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Organizar y Retroalimentar a los facilitadores en
la implantación de las guías de autoformación y
evaluación por competencias (GAESCS)
[Nombre del
proyecto]
10/3/2015
Programa Modernización
Industria Azucarera/OIT MEXICO
2
Información General.
El programa que aquí se presenta, es uno
de los talleres que integran la propuesta
de capacitación que ofrece la OIT para
la mejora del sector. Estos talleres se
llevan a cabo en los ingenios que forman
parte del proyecto.
Este taller esta
enfocado a los
coordinadores del
proyecto quienes serán
los que estén al tanto
del desempeño de los
facilitadores.
3
Desempeño base
Estimas el tiempo requerido
para aplicar las GAECs
Analizas los aspectos
generales de las GAECs,
revisando contra reloj, el
trabajo que te lleve
contestar cada actividad.
Realizas un resumen de tareas y
el tiempo estimado en una tabla,
donde al final sumas los minutos
dedicados a cada una.
Acciones a realizar:
Escribes en un documento los posibles detalles o “atores” evidentes que se puede tener
al trabajar las GAECs, y a manera de anotación escribes las ideas que se te vienen en
mente para salir del problema.
Revisas con un experto en la GAEC, los conceptos que no entendiste, o que encontraste
con dificultad y realizan juntos de nuevo el ejercicio.
Defines tiempos record para trabajo con las guías, (máximos y mínimos)
Defines plan de trabajo preliminar a seguir para la implementación de las GAECs ,
realizando un borrador de plan de trabajo con base a los objetivos y sesiones a realizar,
armando un pool de dinámicas, juegos vivenciales y actividades que puedan apoyar el
trabajo.
Haces una prueba piloto con un formador.
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Desempeño base
Estimas el tiempo requerido para
aplicar las GAECs
GAEC #
Nombre:
Facilitador :
Grupo:
Sección.
# Págs.
Tiempo
Estimado.
Tiempo
Real.
Comentarios y acciones
a realizar.
1.¿Dónde estás?
2. Presentación.
3.¡Bienvenido!
4.Resultados Esperados
5.Estándar de Competencia
Se recomienda
revisar 10 páginas
de la guía por cada
sesión de 2 horas),
usando la técnica
de contestación
grupal primero (de
manera rápida e
inducida) y
después la
aplicación individual
de las guías.
6. Autoevaluación
6.1 Importancia de la competencia
6.2 Conocimientos Asociados
6.3 Desempeños Base
6.4 Lo que se debe evitar
6.5 Desempeño Sobresaliente
6.6 Propuestas de Mejora
6.7 Mapa Conceptual
7. Explicación
7.1 Importancia de la competencia
7.2 Conocimientos Asociados
7.3 Desempeños Base
7.4 Lo que se debe evitar
7.5 Desempeño Sobresaliente
7.6 Propuestas de Mejora
7.7 Mapa Conceptual
8. Glosario
9. Bibliografía
Notas:
total
total
total
Fecha y firma:
5
Desempeño base
Convocas e Integras a los grupos de
participantes aplicando criterios de
selección
transparente
Seleccionas a los facilitadores para la
impartición según sus competencias y
disponibilidad.
Acciones a Realizar:
Reúnes los datos de los posibles participantes solicitándolo al área correspondiente
(personal, su propio departamento, etc.), incluyendo su horario, tiempo, perfil de puesto,
características personales, etc.
Analizas estos datos, integrando el grupo de tal forma que se puedan complementar y
apoyar al trabajar en equipo.
Al mismo tiempo,
verificas que los
horarios en los cuales
definiste los grupos
sean los óptimos para
los integrantes.
Citas a los que elegiste
como facilitadores a
una reunión de trabajo.
6
Formato base para
reclutar facilitadores
No. 1
Grupo:
Nombre: Colaborador
Departamento y
Puesto
Teléfono/extensión
Horario de Trabajo
características
personales y del perfil
del puesto
Horario para
capacitación
Otros datos: (jefe
directo, etc).
No. 2
Nombre: Colaborador
Departamento y
Puesto
Teléfono/extensión
Horario de Trabajo
características
personales y del perfil
del puesto
Horario para
capacitación
Otros datos: (jefe
directo, etc).
Grupo:
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Desempeño base
Elaboras conjuntamente con
los facilitadores el plan de
implantación de las GAECs
Acciones a Realizar:
Presentas a los facilitadores el plan de trabajo, revisando
con ellos la GAEC y defines:
• Objetivos,
•Resultados de aprendizaje,
•Cantidad de sesiones requeridas
•Fases de trabajo por sesión (apertura, desarrollo,
cierre) con tiempos.
•Ejercicios y dinámicas para cada fase si se necesitan.
8
Formato de Plan de
Reunión
Reunión:
GAEC:
Fecha y Hora:
Coordinador:
Participantes:
Objetivos Específicos:
Actividades:
Apertura:
Desarrollo:
Cierre:
Tiempo:
Tiempo:
Tiempo:
Temas:
Temas/ Actividades:
Págs. GAEC:
Propuestas de Mejora
Actividades:
Recursos:
Recursos:
Recursos:
Notas para la sig. Reunión:
Notas para la sig. Reunión:
Notas para la sig. Reunión:
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Desempeño base
Aseguras los elementos necesarios para
que el facilitador realice sus sesiones:
espacio físico, mobiliario. Materiales de
apoyo, GAECs impresas a color.
Recomiendas a los facilitadores técnicas
didácticas apropiadas para la aplicación
de las GAECs
Presentas a los facilitadores el plan de trabajo,
revisando con ellos la GAEC y defines:
Lugar donde se van a llevar a cabo la implementación,
verificando:
•Iluminación
•Cantidad de sillas y mesas y buen estado de las mismas
•Espacio para trabajar las dinámicas, juegos vivenciales o ejercicios
•Espacio para coffe break y la provisión del mismo.
Materiales que se puedan utilizar como apoyo para
lograr los objetivos (Recursos didácticos):
•Apoyos visuales como Pizarrón, Rota folio, y en su caso, Computadora
y Cañón (videos, etc.)
•Material para las Técnicas de colaboración en el aprendizaje
•Realizas algunas de estas actividades con el grupo de facilitadores y
definen en que fases se pueden aplicar.
Número suficiente de Gaecs impresas a color, engargoladas antes de
iniciar la implementación.
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Desempeño base
Aseguras los elementos necesarios para
que el facilitador realice sus sesiones:
espacio físico, mobiliario. Materiales de
apoyo, GAECs impresas a color.
La disposición del salón de clases influye de
gran manera, en la dinámica del grupo y la calidad de la
comunicación, define en conjunto con el facilitador, y con
anterioridad como lo van a trabajar.
Sala de Juntas
“Es la organización tradicional para los salones
para grupos pequeños, en el que los participantes
se sientan alrededor de una mesa grande o de
varias mesas acomodadas, el capacitador está en
la “cabecera” de la mesa). Las ventajas son que la
mayoría de los participantes están visibles entre
ellos mismos y todos están razonablemente
visibles al capacitador. La mesa es útil
para que los participantes coloquen sus papeles,
para que escriban, etc. Pero también
puede representar una barrera, y en algunas
situaciones puede inducir a conflicto con
las personas “al lado contrario de la mesa”.
El círculo
“Como su nombre lo sugiere, las sillas se arreglan
en un círculo, todos mirando hacia el centro.
Ventajas Se logra casi completa intervisibilidad,
aunque hay algún problema con los vecinos
más cercanos dependiendo del tamaño del
círculo. El capacitador se puede ubicar en
cualquier parte alrededor del círculo y esto ayuda
a romper barreras si las hay.
Un esquema de combinación de círculo con sala
de juntas puede mejorar este último. Si
la mesa de la sala de juntas es circular y no el
rectángulo tradicional, se presenta una
atmósfera mucho menos formal y se incrementa
la visibilidad.”
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Desempeño base
Aseguras los elementos necesarios para
que el facilitador realice sus sesiones:
espacio físico, mobiliario. Materiales de
apoyo, GAECs impresas a color.
Realizas una lista de verificación completa y actualizada de
todos los ítems que se deben incluir en la preparación del
evento de capacitación.
Concepto:
Aire acondicionado ó ventiladores/ Control de temperatura
Disponibilidad de baños
Iluminación (natural y artificial)
Sillas cómodas y mesas suficientes
Espacio para Técnicas de trabajo grupal y para Coffe Break
Un reloj visible
Arreglos administrativos para Coffe Break a horas definidas.
Papelería necesaria
Equipo de ayuda visual si es necesario (rotafolio, Pintarrón, etc)
GAECs impresas
Si
No
Parcial
mente
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Desempeño base
Realizas conjuntamente con el
facilitador una primera sesión de
información y orientación para los
participantes.
Dan a conocer por los
diferentes medios de
comunicación del Ingenio el
trabajo que se ha estado
realizando con las GAECS,
antes de lanzar la
convocatoria.
Realizan la convocatoria con
tiempo previo suficiente, para
que todos los turnos, durante la
semana anterior a la fecha
definida se enteren de la misma.
Hacen labor de
recordatorio a los
involucrados de manera
personal, para que
asistan a la reunión, en
forma y tiempo.
Presentas a los asistentes en conjunto con el formador el
plan de trabajo, mostrándoles la GAEC a trabajar y
definen:
Fechas y Horarios
Lugar donde se van a llevar a cabo la implementación
Número de participantes
Entregan a los participantes la Gaecs impresas a color, engargoladas
antes de iniciar la implementación para que las revisen.
Firman carta compromiso para hacer más formal la sesión.
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Desempeño base
Evalúas y retroalimentas al
facilitador en su desempeño en
la aplicación de las GAECs
Acompañas al
facilitador en la
implementación de las
GAECS, en algunas de
las sesiones, tratando
de abarcar todas las
Fases de trabajo
aunque no sean de la
misma sesión
(apertura, desarrollo,
cierre)
Realizas anotaciones al desempeño del facilitador tomando en
cuenta los siguientes parámetros:
Registro de participantes en cada sesión
Actitud responsable y profesional
Claridad en la explicación
Desarrollo de dinámicas
Forma en que se relacionó con los compañeros (actitud, respuesta a
cuestionamientos, etc.)
Generación de clima adecuado de trabajo
Logro de objetivos
Manejo de tiempos (horarios, fechas, etc.)
Uso de los recursos materiales
Registro de las propuestas de mejora a partir de la aplicación de las
GAECs (siguiente diapositiva)
Realización ( o no ) de las fases de la sesión. (por ejemplo, inició con
apertura dando bienvenida/ cerró la sesión dando un cierre del trabajo
realizado y convocó para la siguiente reunión, etc.)
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Desempeño base
Evalúas la aplicación de las
GAECs con los participantes
Acompañas al facilitador en la
implementación de las GAECS, en
algunas de las sesiones, al final de la
s mismas, a manera de platica
informal, cuestionas a los asistentes
sobre el desarrollo de la misma y el
desempeño del formador, aclarando
que esta información les servirá para
mejorar el trabajo realizado.
Otras acciones a realizar tomando en cuenta los
dos desempeños base: “Evalúas y retroalimentas
al facilitador en su desempeño en la aplicación
de las GAECs” y “Evalúas la aplicación de las
GAECs con los participantes”
Si es necesario, citas al facilitador, mostrando y
comentando tus anotaciones, y realizan en conjunto
un plan de mejora durante el periodo de
implementación.
Al final de la formación, citas al facilitador para darle
los resultados del formato de retroalimentación y
agradeces su trabajo, mencionando la importancia de
su papel en este proceso
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Desempeño base
Evalúas la aplicación de las
GAECs con los participantes
Actitud responsable y profesional
Claridad en la explicación
Desarrollo de Dinámicas (Técnicas de
Aprendizaje)
Forma en que se relacionó con los
compañeros (actitud, respuesta a
cuestionamientos, etc).
Generación de clima adecuado de
trabajo
Logro de objetivos
Manejo de tiempos (horarios, fechas,
etc).
Uso de los recursos materiales
Registro de las propuestas de mejora a
partir de la aplicación de las GAECs
Realización ( o no ) de las fases de la
sesión. (por ejemplo, inició con apertura
dando bienvenida/ cerró la sesión dando
un cierre del trabajo realizado y
convocó para la siguiente reunión, etc.)
Realizas un formato de
evaluación/retroalimentación
sobre el desempeño del
facilitador, y lo aplicas al final
de la formación. tomando en
cuenta los siguientes
parámetros:
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Desempeño base
Apoyas el registro y das
seguimiento a las propuestas de
mejora generadas con la
aplicación de las GAECs
Dentro del esquema de trabajo, das
tiempo para que los participantes (uno
diferente cada sesión) sean quienes
registren las propuestas de mejora
que vayan surgiendo en cada sesión,
por medio de formatos de fácil
llenado.
Al final de la sesión, el encargado del día,
menciona dichas propuestas al grupo y se
verifica si están completas, bien
redactadas y si hay omisiones, entre todos
construir el listado final de las mismas.
En la última sesión
Defines un tiempo de trabajo, donde nombras un
coordinador para hacer un documento en conjunto
de todas las propuestas de mejora, firmando todos
los presentes .
Como parte de los resultados que se
esperan de ti y del equipo de trabajo
Das a conocer por los diferentes medios de
comunicación del Ingenio las propuestas de mejora
generadas con las GAECS, y su implementación si se
da el caso.
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Desempeño base
Informas al Consejo Mixto de
Modernización, la aplicación de
las GAECs y las propuestas de
Mejora.
Acompañas al facilitador en la
implementación de las GAECS,
apoyado en el equipo de trabajo, (como
se menciona en la hoja anterior)
Acciones a realizar:
Tomas nota de cada propuesta de mejora que se presente en
las mismas, anotando los nombres de los autores.
 Le pides al facilitador que también anote sus observaciones
a las propuestas de mejora que surgieron en sus sesiones.
Ya terminado el periodo de aplicación de las
GAECS
Juntas a todos los facilitadores y hacen una reunión de
trabajo, donde se presenten todas las propuestas de mejora y
se agrupen por tipo , realizan un documento en conjunto para
presentar al consejo mixto y le anexan los comentarios tuyos y
de los facilitadores.
En la misma reunión de trabajo, realizan una
evaluación/retroalimentación sobre el proceso realizado y
también desarrollan un documento resumen para su
presentación.
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Desempeño base
Informas al Consejo Mixto de
Modernización, la aplicación de
las GAECs y las propuestas de
Mejora.
Acciones a Realizar:
Agradeces al conjunto de facilitadores su trabajo. Se
recomienda darles un reconocimiento a manera de
diploma que certifique su labor como facilitador del
proceso, firmado por representantes del consejo mixto de
modernización y por ti.
Propones implementar una reunión de reconocimiento
“La caña de Oro”, a quienes hayan dado las primeras 3
propuestas de mejora que se implementen en corto plazo
en el ingenio y se compruebe su aporte a la productividad
de la empresa, solicitando al consejo mixto, participe en la
selección de propuestas y entrega de reconocimientos.
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Lo que se debe evitar
Convocar a los participantes sin
comunicación previa de las GAECs
Dirigir personalmente toda la
implementación de las guías
Omitir la retroalimentación puntual y
positiva a los facilitadores.
Caso :
José Luis Martínez, Coordinador del Ingenio el Salado, llegó esta mañana a la
capacitación de su compañero, el facilitador Ing. Manuel Barrón. Manuel no estaba
en el lugar a la hora acordada, por lo cual, fue a conseguir las llaves de la sala de
juntas. Al regreso, ya estaban todos los participantes y procedió a iniciar la sesión.
La mesa de trabajo estaba llena de refrescos y botana de la junta del día anterior,
por lo que decidió que se aprovechara mientras se tenia el tiempo de capacitación.
Procedieron a servirse refresco, y a tener una plática informal mientras llegaba el
facilitador. Al pasar 20 min., -para no perder tiempo-, les propuso a los asistentes
que revisaran las páginas 10 a 20 de las guías, -ya que era un apartado que el
conoce bien-, y después retomarían con Manuel las páginas anteriores. Al
momento de trabajar con las propuestas de mejora, al llegar el Facilitador, le
comento que como ya había empezado, que iba a seguir con la sesión. Con la
interrupción, no dieron cuenta de las propuestas de mejora y siguieron con el
programa. El tiempo no fue suficiente para atender la retroalimentación con los
trabajadores y saber si había dado el aprendizaje en ellos.
Al final de la sesión, les recordó a todos los asistentes la importancia de la
puntualidad. Y procedió a tener un convivio informal.
Analicen como trabajo José Luis, resalten los puntos que crean importantes y
coméntenlos con sus compañeros:
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Desempeños Sobresalientes
Optimizas los recursos existentes
en la organización en conjunto
con los facilitadores
Preparas materiales alternos
para imprevistos y dar solución a
problemas que se presenten.
Propones mejoras a las guías a
partir de la experiencia y
retroalimentación con los
facilitadores
Acuerdas un plan de mejora del
desempeño del facilitador
Retroalimentas a los grupos los
resultados de la evaluación de la
impartición de las GAECs
21
Conocimientos Asociados
Contenido de las GAECs
Organización de cursos
Retroalimentación Efectiva
Educación de Adultos por
competencias
Materiales y Ejercicios didácticos.
22
Estimas el tiempo requerido
para aplicar las GAECs
7
Reunión 1/4
Nombre:
Facilitador :
Grupo: “Éxito seguro” Jaime López, Daniel Armenta, Gonzalo Curiel, Arturo Espejel.
GAEC #
Juan Gómez
Contribuir a la Conservación del Medio Ambiente.
Sección.
1.¿Dónde estás?
2. Presentación.
3.¡Bienvenido!
4.Resultados Esperados
5.Estándar de Competencia
# Págs.
Tiempo
Estimado.
Tiempo
Real.
Comentarios y acciones a realizar.
6
50 min.
85 min.
El grupo tardó mucho tiempo
en el esquema ¿Dónde estás?
Ya que tenían dudas del tiempo
que llevaría cada GAEC en ser
contestada y si íbamos a
trabajar con todas ellas.
Acciones: No entrar en
detalles de descripción de cada
GAEC sino ver el panorama
general en la siguiente
implementación.
total
total
Fecha y firma: 04/Julio 09
1
1
1
2
1
6. Autoevaluación
6.1 Importancia de la competencia
6.2 Conocimientos Asociados
6.3 Desempeños Base
6.4 Lo que se debe evitar
6.5 Desempeño Sobresaliente
6.6 Propuestas de Mejora
6.7 Mapa Conceptual
19
7. Explicación
7.1 Importancia de la competencia
7.2 Conocimientos Asociados
7.3 Desempeños Base
7.4 Lo que se debe evitar
7.5 Desempeño Sobresaliente
7.6 Propuestas de Mejora
7.7 Mapa Conceptual
19
8. Glosario
9. Bibliografía
2
Notas:
Total
46
23
Materiales y Ejercicios didácticos.
Guia de trabajo Técnicas
Nombre de Actividad:
¿Qué hago aquí?
Propósito:
Romper el hielo
Aplicable en:
Fase de apertura
Requerimientos:
Recomendaciones para su aplicación:
Ya que estén todos los participantes en
la sala, entregar 4 post it a cada uno y
pedir que escriban:
¿Que hago aquí?
¿Que creo que puedo aprender?
¿Que puedo aportar?
¿A que me comprometo?
Darles 1 minuto para contestar cada
papel y pegarlos en las cartulinas que
tengan estos títulos.
Cada quien lee sus respuestas y se
acomodan según las contestaciones en
común, al final se hace que todos firmen
las cartulinas, comprometiéndose a
trabajar de manera colaborativa para
el logro de implementación de las
GAECS.
Tiempo 20 min.
Espacio Salón con espacio libre para
caminar
Materiales Post It, Plumones , 4
cartulinas de colores.
Numero de personas 4
Tener cuidado en:
Usar demasiado tiempo en explicar sus
respuestas,
Poner como facilitador palabras en su
boca.
Variantes posibles:
Se puede usar un pizarrón, en vez de
cartulinas, pero pierde efectividad.
24
Materiales y Ejercicios didácticos.
Guia de trabajo Técnicas
Nombre de Actividad:
¿Para que soy bueno? En que soy
competente?
Propósito:
Reconocer que todos tenemos competencias
desarrolladas, identificar el concepto
COMPETENCIA, como parte de nuestra
forma de actuar y de hacer las cosas.
Aplicable en:
Fase de apertura o Fase de Desarrollo para
explicar términos
Requerimientos:
Recomendaciones para su aplicación:
Se debe iniciar ya que el grupo ya esta
integrado en el salón de trabajo. Se les dan
2 minutos para que piensen ¿Para que soy
bueno? En que soy competente? Sin
necesidad de escribirlo, ya que lo hagan, van
a pensar, ¿Para que es bueno mi compañero
de al lado? En que es competente?
Se les dan 4 minutos para que expresen sus
respuestas a los demás,
Esto ayuda para integrar al grupo, reconocer
que nosotros mismos y los demás tienen
capacidades y competencias valiosas para el
grupo.
a)
b)
Tiempo 20 min.
Espacio Salón con mesas y sillas
c)
d)
Materiales Ninguno
Numero de personas 4
Tener cuidado en
Se pueden expresar competencias fuera de
las labores del ingenio, pero esto puede ser
un arma de dos filos pues se puede perder el
objetivo de la actividad, perder seriedad.
Variantes posibles:
Ninguna.
25
Algunas anotaciones a tomar en
cuenta de comunicación de Leo:
• Los siguientes puntos surgieron en la reunión de martes, acerca de la
facilitación que los coordinadores tienen que gestionar y que deben
ser tratados en el curso de fin del mes:
Horas
Técnicas
Tamaño Grupo
Convivio después de cada Guía
Los trabajadores más interesados
Rituales: Felicitaciones de la gerencia (Etc)
Competencias criticas de facilitacion:
Manejar Velocidad (10 pagins de la guia por cada sesion de 2 horas),
usando la tecnica de contestacion grupal primero (de manera rápida
e inducida) y despues la aplicacion individual de las guias
Saber preguntar: a partir de los reactivos de la guia
Profundizar y reflexionar sobre algun punto especifico en la sesion,
utlizando técnicas variadas
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