 Procesos.
 Sistemas
de Información
 Estructura.
 Gente y Cultura.
 Actividades Complementarias.
En relación con las implantaciones realizadas, y
buscando su sostenibilidad en el tiempo, en 2010 se
diseñaron procesos nacionales que articularon las
actividades realizadas en los entes territoriales con el
nivel central, y se dio inicio a la certificación de los
procesos misionales en Gestión de Calidad. En esta
nueva etapa, un organismo externo y acreditado para
certificar entidades en temas de Gestión de Calidad,
procedió a realizar las auditorías de certificación, de
tres procesos misionales inicialmente.
 Optimizar la integración y articulación de los
procesos entre el Ministerio de Educación y
las Secretarías de Educación.
 Facilitar la Gestión de los Secretarios en la
administración de las Secretarías de
Educación.
 Fortalecer la ejecución transparente de los
procesos.
 Generar información confiable y oportuna
permitió construir la definición estándar de una Secretaría de
Educación, que incluye su misión, visión y objetivos estratégicos,
así como su cadena de valor. Llegado a este punto el proyecto,
se hizo posible continuar con las estrategias propias de la
reingeniería de procesos, que permitió profesionalizar los cargos
agregar valor a sus funciones, incluir mediciones y generar
trazabilidad a la gestión. Para ello, se llevaron a cabo actividades
como el diseño, la documentación, y la implementación de los
macro procesos, de los procedimientos detallados, del
levantamiento de listas de actividades y de la definición de las
estructuras organizacionales con sus respectivos manuales de
funciones y perfiles.

Somos una organización idónea que con sentido de
pertenencia,
responsabilidad
y
compromiso
administra el servicio educativo oficial y privado,
enmarcado en políticas Nacionales, Departamentales y
Municipales, en un entorno de equidad, eficiencia,
trasparencia y Calidad, para lograr el desarrollo
integral y sostenible del municipio.

En el año 2019 la Secretaría de Educación Municipal de
Floridablanca, será una organización moderna, que
posicionará la educación y formación integral de nuestros
niños y niñas, jóvenes y adultos, como motor de desarrollo,
liderando procesos institucionales, empresariales y
comunitarios, de manera participativa, eficaz y efectiva; con
el propósito de mejorar la calidad de vida en la comunidad,
manifestándose en indicadores de alto desempeño laboral,
productivo, social y ambiental

La Secretaría de Educación de Floridablanca está
comprometida en la prestación del servicio
Educativo con sentido de pertenecía y
responsabilidad para satisfacer las expectativas de
nuestros usuarios y la comunidad, basados en el
mejoramiento continuo de los procesos y la
idoneidad del talento humano de la secretaría de
educación.





Ampliar la cobertura educativa mediante la asignación
de
cupos nuevos, incluyendo diversas
metodologías.
Garantizar la permanencia y continuidad de la población
escolar actual.
Asegurar el mejoramiento continuo de nuestros procesos.
Aumentar la efectividad de respuesta oportuna a las
necesidades de la comunidad.
Mejorar las expectativas que los usuarios poseen de
nuestro servicio.
Preparación
Auditoria de
Seguimiento
Acompañamiento
y
Seguimiento
Pre auditoría
de
certificación
Auditoría
de
certificación
Sostenibilidad
1. SISTEMA HUMANO (MACROPROCESO H. GESTION
DEL RECURSO HUMANO)
Poner a disposición de las Secretarías de Educación, mediante un esquema
sostenible en el largo plazo, un Sistema de Información para apoyo a los
procesos de administración, organización y control de la información
relacionada con la gestión del recurso humano, así como la liquidación de la
nómina para el personal docente y administrativo de la Secretaría de
Educación. El sistema de información cubre los alcances de definición de la
planta personal, continuando con la selección e inducción del personal, la
administración de la carrera administrativa y el escalafón docente, el desarrollo
de procesos de capacitación y bienestar, la administración de las hojas de vida,
finalizando con generación y liquidación de la nómina para los funcionarios,
docentes y administrativos de la secretaría.
Aplicativo online que permite a la Secretaría de Educación apoyar a los
establecimientos educativos en el mejoramiento de la calidad educativa bajo el
modelo de ciclo de calidad propuesto por el Ministerio de Educación Nacional,
en particular bajo el modelo de Plan de Apoyo al Mejoramiento y la asistencia
técnica en él representada. Para ello el sistema se estructura sobre la base de
información que aportan los tres actores del sector: los establecimientos
educativos (PEI, Autoevaluación institucional y Planes de mejoría institucional
del EE), Secretarías de Educación (plan de Apoyo al Mejoramiento PAM) y
Ministerio de Educación Nacional (referentes de Calidad y evaluaciones de
estudiantes y docentes).
A partir de la puesta en común y validación de la información, el SIGCE facilita
la Gestión de la calidad educativa tanto en los establecimientos educativos
como en las Secretarías de Educación a través de la preparación (diseño) y
seguimiento del Plan de Mejoramiento Institucional y del Plan de Apoyo al
Mejoramiento respectivamente. De ésta manera, facilita a la Secretaría de
Educación acompañar a los establecimientos educativos a través de asistencia
técnica con oportunidad, eficacia y eficiencia desde el Plan de Apoyo al
Mejoramiento.
Permite registrar y radicar todos los requerimientos
que llegan a la Secretaría de Educación y radicar la
salida de todos los documentos que son respuesta
física o envío de correspondencia oficial hacia fuera
de la Secretaría, con su utilización, se generan
rótulos de evidencia del registro y reportes de
gestión para realizar seguimiento y control de las
solicitudes registradas.
Adicionalmente, permite el registro, seguimiento y
respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias (PQRS).Además, permite sondear el
grado de satisfacción de los usuarios a través de
encuestas y con la percepción del servicio por parte
de los ciudadanos.
Se basan en la utilización de un sistema de
información de Bodega de Datos, que para el caso
particular provienen de la operación de tesorería,
presupuesto y contabilidad generalmente realizada en
la Secretaría de Hacienda.
Mediante las herramientas y técnicas ETL (extraer,
transformar y cargar), se extraen los datos de distintas
fuentes sistemas transaccionales), se depuran y
preparan (homogenización de los datos) para luego
cargarlos en el almacén de datos.
Es una herramienta que permite organizar y
controlar el proceso de matrícula en todas sus
etapas, así como tener una fuente de información
confiable y disponible para la toma de
decisiones.
Es un sistema de gestión de la matricula de los
estudiantes de instituciones oficiales y privadas
que facilita la inscripción de alumnos nuevos y
antiguos, el registro y la actualización de los
datos existentes del estudiante, la consulta del
alumno por Institución y el traslado a otra
Institución, entre otros.
Es la forma de organización de las las áreas necesarias
para la ejecución de todos los procesos diseñados para la
administración del servicio educativo en una secretaría
certificada. El modelo presenta una organización
balanceada de las áreas misionales y las de apoyo.
VARIABLES PRINCIALES
VARIABLES SECUNDARIS
NÚMERO DE ALUMNOS
MATRICULADOS
 CUOTA SGP
 NÚMERO DE DOCENTES, DIRECTIVOS
DOCENTES
Y
FUNCIONARIOS
ADMINISTRATIVOS.
 NÚMERO
DE
INSTITUCIONES
EDUCATIVAS.
MATRÍCULA
Tipo
Mínimo
Máximo
1
15,001
68,000
2
68,001
130,000
3
130,001
350,000
4
350,001
1,200,000
Preparación
• Revisar
la
estructura
actual de la Secretaría, e
identificar la composición
de esta.
• Identificar la planta de
cargos administrativos del
nivel central.
• Identificación
del
procedimiento
de
aprobación
de
nueva
estructura organizacional
para la Secretaría de
Educación.
Validación y
Ajuste
de Información
Documentación
• Análisis de la información
y clasificación de la
Secretaría de Educación
dentro de las Tipologías.
• Validación
de
la
Estructura propuesta con
la Secretaría.
• Estudio
trabajo.
de
cargas
de
• Revisión de la Estructura,
Manual de Funciones y
Perfiles de los cargos.
Adopción
• Revisión y validación del
cuadro comparativo de
cargos propuestos v./s.
funcionarios actuales.
• Revisión del costeo de la
planta
actual
y
la
propuesta según fuente de
financiación.
• Revisión de como se
ejecuta
los
gastos
administrativos.
• Escenarios Financieros.
• Costeo de la planta de
cargos actual y propuesta.
• Validación
información.
de
• Expedición
actos
administrativos
de
adopción de la estructura,
establece la planta de
cargos y se define el
manual
de
funciones,
perfiles y cargos para la
Secretaría de Educación.
• Acompañamiento para la
implementación.
• Seguimiento
para
determinar
avances,
retrasos y acciones.
la
• Comparativo de cargos
propuestos
v./s.
funcionarios actuales.
Secretaría de Educación y Proyecto
Secretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento
Conozcan el lenguaje de la organización, sus procesos y sistemas
de información.
Entiendan cuál es su posición dentro del proceso, y como aportan
a las metas de la organización.
Participen activamente en la operacionalización de los procesos y
usen adecuadamente los sistemas de información.
Asimilen las nuevas prácticas de trabajo (procesos, sistemas de
información, habilidades de gestión).
Adopten el trabajo por procesos y el uso de los sistema de
información como una disciplina de trabajo enfocada al
mejoramiento continuo y a la cultura de la medición.
 Historias
Laborales
 Conectividad
 Capacitaciones
 Dotación de Computadores
CIRCULO P-H-V-A
AJUSTAR
VERIFICAR
PLANIFICAR
HACER
Frances Hodgson Burnett
(Manchester, 1849 - 1924). Escritora estadounidense de origen
británico.
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