.000,00
130.278,07
Factura por com pra de gas olina (s e adquiere por cupones o tarjeta)
Factura corregida con lapicero, m onto repintado, concepto varios .
Factura por com pra de arreglo floral, (prohibición con fondos públicos s egún acuerdo pres idencial 3 P-02)
Sum atoria de facturas no da con el m onto del reintegro.
s egún reglam ento s e debe dejar com o m ínim o en efectivo el 10% de la caja chica (¢20,000,00, s e dejó ¢1,391,25)
s e pres entó copias de dos facturas
(s e cancela únicam ente facturas originales )
PROCESO A SEGUIR PARA PAGO O REINTEGRO DE LA CAJA CHICA
Parque
Nacional
Otras
Oficinas
Subregión
Contabilidad del Área
Financiero – Secretaría Ejecutiva
Cheque ¢
Transferencia de Fondos ¢
GRACIAS
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12 PRESENTACION CAJA CHICA ACTUAL- 2011 JULIO