Curso de Formación PAS
(Abril 2011)
Principios básicos de registro y archivo en la
gestión de los documentos administrativos
Marisa García ([email protected])
Mercedes Guijarro ([email protected])
Casi Laguna ([email protected])
Agustín Sarabia ([email protected])
1
Servicio de Archivo y Registro
Organigrama
Secretaría General
Servicio de Archivo y Registro
Archivo General
Registro General
2
Introducción a la gestión de los
documentos en la UA
La necesidad de normalizar la gestión documental
Resumen de legislación y normativas relacionadas
Fases del ciclo de vida de los documentos
Hacia un sistema de gestión de documentos en la UA
El sistema de archivos en la UA:
- Los archivos de gestión
- El Archivo General
3
Identificar y separar documentos de archivos (records)
de otros documentos
Documentos de Archivo
 Génesis u origen
 Carácter seriado
 Condición de exclusivos y
originales (autenticidad y
validación)
Organizar, conservar y
transferir al Archivo
Documentos de apoyo informativo
 Sirven de apoyo para la gestión
administrativa
 No son generados por la Unidad
en el ejercicio de sus funciones
 Ejemplares múltiples o copias
Eliminar cuando no sean
necesarios
4
Introducción a la gestión de los
documentos en la UA
La necesidad de normalizar la gestión documental
Resumen de legislación y normativas relacionadas
El ciclo de vida de los documentos
Hacia un sistema de gestión de documentos en la UA
El sistema de archivos en la UA:
- Los archivos de gestión
- El Archivo General
5
Legislación y normativa relacionadas
Extensa legislación y normativa respecto a la obligatoriedad de los
organismos públicos de organizar, conservar y poner a disposición de
los ciudadanos los documentos que generan en el ejercicio de sus
actividades.
•Constitución Española (Art. 105 b)
•Ley del Patrimonio Histórico Español (1985)
•Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y
del Procedimiento Administrativo Común (1992)
•Ley del Patrimonio Cultural Valenciano (1998)
•Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana (2005)
•Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos (2007)
6
Otras normativas
NORMAS INTERNACIONALES
NORMA ISO/UNE 15489: Información y documentación.
Gestión de documentos.
Otras normas ISO (sobre metadatos, formatos de
conservación, etc.)
 MOREQ Modelo de requisitos para la gestión de
documentos electrónicos de archivo.
7
Sistema de gestión de documentos
Definición
Sistema que permite la
gestión global y unitaria de
los documentos generados
por una organización en el
ejercicio de sus actividades
y de la información que
éstos contienen.
Ámbitos de aplicación







Creación/recepción
Organización
Tratamiento
Transferencia
Evaluación
Conservación
Acceso
8
FASES DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
FASE
FUNCIÓN
DURACIÓN
LOCALIZACIÓN
1. Activa
Doc en trámite.
Vigencia y valor
advo.
Cons. frecuente
3 a 5 años
Archivos de
oficina o de
gestión
2. Semiactiva
Cons. No frec.
Evaluación para
su selección y
expurgo
De 3/6 a
25 años
Archivo
Intermedio
(integrado en
A.G. de la UA)
3. Histórica
Valor histórico y
conservación
permanente
A partir de
25 años
Archivo
Histórico
9
Bases para un sistema de gestión de
documentos y archivos en la UA
ELEMENTOS
 MARCO NORMATIVO
 GESTION DOCUMENTAL UNIFORME:



Cuadro de clasificación corporativo
Calendarios de conservación y eliminación
Sistema de descripción y de gestión
(automatizada).
10
Marco normativo. Estatutos de la UA.
Art.206.6
“El patrimonio documental de la Universidad de Alicante lo integra
toda la documentación, en cualquier soporte material y de cualquier
época, producida por la Universidad en el cumplimiento de sus fines.
Para asegurar su organización, tratamiento, conservación y
difusión la Universidad se dotará de un sistema de gestión de la
documentación administrativa y de archivos que abarque las
distintas etapas del ciclo de vida de los documentos.”
REGLAMENTO APROBADO J.G. 30 Julio 2009
11
Reglamento del Sistema de gestión de
documentos y archivos de la UA
- Conforme a legislación y normativa nacional e
internacional
- Sistema documental único e integrado
- Agentes:
-
-
Registro
Archivos de gestión
Archivo General
Comisión de Documentos y Archivos
Servicio de Archivo y Registro
12
Plan estratégico del Servicio de Archivo
y Registro
MISIÓN
Organizar y coordinar la gestión de los documentos de
la Universidad y garantizar la conservación y difusión de
su patrimonio documental, mediante el diseño,
implantación y mantenimiento de un sistema corporativo
e integral de gestión de los documentos de la UA
durante todo su ciclo de vida, cualquiera que sea su
soporte y el órgano que los haya producido o reunido,
basándose en valores de calidad, respeto a la
legislación vigente y servicio a la comunidad
universitaria y a la sociedad.
13
Elementos para la gestión de documentos
en la UA
Instrumentos para una gestión documental uniforme
en la UA
 Cuadro de clasificación de documentos (funcional)
 Calendarios de conservación y eliminación (Valoración)
 Sistema de descripción y de gestión (automatizado)
14
Introducción a la gestión de los
documentos en la UA
La necesidad de normalizar la gestión documental
Resumen de legislación y normativas relacionadas
Fases del ciclo de vida de los documentos
Hacia un sistema de gestión de documentos en la UA
El sistema de archivos en la UA:
- Los archivos de gestión
- El Archivo General
15
Los archivos de gestión
Conjunto de documentos y expedientes
ubicados en las diferentes servicios y unidades
académicas y administrativas, producidos o
reunidos en el ejercicio de sus funciones y
actividades, y que se utilizan para la tramitación
y la referencia de sus actuaciones.
16
El Archivo General de la UA

Conjunto de documentos y expedientes de cualquier
naturaleza o soporte, generados por la Universidad en el
ejercicio de sus funciones y actividades, y transferidos al
AG por las unidades productoras.

Unidad administrativa especializada en gestión de
documentos y archivos, que proporciona servicios a la
Comunidad Universitaria y a la sociedad.

Lugar donde está instalado y se custodia los fondos
documentales de la UA.
17
Archivos de gestión
 SEPARAR los documentos de archivo de
los documentos de apoyo informativo.
 AGRUPAR los documentos de archivo
formando unidades archivísticas
(expedientes y series).
 CLASIFICAR la documentación de acuerdo
con el Cuadro de clasificación
 ORDENAR, SEÑALIZAR, INSTALAR
 TRANSFERIR al Archivo General.
18
Archivo General
 Recoger, organizar, instalar, custodiar y
conservar la documentación…
 Tratamiento técnico de la documentación
y elaborar instrumentos para ello:
inventarios, catálogos, guías, etc.
 Facilitar el acceso y difusión del
Patrimonio documental de la UA.
 Dar soporte técnico y directrices a los
archivos de gestión: manuales, reuniones,
visitas, actividades de formación…
19
El Archivo General de la UA
 Fondo documental: formado principalmente a partir de
las transferencias de documentos de órganos, servicios,
centros, etc de la UA.
 Otros fondos: documentación procedente del C.E.U.,
antigua Escuela de Comercio, Escuela Normal de
Magisterio, donaciones personales e institucionales
(Archivo de la Democracia).
 Servicios especializados: orientados a atender las
necesidades de información y documentación de la
propia Comunidad Universitaria y del público en general.
20
Fondos documentales
Fotografías institucionales
21
Fondos documentales
“ESCUELA NORMAL DE MAGISTERIO”
22
Fondos documentales
JOSEFINA FERRANDIZ CASARES
23
PEDRO ZARAGOZA
FondosORTS
documentales
24
Fondos documentales
JOSÉ GUTIÉRREZ CARBONELL
25
WEB DE L’ARXIU DE LA DEMOCRÀCIA-WEB DEL ARCHIV0 DE
26
27
Criterios para normalizar la gestión de
documentos en los archivos de gestión.
Tipos de documentos de archivo y agrupaciones
documentales.
28
Criterios para normalizar la gestión de
documentos en los archivos de gestión.
Agrupaciones documentales.
Documentos administrativos
1er nivel de agrupación: Expedientes
2º nivel de agrupación: Series documentales
Series documentales:
-Correspondencia
-Libros de registro
29
Definición de documento de archivo
ICA/CIA (Consejo Internacional de Archivos)
“Información registrada, producida o recibida en el inicio, gestión o
finalización de una actividad que comprende contenido,
contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia a
dicha actividad”
Reglamento UA
“toda expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o
codificado, así como otras formas de expresión gráfica o sonora,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los
soportes informáticos, que constituyen testimonio de las
actividades y funciones de la Universidad”.
30
Documentos de archivo universitarios
• Documentos de los órganos de gobierno.
• Documentos relativos al desarrollo normativo y/o jurídico
• Correspondencia y escritos de los diferentes órganos y cargos
académicos.
• Expedientes académicos de los estudiantes.
• Documentos del presupuesto de la Universidad.
• Expedientes de personal (docente y de administración y servicios).
• Expedientes de investigación.
• Publicaciones institucionales y memorias.
• Y todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las
actividades de la Universidad y de sus miembros.
31
Niveles de agrupación de los
documentos de archivo
Documentos administrativos
1er nivel de agrupación: Expedientes
2º nivel de agrupación: Series documentales
Series documentales:
-Correspondencia
-Libros de registro
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Expedientes (documentos compuestos)
 Unidad documental básica de agrupación y ordenación de los
documentos en los archivos administrativos.
 En Derecho Advo: “responde a una serie ordenada de
actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o
negocio”
 Se forman a partir de la agregación de los documentos generados
o recibidos por una unidad productora en la resolución de un
mismo asunto.
• La estructura del expediente ha de ser lógica, coherente y
cronológica, ordenándose los documentos de acuerdo con el
procedimiento o trámite seguido.
33
Series documentales
 2º nivel de agrupación de los documentos en los archivos de
gestión.
 Se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes o
unidades documentales que se producen de manera continuada
como resultado de una misma actividad o función.
 Los criterios de ordenación de los expedientes dentro de las
series pueden ser:
 orden alfabético (ejem.: expedientes personales)
 orden cronológico (ejem.: libros de registro)
 orden numérico (ejem.: documentación contable)
 Mixto (cronológico y alfabético: ejem.: Becas…)
34
Series documentales
 La denominación y criterios de ordenación de las
SERIES y SUBSERIES de los documentos de las oficinas
se acuerdan entre el Archivo y las propias unidades de
gestión.
 Cada serie documental se ha de tener su
correspondencia con el cuadro de clasificación del
Archivo de la UA.
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Serie de correspondencia
CARACTERÍSTICAS
ORGANIZACIÓN
• Existe en todas las
• Se agrupan y ordenan las
unidades
entradas y salidas juntas
• Pueden ser originales o
• La correspondencia que
copias
acompaña a información
• No está vinculada a ningún importante (facturas,
informes, etc.) se archiva en
procedimiento
función de esta última.
administrativo (si lo
estuviera, forma parte de • Agrupación básica:
su correspondiente
• Correspondencia externa
expediente).
• Correspondencia interna
• Contenido genérico
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Diferencias entre Registro y
Control interno de documentos
REGISTRO GENERAL Y
REGISTROS AUXILIARES
- Instrumento jurídico con valor
probatorio (sello, fecha)
- Regulado por Ley 30/1992 de
RJAP y PAC
- Permite certificar la existencia
de un documento aunque éste no
se haya conservado (instancias,
convocatorias, recursos,
requerimientos, oficios, cartas…)
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LAS
OFICINAS
No tiene valor jurídico, sino que
cumple una función de referencia
para el control interno de entrada y
salida de documentos que no pasan
por Registro (informes, acuerdos,
notas internas, diligencias, actas,
etc.).
No utilizar como sistema
de ordenación
37
Descargar

Servicio de Archivo y Registro