Departamento de Planeación
y Control Presupuestal
Presenta
Capacitación en el modulo de viajes para
usuarios finales en la herramienta SAP.
Hoy analizaremos los siguientes temas:
 Anticipo en CECO por default.
 Anticipo con CECO diferente.
 Reembolso.
 Comprobación.
OBJETIVO
Al termino de esta capacitación el usuario final
conocerá la terminología básica del Módulo de viajes y
valorará la importancia de aplicar el proceso completo
para el trámite de anticipos de viáticos, comprobaciones
de viajes y autorizaciones.
“En los años que están por venir, la mayor
ventaja de competitividad no dependerá de
las nuevas tecnologías, sino de la dedicación,
la calidad del compromiso y la competencia
de la fuerza del trabajo”
Peter Drucker
TERMINOLOGÍA BÁSICA
 TM: Abreviación modulo de viajes en SAP.
 Viaje: Terminología usada en SAP para referirse a cualquier trámite que
pueda realizar un empleado del ITESM como: Anticipos y
Liquidaciones(Comprobaciones de viáticos y Reembolsos).
 Viajero: Es la persona que realiza la solicitud de Anticipo o Liquidación de
costes de viaje por sí mismo.
 Asistente de viajes: Persona que tramita cualquier operación de viajes en
lugar de un directivo que sea puesto 01-07,23,24,31-33,35(Directores de
división, puestos similares y superiores).
 WorkflowdeTM: Sistema de autorizaciones de viajes utilizado para
Autorizar/Rechazar un viaje.
TERMINOLOGÍA BÁSICA
 Workitem: Se refiere al folio de un viaje que debe ser
autorizado o rechazado por el Responsable del Centro Gestor
o por el Suplente.
 Suplente: Persona que autoriza los work items en lugar del
Responsable del Centro Gestor.
 Notificación: Es un documento que llega al viajero y al jefe
inmediato en cada paso del proceso de un viaje. Se revisa en
la parte de WorkPlace en Entradas->Documentos en la
transacción SBWP.
OPERACIONES DE VIAJES
 Anticipos de viajes
 Comprobaciones de viajes
 Reembolsos
FIGURAS PRINCIPALES DEL WORKFLOW
WORKFLOW
Notificación al Jefe
Inmediato del empleado
(Jefe inmediato de
acuerdo a la estructura
oficial de RH)
Notificación al Jefe real
por operación del viajero
(Jefe asignado por
excepción)
NO
SI
notificación al Viajero
Informándole qué
dueño de CeCo le va
autorizar
INICIO
El Viajero tramita un
anticipo
Es un caso de
Excepción?
El Viajero al grabar
manda a Work Flow
la autorización
El Dueño de
Ceco autoriza?
NO
Se le envía el aviso de
autorización o rechazo
del viaje al dueño de
CeCo
Al rechazar el anticipo
cambia a status
anulado y ya no se le
puede mover al viaje.
E viajero recibe una
notificación para saber
quién le va a autorizar el
viaje
El viajero recibe una
notificación de que el
anticipo fue rechazado.
SI
Notificación al Viajero de
que su anticipo ya fue
Autorizado.
Notificación al Viajero de
que su anticipo ha sido
contabilizado.
Al autorizar el
anticipo de hace la
SI
separación
del
presupuesto
El departamento de
Control Administrativo
contabiliza el anticipo y
envía a Cuentas por
pagar el reporte para
la programación del
pago.
Cuentas por Pagar
programa los pagos
para que tesorería los
ejerza.
El viajero Recibe
anticipo en su cuenta
de nómina (anticipo en
pesos) ó efectivo en
caja (anticipo en
dólares)
FIN
TRANSACCIONES FRECUENTES PARA VIAJEROS
Análisis de Casos Prácticos
Gracias por su Atención
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