Planear y conducir
reuniones eficaces
Neighborhood Watch
Aprendizaje a ritmo propio
Objetivos del curso
• Los participantes aprenderán cómo
planear una reunión eficaz
• Los participantes aprenderán cómo
conducir una reunión de éxito
¿Por qué nos reunimos?
• Conocer nuevas personas
• Formar relaciones
• Educar y compartir información con
los asistentes
• Comentar las ideas y tomar
decisiones importantes
para el grupo
Alternativas
• Correo electrónico
• Teléfono
• Llamadas telefónicas
en conferencia
• Conversaciones
en línea
• Volantes
Etapas de una reunión
• Antes de la reunión
• Durante la reunión
• Después de la reunión
Antes de la reunión: Logística
• Programación
– Seleccione una fecha y una hora que sean
convenientes para la mayor parte de las
personas que se invitarán a participar en la
reunión
– Seleccione una ubicación que sea conveniente
y accesible para todos los invitados
– Considere establecer una
fecha y hora de reunión
programadas con regularidad
Antes de la reunión: Orden del día
• Todas las órdenes del día deben tomar
en cuenta estos puntos:
– Fecha y ubicación de la reunión
– Hora de inicio y de terminación de la reunión
– Encabezados de los temas. Incluya detalles
como quién presenta el tema y el tiempo
que le ha sido asignado
• Entregue un ejemplar de la orden del día
a cada una de las personas que asistan
a la reunión
Antes de la reunión: Invitaciones
• Elabore una lista de
los miembros del
grupo y de los
invitados.
– Escriba correctamente
sus nombres
– Su dirección completa
– Su número telefónico
– Su dirección de correo
electrónico
• Cómo invitarlos:
– Correo o correo
electrónico
– Teléfono
– Publique volantes
– Utilice invitaciones
en línea
Antes de la reunión:
Invitaciones
• En la invitación incluya:
– La fecha, la hora y el lugar de la
reunión
– Una razón para asistir
– RSVP
La reunión
• Dé la bienvenida a las
personas
• Tiempo social informal
• Contemple preparar
tarjetas de identificación
• Empiece y termine a tiempo
• Señale las normas básicas
• Si es necesario tome minutas
El facilitador
•
•
•
•
Permanezca enfocado
Fomente la discusión cortés
Permanezca dentro del horario
Haga un resumen de las decisiones
tomadas y de los asuntos que
requieran votación
• Proporcione los detalles de la
siguiente reunión
Manejar los desacuerdos
• Requieren respeto
• Brinde tiempo a cada persona para que hable
sin dominar la discusión
• Escuche lo que no se dice
• Trate de encontrar y resolver las fuentes de
confusión, malos entendidos,
propósitos ocultos
y emociones
Después de la reunión
• Obtenga retroalimentación
• Distribuya las
minutas/notas
Conclusión
• Planear reuniones
• Conducir reuniones
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Effective Meetings - National Neighborhood Watch