Proceso Clave “Vender”
Procesos Clave Onix
Objetivo:
Alcance:
1. Vender
Asegurar que Onix obtiene los contratos
suficientes para cumplir con sus metas de
ingresos, rentabilidad y crecimiento.
Inicio: Prospectación,
Solicitud de Cotización, Control del Cliente, Coordinación y Desarrollo de
Propuesta, Negociación y Cierre, Integración del Paquete para
Construcción,
Fin: Junta Interna de Arranque
1.1 Clientes
Obtener la Solicitud del Cliente .
Contar con procedimientos para
prospectar, promocionar, registrar,
desarrollar y mantener a los Clientes de
Onix.
Inicio: Prospectación - Promoción,
Identificación y registro, contacto, coordinación de apoyo 1ª cita,
Presentación Onix, detección de necesidades, seguimiento y diagnóstico
del Cliente, Alcance de la Solicitud,
Fin: Solicitud del Cliente
1.2 Propuesta
Convertir la solicitud del Cliente en una
propuesta completa, competitiva,
adecuada y rentable.
Inicio: Solicitud del Cliente,
Revisión de la solicitud, Estrategia del Proyecto, catálogo de conceptos,
cédula de indirectos, programa de obra, flujo de efectivo, comparativa
similares, margen, revisión y ajuste (ing. y constr.), revisión y aprobación
Gerencia Comercial, Propuesta, negociación y cierre,
Fin: Propuesta de Venta aceptada por Cliente.
1.3 Paquete de
Proyecto
Integrar, aclarar, complementar y entregar
a la Jefatura de Construcción toda la
información, acuerdos, especificaciones,
programas y presupuestos de
construcción del proyecto aprobado para
ejecución por el Cliente.
Inicio: Propuesta de Venta aceptada,
Orden de trabajo Onix, Revisión de la propuesta aceptada (ingeniería,
construcción, compras y administración), acuerdos extraordinarios,
condiciones comerciales, organigrama Cliente, presupuestos por
especialidad, programa comprometido, abastecimientos y tiempos,
Fin: Junta Interna de Arranque.
Proceso clave
Sub proceso
1. Vender
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
1.1 Clientes
1.2 Propuesta
1.3 Paquete de
Proyecto
1.1.1
Prospectación
1.1.5 Catálogo
de Clientes
1.2.1 Revisión
Solicitud del
Cliente
1.2.7
Coordinación de
Revisión por
Costos
1.3.1 Revisión
de Propuesta
aceptada
1.1.2
Preparación de
Cita
1.1.6 Historial
del Cliente
1.2.2 Estrategia
del Proyecto
1.2.8 Propuesta
Preliminar y
Margen
1.3.2 Orden de
Trabajo Interna
1.1.3 Cita
Onix - Cliente
1.1.7
Seguimiento y
Desarrollo del
Cliente
1.2.3 Programa
y Presupuesto
para Propuesta
1.2.9
Comparativa
similares
1.3.3
Condiciones y
Organigrama del
Cliente
1.1.4 Solicitud
del Cliente
1.1.8 Mejora
del Proceso
Vender
1.2.4 Catálogos
y Costos
Preliminares
1.2.10
Aprobación por
Gerencia
Comercial
1.3.4
Presupuestos y
Programas de
Construcción
1.2.5 Programas
y Flujos
Preliminares
1.2.11
Planteamiento y
Acuerdo con
Cliente
1.3.5 Junta
Interna de
Arranque
1.2.6
Coordinación de
Revisión por
Ingeniería
1.2.12 Cotizar y
acordar Órdenes
de Aditivas ó de
Extras
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Hacer
listas de
referidos
Promocionar
Onix
Clasificar a
los
Prospectos
Contacto y
obtención
de 1ª cita
1.1 Clientes
Proceso clave
1.1.1
Prospectación
• Solicitar referidos a otros empleados de Onix.
• Solicitar referidos a otros Clientes de Onix.
• Buscar referidos en las listas de las Cámaras.
• Definir que elemento de Onix es el más indicado para
establecer contacto con el Prospecto.
• Diseñar una estrategia y plan de Promoción acorde con el
perfil de Onix y las características de su mercado objetivo.
• Revisar y acordar esta estrategia con la Gerencia
Comercial.
• Estimar y obtener el presupuesto de Promoción.
• Ejecutar las acciones de Promoción en el “Plan de
Promoción”.
• Los prospectos se clasifican por tamaño, giro y zona
geográfica.
• Se crean listas de prospectos ordenada según el
grado de información con que se cuenta.
• La lista debe contener al menos el nombre de la
empresa, el giro, tamaño, nombre de contacto,
teléfonos de contacto, dirección, estatus y notas.
• Llamada telefónica para solicitar cita con el prospecto
identificado.
• La llamada debe tener la siguiente estructura: saludo,
identificación, introducción, planteamiento de
ventajas, solicitud (cita), confirmación y despedida.
• Es recomendable tener guiones preparados y
ensayados para cada etapa de la llamada.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerentes Comercial
/ Operaciones
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Plan de Promoción
Instructivo
Frecuencia
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Continua
Continua
Control Prospectos
(excel)
Instructivo
Frecuencia
Continua
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Control Prospectos
(excel)
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Preparar
Resumen
del Cliente
Establecer
Objetivo
de la Cita
Adecuar
presentación Onix
1.1 Clientes
Proceso clave
1.1.2
Preparación de
Cita
• Datos generales (nombre, giro, tamaño, dirección,
teléfonos, etc.).
• Antecedentes (reputación, estilo de organización,
historial con Onix, etc.).
• Proyecto actual (descripción general, posible alcance
para Onix, amenazas, fortalezas, etc.).
• Es definir claramente que es lo que se quiere lograr
en esta Cita:
• Presentar Onix.
• Obtener una Cita con Tomador de Decisiones.
• Definir un alcance posible para Onix.
• Etc.
• Personalizar la presentación.
• Seleccionar el contenido que se desea presentar.
• Incluir material de apoyo al objetivo de la Cita.
• Preparar material (contenido) que se va a dejar.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Paso
4
Paso
5
• Establecer quienes deben asistir a la Cita.
• Explicar el resumen, objetivo y presentación
preparados para la Cita.
• Establecer el Rol que debe asumir cada participante
en la Cita (líder, apoyo técnico, etc.).
• Asignar los segmentos de la presentación que debe
realizar cada participante.
Preparar
Check List
de Cita
• Este Check List debe incluir al menos:
• Tarjetas de presentación.
• Presentación (impresa y en CD).
• Equipo (Computadora, Conexión a Internet,
Proyector, extensión eléctrica, etc.).
• Kit de Ventas (por agencia de publicidad).
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Instructivo
Establecer
y
coordinar
equipo de
Cita
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Introducción
Conocer al
Cliente
1.1 Clientes
Proceso clave
1.1.3 Cita Onix
- Cliente
• Saludo y agradecimiento por permitir la visita.
• Presentación rápida (verbal) de Onix.
• Plática informal de la empresa del Cliente.
• Identificar al Tomador de Decisiones y si no está
presente, buscar tener acceso a esa persona.
• Se invita al cliente que presente su empresa para
conocer los distintos departamentos y actividades de
la misma.
• Se identifica a los funcionarios clave del Cliente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Instructivo
Detectar
Necesidades
Presentación
Onix
Cierre
• Se invita al cliente a que describa el proyecto que
quiere realizar.
• Se le hacen preguntas al cliente para entender el
proyecto, la necesidad que quiere satisfacer y otras
necesidades del cliente.
• Se completa el Check List Necesidades (Obras
eléctricas, inst. hidrsanitárias, etc.).
• Presentación de los servicios y soluciones que puede
proporcionar Onix resaltando los que pueden ayudar
al cliente a satisfacer sus necesidades.
• Explicación de las ventajas y los diferenciadores de
los servicios y soluciones que ofrece Onix.
• Se invita al cliente a que pregunte cualquier duda.
• Se le propone al cliente que juntos identifiquen los
servicios y soluciones de Onix que mejor la ayudarían
a satisfacer sus necesidades.
• Se confirman los acuerdos y compromisos y se define
el siguiente paso (Solicitud de servicio, agendar otra
cita, etc.).
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Check List necesidades
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Tramitar
Alta del
Proyecto
Definir
Alcance de
Solicitud
de Servicio
Recabar
Información
por el
Cliente
1.1 Clientes
Proceso clave
1.1.4 Solicitud
del Cliente
• Crear cuentas del Presupuesto.
• Capturar datos del Presupuesto (Cliente, descripción
corta del proyecto, fecha requerida de entrega de
presupuesto, fechas de inicio y terminación,
ubicación, Gerente de Proyecto Cliente, etc.).
• Captura de la necesidades y expectativas del Cliente.
• Identificar los entregables del Presupuesto.
• Identificar las especificaciones de los entregables.
• Identificar las condiciones de inicio de cada
entregable para el alcance de Onix.
• Identificar los suministros por otros para cada
entregable.
• Capturar el alcance del Presupuesto.
• Identificar la información responsabilidad del Cliente.
• Identificar la información responsabilidad de otros.
• Recopilar la información responsabilidad del Cliente y
de otros.
• Capturar la relación de la información suministrada
por el Cliente y por otros.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
Alta de Proyecto
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Responsable
del Catálogo
de Clientes
Dar de Alta
los
Clientes
Actualizar el
Estatus de
Clientes
1.1 Clientes
Proceso clave
1.1.5 Catálogo
de Clientes
• El Jefe de Proyectos y Presupuestos es el único
responsable de la integridad del contenido del
Catálogo de Clientes.
• Cualquier elemento de Onix puede proponer altas o
cambios al Catálogo de Clientes.
• El Jefe P y P es el único autorizado para modificar el
contenido del Catálogo de Clientes.
• Para capturar el alta de un Cliente se debe llenar el
formato “Solicitud de Alta de Cliente”.
• La solicitud debidamente llenada se debe enviar al
Jefe de P y P para su revisión, validación y en su caso
alta en el Catálogo de Clientes.
• Los Clientes pueden tener estatus:
• Vigente Activo.
• Vigente Inactivo.
• En Recuperación.
• El Jefe P y P es responsable de actualizar
regularmente el estatus de cada Cliente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Instructivo
Frecuencia
Continua
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Catálogo de Clientes
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Catálogo de Clientes
Frecuencia
Mensual
Paso
1
1. Vender
Responsable
del Historial
del Cliente
1.1 Clientes
Proceso clave
1.1.6 Historial
del Cliente
• El Jefe P y P es el único responsable de la integridad
del contenido del Historial de Clientes.
• El Jefe P y P es el único autorizado para modificar el
contenido del Historial de Clientes.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Registrar el
Historial
Registrar las
Notas y
Conclusiones
• El Historial del Cliente debe contener al menos:
• Proyectos realizados (Proyecto, monto, fechas,
superintendente Onix, superintendente Cliente).
• Cotizaciones presentadas (Proyecto, monto, fecha,
funcionario Cliente).
• Llamadas y citas de seguimiento (Funcionario
Onix, funcionario Cliente).
• Para cada proyecto, cotización, llamada o cita
registrada en el Historial del Cliente se debe incluir:
• Una nota que describa el objetivo buscado y el
resultado logrado.
• Un diagnóstico de las causas que influyeron en el
resultado y las acciones de mejora propuestas.
Frecuencia
Continua
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe
Administrativo
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Historial de Clientes
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Historial de Clientes
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Programar
el
seguimiento
y desarrollo
Fortalecer
la relación
con el
Cliente
Identificar
las
necesidades
del Cliente
1.1 Clientes
1.1.7
Seguimiento y
Desarrollo del
Cliente
• Revisar el historial de todos los Clientes.
• Establecer un objetivo de seguimiento y desarrollo
que permita a Onix obtener otra Solicitud del Cliente.
• Recopilar la información de apoyo que se requiere
para cumplir el objetivo.
• Programar y registrar las llamadas y citas de
seguimiento.
• Ejecutar las llamadas y citas programadas y tomar
notas.
• En todas las llamadas y citas se debe:
• Fortalecer la confianza con hechos.
• Establecer una plática casual que sirva para
desarrollar la amistad y relación con el Cliente.
• Respetar el tiempo del Cliente.
• Revisar las notas y conclusiones registradas en el
Historial del Cliente para identificar necesidades del
cliente.
• Preparar preguntas que ayuden a identificar
necesidades del Cliente.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Programa de llamadas y
citas
Historial del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Mensual
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Programa de llamadas y
citas
Historial del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Prospectador
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Historial de Clientes
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Establecer
Metas de
Ventas
Establecer
Plan de
Ventas
1.1 Clientes
Proceso clave
1.1.8 Mejora
del Proceso
Vender
• Establecer Metas trimestrales, anuales, por división y
por zona de:
• Clientes nuevos.
• Clientes activos.
• Cotizaciones.
• Contratos.
• Montos contratados.
• Distribuir cada meta por división, mes y zona.
• Identificar las actividades y recursos relacionados
con cada Meta y con cada Acción de Mejora acordada
(llamadas, citas, consultas, presentaciones, etc.).
• Establecer el orden y tiempo de ejecución de cada
actividad.
• Calendarizar todas las actividades definidas.
Observar
resultados
y
ejecución
de Ventas
• Medir y registrar los resultados obtenidos de las
Metas de Ventas.
• Observar y registrar la forma de ejecución del
Prospectador y del Jefe de Proyectos y Presupuestos.
• Verificar el cumplimiento de las Acciones de Mejora
acordadas.
Identificar
Causas de
los
resultados
de Ventas
• Utilizar la Herramienta AID para identificar las causas
que explican el desempeño:
• Registrar los resultados deficientes.
• Registrar las formas de ejecución deficientes.
• Relacionar los resultados y la forma de ejecución
para identificar las causas que explican el
desempeño.
Definir y
aplicar las
Acciones
de Mejora
de Vender
• Definir las posibles Acciones de Mejora que se
pueden aplicar para corregir las causas que explican
el desempeño.
• Acordar y registrar con el Jefe Proyectos y
Presupuestos y con el Prospectador las Acciones de
Mejora a aplicar.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gerente
Comercial
Director
General
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Metas Vender
Instructivo
Frecuencia
Cuatrimestral
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Director
General
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Plan de Ventas
Instructivo
Frecuencia
Cuatrimestral
Quién
Gerente
Comercial
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Reporte de ventas
HOT
Instructivo
Frecuencia
Mensual /
Cuatrimestral
Quién
Gerente
Comercial
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Herramienta AID
Instructivo
Frecuencia
Cuatrimestral
Quién
Gerente
Comercial
Jefe P y P /
Prospectador
Director
General
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Herramienta AID
Acuerdo TAM
Frecuencia
Cuatrimestral
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Presentar
la Solicitud
del Cliente
Revisar el
Alcance de
la Solicitud
1.2 Propuesta
Proceso clave
1.2.1 Revisión
de la Solicitud
del Cliente
• El Prospectador entrega al Jefe de Proyectos y
Presupuestos la Solicitud del Cliente y la información
recabada.
• El Prospectador explica el alcance del proyecto, los
plazos probables, las limitaciones presupuestales
detectadas y las necesidades y expectativas del
Cliente.
• Revisar y validar:
• los entregables del proyecto.
• Las especificaciones de los entregables.
• Las condiciones de inicio de cada entregable para el
alcance de Onix.
• Los suministros por otros para cada entregable.
• La información entregada por el Cliente y por otros.
Revisar los
aspectos
legales de
la Solicitud
del Cliente
• Enviar copia de la Solicitud del Cliente y del Alcance
validado (paso 2) al Servicio Legal Externo de Onix.
• Solicitar la opinión y recomendaciones legales.
• Recibir y validar las opiniones y recomendaciones
legales hechas por el Servicio Legal Externo de Onix.
Solicitar las
aclaraciones
necesarias
sobre la
Solicitud
• Identificar los aspectos del Alcance insuficientemente
precisados o confusos.
• Identificar la información faltante que debe ser
suministrada por el Cliente o por otros.
• Solicitar por escrito al Cliente las aclaraciones del
alcance, las informaciones faltantes y las dudas
legales.
Actualizar
la Solicitud
del Cliente
• Revisar las aclaraciones e informaciones recibidas.
• Actualizar en la Bitácora Electrónica del Proyecto:
• los entregables del proyecto.
• Las especificaciones de los entregables.
• Las condiciones de inicio de cada entregable.
• Los suministros e información por otros para cada
entregable.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Prospectador
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Evento
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Solicitud de Información
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Prospectador
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Presentar
el Proyecto
a
Gerencia
Comercial
Definir el
Organigrama
para el
Proyecto
1.2 Propuesta
Proceso clave
1.2.2 Estrategia
del Proyecto
• El Jefe de Proyectos y Presupuestos explica a
Gerencia Comercial el alcance del proyecto, los plazos
probables, las limitaciones presupuestales detectadas
y las necesidades y expectativas del Cliente.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gerente
Comercial
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Instructivo
• Definir la estrategia de consolidación de funciones
para determinar la plantilla de proyecto.
• Identificar a los candidatos para la plantilla de
proyecto.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Gte. Operaciones /
Jefe Construcción
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Paso
4
Paso
3
Instructivo
Definir la
estrategia
de sub
contrataciones
Definir la
estrategia
de
Proveedores
• Definir las partes del alcance que es más conveniente
sub contratar.
• Identificar a los contratistas candidatos a ejecutar los
alcances a sub contratar.
Frecuencia
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Gte. Operaciones /
Jefe Construcción
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Frecuencia
Paso
5
• Integrar el organigrama para el proyecto, las
estrategias de sub contratación y proveeduría y los
candidatos para formar parte de la plantilla de
proyecto, y para ser contratistas o proveedores.
• Revisar la factibilidad de la estrategia de proyecto,
ajustarla y aprobarla.
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Gte. Operaciones /
Jefe Construcción
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Integrar y
aprobar la
Estrategia
de
Proyecto
Evento
Quién
Instructivo
• Definir la estrategia de compra de materiales y de
contratación de servicios.
• Identificar a los proveedores candidatos a suministrar
los materiales y servicios requeridos.
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Gte. Operaciones /
Jefe Construcción
Rol (RACI)
R
A
C
Formatos
Instructivo
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
1.2 Propuesta
Listar las
actividades
para
elaborar la
Propuesta
• Identificar todas las actividades tanto internas como
externas que se requieren para cotizar el proyecto:
• Ingeniería.
• Visitas a sitio del proyecto.
• Cotizaciones de proveedores y contratistas.
• Integración de costos y elaboración de programas.
• Etc.
Cuantificar
los recursos
necesarios
para ejecutar
cada
actividad
• Identificar y cuantificar las actividades internas de
Onix, las HH requeridas de cada funcionario y los
gastos asociados (viajes, materiales, etc.).
• Identificar y cuantificar las actividades que Onix
necesita sub contratar para cotizar el proyecto
(Ingeniería, levantamientos de campo, etc.).
Ordenar y
relacionar
las
actividade
s para la
Propuesta
• Establecer las precedencias de cada actividad.
• Establecer el orden lógico de ejecución de las
actividades.
Elaborar el
Programa
Solicitud
del Cliente
• Establecer el peso relativo de cada actividad para
cotizar (% / 100%).
• Establecer la duración estimada de cada actividad.
• Crear el Programa Solicitud del Cliente:
• Establecer las fechas de inicio y de fin de cada
actividad.
• Establecer la tolerancia de cada actividad.
Elaborar el
Presupuesto
Solicitud del
Cliente
Calendarizado
Proceso clave
1.2.3 Programa
y Presupuesto
para Propuesta
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Ingeniería
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Frecuencia
Evento
Frecuencia
Evento
Programa Solicitud del
Cliente
Instructivo
• Establecer los montos erogables y no erogables de
cada actividad.
• Totalizar el costo de cotizar el proyecto incluyendo los
sub totales erogables y no erogables.
• Crear el Presupuesto Solicitud del Cliente
Calendarizado del Presupuesto.
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Programa Solicitud del
Cliente
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Instructivo
Evento
Presupuesto Solicitud del
Cliente Calendarizado
Frecuencia
Evento
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
1.2 Propuesta
Listar y
especificar
los
Conceptos
del
Presupuesto
• Identificar y especificar todos los Conceptos
requeridos por el Presupuesto.
• Verificar que todos los conceptos estén en el
Catálogo Master.
Solicitar
Conceptos
fuera del
Catálogo
Master
• Solicitar los Conceptos identificados y especificados
que requiere el Presupuesto y que no están incluidos
en el Catálogo Master.
• Ingeniería y Costos deben desarrollar los conceptos
nuevos e incluirlos en el Catálogo Master.
• El Jefe de Proyectos y Presupuestos debe verificar
que los conceptos cumplan con lo especificado.
Catálogo
Preliminar
de
Conceptos
Proceso clave
1.2.4 Catálogos
y Costos
Preliminares
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Catálogo de Conceptos
Instructivo
• Integrar el Catálogo Preliminar de Conceptos del
Presupuesto.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Ingeniería
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Paso
4
Paso
5
Cédula
Preliminar
de
Indirectos
• Identificar y estimar todos los Indirectos asociados al
Presupuesto.
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Operaciones
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Cédula de Indirectos
Instructivo
• Integrar la Cédula Preliminar de Indirectos.
Evento
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Listar y
estimar los
Indirectos
del
Presupuesto
Evento
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Instructivo
Evento
Cédula de Indirectos
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
1.2 Propuesta
Listar las
actividades
para
ejecutar el
Presupuesto
• Identificar todas las actividades tanto internas como
externas que se requieren para ejecutar el Proyecto:
• Ingeniería.
• Contratos de proveedores y contratistas.
• Integración de costos y elaboración de programas.
• Etc.
Cuantificar
los recursos
necesarios
para ejecutar
cada
actividad
• Identificar y cuantificar las actividades internas de
Onix, las HH requeridas de cada funcionario y los
gastos asociados (viajes, materiales, Trabajos, etc.).
• Identificar y cuantificar las actividades que Onix
necesita sub contratar para ejecutar el proyecto
(Ingeniería, Servicios, etc.).
Ordenar las
actividades
para ejecutar
el
Presupuesto
• Establecer las precedencias de cada actividad.
• Establecer el orden lógico de ejecución de las
actividades.
Elaborar el
Programa de
Obra del
Presupuesto
• Establecer el peso relativo de cada actividad para
ejecutar el proyecto (% / 100%).
• Establecer la duración estimada de cada actividad.
• Crear el Programa de Obra:
• Establecer las fechas de inicio y de fin de cada
actividad.
• Establecer la tolerancia de cada actividad.
Programa
Preliminar
de Flujo de
Efectivo del
Presupuesto
Proceso clave
1.2.5 Programas
y Flujos
Preliminares
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Evento
Programa de Obra
Instructivo
• Establecer los montos erogables y no erogables de
cada actividad.
• Totalizar el costo de ejecutar el proyecto incluyendo
los sub totales erogables y no erogables.
• Crear el Programa de Flujo de Efectivo del
Presupuesto.
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
I
C
Formatos
Programa de Obra
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
I
C
Formatos
Instructivo
Flujo de Efectivo
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Solicitar a
Ingeniería la
revisión del
Presupuesto
Recibir la
revisión
por
Ingeniería
1.2 Propuesta
1.2.6
Coordinación de
Revisión por
Ingeniería
• Explicar:
• El alcance del Presupuesto.
• La estrategia del Presupuesto.
• El Catálogo de Conceptos.
• El Programa de Obra
• Entender, validar las justificaciones y aprobar los
cambios al:
• Catálogo de Conceptos.
• Programa de Obra.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Jefe Ingeniería
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del
Presupuesto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Ingeniería
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Catálogo de Conceptos
Programa de Obra
Paso
3
Instructivo
Ajustar el
Catálogo
de
Conceptos
• Realizar los cambios aprobados al Catálogo de
Conceptos.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Paso
4
• Revisar con el Jefe de Construcción los cambios
propuestos en el Programa de Obra.
• Realizar los cambios aprobados en el Programa de
Obra.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Evento
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Ajustar el
Programa
de Obra
Evento
Evento
Programa de Obra
Frecuencia
Evento
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Solicitar a
Costos la
revisión del
Presupuesto
Recibir la
revisión
por Costos
1.2 Propuesta
1.2.7
Coordinación de
Revisión por
Costos
• Explicar:
• El alcance del Presupuesto.
• La estrategia del Presupuesto.
• El Catálogo de Conceptos.
• El Programa de Flujo de Efectivo
• Entender, validar las justificaciones y aprobar los
cambios al:
• Catálogo de Conceptos.
• Programa de Flujo de Efectivo.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Programa de Flujo de
Efectivo
Catálogo de Conceptos
Paso
3
Instructivo
Ajustar el
Catálogo
de
Conceptos
• Realizar los cambios aprobados al Catálogo de
Conceptos.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Paso
4
• Revisar con el Jefe de Construcción los cambios
propuestos en el Programa de Flujo de Efectivo.
• Realizar los cambios aprobados en el Programa de
Flujo de Efectivo.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Evento
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Ajustar el
Programa
de Flujo de
Efectivo
Evento
Evento
Programa de Flujo de
Efectivo
Frecuencia
Evento
Paso
5
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Establecer
los criterios
y definir los
precios de
venta
1.2 Propuesta
• Determinar preliminarmente los criterios para definir
los precios de venta.
• Acordar con Dirección Onix los criterios para definir
los precios de venta.
• Calcular los precios de venta del Presupuesto.
Crear el
Calendario
de Cobranza
del
Presupuesto
• Revisar los acuerdos preliminares de cobranza con el
Cliente.
• Crear el Calendario Preliminar de Cobranza del
Presupuesto.
Calcular el
Anticipo del
Presupuesto
• Solicitar a la Jefa de Administración que estime y
comunique por correo con copia al Gerente Comercial el
monto máximo que se puede solicitar de anticipo en base
a el saldo disponible de la línea de afianzamiento.
• Calcular el Anticipo que se puede solicitar en base al saldo
de la línea de afianzamiento y a los acuerdos preliminares
con el Cliente.
Calcular los
costos
financieros
del
Presupuesto
Margen
Preliminar
de Utilidad
Proceso clave
1.2.8 Propuesta
Preliminar y
Margen
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Estrategia del Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Calendario de Cobranza
Instructivo
• Calcular los costos de financiamiento del Presupuesto
(montos X tiempo X % Interés Onix definido por
Administración) que se generarán en base al
Programa Preliminar de Flujo de Efectivo y al
Calendario Preliminar de Cobranza.
• Calcular el Margen Preliminar de Utilidad del
Proyecto.
• Reportar las observaciones (oportunidades y
amenazas) sobre los factores que puedan afectar la
utilidad del Presupuesto.
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Jefe
Administración
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Programa Solicitud del
Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Jefe
Administración
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Programa Solicitud del
Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gte. Comercial /
Operaciones
Director
General
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Frecuencia
Evento
Paso
1
1. Vender
Identificar
Proyectos
similares
1.2 Propuesta
Proceso clave
1.2.9
Comparativa
Similares
• Buscar Proyectos similares realizados previamente
por Onix aunque difieran en tamaño.
• Buscar Proyectos similares realizados previamente
por otros aunque difieran en tamaño.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gerencia
Comercial
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Paso
2
Instructivo
Empatar
Catálogos
de
Conceptos
• Ajustar las cantidades de obra de los Catálogos de
Conceptos de los proyectos similares de Onix para
que sean iguales a las cantidades del proyecto nuevo.
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Paso
3
Paso
4
Recalcular
Precios de
Venta
Calcular los
Márgenes y
hacer Tabla
Comparativa
• Calcular los márgenes de ganancia de los proyectos
similares.
• Completar la Tabla comparativa del Proyecto nuevo
VS los Proyectos similares comparando Precio de
Venta y Margen.
Evento
Frecuencia
Evento
Catálogo de Conceptos
Instructivo
• Calcular los Costos y los Precios de Venta de los
Proyectos similares de Onix tomando en cuenta las
nuevas cantidades de los Catálogos de Conceptos.
• Actualizar por índices los Costos y Precios de Venta
de los Proyectos similares tanto de Onix como de
otros.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Comparativa de
Proyectos
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gte. Comercial /
Operaciones
Director
General
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Comparativa de
Proyectos
Frecuencia
Evento
Paso
1
1. Vender
Explicar la
Solicitud
del Cliente
1.2 Propuesta
1.2.10
Aprobación por
Gerencia
Comercial
• Explicar las necesidades manifestadas por el Cliente y
las detectadas por el Prospectador.
• Explicar el Alcance definido en la Solicitud del Cliente.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Prospectador
Gte. Comercial /
Operaciones
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Paso
2
Instructivo
Explicar la
Propuesta
• Explicar el Alcance de la Propuesta.
• Explicar la Estrategia del Presupuesto.
• Explicar la Comparativa de Similares.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gte. Comercial /
Operaciones
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Catálogo de Conceptos
Paso
3
Instructivo
Ajustar la
Propuesta
• Incorporar los comentarios y recomendaciones de la
Dirección sobre la Propuesta.
• Presentar la Propuesta revisada para ser aprobada
por Dirección.
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gte. Comercial /
Operaciones
Director
General
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Comparativa de
Proyectos
Frecuencia
Evento
1. Vender
Paso
1
Preparar el
Planteamiento
de la
Paso
3
Paso
2
Propuesta
Inicio de la
sesión de
presentación
de la
propuesta
Repaso de
la Solicitud
del Cliente
1.2 Propuesta
1.2.11
Planteamiento y
Acuerdo con el
Cliente
• Relacionar las necesidades del Cliente con la
Propuesta elaborada.
• Identificar las posibles Objeciones y preparar los
Argumentos correspondientes.
• Preparar la Presentación de la Propuesta y el material
de apoyo.
• Iniciar con plática general y con refuerzo de relación.
• Orientar la plática hacia el Cliente, sus proyectos y
necesidades.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Solicitud del Cliente
(RFQ)
Propuesta Onix
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Solicitud del Cliente
Propuesta Onix
Instructivo
• Revisar la Solicitud del Cliente e ir confirmando el
alcance de la misma.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Solicitud del Cliente
Paso
4
Paso
5
Explicación
de la
Propuesta
de Onix
• Describir las ventajas de trabajar con Onix.
• Describir la forma como se tomaron en cuenta todas
las necesidades del Cliente en la elaboración de la
Propuesta.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Solicitud del Cliente
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Instructivo
Solicitud del Cliente
Evento
Propuesta Onix
Instructivo
• Descripción de la Propuesta de Onix.
Evento
Propuesta Onix
Instructivo
Repaso de
las
ventajas
de la
Propuesta
de Onix
Evento
Evento
Propuesta Onix
Frecuencia
Evento
Paso
6
1. Vender
Entender
las
Objeciones
del Cliente
1.2 Propuesta
1.2.11
Planteamiento y
Acuerdo con el
Cliente
• Escuchar sin interrumpir las objeciones y comentarios
del Cliente.
• Identificar las objeciones principales.
• Entender la causa de las objeciones principales.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Solicitud del Cliente
Propuesta Onix
Paso
7
Instructivo
Presentar
los
Argumentos
• Presentar los argumentos más adecuados a las
objeciones principales.
• Reforzar las ventajas de la Propuesta de Onix.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Solicitud del Cliente
Propuesta Onix
Paso
8
Instructivo
Obtener la
aprobación
y
aceptación
de la
Propuesta
• Buscar el cierre (aceptación de la Propuesta).
• En caso necesario buscar cierres parciales y evitar
que se dé una resolución desfavorable.
• Si no se puede obtener el cierre buscar que se dé
otra cita para volver a presentar la Propuesta.
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Dirección General /
Gte. Operaciones
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Solicitud del Cliente
Propuesta Onix
Frecuencia
Evento
Paso
1
1. Vender
Revisar las
Órdenes
de Aditivas
ó de Extras
1.2 Propuesta
1.2.12 Cotizar y
acordar Órdenes
de Aditivas ó
Extras
• Recibir del Jefe de Construcción:
• Los Catálogos de Conceptos correspondientes.
• Las modificaciones al Programa de Obra.
• Revisar y solicitar las aclaraciones correspondientes.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Jefe de
Construcción
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Orden de Aditiva
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Preparar la
Propuesta de
las Órdenes
de Aditivas ó
de Extras
• Preparar la Propuesta de las Órdenes de Aditivas ó de
Extras aplicando los mismos criterios y factores
aprobados por Dirección para las Propuestas al
Cliente.
Presentar y
acordar las
Propuestas
de Aditivas ó
de Extras
• Presentarle al Cliente las Propuestas de las Aditivas ó
de Extras
• Obtener la aceptación de éstas Propuestas por parte
del Cliente.
• Notificar al Jefe de Construcción de la aceptación de
las Propuestas.
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Propuesta de Aditiva
Orden de Aditiva
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe de
Construcción
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Propuesta de Aditiva
Orden de Aditiva
Frecuencia
Evento
Paso
1
1. Vender
Comparar
el Contrato
1.3 Paquete de
Proyecto
Proceso clave
1.3.1 Revisión
de Propuesta
Aceptada
• Comparar el Contrato del Cliente VS la Propuesta
Onix aceptada.
• Identificar las diferencias.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gerencia
Comercial
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Contrato del Cliente
Propuesta Onix
Paso
2
Instructivo
Plantear
las dudas
del
Contrato
• Plantear las diferencias o dudas con el Cliente.
• Identificar las diferencias que necesitan resolverse
antes de aceptar el Contrato.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Contrato del Cliente
Paso
3
Instructivo
Acordar
cambios
del
Contrato
• Resolver las diferencias o dudas.
• Acordar los cambios al Contrato.
Frecuencia
Paso
4
• Validar las modificaciones al Contrato del Cliente.
• Aceptar el Contrato (firma, correo de aceptación,
etc.).
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Contrato del Cliente
Instructivo
Aceptar el
Contrato
Evento
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerencia
Comercial
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Instructivo
Contrato del Cliente
Frecuencia
Evento
Paso
1
1. Vender
Actualizar
el Alta del
Proyecto
1.3 Paquete de
Proyecto
Proceso clave
1.3.2 Orden de
Trabajo Interna
• Actualizar los datos del Proyecto.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Jefe
Administración
Rol (RACI)
R
I
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Contrato del Cliente
Paso
2
Instructivo
Actualizar
el alcance
del
Proyecto
• Actualizar el Alcance del Proyecto
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Contrato del Cliente
Paso
3
Instructivo
Actualizar la
información
por el
Cliente
• Revisar la información que debe entregar el Cliente.
• Solicitar al Cliente la información faltante.
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe
Administración
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Paso
4
Instructivo
Liberar la
Orden de
Trabajo
Interna
• Verificar en el sistema que toda la información
necesaria para liberar la Orden de Trabajo esté
capturada y validada.
• Liberar la Orden de Trabajo Interna.
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Instructivo
Evento
Evento
Contrato del Cliente
Frecuencia
Evento
Frecuencia
Evento
Orden de Trabajo Interna
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
Capturar las
Condiciones
Comerciales
Capturar las
Condiciones
laborales
Capturar el
Organigrama
del Cliente
Capturar los
Acuerdos
Extraordinarios
1.3 Paquete de
Proyecto
1.3.3
Condiciones y
Organigrama del
Cliente
• Capturar las políticas y procedimientos del Cliente
para tramitarlos cobros correspondientes del
Proyecto.
• Capturar los formato y los instructivos que son parte
del procedimiento para tramitar los cobros al Cliente.
• Capturar las políticas laborales del Cliente.
• Identificar las diferencias con respecto a las políticas
laborales de Onix.
• Definir los cambios temporales aplicables al Proyecto
de las políticas y procedimientos laborales de Onix.
• Capturar el Organigrama del Cliente para el Proyecto.
• Identificar las contrapartes de Onix a el Organigrama
del Cliente.
• Capturar el directorio del Proyecto con los nombres,
puestos, teléfonos, direcciones y demás de todos los
funcionarios del Cliente y de Onix relacionados con el
Proyecto.
• Capturar los acuerdos extraordinarios alcanzados con
el Cliente.
• En caso necesario reflejar estos acuerdos en el
Catálogo de Conceptos, el Programa de Obra y el
Programa de Flujo de Efectivo y notificar a Costos y a
Ingeniería.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Rol (RACI)
R
A
Formatos
Evento
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Evento
Contrato del Cliente
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
A
I
Formatos
Instructivo
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Contrato del Cliente
Frecuencia
Evento
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Paso
1
1. Vender
1.3 Paquete de
Proyecto
1.3.4
Presupuestos y
Programas de
Construcción
Revisar el
Catálogo
de
Conceptos
final del
Proyecto
• Verificar que el Catálogo de Conceptos asegure que
se cumple con el alcance del Proyecto.
Preparar los
Programas
de
Construcción
• Preparar el Programa de Obra.
• Preparar los Programas por Especialidad.
• Identificar y resolver las interferencias y conflictos
entre los Programas por Especialidad.
• Verificar que las actividades programadas
correspondan con el alcance especificado.
Proceso clave
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Jefe Costos
Rol (RACI)
R
C
Formatos
Catálogo de Conceptos
Instructivo
Preparar el
Calendario
de juntas
con el
Cliente
• Identificar los distintos tipos de junta que se
requieren y que se acordaron con el Cliente.
• Identificar al responsable de cada junta y a los
participantes requeridos.
• Establecer una agenda básica para cada junta.
• Preparar el Calendario de Juntas con el Cliente.
Preparar el
Plan de
Contingencia
del Proyecto
• Identificar los factores de riesgo del Proyecto para
Onix (desfase en los pagos, información incompleta,
compras por adelantado, etc.).
• Definir la tolerancia aceptable para cada factor de
riesgo.
• Definir las acciones preventivas y correctivas.
• Integrar el Plan de Contingencia del Proyecto.
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Jefe Costos
Jefe
Construcción
Rol (RACI)
R
C
C
Formatos
Bitácora Electrónica del
Proyecto
Programas de
Construcción
Instructivo
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Rol (RACI)
R
Formatos
Frecuencia
Evento
Frecuencia
Evento
Calendario del Proyecto
Instructivo
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gerente
Comercial
Gerente
Operaciones
Rol (RACI)
R
I
I
Formatos
Instructivo
Plan de Contingencia
Frecuencia
Evento
Paso
1
1. Vender
Convocar
Junta
Interna de
Arranque
1.3 Paquete de
Proyecto
Proceso clave
1.3.5 Junta
Interna de
Arranque
• Notificar al Gerente de Operaciones y al Jefe de
Construcción para que integren el Equipo de
Proyecto.
• Programar la Junta Interna de Arranque.
Sub proceso
Procedimiento
Quién
Jefe Proyecto y
Presupuestos
Gte. Comercial /
Jefe Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Paso
4
Paso
3
Paso
2
Instructivo
Explicar el
Proyecto, los
Catálogos,
Programas y
Presupuestos
Recibir y
solucionar
dudas y
peticiones de
Construcción
Entregar el
Proyecto a
Construcción
• Explicar al Gerente de Operaciones, al Jefe de
Construcción y al Equipo de Proyecto:
• Solicitud del Cliente y Orden de Trabajo Interna.
• Catálogo de Conceptos, Programas, Presupuestos
y Plan de Contingencia del Proyecto.
• Guías, Mecánicas, Catálogo de Acabados,
Condiciones Comerciales y Laborales, etc.
• Recibir y acordar las dudas y peticiones de
Construcción.
• En caso necesario adecuar los Catálogos, Programas y
Presupuestos del Proyecto para incorporar las
soluciones acordadas.
• Integrar el “Paquete de Arranque del Proyecto”.
• Recabar las firmas de recepción y aceptación del
“Paquete de Arranque del Proyecto” de parte del
Gerente de Operaciones, el Jefe de Construcción y el
Superintendente
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gte. Com. / Op.
/Jefe Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Paquete de Arranque del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gte. Com. / Op.
/Jefe Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Paquete de Arranque del
Proyecto
Instructivo
Frecuencia
Evento
Quién
Jefe Proyectos
y Presupuestos
Gte. Com. / Op.
/Jefe Construcción
Superintendente
Rol (RACI)
R
C
I
Formatos
Instructivo
Paquete de Arranque del
Proyecto
Frecuencia
Evento
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