PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Teddy Sánchez Gómez
Especialista en Archivos
[email protected]
PLANIFICACIÓN
Las organizaciones, tanto públicas como privadas
son conscientes de la importancia de la
planificación para el cumplimiento de sus
objetivos y metas.
¿Qué es la planificación?
Procedimiento mediante el cual se seleccionan,
ordenan y diseñan las acciones que deben
realizarse para el logro de determinados
propósitos, procurando una utilización racional de
los recursos disponibles.





El plan de trabajo como instrumento de
planificación detalla las actividades que se
deben llevar a cabo para el logro de los
objetivos propuestos, para lo cual se establecen
metas, indicadores, tiempo de ejecución y
responsables.
¿Por qué se hace un plan de trabajo?
Ordena lógica y secuencialmente la fase de
ejecución de actividades
Permite realizar el seguimiento de la ejecución
de las actividades programadas.
Facilita el proceso de evaluación.
ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
Órgano de Administración de Archivos
Es el responsable de planificar, organizar, dirigir,
normar, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades archivísticas a nivel institucional, así
como de la conservación y uso de la
documentación proveniente de los archivos de
gestión y periféricos. e intervenir en la
transferencia y eliminación de documentos en
coordinación con el archivo General de la
Nación.
R.J. N° 073-85/AGN-J
Órgano de Administración de Archivos
Desconcentrados
Es el encargado de las actividades archivísticas
en los órganos desconcentrados a nivel regional
zonal o departamental de organismos y
reparticiones del Sector Público. Coordinará sus
actividades con el Órgano de Administración de
Archivos del nivel central y el Archivo
Departamental correspondiente y de no existir
éste con el Archivo General de la Nación.
R.J. N° 073-85/AGN-J
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD
(Directiva N° 016-GG-ESSALUD-2013 )
SECRETARIA GENERAL
COMITE DE
EVALUACION DE
DOCUMENTOS
OFICINA DE
ADMINISTRACION DE
LA INFORMACION
ORGANO DE
ADMINISTRACION DE
ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL
DESCONCENTRADO
ARCHIVO PERIFERICO
(NIVEL CENTRAL)
ARCHIVO DE GESTION
(NIVEL CENTRAL)
* ORGANOS DESCONCENTRADOS QUE LO POSEAN
ARCHIVO DE GESTION
(NIVEL CENTRAL)
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
DEL ÓRGANO DESCONCENTRADO
ORGANO DE
ADMINISTRACION DE
ARCHIVO
DESCONCENTRADO
COMITE DE EVALUACION
DE DOCUMENTOS
DESCONCENTRADO
ARCHIVO
DESCONCENTRADO
ARCHIVO PERIFERICO *
(NIVEL
DESCONCENTRADO)
ARCHIVO DE GESTION
(NIVEL DESCONCENTRADO)
ARCHIVO DE GESTION
(NIVEL
DESCONCENTRADO)
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
DIRECTIVA N° 003-2008-AGN/DNDAAI
“NORMAS PARA LA FORMULACIÓN Y
APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE
TRABAJO
DEL
ÓRGANO
DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS
ENTIDADES
DE
LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA”
FINALIDADES DEL PATOAA
· Contar con un instrumento de gestión
archivística que oriente el desarrollo óptimo de
las actividades archivísticas en las entidades de
la Administración Pública.
· Unificar criterios para el proceso de
formulación, ejecución y evaluación de los
Planes de Trabajo de Archivos de las Entidades
de la Administración Pública.
OBJETIVO DE LA DIRECTIVA
Establecer
pautas
procedimientos
formulación aprobación ejecución evaluación
Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de
Archivos de las Entidades de la
Administración Pública.
El Plan Anual de Trabajo del Órgano
de Administración de Archivos



Es un instrumento de gestión que orienta las
actividades archivísticas para el logro de los
objetivos y metas de la entidad y los del
Sistema Nacional de Archivos (SNA).
Permite realizar la evaluación de los resultados
y el empleo de los recursos en los archivos de
las entidades de la administración pública.
Forma parte de un plan mayor como es el Plan
de Desarrollo Institucional o Plan Operativo
Institucional.
I. Alcance
Señalar el ámbito de aplicación en la entidad
(archivos de gestión, periféricos, desconcentrados
y central).
II. Objetivo General
Se debe señalar los propósitos principales que se
pretenden alcanzar con la implementación del Plan
Anual de Trabajo del OAA durante el año, y debe
ser redactado en infinitivo, debido a que implica una
acción o compromiso (actualizar, adecuar,
establecer, favorecer, cumplir, contribuir, etc.).
III. Objetivos específicos
Definen la naturaleza de las actividades a realizar, así como
los logros y las metas previstas. Al enunciarlos, señalar
puntualmente y precisar las acciones que se llevarán a cabo,
los medios que se utilizarán, así como qué logros y
resultados se espera alcanzar.
IV. Política Institucional
Se especifica el conjunto de orientaciones y
lineamientos de política institucional que normarán el
quehacer archivístico dentro de la entidad.
V. Realidad Archivística
Este punto esta dividido en los siguientes
secciones:
-Organización
-Normatividad
-Personal
-Local y equipos
-Fondo Documental
-Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas
Realidad Archivística
Organización
Indicar la existencia y características del funcionamiento del OAA y
señalar si ha implementado el Sistema de Archivos Institucional
(archivos de gestión, periféricos y de nivel desconcentrado de la
entidad), precisar organización, línea de dependencia o ubicación
administrativa, líneas de coordinación con otros órganos, etc.
Realidad Archivística
Normatividad
Señalar las normas internas de gestión archivística emitidas por
la entidad.
Realidad Archivística
Personal
Precisar la cantidad, la condición laboral, el cargo y el nivel de
capacitación del personal del OAA.
Realidad Archivística
Local y Equipos
Indicar las características del local o locales del OAA, de los
archivos periféricos y/o desconcentrados (número de ambientes,
tipo de construcción, disponibilidad de espacio, etc.), así como
también, los tipos y las características de los equipos que se poseen
(estanterías,
armarios,
gaveteros,
mesas
de
trabajo,
fotocopiadoras, equipos de microfilm, equipos de grabación,
scaners, equipos de seguridad, equipos de control, etc.).
Realidad Archivística
Fondo Documental
Señalar las principales series documentales, indicando sus
correspondientes años (fechas extremas). Además se deberá anotar
la cantidad total de documentos medidos en metros lineales.
Los archivos que conserven documentos cartográficos, audiovisuales o
legibles a máquina, indicarán la cantidad total de unidades y sus
fechas extremas.
Realidad Archivística
Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas
Referir las actividades programadas respecto a la organización,
descripción, selección (transferencia y eliminación), conservación,
servicios de documentos que se realizarán durante el año.
Al respecto véanse las Normas Generales del Sistema Nacional
de Archivos, aprobadas por Resolución Jefatural Nº 073-85AGN-J del Archivo General de la Nación.
VI. Programación de Actividades
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS - 2014
PRIORIDAD
ACTIVIDADES
UNIDAD
DE
MEDIDA
META
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
TOTAL
ANUAL
DURACIÓN
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Prioritario
Prioritario
Elaborar el Informe de Evaluación del Plan Anual
de Trabajo del Órgano de Administración de
Archivos correspondiente al 2013
Documento
Formular el Plan de Prevención y Recuperación de
Siniestros en Archivos
Documento
Brindar asistencia técnica a los archivos de
gestión, periféricos y desconcentrados
Informe
Implementar un enlace web del Archivo Central en
el Portal Institucional
Informe
1
Personal de la Oficina
de Administración de
la Información
Personal de la Oficina
abril
de Administración de
la Información
Personal de la Oficina Sujeto a la disponibilidad
enero - diciembre de Administración de presupuestal, para el caso de
la Información
archivos desconcentrados
Personal de la Oficina
abril
de Administración de
la Información
enero
1
1
1
1
1
1
1
4
1
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Prioritario
Organizar los documentos de archivo que se
encuentran en custodia del Archivo Central
Metro lineal
40
42
42
42
42
42
42
42
42
42
42
40
500
Personal de la Oficina
Sujeto a la disponibilidad del
enero - diciembre de Administración de
personal del Archivo Central
la Información
Metro lineal
40
42
42
42
42
42
42
42
42
42
42
40
500
Personal de la Oficina
Sujeto a la disponibilidad del
enero - diciembre de Administración de
personal del Archivo Central
la Información
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Elaborar los inventarios de los documentos
Prioritario
organizados en el Archivo Central
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Prioritario Formular el Programa de Control de Documentos
Prioritario
Elaborar el Cronograma de Transferencia de
Documentos al Archivo Central
Informe
1
1
2
Documento
1
Coordinar y recibir las transferencias de
Prioritario documentos de los archivos de gestión y archivos
periféricos del nivel central
Metro lineal
20
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
Seleccionar el acervo documentario y proponer su
eliminación al Archivo General de la Nación
Metro lineal
50
65
65
65
65
65
65
65
65
65
65
Metro lineal
40
42
42
42
42
42
42
42
42
42
42
Prioritario
1
20
250
700
enero - junio
Personal de la Oficina Sujeto a la aprobación del
de Administración de Comité de Evaluación de
la Información
Documentos
Personal de la Oficina
de Administración de
la Información
Personal de la Oficina
enero - diciembre de Administración de
la Información
Personal de la Oficina
enero - noviembre de Administración de
la Información
enero
Sujeto a las necesidades de
los archivos de gestión y
archivos periféricos
Sujeto a la aprobación del
Comité de Evaluación de
Documentos
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Mejorar las condiciones de conservación de las
Prioritario unidades de archivamiento de la documentación
en custodia del Archivo Central
Digitalizar la documentación en custodia del
Archivo Central
Implementar la línea de digitalización de
documentos con valor legal en el Archivo Central
Imágenes
40
500
30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 360000
Informe
1
1
2
Personal de la Oficina
enero - diciembre de Administración de
la Información
Personal de la Oficina
enero - diciembre de Administración de
la Información
Personal de la Oficina
julio - diciembre de Administración de
la Información
Sujeto a la disponibilidad del
personal del Archivo Central
Sujeto a la disponibilidad del
personal del Archivo Central
Sujeto a disponibilidad
presupuestal.
SERVICIO ARCHIVÍSTICO
Atender los requerimientos de documentos
Prioritario
digitalizados
Documento
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
1200
Atender los requerimientos de préstamo de
documentos
Documento
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
120
Prioritario
Personal de la Oficina
enero - diciembre de Administración de
la Información
Personal de la Oficina
enero - diciembre de Administración de
la Información
Sujeto a los requerimientos
de los usuarios
Sujeto a los requerimientos
de los usuarios
Presupuesto
Indicar si se cuenta con presupuesto propio para el
OAA (Archivo Central) y, de ser posible, señalar el
monto asignado.
INFORME DE EVALUACIÓN DEL ÓRGANO DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS