Coordinación Interinstitucional
Taller de Comunicación de Riesgo- Sesión técnica 6
Panamá, 17 al 19 de Agosto de 2010
Objetivo de la sesión
– Destacar la importancia que tiene la
comunicación de riesgo para una
respuesta interinstitucional exitosa ante
Emergencias de Salud Pública
¿Qué significa una respuesta
exitosa?
• Mensajes en una sola voz y con mismo contenido.
– Expertos en el tema
– Información básica en salud
• Trabajar la prevención de manera integral y a
distintos niveles:
– presencia en todos los sectores de la población.
– Integrar esfuerzos y recursos económicos, logísticos y
humanos.
• Evitar confusión y asumir liderazgos: definir roles y
funciones ante una crisis (¿quién hace qué?).
¿Qué significa una respuesta
exitosa?
• Identificar expertos en el tema
• Preparación coordinada de Información
básica en distintos temas
• Llegar al mismo tiempo y de manera
coordinada (ajustarse a las necesidades del
público y de los medios de comunicación)
La coordinación interna
• La articulación interna permite:
– Mejores flujos de intercambio de
información
– Mejor coordinación de tareas
– Aprovechar las capacidades
(materiales y humanas).
Maximizar resultados y reducir
costos.
– Mayor compromiso
– Mejor toma de decisiones
– Reducir los riesgos de vacíos/
áreas desatendidas.
Temores
• Pérdida de liderazgo y/o e influencia en
niveles superiores
• ¿Cómo integrar los planes, cómo
sincronizarlos?
Coordinación Interna:
principales acciones
• Elaborar o validar el protocolo de información y
comunicación a nivel interno.
• Definir el flujograma para la aprobación de la difusión de
información para los diversos públicos.
• Definir mecanismos internos para la coordinación
interinstitucional y multisectorial.
• Elaborar o validar los planes de acción de activación rápida.
• Definir voceros institucionales para las diversas fases de la
emergencia
Coordinación interinstitucional:
vínculos con socios y aliados
• La coordinación con instituciones públicas, ONG,
entes internacionales y privados permite:
– integrar esfuerzos y recursos económicos,
logísticos y humanos;
– mejorar el flujo de información y no duplicar
acciones.
– llegar al mismo tiempo, de manera coordinada
y con el mismo contenido, a diferentes
públicos.
Coordinación interinstitucional,
vínculos con socios y aliados
• Definir liderazgos, roles y funciones para la preparación,
respuesta y recuperación frente a los riesgos
identificados.
• Definir el grupo de voceros institucionales.
• Identificar expertos en el/los temas definidos.
• Diseñar /actualizar un flujograma (gráfica que representa
el flujo o la secuencia) de comunicación:
– Definir roles y funciones para las instituciones frente
a diversos escenarios de riesgo (quién tiene el
liderazgo en la información).
Coordinación interinstitucional,
vínculos con socios y aliados
• Definir un mecanismo rápido para la
difusión conjunta de la información
(oportunidad del primer anuncio).
• Diseñar procedimientos conjuntos para
verificar la información antes de ir al
público.
• Elaborar el plan de comunicación
interinstitucional de gestión del riesgo, así
como el plan de crisis interinstitucional.
• Preparar la información básica en distintos
temas, así como productos y herramientas
de comunicación.
Pasar de los interno a lo
interinstitucional
•
Comunicación Interna:
– Contar con una estrategia de comunicación de riesgo y planes de
acción en su institución que es conocida por todos y que define
• Primeros anuncios
• Límites de la transparencia
• Voceros
• Mensajes, públicos, canales de comunicación.
– La estrategia cuenta con respaldo de la alta gerencia.
•
Comunicación Externa:
– Contar con una estrategia nacional de comunicación de riesgo
liderada por un comité Interinstitucional que coordina el accionar
entre las instituciones y define roles y funciones.
– Cuenta con el respaldo de la alta gerencia de las instituciones y
tomadores de decisión
¿Qué hacemos a nivel interno?
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Estrategia institucional de comunicación de riesgo aprobada por gerencia.
Planes de acción de rápida activación validados (simulaciones)
Conformado el grupo de comunicación de riesgo.
Línea jerárquica (canales de mando), validar el flujo de información y
comunicación a nivel interno.
Capacitación a funcionarios de alto nivel y a portavoces.
Vigilancia de la Comunicación (investigar lo que el público percibe y cree,
diálogo con la comunidad).
Elaborar con el equipo mensajes, materiales informativos. Identificar
canales de comunicación para públicos metas en situaciones de riesgo.
Actualizar las listas de medios de comunicación, capacitación de los
medios de comunicación.
Planifica a lo interno de su institución y toma en cuenta la coordinación
inter-agencial, multisectorial e interinstitucional.
10. Identifica a otros socios claves fuera de la institución.
Sistema de información y
comunicación
Vigilancia de la
Comunicación
Su
Institución
Comité Nacional
Interinstitucional
de Comunicación
•Un mismo mensaje
•Presencia coordinada
•Un liderazgo
…¿Qué hacemos a nivel externo?
active un sistema de comunicación
• Identifique a los voceros designados en otras
instituciones socias y conformen un comité nacional de
comunicación. Si existe amplíe el enfoque para
introducir comunicación de riesgo.
• Elaboren y validen una estrategia nacional de
comunicación de riesgo que defina roles y funciones de
las instituciones ante diversos escenarios de riesgo.
Conformen planes de acción conjuntos.
¿Qué hacemos a nivel externo?
active un sistema de comunicación
• Desarrolle procedimientos de coordinación con socios
claves que permitan mantener confianza y anunciar en
una sola voz. (definan límites de transparencia, roles y
funciones)
• Desarrolle procedimientos consensuados para verificar
la información. Definan quien tiene la propiedad de la
información (quién la lanza/cuando/como);
• Coordine en el menor tiempo posible del lanzamiento de
esa información antes de ir al público. Coordine hablar
en una sola voz.
Debilidades
• Dispersión de los esfuerzos nacionales=débil respuesta
• Falta de estructuras a nivel local para transmitir
información (doble vía), canalizar esfuerzos e
implementar las acciones.
• Falta de participación equitativa
• Instituciones no deben competir sino ser
complementarse y fortalecerse mutuamente.
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